ERP
5.2.1.Một số điều cơ bản về quản trị dây chuyền cung ứng
nhằm cải thiện phương thức tìm nguồn cung cấp nguyên vật liệu, phương thức sản xuất sản phẩm, dịch vụ và cuối cùng là chuyển sản phẩm, dịch vụ hòan thành đến khách hàng. Quản trị dây chuyền cung ứng là một yếu tố quan trọng trong thương mại điện tử B2B.
Quản trị dây chuyền cung ứng là sự kết hợp giữa nghệ thuật và khoa học, nhằm cải thiện phương thức tìm nguồn cung cấp nguyên vật liệu, phương thức sản xuất sản phẩm, dịch vụ và cuối cùng là chuyển sản phẩm, dịch vụ hòan thành đến khách hàng. Quản trị dây chuyền cung ứng là một yếu tố quan trọng trong thương mại điện tử B2B. Một quy trình quản trị dây chuyền cung ứng tốt, với sự hỗ trợ của các phần mềm chuyên nghiệp sẽ giúp các công ty trong việc tự động hoá, tối ưu hoá quá trình thu mua nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh .
5 nhân tố cơ bản về quản trị dây chuyền cung ứng :
Kế hoạch .Đây là một phần chiến lược trong quản trị chuỗi hoạt động cung ứng.
Các công ty cần một chiến lược để quản trị tất cả các nguồn lực, nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng về sản phẩm, hay dịch vụ của công ty. Một phần lớn trong việc lập kế hoạch là phát triển một hệ thống đo lường để giám sát dây chuyền cung cấp sao cho dây chuyền này họat động hiệu quả, tiết kiệm, mang lại cho khách hàng các sản phẩm chất lượng cao.
Nguồn lực. Cần chọn các nhà cung cấp thích hợp để đáp ứng nhu cầu nguyên vật
liệu cho họat động sản xuất. Thiết lập một hệ thống định giá, giao hàng và quá trình thanh tóan với các nhà cung cấp, tạo ra các công cụ đo lường, giám sát và cải thiện chất lượng hợp tác. Các bên nên cùng nhau quản lý, kiểm kê danh mục hàng hóa hay dịch vụ, bao gồm việc vận chuyển, giao nhận, kiểm tra, chuyển đến nhà máy sản xuất, và cuối cùng là quá trình thanh toán .
Thực hiện .Đây là khâu sản xuất. Cần liệt kê các họat động cần thiết cho việc sản
xuất, thử nghiệm, đóng gói và chuẩn bị cho việc giao hàng. Việc đánh giá chất lượng, sản lượng đầu ra và nǎng suất công nhân là một khâu cần nhiều sự tính tóan, giám sát nhất trong dây chuyền cung ứng .
Giao hàng. Đây là phần việc mà nhiều người thường cho là “công tác hậu cần”. Đây
là sự kết hợp của việc nhận đơn đặt hàng từ khách hàng, phát triển mạng lưới kho hàng, giao hàng và thiết lập hệ thống chứng từ để thanh toán .
Hàng bị trả lại .Đây là phần khá rắc rối trong chuỗi cung ứng. Nó bao gồm việc tạo
mạng lưới để nhận hàng lỗi, hàng thừa mà khách hàng trả lại và hỗ trợ các khách hàng gặp rắc rối với hàng đã nhận .
Phần mềm quản lý dây chuyền cung ứng sẽ làm gì ?
Phần mềm quản lý hệ thống cung ứng có lẽ là nhóm ứng dụng phần mềm rời rạc nhất trên thế giới. Mỗi khâu trong 5 khâu chính của quá trình cung ứng trước đây được vạch ra với hàng chục nhiệm vụ riêng biệt, mỗi nhiệm vụ đôi khi lại có những phần mềm riêng. Một số công ty lớn đã cố gắng thu thập, lắp ghép các phần mềm khác nhau vào một nền chung, tuy nhiên, chưa ai có được một gói phần mềm hòan chỉnh. Tích hợp các chương trình phần mềm khác nhau vào một hệ thống thực sự là một “ác mộng”. Có lẽ, cách tốt nhất đối với phần mềm quản trị họat động cung ứng là chia nó thành 2 loại: phần mềm giúp lập kế hoạch cung ứng, và phần mềm thực thi chính các bước trong chuỗi cung ứng đó.
Phần mềm lập kế hoạch cung cấp (SCP): Sử dụng các thuật toán giả định để tǎng hiệu quả và tốc độ của dây chuyền cung ứng, giảm lượng hàng tồn kho. Độ chính xác của SCP phụ thuộc hoàn toàn vào thông tin. Chẳng hạn, nếu bạn là nhà sản xuất hàng tiêu dùng bán lẻ, đừng hy vọng phần mềm sẽ lập kế hoạch cho bạn chính xác nếu bạn không cung cấp các thông tin cập nhật, chính xác về các đơn hàng từ khách mua lẻ, số liệu doanh thu từ các cửa hàng bán lẻ, nǎng lực sản xuất và khả năng giao hàng. Có những ứng dụng lập kế hoạch phù hợp cho cả 5 phần chính trong dây chuyền cung ứng đã được nêu ở phần trên. Ưngs dụng được coi trọng nhất (và cũng phức tạp và dễ mắc lỗi nhất) là xác định nhu cầu. Mục đích của ứng dụng
này là xác định xem, nhà máy sẽ phải sản xuất bao nhiêu sản phẩm để đáp ứng các nhu cầu khác nhau của khách hàng.
Phần mềm thực hiện họat động cung ứng (SCE): Hướng vào việc tự động hóa các bước khác nhau trong quá trình cung ứng. Đó có thể chỉ đơn giản là các đơn đặt hàng tự động thường lệ của nhà máy cho nhà cung cấp về các nguyên liệu sản xuất để tạo ra số sản phẩm cần thiết.
Liệu có sử dụng phần mềm quản trị quan hệ khách hàng (ERP) trước khi cài đặt phần mềm dây chuyền cung ứng ?
Đây là vấn đề gây rất nhiều tranh cãi. Phần mềm ERP có thể cần thiết nếu bạn định cài đặt các ứng dụng SCP bởi vì SCP cần loại thông tin tương tự như các thông tin mà phần mềm mềm ERP lưu trữ .
Về mặt lý thuyết, bạn có thể tập hợp các thông tin bạn cần để cho vào các ứng dụng SCP từ các hệ thống phần mềm cũ (hệ thống di sản) (với phần lớn các công ty, đây là các bảng tính Excel, được sử dụng phổ biến trong hầu hết các lĩnh vực), nhưng trên thực tế, rất khó để tập hợp các thông tin nhanh chóng và đáng tin cậy từ tất cả các lĩnh vực của công ty. ERP là một công cụ mạnh tích hợp tất cả các thông tin trong một ứng dụng duy nhất, và các ứng dụng SCP sẽ tận dụng được một nguồn duy nhất này để thu thập các thông tin cập nhật.
Phần lớn các giám đốc phụ trách công nghệ thông tin đang thử lắp đặt các ứng dụng SCP cho biết, họ thấy rất may là trước đây đã dùng ERP. Họ gọi các dự án SCP là “sắp đặt hệ thống thông tin vào trật tự
Tất nhiên, ERP khá tốn kém và khó khǎn, vì vậy chúng ta có thể dùng một số cách khác để thu thập thông tin cho các ứng dụng SCP mà không cần dùng ERP từ trước.
Các ứng dụng SCE thì ít phụ thuộc hơn vào việc thu thập thông tin từ công ty, vì vậy chúng khá độc lập với ERP. Nhưng vấn đề là bạn sẽ cần các ứng dụng SCE phải tương thích với ERP trong một số trường hợp. Cần phải chú trọng đến khả nǎng tích hợp của SCE với Internet, với ERP, hay với các ứng dụng SCP, bởi Internet đang hướng đến nhu cầu tích hợp thông tin. Chẳng hạn, nếu bạn muốn xây dựng một website cá nhân để giao tiếp với các khách hàng và các nhà cung cấp, bạn
sẽ cần tập hợp dữ liệu từ các ứng dụng SCE, SCP và ERP để có các thông tin cập nhật nhất về đơn hàng, thanh toán, tình trạng sản xuất và giao hàng.
Mục đích của việc cài đặt phần mềm quản trị dây chuyền cung cấp?
Trước khi Internet xuất hiện phổ biến, mong muốn của những người sử dụng phần mềm dây chuyền cung cấp chỉ là cải thiện khả nǎng dự đóan nhu cầu khách hàng và giúp cho họat động cung cấp được trôi chảy, hiệu quả hơn. Nhưng khi Internet trở nên phổ biến với các ưu điểm nhanh, rẻ, cùng với các chuẩn truyền thông được chấp nhận trên tòan cầu,nhu cầu về phần mềm đã mở rộng rất nhiều Hiện nay, về lý thuyết, bạn có thể kết nối dây chuyền cung ứng của mình với dây chuyền của các nhà cung cấp và khách hàng trong một mạng lớn duy nhất, làm giảm chi phí và tǎng cơ hội cho các bên tham gia. Đây chính là lý do của sự bùng nổ B2B (business to business); với ý tưởng là tất cả các bên đối tác trong quá trình kinh doanh sẽ được kết nối với nhau thành một đại gia đình đoàn kết.
Tất nhiên, trên thực tế, để có thể thực hiện được ý tưởng lạc quan đó ít nhất cũng phải mất nhiều nǎm. Nhưng cho dù B2B chỉ bùng nổ trong một vài nǎm, một số ngành cũng đã tạo được những bước tiến đáng kể, đặc biệt là các công ty sản xuất hàng tiêu dùng đóng gói sẵn (hàng bán lẻ cung cấp cho các siêu thị, các cửa hàng dược phẩm), công ty công nghệ cao và ô tô. Nếu hỏi các công ty thành công trong những lĩnh vực trên về điều họ mong đợi từ việc cải thiện dây chuyền cung ứng, chắc chắn họ sẽ trả lời chỉ bằng một từ duy nhất : sự rõ ràng .
Dây chuyền cung cấp trong hầu hết các ngành sản xuất giống như một ván bài lớn. Người chơi không muốn chìa bài của mình ra vì họ không muốn lộ thông tin với bất kỳ ai. Nhưng nếu họ “chơi bài ngửa” thì tất cả đều có lợi. Các nhà cung cấp sẽ không phải dự đóan số lượng nguyên liệu sẽ được đặt hàng, các nhà sản xuất sẽ không phải đặt thêm lượng hàng dự phòng cho các trường hợp bất thường ngòai kế hoạch. Và các nhà bán lẻ sẽ không rơi vào tình trạng hết hàng bán hoặc tồn hàng nhiều nếu họ chia sẻ thông tin về doanh số sản phẩm tại cửa hàng cho nhà sản xuất. Internet giúp cho việc chia sẻ thông tin dễ dàng hơn, tuy nhiên, hàng thế kỷ kinh doanh theo kiểu không tin tưởng và thiếu hợp tác giữa các đối tác đã khiến cho phương pháp này khó áp dụng ngay.
Chúng ta sẽ lấy ngành sản xuất hàng tiêu dùng đóng gói làm ví dụ cho sự hợp tác. Có 2 công ty cung cấp hàng tiêu dùng nổi tiếng mà tên của nó đã trở thành từ cửa miệng trong các gia đình, đó là Wal-Mart và Procter & Gamble. Trước khi hai công ty này bắt đầu hợp tác trong những nǎm 80, các nhà bán lẻ rất ít khi chia sẻ thông tin với các nhà sản xuất. Nhưng sau đó hai công ty khổng lồ này xây dựng một hệ thống phần mềm kết nối P&G với các trung tâm phân phối của Wal-Mart. Khi các sản phẩm của P&G tại các trung tâm phân phối giảm đi, hệ thống này gửi một thông báo tự động đến P&G để chuyển thêm hàng. Trong một số trường hợp, hệ thống này cũng quản lý các cửa hàng Wal-Mart riêng lẻ. Hệ thống này cho phép P&G giám sát các giá hàng thông qua đường kết nối trực tuyến bằng vệ tinh và gửi thông báo đến các nhà máy ngay khi một món hàng của P&G được đưa qua máy quét tài quầy thanh toán.
Với loại thông tin cập nhật từng phút này, P&G biết rõ khi nào tốt nhất để sản xuất, vận chuyển và bày thêm hàng tại các cửa hàng của Wal-Mart. Họ không cần giữ đầy sản phẩm trong kho để chờ Wal-Mart đặt hàng. Quá trình thanh tóan theo đó cũng được tự động hóa. P&G đã tiết kiệm rất nhiều thời gian, giảm số hàng tồn và chi phí đặt hàng nhờ hệ thống này, qua đó, cung cấp cho Wal-Mart giá cả hợp lí nhất.
Cisco Systems, công ty sản xuất các thiết bị mạng, cũng rất nổi tiếng về sự hợp tác trong dây chuyền cung ứng .
Cisco có một mạng lưới các nhà cung cấp, nhà phân phối, nhà sản xuất theo đơn đặt hàng được liên kết với nhau qua mạng extranet (mạng nội bộ mở rộng) của Cisco, hình thành nên một hệ thống dây chuyền cung ứng ảo trên mạng. Khi một khách hàng đặt mua một sản phẩm của Cisco trên mạng, chẳng hạn như một bộ định tuyến, đơn đặt hàng này sẽ tự động phát một loạt tin nhắn tức thời đến nhà sản xuất chuyên lắp ráp bảng mạch in. Trong khi đó, các nhà phân phối được lệnh cung cấp các thiết bị chung của bộ định tuyến như nguồn điện chẳng hạn .
Các nhà sản xuất theo đơn đặt hàng của Cisco, trong đó có những nhà sản xuất chỉ lắp ráp các phần phụ như giá đỡ bộ định tuyến, hoặc thực hiện phần hoàn thiện sản phẩm, đều biết rõ các quá trình thực hiện của đơn hàng, bởi họ có quyền truy nhập vào mạng extranet của Cisco và kết nối đến hệ thống dây chuyền cung ứng của hãng này .
Ngay khi các nhà sản xuất kết nối với mạng của Cisco, mạng nội bộ này bắt đầu kiểm tra các hoạt động lắp ráp của các nhà sản xuất để đảm bảo mọi hoạt động thông suốt. Nhà máy lắp ráp sẽ gắn mã vạch lên bộ định tuyến, cắm các dây cáp để thử kích hoạt trong một mạng mô phỏng. Một trong những dây cáp tương ứng với phần mềm thử nghiệm tự động của Cisco. Nó sẽ đối chiếu mã vạch với đơn đặt hàng để kiểm tra xem bộ định tuyến mới này có đáp ứng đúng số lượng cổng, bộ nhớ mà khách hàng yêu cầu. Nếu tất cả đều đạt yêu cầu, phần mềm của Cisco sẽ đưa ra tên khách hàng và thời gian chuyển hàng để nhà thầu phụ có thể thực hiện nốt phần còn lại .Như vậy là không cần nhà kho, không dự trữ hàng, không cần các đơn đặt hàng chi tiết bằng giấy, chỉ cần một chương trình phần mềm đã điều khiển dây chuyền cung ứng của Cisco một cách tự động, trực tuyến và đồng thời ở mọi nơi. Dây chuyền này sẽ tự điều hành chỉ trừ khi có một tình huống bất thường xảy ra, làm ngừng một khâu nào đó trong quá trình cung ứng. Những người ưa chuộng phần mềm quản lý dây chuyền cung ứng gọi điều này là “quản trị các tình huống ngoại lệ”. Người quản lý sẽ không cần phải làm gì, nếu mọi việc vẫn trôi chảy như thường lệ.
Nếu có một điểm yếu trong hệ thống hợp tác này thì đó là nó đã không được thử nghiệm trong những giai đoạn khó khǎn, chẳng hạn như những giai đoạn gần đây. Mạng Cisco được thiết kế để quản lý sự tǎng trưởng mạnh mẽ của công ty. Thực hiện quyết định phân phối sẽ dễ dàng hơn nếu các quyết định đó chỉ liên quan đến sản xuất thêm hoặc bán thêm các sản phẩm .
Tuy nhiên, Cisco và hệ thống mạng lưới cung cấp cũng đã thích ứng với những cơn suy biến của nền kinh tế. Trong thời kỳ suy thóai kinh tế, khi nhu cầu sản phẩm sụt giảm mạnh và lượng hàng tồn kho của Cisco và các đối tác cung cấp tǎng cao (cũng như phần lớn các nhà sản xuất công nghệ cao thời kỳ đó), hệ thống mạng lập tức dừng tất cả các đầu mối cung cấp. Cisco đã buộc phải xem xét lại các tính nǎng của phần mềm lập kế hoạch cung ứng. Họ thấy rằng phần mềm SCP quản lý trong thời kỳ suy thóai không tốt như thời kỳ tǎng trưởng và đã chỉnh sửa khuyết điểm này.
Cài đặt phần mềm dây chuyền cung cấp sẽ gặp phải những rào cản nào ?
Tạo được sự tin cậy từ các đối tác và nhà cung cấp. Tự động hóa dây chuyền cung ứng đặc biệt khó khǎn vì nó liên quan các hoạt động nằm ngòai tầm kiểm sóat
của công ty. Các đối tác của bạn sẽ phải thay đổi cách làm việc để thích ứng với mạng lưới cung ứng do bạn thiết lập. Chỉ có các nhà sản xuất lớn và có thế lực mới có thể khiến các nhà cung cấp thực hiện những thay đổi như vậy. Phần lớn các công ty phải làm việc với các đối tác ngòai hệ thống. Hơn nữa, những mục đích của bạn trong việc thiết lập hệ thống cung ứng có thể là sự đe dọa đến các nhà cung cấp. Chẳng hạn, sự hợp tác giữa Wal-Mart và P&G có nghĩa là P&G phải nhận lãnh nhiều trách nhiệm hơn trong việc quản lý hàng tồn kho. Wal-Mart có nhu cầu về sản phẩm của P&G, nhưng đồng thời cung cấp cho P&G các thông tin phản hồi về nhu cầu sản phẩm của Wal-Mart, nhờ đó giúp cho P&G có kế hoạch sản xuất hiệu quả hơn. Để các đối tác cung ứng đồng ý hợp tác, bạn phải hứa hẹn sẽ giúp họ đạt được những mục tiêu riêng của họ.