Yêu cầu
Có thể thực hiện thao tác tạo tìm kiếm, thay thế một từ hay một cụm từ trong văn bản, tạo từ viết tắt.
Các bước thực hiện
1) Tìm kiếm và thay thế văn bản
Tính năng Find & Replace trong Word giúp tìm kiếm văn bản, đồng thời giúp thay thế một cụm từ bởi một cụm từ mới. Điều này giúp ích rất nhiều khi bạn phải làm việc trên một số lượng trang văn bản rất lớn (một giáo trình, một báo cáo dài chẳng hạn).
Tìm kiếm văn bản
Để tìm kiếm một cụm từ trong tài liệu của mình, làm như sau:
Bước 1: Chọn vùng văn bản muốn tìm kiếm, nếu không lựa chọn một vùng văn bản, Word sẽ
thực hiện tìm kiếm trên toàn bộ tài liệu.
Bước 2: Khởi động tính năng tìm kiếm văn bản bằng cách: chọn menu Edit Find.. hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + F, hộp thoại Find and Replace xuất hiện:
Bước 3: Thiết lập các thông tin về tìm kiếm trên thẻ Find. ý nghĩa các mục tin như sau:
Gõ từ cần tìm kiếm vào mục Find what: ví dụ: Việt Nam Thiết lập các tuỳ chọn tìm kiếm ở mục Search Options như sau: Match case: Tìm kiếm mà không phân biệt chữ hoa, chữ thường; Find whole words only: Chỉ tìm trên những từ độc lập
Bước 4: Nhấn nút Find next, máy sẽ chỉ đến vị trí văn bản chứa cụm từ cần tìm. Tìm và thay thế văn bản
Gõ cụm từ cần tìm kiếm vào mục Find what: VN Gõ cụm từ sẽ thay thế ở mục Replace with: Việt Nam
Hộp thoại trên thiết lập thông tin tìm kiếm cụm từ Viet nam, nếu tìm thấy có thể thay thế cụm từ đó bởi Việt Nam.
Bước 3: Nhấn nút Find next để tìm đến vị trí văn bản chứa cụm từ cần tìm. Khi tìm thấy, có thể
bấm nút Replace để thay thế cụm từ tìm được bởi cụm từ đã chỉ định ở mục Replace with: hoặc nhấn nút Replace All, Word sẽ tự động thay thế toàn bộ các cụm từ sẽ tìm được như chỉ định.
2) Tạo từ viết tắt ( AutoCorrect )
Đây là tính năng tự động sửa lỗi chính tả rất mạnh trên Word. Nó giúp tốc độ soạn thảo văn bản của bạn nhanh hơn nhờ những từ viết tắt và tránh được các lỗi chính tả không cần thiết bởi khả năng tự động sửa lỗi chính tả của nó.
- Thêm một từ viết tắt
Để thêm một từ viết tắt, thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Khởi động tính năng AutoCorrect bằng cách chọn menu Tools AutoCorrect.., Hộp thoại AutoCorrect xuất hiện:
Gõ cụm từ viết tắt vào mục Replace: Gõ cụm từ sẽ thay thế vào mục With:
Ví dụ: muốn viết tắt từ Việt Nam bởi VN thì: Replace gõ VN
With gõ Việt Nam
từ VN-Việt Nam vừa thiết lập ở trên, hãy gõ VN vào mục Replace;
Bước 3: Nhấn nút Delete để xoá cụm từ viết tắt này.
Khi chúng ta soạn thảo trên Word, thường hay gặp phải lỗi sau: Nếu gõ chữ thi, máy sẽ tự động sửa thành thiI.
Nếu gõ chữ thiện, máy sẽ tự động sửa thành thIện.
Tức là chữ i (I thường) sẽ tự động chuyển thành I (I hoa). Lỗi này do AutoCorect đặt sửa lỗi chính tả i thành I (vì I trong tiếng Anh có nghĩa là tôi, và chúng luôn được viết in hoa trong câu). Để sửa lỗi này, hãy thực hiện xoá đi kiểu viết tắt chữ i bởi tính năng Delete của AutoCorect.
Các tuỳ chọn về sửa lỗi chính tả
AutoCorrect cho phép thiết lập một số tính chất tự động sửa các lỗi chính tả trong quá trình soạn thảo. Để thiết lập các tính chất tự động sửa lỗi chính tả, hãy làm như sau:
Bước 1: Khởi động tính năng AutoCorrect;
Bước 2: Thiết lập các thông số về tự động sửa lỗi chính tả bằng cách chọn (checked) các mục
sau:
- tự động sửa những từ nếu có 2 ký tự hoa đầu dòng sẽ chỉ để lại ký tự hoa đầu tiên. Ví dụ TWo sẽ tự động sửa thành Two;
- tự động sửa ký tự đầu tiên của một câu thành ký tự in hoa; - viết in hoa cho ký tự đầu tiên của ngày. Ví dụ: sẽ luôn sửa là Monday;
- tự động sửa lỗi kiểu như cAPS LOCK khi bật nhầm phím Caps lock. Khi đó máy sẽ sửa thành Caps lock.
3.8.7. Thao tác tạo chú thích, tham chiếu
Yêu cầu
Có thể thực hiện thao tác tạo tạo chú thích (footnote), tham chiếu (reference)
Các bước thực hiện
1) Tạo chú thích (footnote)
Bước 1. Lựa chọn phần văn bản cần tạo chú thích.
Bước 2. InsertReferenceFootnote, xuất hiện hộp thoai Footnote and Endnote (Cuối văn bản và cuối trang)
Location:
Tại mục Footnote: chọn vị trí đặt chú thích cuối trang Tại mục Endnote: chọn vị trí đặt chú thích cuối văn bản. Format:
Number format: định dạng số thự tự các chú thích Custom mark: chèn ký hiệu cho các chú thích Start at: Số bắt đầu của các chú thích.
Numbering: Cách đánh chú thích liên tục. Apply changes
Apply changes to: Áp dụng các thay đổi cho đọan văn bản được lựa chọn.
Bước 3. Nháy Insert, gõ nội dung cần chú thích vào vị trí con trỏ. 2) Tạo tham chiếu (reference):
Dùng để di chuyển nhanh đến những mục cần tham khảo (Dùng cho các tài liệu dài, SGJK..).
Bước 1. Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn tham chiếu.
Bước 2. InsertReferenceCross-reference…, xuất hiện hộp thoai Cross-reference.
- Reference type: Kiểu tham chiếu
- Insert reference to: Chèn tham chiếu đến số thứ tự (hoặc đoạn văn bản). - For which heading: Chọn nội dung sẽ tham chiếu.
Bước 3. Nhấn Insert.
Để sử dụng tham chiếu vừa tao, ban nhấn Ctrl + nháy chuột vào tham chiếu vừa tạo, con trỏ sẽ chuyển đến vị trí BÀI MỞ ĐẦU
3.9. Bài tập
Câu hỏi
1. Có mấy phương pháp để chèn một bảng mới lên tài liệu Word? Hãy liệt kê tên từng phương pháp và cho biết những ưu điểm của từng phương pháp này?
2. Trộn nhiều ô thành một ô người ta sử dụng tính năng Merge trên thanh công cụ Table. Nếu bỏ trộn một ô để về trạng thái các ô nhỏ ban đầu phải làm thế nào?
3. Một thẻ định dạng (style) là gì? Hãy nêu các công dụng của các thẻ định dang.
Bài tập 1. Chèn hình ảnh a/ Chèn các hình ảnh một tệp bất kỳ lên word b/ Chèn chữ nghệ thuật 1. 2.
PHẦN 4 - MICROSOFT EXCEL 4.1. Bài thực hành 4.1
Làm quen với Excel
4.1.1. Mục tiêu
Sau khi hoàn thành bài thực hành này, học viên có thể:
Bước đầu làm quen và nắm vững giao diện của Excel, đặc biệt là các thanh công
cụ và cửa sổ soạn thảo bảng tính.
Thành thạo việc bật, tắt và mở bảng tính với Excel.
Thành thạo các thao tác cơ bản để soạn thảo một bảng tính.
Thành thạo việc tạo một bảng tính mới.
4.1.2. Đề bài
Làm quen với Excel: 1/ Làm quen với Excel
2/ Thao tác bật, tắt và mở bảng tính, tạo mới và lưu một bảng tính với Excel.