2.1.3.1. Lưu đồ quy trình thực tập và việc làm cho sinh viên
Trách nhiệm Lưu đồ CV HTVL GĐTT; CV HTVL HT/ Người được HT ủy quyền CV HTVL Đơn vị liên quan
CV HTVL GĐTT/ Người được GĐ ủy quyền CV HTVL CV HTVL Đơn vị liên quan
GĐTT; CV HTVL
CV HTVL Văn thư TT
Thu thập, tổng hợp phân loại và báo cáo thông tin
Không phù hợp
Thực hiện các nội dung hỗ trợ thực tập/việc làm Thông báo/Gửi kết quả cho
đơn vị (cá nhân) liên quan Soát xét
P
hù
h
ợp
Theo dõi quản lý và lưu hồ sơ
Nghiên cứu kết quả khảo sát và chỉ tiêu KH
Trường
Lập kế hoạch hoạt động năm Báo cáo lãnh đạo PTNDĐT
Duyệt
Tổ chức các sự kiện hỗ trợ tìm kiếm thông tin
Thực tập Báo cáo tình hình hỗ trợ Việc làm K h ôn g đ ạt Đ ạt Chuyển trả HS TC/DN Phòng ĐT/khoa SV/CSV
2.1.3.2. Diễn giải lưu đồ
Bước 1: Thu thập dữ liệu và lập kế hoạch
- Hàng năm, vào tháng 12 CV HTVL yêu cầu CV Mar cung cấp các thông tin cầu tìm việc làm, thực tập của SV/CSV, nhu cầu nguồn lao động của xã hội.
- CV HTVL tiến hành lập kế hoạch hoạt động năm để trình GĐ xem xét kiểm tra.
Bước 2: Phê duyệt
Sau khi hoàn chỉnh kế hoạch tiến hành trình HT (người được HT ủy quyền) kiểm tra phê duyệt và cho ý kiến chỉ đạo.
Bước 3: Tổ chức các sự kiện hỗ trợ tìm kiếm
- Trên cơ sở Kế hoạch được duyệt, CV HTVL liên hệ tìm kiếm và tiếp xúc với các tổ chức/doanh nghiệp bằng các hình thức: điện thoại, trực tiếp, email, quan hệ các nhân, …
- Tùy theo từng trường hợp và thời điểm khác nhau, PTND ĐT (CVHTVL) tiến hành tổ chức các sự kiện: hội thảo, hội chợ việc làm, sàn tuyển dụng, giao lưu…để tìm kiếm thông tin bằng các hình thức: liên kết các tổ chức/đơn vị, tự đứng ra tổ chức…
- CV HTVL gửi phiếu đăng tới các tổ chức/doanh nghiệp tại khu vực miền Trung – Tây nguyên và các khu vực khác khi có yêu cầu (vào đầu tháng của các quý trong năm).
- CV HTVL phát phiếu đăng ký theo tới người có nhu cầu tìm việc
- CV HTVL cập nhập thông tin thường xuyên trên các phương tiện thông tin của Trường và đơn vị/doanh nghiệp.
Bước 4: Thu thập, tổng hợp và phân loại thông tin
Trên cơ sở tổng hợp các số liệu, CV HTVL sẽ tiến hành phân loại thông tin thu thập được. Chia ra làm 02 nội dung:
- Đối với hỗ trợ thực tập cho SV : + Danh sách SV đủ điều kiện thực
+ Danh sách tổ chức/doanh nghiệp liên hệ địa điểm thực tập + Công văn gửi tổ chức/doanh nghiệp đề nghị tiếp nhận thực tập
+ Danh sách tổ chức/doanh nghiệp đồng ý tiếp nhận thực tập và số lượng SV được tiếp nhận (bao gồm cả đề tài thực tập SV).
- Đối với hỗ trợ việc làm cho SV:
+ DS tổ chức/doanh nghiệp tham gia tuyển dụng lao động (bao gồm cả số lượng cần tuyển, yêu cầu tuyển, thời gian, vị trí tuyển…).
+ DS sinh viên đăng ký tìm việc làm đầy đủ các thông tin theo biểu mẫu + Báo cáo tình hình hỗ trợ và giới thiệu việc
Bước 5: Soát xét
+ Căn cứ danh sách phân loại tập hợp, CV HTVL trình GĐ tiến hành soát xét, kiểm tra và phê duyệt đối với từng thông tin.
Bước 6: Thông báo/Gửi kết quả cho các đơn vị (cá nhân) liên quan
- Trên cơ sở thông tin về sinh viên và doanh nghiệp đã được xét duyệt, CVHTVL thông báo đến tổ chức/doanh nghiệp và sinh viên.
- Những thông tin tuyển dụng lao động phù hợp và thông tin tìm việc, CV HTVL sẽ tiến hành đăng trên các phương tiện thông tin.
- Đối với các phòng/khoa/trung tâm/đơn vị có liên quan: CVHTVL sẽ gửi
thông tin về doanh nghiệp hỗ trợ thực tập đầy đủ, cụ thể theo yêu cầu và kế hoạch của trường.
Bước 7: Thực hiện các nội dung hỗ trợ
- Hỗ trợ việc làm:
+ CV HTVL kiểm tra hồ sơ tuyển dụng (đơn vị tuyển dụng) và hồ sơ tìm việc
+ CV HTVL gửi DS người xin tuyển dụng cho đơn vị tuyển dụng (đính kèm HS xin tuyển dụng)
+ CV HTVL kiểm tra phúc đáp của đơn vị tuyển dụng (chậm nhất là 05 ngày)
+ Phòng HCQT cấp giấy giới thiệu cho người xin được tuyển dụng (có đóng dấu của Trường)
+ CV HTVL kết hợp với đơn vị tuyển dụng tổ chức sơ tuyển ( kỹ năng mềm; IQ…) của người xin được tuyển dụng (nếu có)
- Hỗ trợ thực tập:
+ CV HTVL kiểm tra thông tin (loại hình doanh nghiệp,địa điểm, quy mô, điều kiện tiếp nhận, số lượng tiếp nhận..) của đơn vị
+ CV HTVL đối chiếu và phân loại SV cho phù hợp với yêu cầu của đơn vị và nguyện vọng của sinh viên
+ CV HTVL gửi danh sách SV (họ tên, lớp, khoa, chuyên đề thực tập…) cho đơn vị tiếp nhận thực tập
+ CV HTVL gửi DS đơn vị đồng ý tiếp nhận (đã được GĐ phê duyệt) cho Phòng Đào tạo trước thời gian chính thức thực tập là 02 tuần.
Bước 8: Báo cáo tình hình hỗ trợ thực tập và việc làm cho Sinh viên
Báo cáo thường xuyên hằng tuần/tháng/quý các công việc triển khai cho GĐ TT
Bước 9: Theo dõi quản lý và lưu trữ hồ sơ
Sau khi thông tin sinh viên và doanh nghiệp phù hợp được các yêu cầu của nhau, đơn vị tuyển dụng và người xin được tuyển dụng ký kết hợp đồng lao động/tiếp nhận thực tập (thực tế) tại đơn vị, văn thư TT có trách nhiệm tiếp nhận, theo dõi, quản lý, lưu hồ sơ về công tác hỗ trợ thực tập và việc làm cho sinh viên và các giấy tờ khác có liên quan.