Việc lựa chọn hình thức sổ kế toán thích hợp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc hệ thống hoá và xử lý thông tin ban đầu. Bởi vậy, việc tổ chức hệ thống sổ sách hợp lý có vai trò quan trọng để cung cấp thông tin kịp thời và báo cáo định kỳ.
Do đặc điểm hoạt động của Công ty là các nghiệp vụ phát sinh nhiều, công ty lựa chọn áp dụng hình thức sổ kế toán “ Nhật ký chung” và sử dụng phần mềm kế toán riêng do Tổng công ty cung cấp là “ Songda accounting system” ( SAS). Với hình thức này, kế toán sử dụng những sổ sách theo biểu mẫu quy định, đó là các sổ: Nhật ký chung, sổ kế toán chi tiết, sổ cái tài khoản, bảng tổng hợp chi tiết, bảng cân đối số phát sinh. Cụ thể như sau:
- Nhật ký chung: mở cho đối tượng có liên quan đến mọi nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế của Tài khoản đó, từ đó phục vụ cho việc ghi Sổ Cái.
- Sổ chi tiết: mở cho các đối tượng đòi hỏi phải theo dõi chi tiết, cụ thể như sổ chi tiết các tài khoản 152, 153, 154, 621, 622, 623, 627, 211…
- Sổ cái tài khoản: mở cho các tài khoản 153, 334, 621, 622, 627, 141, 154, 211…
toán chi tiết.
- Bảng cân đối số phát sinh: được lập cho tất cả các tài khoản
Sau đây là sơ đồ thể hiện quy trình hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty cổ phần Sông Đà 7
Sơ đồ 3: Quy trình hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu
(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán Công ty Cổ phần Sông Đà 7)
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Cơ sở dữ liệu chứng từ, nghiệp
vụ
Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết
Sổ cái tài khoản Bảng tổng hợp chi
tiết
Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo kế toán
In các báo cáo tài chính, sổ kế toán Cập nhật chứng từ vào máy Tự động trên máy vi tính
Hằng ngày, kế toán viên căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ. Xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ Nhật ký chung, Sổ cái tài khoản và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết luôn được thực hiện tự động và đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ