thành tại Cổ phần tư vấn và đầu tư xõy dựng Hoàng Hà
3.2.2.1 Kiến nghị đối với cụng tỏc lập, luõn chuyển chứng từ, ghi sổ và lờn bảng bỏo cỏo
Trong cụng ty, vị trớ của hệ thống chứng từ là hết sức quan trọng. Đõy là cơ sở để ghi nhận những nghiệp vụ kinh tế đó phỏt sinh trong kỳ kế toỏn. Chứng từ sau khi luõn chuyển sẽ được lưu trữ, trở thành tài liệu quan trọng hàng đầu phục vụ cho hạch toỏn cuối kỳ và cụng tỏc kiểm tra, kiểm soỏt hoạt động kế toỏn. Do đặc điểm kinh doanh của cụng ty, cụng tỏc kế toỏn gặp rất nhiều khú khăn cần khắc phục, trong đú cú quỏ trỡnh lập và luõn chuyển chứng từ. Chứng từ được lập tại cỏc chi nhỏnh nếu là chứng từ liờn quan tới những chi phớ trực tiếp phỏt sinh tại cụng trường. Vớ dụ như chứng từ nhập, xuất nguyờn vật liệu, mua cỏc yếu tố đầu vào, bảng chấm cụng, chấm lương,…Những chứng từ này do cỏn bộ kế toỏn chi nhỏnh lập, ghi sổ rồi đưa vào lưu trữ. Cuối mỗi kỳ kế toỏn, toàn bộ lượng chứng từ này sẽ được chuyển về phũng kế toỏn của cụng ty. Như vậy, quỏ trỡnh này chưa hợp lý. Vỡ cuối mỗi kỳ kế toỏn, toàn bộ lượng chứng từ được
chuyển sẽ rất nhiều. Quỏ trỡnh luõn chuyển chứng từ khụng thể trỏnh khỏi sai sút, dẫn đến lẫn lộn, mất mỏt. Khi chuyển về phũng Kế toỏn, nhõn viờn kế toỏn khụng thể theo dừi, phõn loại, kiểm tra được hết những chứng từ này. Nguy cơ sai phạm rủi ro, gian lận là khú trỏnh khỏi.
Thiết nghĩ, cụng ty cú thể liờn tục cử cỏc đoàn kiểm tra định kỳ và đột xuất tới cỏc chi nhỏnh, cỏc cụng trỡnh đang thi cụng để kiểm tra quỏ trỡnh lập, ghi sổ và luõn chuyển chứng từ so với thực tế nhằm đỏnh giỏ đỳng những khoản chi phớ phỏt sinh, trỏnh trường hợp cụng trỡnh bị rỳt ruột hay khai khống chi phớ, giỏ thành.
Quỏ trỡnh ghi sổ ở cụng ty cũng chia thành hai giai đoạn khỏ rừ ràng. Giai đoạn 1, những chứng từ phỏt sinh sẽ được tổ chức ghi sổ kế toỏn tại cỏc chi nhỏnh. Cuối kỳ kế toỏn, thường là quý, số liệu kế toỏn được chuyển về phũng Kế toỏn. Tại đõy sẽ lập cỏc bảng bỏo cỏo, trong đú cú bỏo cỏo về chi phớ, giỏ thành cho từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh. Việc phõn chia rừ ràng nhiệm vụ như vậy sẽ tạo điều kiện cho cụng tỏc tập hợp chi phớ và tớnh giỏ thành. Tuy nhiờn, việc kiểm tra, kiểm soỏt sẽ gặp nhiều khú khăn. Nhiệm vụ ghi sổ và lờn bỏo cỏo về bản chất là cú quan hệ rất logic với nhau. Nếu tỏch ra làm hai nhiệm vụ cụ thể, khả năng so sỏnh, đối chiều khụng cũn nữa. Điều này là khụng tốt, nếu xột trong điều kiện cụng ty cú quy mụ lớn, tớnh chất ngành nghề đặc thự và nhiều yếu tố khỏc.
Cụng ty nờn sử dụng phần mềm kế toỏn để khụng bị mất thời gian,sai xút và kip thời.
3.2.2.2 Kiến nghị với quỏ trỡnh tập hợp chi phớ và tớnh giỏ thành
Cụng ty Cổ phần tư vấn và đầu tư xõy dựng Hoàng Hà nờn hạch toỏn quỏ trỡnh tập hợp chi phớ và tớnh giỏ thành chia thành 4 khõu: lập dự toỏn, lập giỏ thành kế hoạch, tập hợp chi phớ, tớnh giỏ thành thực tế. Quỏ trỡnh lập dự toỏn và giỏ thành kế hoạch do phũng Kinh tế - Kế hoạch thực hiện vào đầu kỳ hay trước khi thi cụng một hạng mục cụng trỡnh nào đú. Tập hợp chi phớ và tớnh giỏ thành được phũng Kế toỏn phõn về cỏc chi nhỏnh hạch toỏn trực tiếp..
Bởi vỡ, giỏ thành dự toỏn và giỏ thành kế hoạch là cơ sở so sỏnh, đối chiếu những khoản chi phớ phỏt sinh trong quỏ trỡnh thi cụng cũng như khối lượng cụng tỏc xõy lắp đó hoàn thành để tớnh giỏ thành thực hiện thực tế cụng trỡnh. Mặt khỏc, giỏ thành thực tế trong kỳ lại là cơ sở điều chỉnh dự toỏn và giỏ thành kế hoạch cho kỳ sau. Như vậy, quan hệ giữa bốn khõu này là hết sức chặt chẽ, đảm bảo cho quỏ trỡnh tập hợp chi phớ và tớnh giỏ thành. Vỡ vậy, nếu cỏc phũng chức năng này khụng cú khả năng phối kết hợp với nhau sẽ ảnh hưởng rất lớn tới cụng tỏc kế toỏn chung toàn đơn vị.
Trong khi hạch toỏn chi tiết tại cỏc cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh, hệ thống tài khoản kế toỏn được mở riờng cho cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh đú. Vỡ vậy, hệ thống cỏc tài khoản con được mở theo yờu cầu hạch toỏn chi tiết tại đú. Đõy là điều kiện thuận lợi cho cụng tỏc hạch toỏn chi phớ, tớnh giỏ thành. Bởi vỡ mỗi phần việc cú đặc thự riờng, cần một hệ thống tài khoản riờng. Tuy nhiờn, điều này sẽ gõy ra bất hợp lý khi chỳng ta tập hợp thụng tin, số liệu toàn bộ cụng ty. Bởi vỡ, hệ thống tài khoản con được lập theo ý chớ chủ quan của những người làm cụng tỏc kế toỏn tại bộ phận cụ thể, khi tập hợp lại, sẽ phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế khỏc nhau (dự cú thể cựng tờn tài khoản), gõy lờn rất nhiều khú khăn. Cho nờn, phũng Kế toỏn nờn cú một hệ thống tài khoản con thường sử dụng, dựng chung cho tất cả cỏc chi nhỏnh và toàn bộ cụng ty. Điều này sẽ hỗ trợ rất nhiều cho cụng tỏc quản lý chung của cụng ty, hỗ trợ cho chi nhỏnh hoàn thành tốt cụng tỏc của mỡnh, cũng như phự hợp với quy định của chế độ kế toỏn và cỏc chuẩn mực kế toỏn.
Trong quỏ trỡnh tập hợp chi phớ và tớnh giỏ thành cho từng hạng mục cụng trỡnh,cụng ty cần cú một số điều chỉ sau nhằm hợp lý hơn nữa cụng tỏc kế toỏn này
- Nguyờn vật liệu luụn là yếu tố đầu vào quan trọng trong quỏ trỡnh xõy lắp vỡ chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phớ mà doanh nghiệp phải bỏ ra để hoàn thành cụng trỡnh.Vỡ vậy, cụng tỏc quản lý nguyờn vật liệu và đảm bảo quỏ trỡnh hạch toỏn chớnh xỏc chi phớ nguyờn vật liệu là rất cần thiết.Bởi vỡ nguyờn vật liệu được nhà cung cấp vận chuyển tới chõn cụng trỡnh theo yờu cầu của cụng ty
nờn việc quản lý chất lượng hay giỏ cả nguyờn vật liệu là khú khăn.Vỡ vậy,cụng ty nờn quản lý thật chặt việc ký cỏc kợp đồng mua hàng thụng qua cỏc bảng bỏo giỏ thật chớnh xỏc với giỏ cả của thị trường
- Quản lý cỏc yếu tố chi phớ nhõn cụng cũng khỏ phức tạp, nhất là khi cụng ty tổ chức thuờ cả lao động thời vụ.Cụng ty nờn chia tỏch cỏc bảng chấm cụng riờng tựy thuộc vào đú là cụng nhõn lao động trực tiếp, lao động thuờ ngoài hay cụng nhõn vận hành mỏy thi cụng.Dự gộp chung 1 bảng chấm cụng để theo dừi thỡ sẽ thuận tiện hơn nhưng lại dễ gõy phức tạp nhỏt là khi cú cụng tỏc kiểm tra hay hoạt động của cụng ty kiểm toỏn tại cụng ty.
Phũng kế toỏn cũng nờn cú những kế hoạch chi tiết về tiờn lương nhỏt là khi xu hướng tiền lương luụn tăng cao nhằm xỏc định tốt được xu hướng biến động của khoản mục chi phớ này.Mặt khỏc,chỳng ta cũng phải rà soỏt lại những yếu tố ảnh hưởng tới chi phớ nhõn cụng và cú những biện phỏp cắt giảm phự hợp khi tất cả cỏc yếu tố chi phớ đều đồng loạt tăng ảnh hưởng tới giỏ thành của cụng trỡnh là rất nhiều
- Chi phớ sản xuất chung là một khoản mục chi phớ hay cú những biến động bất thường và thường phỏt sinh nhiều so với thực tế và giỏ thành kế hoạch. Nguyờn nhõn cũng do chỳng ta khụng thể lường hết được những vấn đề phỏt sinh khi tổ chức thi cụng tại những địa bàn rất khỏc nhau. Trong tỡnh hỡnh hiện nay, khi mà cỏc doanh nghiệp xõy lắp đang gặp rất nhiếu khú khăn thỡ việc quản lý thật chặt chi phớ sản xuất chung nhằm cắt giảm tối đa cỏc yếu tố chi phớ, hạ giỏ thành cụng trỡnh là một đũi hỏi tiờn quyết. Chi phớ sản xuất chung thường là chi phớ điện,nước, chi phớ tiền lương, quản lý doanh nghiệp, chi phớ cụng cụ dụng cụ nờn rất dễ phỏt sinh và cũng dễ cắt giảm, tựy thuộc vào khả năng quản lý cỏc yếu tố chi phớ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp nờn rà soỏt lại cỏc yếu tố chi phớ và tiết kiệm tới mức tối đa.
3.2.2.3 Kiến nghị với cụng tỏc kế toỏn quản trị và phõn tớch kinh doanh
Trong xu hướng phỏt triển hiện nay, vai trũ của cụng tỏc kế toỏn quản trị và phõn tớch kinh doanh tại cỏc doanh nghiệp là hết sức quan trọng, nhất là khi sự cạnh tranh ngày càng gay gắt. Cụng tỏc kế toỏn tài chớnh núi chung, phần hành
kế toỏn tập hợp chi phớ và tớnh giỏ thành núi riờng sẽ ngày càng bộc lộ những điểm yếu của mỡnh ảnh hưởng tới chất lượng thụng tin kế toỏn cung cấp cho Ban Giỏm đốc. Thụng tin kế toỏn tài chớnh tập hợp số liệu về những nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh trong quỏ khứ. Vỡ vậy, chỉ cú thể phản ỏnh một cỏch khỏ trung thực những gỡ đó xảy ra chứ khụng thể dự toỏn được xu thế phỏt triển cho tương lai. Trong khi đú, nhu cầu dự bỏo sớm thụng tin tại cỏc doanh nghiệp ngày càng quan trọng, quyết định tới chiến lược phỏt triển trong tương lai.
Kế toỏn quản trị cú khả năng làm được điều này. Đú là một điểm mạnh mà kế toỏn tài chớnh khụng thể cú được. Dựa vào những thụng tin kế toỏn, kế toỏn quản trị cú thể phõn tớch, đỏnh giỏ được hiệu quả, mức độ tiết kiệm chi phớ của từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh cũng như cỏc chi nhỏnh của cụng ty với nhau. Bờn cạnh đú, kế toỏn quản trị cú thể đưa ra những thụng tin kế toỏn trong tương lai, tạo cơ sở cho những quyết định của Hội đồng Quản trị và Ban Giỏm đốc. Điều này thực sự cần thiết và quan trọng. Bờn cạnh đú, xu hướng sử dụng kế toỏn quản trị trong quản lý chi phớ hiện nay là rất lớn, thường được gọi là “Kế toỏn chi phớ”. Bởi vỡ, tại cỏc doanh nghiệp núi chung, tại Cụng ty Cổ phần tư
vấn và đầu tư xõy dựng Hoàng Hà núi riờng, quản lý chi phớ là nhiệm vụ hàng
đầu của bộ mỏy kế toỏn, quyết định tới hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Hiện nay, cú một phương phỏp kế toỏn chi phớ mới, thường được gọi là “kế toỏn chi phớ mục tiờu”. Tức là cụng ty phải lờn kế hoạch cho cụng trỡnh một cỏch chi tiết trước khi thực hiện cụng trỡnh đú. Đõy sẽ là cơ sở để quyết định cú thực hiện cụng trỡnh đú khụng, thực hiện với giỏ thầu là bao nhiờu.
Tuy nhiờn, để cú thụng tin kế toỏn quản trị và chi phớ, giỏ thành một cỏch chớnh xỏc, cụng ty phải tổ chức tốt hơn nữa cụng tỏc phõn tớch hoạt động kinh doanh. Qua quỏ trỡnh phõn tớch chi tiết cho từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh, ta cú được thụng tin chớnh xỏc về tỡnh hỡnh thi cụng, khả năng thực hiện những khối lượng xõy lắp theo dự toỏn và kế hoạch đó đề ra. Đõy là cơ sở điều chỉnh tăng hay giảm khối lượng thi cụng trong kỳ kế tiếp, cũng như đỏnh giỏ được khả năng xõy lắp từng đội sản xuất, từng chi nhỏnh. Từ đú, chỳng ta sẽ cú
điều kiện phõn cụng nhiệm vụ, điều chuyển lực lượng thi cụng cho phự hợp với tỡnh hỡnh thực tế, độ phức tạp, quy mụ,…của từng cụng trỡnh nhận thầu.
Bờn cạnh sự phỏt triển của kế toỏn quản trị và phõn tớch kinh doanh cựng với kế toỏn tài chớnh, chỳng ta phải lưu ý tới sự kết hợp cú hiệu quả của ca 3 hỡnh thức này. Điều đú mới đảm bảo cho sự thành cụng chung của quỏ trỡnh cung cấp thụng tin cho những đối tượng khỏc nhau cú nhu cầuVỡ võy, tất yếu cụng ty phải minh bạch húa thụng tin cho cụng chỳng.Thụng tin chi phớ giỏ thành trở thành một luồng thụng tin rất quan trọng và được nhiều đối tượng quan tõm.Cho nờn việc kết hợp cho uyển chuyển cỏc nguồn thụng tin với nhau là hết sức quan trọng
3.2.2.4 Kiến nghị đối với cụng tỏc tổ chức hạch toỏn, kiểm tra, kiểm soỏt quỏ trỡnh tập hợp chi phớ và tớnh giỏ thành sản phẩm xõy lắp
Kế toỏn trưởng cụng ty cú toàn quyền quyết định tổ chức cụng tỏc kế toỏn tập hợp chi phớ và tớnh giỏ thành cụng trỡnh xõy lắp của cụng ty. Những người cú nhiệm vụ trực tiếp hạch toỏn phõn theo chi nhỏnh, từ chi nhỏnh được điều về tận cụng trỡnh đang thi cụng để thực hiện nhiệm vụ hạch toỏn, kế toỏn. Số liệu, thụng tin kế toỏn sẽ được chuyển về đội kế toỏn tại chi nhỏnh và phũng Kế toỏn cụng ty. Như vậy, số liệu tổng hợp chỉ phải thực hiện ở cuối kỳ kế toỏn. Nhiệm vụ hạch toỏn như vậy thực sự chưa phự hợp. Bởi vỡ, tại phũng Kế toỏn cuối kỳ, thường cú lượng số liệu rất nhiều. Cụng tỏc kế toỏn thường căng thẳng. Cụng ty nờn tổ chức tiếp nhận chứng từ liờn tục, giảm tải cụng tỏc kế toỏn cuối kỳ, cũng như trỏnh những sai sút cuối kỳ. Như vậy, cụng tỏc kế toỏn được thực hiện liờn tục, hiệu quả chắc chắn sẽ cao hơn.
Vai trũ theo dừi, kiểm tra, giỏm sỏt quỏ trỡnh hạch toỏn và tập hợp chi phớ và tớnh giỏ thành là nhiệm vụ của Kế toỏn trưởng, đại diện cao nhất cho cụng tỏc kế toỏn của cụng ty. Bờn cạnh đú là vai trũ của Ban kiểm soỏt, đại diện cho Đại Hội đồng Cổ đụng. Ban Kiểm soỏt cũng cú trỏch nhiệm kiểm tra, kiểm soỏt cụng tỏc kế toỏn của đơn vị, nhất là những số liệu liờn quan tới chi phớ giỏ thành. Tuy nhiờn, Ban Kiểm soỏt thường kiểm tra, giỏm sỏt thụng qua số liệu kế toỏn cuối
kỳ. Điều này chưa hợp lý, ảnh hưởng tới chất lượng thụng tin kế toỏn cung cấp cho cổ đụng. Những ụng chủ thực sự của cụng ty.
Hiện nay tại cụng ty, thành viờn Ban Kiểm soỏt lại cú cả Kế toỏn trưởng, sẽ ảnh hưởng tới tớnh độc lập của thụng tin kế toỏn cung cấp. Vỡ vậy, cụng ty nờn tổ chức Ban Kiểm soỏt là những thành viờn cú kinh nghiệm, khụng tham gia vào cụng tỏc quản lý cụng ty. Như vậy, tớnh độc lập sẽ được nõng cao, mức độ tin cậy của thụng tin kế toỏn do Ban Kiểm soỏt cung cấp cũng vỡ vậy mà tăng lờn.
KẾT LUẬN
Trong những năm qua, Cụng Ty cổ phần tư vấn và đầu tư xõy dựng Hoàng Hà luụn luụn cố gắng trong cụng tỏc kinh doanh cũng như cụng tỏc quản lý. Kết quả kinh doanh đạt được năm sau cao hơn năm trước đú là nhờ sự cố gắng khụng ngừng của toàn thể cỏn bộ Cụng ty dưới sự lónh đạo sỏng suốt của của Ban giỏm đốc Cụng ty. Do đú Cụng ty đó khẳng định được vị trớ của mỡnh trong nền kinh tế quốc dõn, đứng vững và phỏt triển khụng ngừng, đạt được nhiều thành tớch cao trong kinh doanh.
Để cú được thành tớch trờn, ngoài sự đúng gúp, phấn đấu nỗ lực của toàn cụng ty cũn cú sự đúng gúp tớch cực của đội ngũ kế toỏn. Nhận rừ được trỏch nhiệm và tầm quan trọng của mỡnh, đội ngũ kế toỏn đó luụn cung cấp số liệu, thụng tin một cỏch chớnh xỏc, kịp thời cho lónh đạo cụng ty cú những biện phỏp, chớnh sỏch, phương thức kinh doanh tiờu thụ hàng hoỏ, nõng cao đời sống cỏn bộ cụng nhõn viờn, đỏp ứng nhu cầu của thị trường, đồng thời thỳc đẩy nền kinh tế trong nước phỏt triển.
Qua thời gian thực tập, tỡm hiểu thực tế về cụng tỏc tài chớnh kế toỏn tại Cụng Ty , em đó nhận thấy cụng tỏc kế toỏn của Cụng ty phự hợp với tỡnh hỡnh quản lý kinh doanh và đỳng với chế độ kế toỏn ban hành. Đội ngũ cỏn bộ kế toỏn của cụng ty cú trỡnh độ, cú tinh thần trỏch nhiệm cao, nhiệt tỡnh trong cụng tỏc. Mọi cụng việc luụn hoàn thành đỳng với thời hạn yờu cầu.
Em xin chõn thành cảm ơn cỏc anh chị trong phũng kế toỏn đó nhiệt tỡnh chỉ bảo