Trách nhiệm Lưu đồ các bước thực hiện CVNCTT CVNC CBPT LĐPT GĐ PTNDĐT HT/PHT CVNC CBPT CVĐT LĐPT CVĐT LĐPT GĐ PTNDĐT HPCM PTNDĐT Các đơn vị liên quan, GV CVĐT Sở GD CVHS GV CVĐT PKHTC CVHS
Bảng 2.2 Quy trình đào tạo ngắn hạng tại trường
Kết quả khảo sát nhu cầu đào tạo
Phê duyệt
Triển khai quảng cáo; Tư vấn – ghi danh; Thu HP; Xếp lớp
Lập kế hoạch tổ chức triển khai đào tạo khóa học
Triển khai tổ chức đào tạo Kế hoạch quảng cáo, chiêu sinh,
dự kiến chương trình đào tạo
Xét khả năng mở lớp
Phê duyệt
Tổ chức thi kiểm tra; Cấp chứng nhận
Lưu hồ sơ lớp học Thủ tục thanh toán đào tạo
K hô ng đ ồn g ý K hô ng đ ạt K hô ng đ ồn g ý Phối hợp với Sở GD tổ chức thi, cấp CC Đ ạt yêu cầu Đ ồ ng ý Đ ồ ng ý Đ ào tạo CC trư ờn g Đ ào tạo CC qu ốc gia
2.1.2.2. Diễn giải lưu đồ
Bước 1: Kết quả khảo sát nhu cầu đào tạo
Vào cuối mỗi học kỳ, CVNC lập kế hoạch và triển khai khảo sát nhu cầu đào tạo của sinh viên Trường, lập số liệu báo cáo lãnh đạo PTNDĐT trình BGH và chuyển toàn bộ kết quả khảo sát nhu cầu đào tạo Sinh viên trường, học sinh - sinh viên và các đối tượng khác thuộc khu vực TP. Đà Nẵng cho CBPT
Xây dựng kế hoạch quảng cáo, chiêu sinh, dự kiến chương trình đào tạo
Trong thời gian 01 tuần, căn cứ vào kết quả khảo sát nhu cầu đào tạo của Sinh viên trường và sinh viên – học sinh khu vực Đà Nẵng, CVĐT xây dựng kế hoạch chiêu sinh đào tạo dự kiến gồm: Danh mục các chương trình đào tạo, thời gian đào tạo, học phí, số tiết, dự kiến giảng viên, Tài liệu – Thiết bị phục vụ đào tạo...
Bước 2: Phê duyệt kế hoạch quảng cáo
- Sau khi kế hoạch quảng cáo đã được lãnh đạo TTPTND ký duyệt, CBQC trình kế hoạch cho HT hoặc TUQHT phê duyệt. Nếu đồng ý thì CBQC triển khai nội dung (theo bước 4), nếu không đồng ý thì xem xét xây dựng lại nội dung kế hoạch theo ý kiến chỉ đạo của HT hoặc TUQHT và trình phê duyệt lại (quay về bước 2).
Bước 3: Triển khai Quảng cáo, Tư vấn – ghi danh, Thu HP, Xếp lớp a. Thực hiện Quảng cáo, thông báo chiêu sinh
- Sau khi kế hoạch quảng cáo được phê duyệt, CVNC triển khai liên hệ với công ty quảng cáo thiết kế băng rôn, tờ rơi,... theo mẫu thiết kế đã được phê duyệt, đăng nội dung quảng cáo lên Web, báo chí.
b. Tư vấn – Ghi danh, Thu Học phí, Xếp lớp
- Khi học viên đến tìm hiểu các khoá đào tạo của trường, CVĐT đón tiếp học viên niềm nở, tìm hiểu mong muốn của người học, ra quyết định lựa chọn khoá học cho phù hợp và đáp ứng nhu cầu thực tế tuỳ thuộc vào từng đối tượng khác nhau.
- CVĐT giới thiệu nội dung khóa học, học phí, lịch học, suất học, chế độ ưu đãi, … và giải đáp các thắc mắc khác của học viên về chương trình học.
- Học viên nhận và điền đầy đủ thông tin đăng ký vào phiếu đăng ký khoá học. CBTV nhập toàn bộ thông tin của HV từ phiếu đăng ký vào máy và lưu phiếu đăng ký vào hồ sơ đăng ký.
Bước 4: Xét khả năng mở lớp
- Căn cứ vào tình hình thực tế về số lượng học viên đăng ký ghi danh các khoá đào tạo, CVĐT xem xét khả năng mở lớp, điều kiện mở lớp.
+ Nếu số lượng lớp đã đảm bảo đủ mở lớp (ít nhất từ 15 – 20 học viên đăng ký/1 lớp tuỳ đặc thù của từng chương trình) thì báo cáo, đề xuất LĐPT tiến hành công tác chuẩn bị mở lớp và lập kế hoạch mở lớp (bước 6).
+ Nếu số lượng lớp chưa đủ theo yêu cầu, CVĐT tiếp tục tư vấn – ghi danh, thu học phí, xếp lớp (quay về bước 4).
- Trong trường hợp học viên đã đăng ký ghi danh nhưng chưa nộp học phí, CVĐT có trách nhiệm thông báo cho học viên đến làm thủ tục qua các hình thức thích hợp (thông tin trên bảng thông báo, website, điện thoại, nhắn tin, gửi Email, Chat,…).
Bước 5: Lập kế hoạch tổ chức triển khai khóa đào tạo
- CVĐT lập kế hoạch tổ chức triển khai đào tạo, cụ thể như: Thời gian khai giảng, địa điểm, suất học, GV, dự toán chi phí, công tác phối hợp,… đính kèm danh sách học viên đăng ký và nộp học phí của từng lớp. Công việc này chỉ thực hiện trong 01 ngày.
- CVĐT trình LĐPT kiểm tra, ký duyệt kế hoạch trước khi trình HPCM phê duyệt.
Bước 6: Phê duyệt kế hoạch tổ chức triển khai khóa đào tạo
CBPT trình Hiệu phó chuyên môn phê duyệt kế hoạch tổ chức triển khai đào tạo khóa học. Nếu đồng ý, thực hiện triển khai theo nội dung đã được duyệt (bước 8); Nếu không đồng ý phê duyệt, lập lại kế hoạch theo ý kiến chỉ đạo của Hiệu phó chuyên môn và trình phê duyệt lại (quay về bước 6)
Bước 7: Triển khai tổ chức đào tạo
a. Thủ tục thành lập lớp học và tổ chức khai giảng
+ PTNDĐT căn cứ vào kế hoạch tổ chức triển khai khóa đào tạo đã được phê duyệt thực hiện các thủ tục liên quan đến việc thành lập và tổ chức lớp học.
b. Theo dõi, quản lý lớp học
Trong vòng 01 tuần sau khi mở lớp, CVĐT tiến hành in ấn, cấp phát thẻ cho học viên và phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện công tác quản lý lớp học:
c. Tổ chức thi – kiểm tra giữa kỳ/thi kết thúc học phần
- Căn cứ vào lịch trình đào tạo, CVĐT theo dõi chủ động phối hợp với giảng viên tổ chức kiểm tra giữa khóa học (đối với các khóa đào tạo chỉ có 01 học phần) hoặc tổ chức thi kết thúc học phần (đối với các khóa đào tạo có nhiều học phần không tính chương trình đào tạo Kỹ thuật viên)
Bước 8: Tổ chức kiểm tra cuối khóa, cấp chứng nhận tốt nghiệp: Công tác này được phân thành 02 trường hợp cụ thể như sau
Đào tạo cấp chứng chỉ Quốc gia: Thực hiện công tác phối hợp với Sở Giáo dục & Đào tạo Thành phố Đà Nẵng (Sở GD) tổ chức thi, cấp chứng chỉ.
Bước 9: Thủ tục thanh toán đào tạo
- CVĐT lập biên bản thanh lý Hợp đồng giảng dạy và hoàn tất các thủ tục thanh toán giảng dạy cho giảng viên gồm: Bảng chấm công, bản cam (nếu có), đề nghị thanh toán, hợp đồng và thanh lý hợp đồng giảng dạy gửi phòng KHTC để thực hiện thanh toán cho Giảng viên. Công tác này được thực hiện và hoàn thành trong 10 ngày sau khi kết thúc khóa học.
Bước 10: Lưu trữ hồ sơ lớp học
- CVHS tiến hành rà soát toàn bộ thủ tục, quy trình đào tạo kiểm tra, bổ sung những thiếu sót để tiến hành lưu trữ hồ sơ
- Theo dõi chặt chẽ, khoa học trong công tác in, cấp phát chứng chỉ cho Học viên theo đúng quy định
- CVĐT lập báo cáo tổng kết, đánh giá khóa học trình lãnh đạo PTNDĐT để tổ chức họp rút kinh nghiệm tại Trung tâm.