Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức Nhật ký chứng từ
* Cỏch ghi cỏc chứng từ, sổ sỏch
-Bảng phõn bổ tiền lương và bảo hiểm xó hội:
+ Căn cứ vào cỏc bảng thanh toỏn lương,… rồi tập hợp phõn loại chứng từ theo từng đối tượng sử dụng tớnh ra số tiền để ghi vào bảng phõn bổ này theo cỏc dũng phự hợp tại cột ghi Cú TK 334,335.
+ Căn cứ vào tỷ lệ trớch bảo hiểm xó hội, bảo hiểm y tế, kinh phớ cụng đoàn và tổng số tiền lương phải trả theo từng đối tượng sử dụng tớnh ra số tiền phải trớch cỏc khoản theo lương để ghi vào cỏc dũng phự hợp tại cột ghi Cú TK 338.
- Bảng phõn bổ NVL, CCDC: Nhật ký chứng từ số1,2,3… Bảng kờ số 4 (TK 621,627,622) Bảng kờ số 5 (TK 641,642) Bảng kờ số 6 (TK 142,335) Nhật ký chứng từ số 7 Sổ cỏi TK621,622,627, 641,642 Bảng phõn bổ số 1,2,3 Chứng từ gốc
+ Căn cứ vào cỏc chứng từ xuất kho vật liệu, hệ số chờnh lệch giữa giỏ hạch toỏn và giỏ thực tế của từng loại vật liệu để tớnh giỏ thực tế nguyờn vật liệu, cụng cụ, dụng cụ theo từng đối tượng sử dụng.
- Bảng tớnh và phõn bổ khấu hao TSCĐ:
+ Dũng khấu hao đó tớnh thỏng trước lấy từ bảng tớnh và phõn bổ khấu hao TSCĐ thỏng trước
+ Cỏc dũng số khấu hao TSCĐ tăng, giảm thỏng này được phản ỏnh chi tiết cho từng TSCĐ liờn quan đến số tăng, giảm khấu hao TSCĐ theo chế độ quy định hiện hành về khấu hao TSCĐ
+ Dũng số khấu hao thỏng này được tớnh bằng số khấu hao tớnh thỏng trước cộng số khấu hao tăng trừ số khấu hao giảm trong thỏng.
- Cỏc nhật ký chứng từ: căn cứ vào cỏc chứng từ gốc, số liệu của sổ kế
toỏn chi tiết, cỏc bảng phõn bổ.
- Bảng kờ số 4,5,6: Căn cứ vào cỏc bảng phõn bổ số 1, số 2, số 3, cỏc bảng
kờ và cỏc nhật ký chứng từ liờn quan để ghi vào cỏc cột và cỏc dũng phự hợp của Bảng kờ 4,5,6. Riờng bảng kờ số 6 cũn căn cứ vào kế hoạch phõn bổ chi phớ để ghi vào bờn Cú TK 142,242, căn cứ vào kế hoạch chi phớ phải trả để ghi vào bờn Cú TK 335 và căn cứ vào cỏc khoản dự phũng phải trả, phải trớch lập để ghi vào bờn Cú TK 352 và Nợ cỏc TK liờn quan.
- Nhật ký chứng từ số 7:gồm 3 phần
+ Phần I: tập hợp chi phớ sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp
Căn cứ vào dũng cộng Nợ của cỏc TK 154,631,621,622,623,627 trờn Bảng kờ số 4 để xỏc định số tổng cộng Nợ của từng TK đú dể ghi vào cỏc cột và dũng phự hợp.
Lấy số liệu từ Bảng kờ số 5 phần ghi bờn Nợ của cỏc TK 241(3), 641, 642 để ghi vào cỏc dũng liờn quan.
Lấy số liệu từ Bảng kờ số 6 tại phần ghi bờn Nợ của cỏc TK 142, 242, 335 và TK 352 để ghi vào cỏc dũng tương ứng tại phần này.
Căn cứ vào cỏc Bảng phõn bổ, cỏc Nhật ký chứng từ và cỏc chứng từ cú liờn quan để ghi vào cỏc dũng phự hợp trờn mục B Phần I này.
+ Phần II: Chi phớ sản xuất theo yếu tố
- Yếu tố nguyờn, vật liệu: căn cứ vào số phỏt sinh bờn Cú của cỏc TK 152,153 đối ứng với Nợ cỏc tài khoản ghi ở mục A phần I để ghi vào cỏc dũng phự hợp.
Căn cứ vào chứng từ và cỏc sổ kế toỏn cú liờn quan để xỏc định phần nguyờn liệu mua ngoài đưa sử dụng ngay để ghi vào cỏc dũng phự hợp. Phần chi phớ này phải loại trừ nguyờn vật liệu, nhiờn liệu dựng khụng hết nhập lại kho và phế liệu thu hồi.
- Yếu tố chi phớ nhõn cụng: căn cứ vào số phỏt sinh bờn Cú TK 334, TK 338 đối ứng Nợ cỏc TK ghi ở mục A phần I để ghi vào cỏc dũng phự hợp
- Yếu tố khấu hao TSCĐ: căn cứ vào số phỏt sinh bờn cú TK 214 đối ứng Nợ cỏc TK ghi ở mục A phần I để ghi vào cỏc dũng phự hợp
- Yếu tố chi phớ dịch vụ mua ngoài: căn cứ vào cỏc bảng kờ, sổ chi tiết, chật ký chứng từ 1,2,5…liờn quan xỏc định phần chi phớ dịch vụ mua ngoài để ghi vào cỏc dũng phự hợp (cột 4)
- Yếu tố chi phớ khỏc bằng tiền: căn cứ vào cỏc bảng kờ, sổ chi tiết, chật ký chứng từ 1,2,5…liờn quan xỏc định phần chi phớ dịch vụ mua ngoài để ghi vào cỏc dũng phự hợp (cột 5)
+ Phần III: Luõn nhuyển nội bộ khụng tớnh vào chi phớ sản xuất kinh doanh Căn cứ vào số phỏt sinh bờn Cú TK 154,631 đối ứng Nợ cỏc TK 154,631,142,242,241,335,351,352,621,627,641,642 ở mục A phần I để ghi vào cột 1 tương ứng với cỏc dũng cho phự hợp
Căn cứ vào số phỏt sinh bờn Cú TK 621 đối ứng Nợ với TK 154,631 ở mục A phần I để ghi vào cột 2 tương ứng với cỏc dũng cho phự hợp
Căn cứ vào số phỏt sinh bờn Cú TK 622,623,627 đối ứng Nợ với TK 154,631 ở mục A phần I để ghi vào cột 3,4,5 ở dũng TK 154, hoặc 631 tại phần này
Căn cứ vào số phỏt sinh bờn Cú TK 142,242,335,2413,352 đối ứng Nợ cỏc TK 154,631,623,621,627,6411,642 ở mục A phần I để ghi vào cột 6,7,8,9 ở cỏc dũng phự hợp
- Sổ cỏi : Số phỏt sinh Cú của mỗi tài khoản được phản ỏnh trờn sổ cỏi theo
tổng số lấy từ Nhõt ký chứng từ tài khoản đú, số phỏt sinh bờn Nợ được phản ỏnh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng bờn Cú lấy từ cỏc nhật ký chứng từ cú liờn quan. Số cỏi được ghi một lần vào ngày cuối thỏng hoặc cuối quý sau khi đó khoỏ sổ kiểm tra, đối chiếu số liệu với cỏc Nhật ký chứng từ .