2.1.1. Chứng từ, sổ sách kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
∗) Chứng từ sử dụng:
Để quản lý lao động mặt số lượng thì doanh nghiệp sử dụng danh sách lao động. Sổ này do phòng lao động tiền lương lập đẻ nắm tình hình phân bổ và sử dụng lao động hiện có trong doanh nghiệp. Chứng từ sử dụng để hoạch toán lao động bao gồm:
− Mẫu số 01-LĐTL: Bảng chấm công: Bảng chấm công do cá tổ sản xuất hoặc các phòng ban lập, nhằm cung cấp chi tiết số ngày công của từng người lao động theo tháng.
− Mẫu số 02- LĐTL: Bảng thanh toán lương
− Mẫu số 03-LĐTL: Phiếu nghi hướng bảo hiểm xã hội
− Mẫu số 04- LĐTL: Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội
Các chứng từ trên có thể sử dụng làm căn cứ ghi sổ kế toán trực tiếp hoặc làm cơ sở để tổng hợp rồi mới ghi vào sổ kế toán.
∗) Sổ sách kế toán:
− Sổ chi tiết:
+ Sổ chi tiết phải trả công nhân viên
+ Sổ chi tiết kinh phí công đoàn
+ Sổ chi tiết bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế
+ Sổ chi tiết bảo hiểm thất nghiệp Sổ tổng hợp:
Sổ tổng hợp: Sổ cái TK 334,338
một số tài khoản sau:
TK 334: Phải trả người lao động TK 338: Phải trả, phải nộp khác.
TK 334: Phải trả cho người lao động ∗) Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 334:
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên.
Nợ Có
− Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản phải trả, phải chi cho người lao động.
− Các khoản trích theo lương khấu trừ tiền lương của người lao động trong kỳ.
− Phản ánh các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản còn phải trả cho người lao động.
Dư nợ ( nếu có): Phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số tiền phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác cho người lao động
Dư có: Phản ánh các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho người lao động.
∗) Tài khoản cấp 2: Tài khoản 334 có 2 tài khoản cấp 2:
− TK 3341: Phải trả công nhân viên. Dùng để phản ánh các khoản thu nhập có tính chất lương à doanh nghiệp phải trả cho người lao động.
nhập có tính chất lương, như trợ cấp từ quỹ bảo hiểm xã hội, tiền thưởng trích quỹ khen thưởng mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động.
TK 338: Phải trả, phải nộp khác:
∗) Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 338:
Dùng để phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho các cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, các khoản khấu trừ vào lương theo quyết định của tòa án ( tiền nuôi con khi li dị, nuôi con ngoài giá thú, án phí,...) giá trị tài sản thừa chờ xử lý, các khoản vay mượn tạm thời, nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn, các khoản thu hộ, giữ hộ,...
Nợ Có
− Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý
− Các khoản đã chi về kinh phí công đoàn
− Xử lý giá trị tài sản thừa thu
− Kết chuyển doanh thu nhận trước vào doanh thu bán hàng tương ứng trong kỳ
− Các khoản đã trả đã nộp khác
− Trích kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo tỷ lệ quy định.
− Tổng số doanh thu nhận trước phát sinh trong kỳ
− Các khoản phải nộp, phải trả hay hộ
− Giá trị tài sản thừa chờ xử lý
− Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được hoàn lại
Dư nợ( nếu có): Số trả thừa, nộp thừa vượt chi chưa được thanh toán.
Dư có: Số tiền còn phải trả, phải nộp và giá trị tài sản thừa chờ xử lý,
− TK 3381: Tài sản thừa chờ xử lý.
− TK 3382: Kinh phí công đoàn. Phản ánh tình hình trích và thanh toán kinh phí công đoàn ở đơn vị.
− TK 3383: Bảo hiểm xã hội. Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm xã hội ở đơn vị.
− TK 3384: Bảo hiểm y tế. Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm y tế ở đơn vị.
− TK 3385: Phải trả về cổ phần hóa.
− TK 3386: Nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn.
− TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện.
− TK 3388: Phải trả, phải nộp khác.
− TK 3389: Bảo hiểm thất nghiệp. Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm thất nghiệp ở đơn vị.
2.1.3. Quy trình ghi sổ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày:
Chứng từ lao động, chứng từ tiền lương
Sổ chi tiết TK 334,3382 TK3382,3384
Phân hệ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm: Đối chiếu kiểm tra:
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG
Tháng 09 năm 2016
Tên cơ sở kinh doanh: Công ty TNHH Cơ Khí Quảng Long Xương
Địa chỉ: Cụm Công nghiệp An Đồng, xã An Lâm, huyện Nam Sách, Hải Dương
T T
Họ tên Chức
vụ Ngàycông Đơngiá Thành tiền Thưởng Tổng cộng Thực lĩnh nhậnKý 1 Ho Chen - Hsien GĐ 26 8.000.000 500.000 8.500.000 8.500.000 2 Nguyễn Thị Hà Tr.PKD 26 6.000.000 400.000 6.400.000 6.400.000 3 Nguễn Thị Tâm toánKế 26 5.000.000 300.000 5.300.000 5.300.000 4 .... .... .... .... ... .... .... ... .... 5 Cộng Ngày 30 tháng 09 năm 2016 Giám đốc (ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (ký, họ tên)
Đơn vị: Công Ty TNHH Cơ Khí Quảng Long Xương
Địa chỉ: Cụm Công nghiệp An Đồng, xã An Lâm, huyện Nam Sách, Hải Dương
SỔ CÁI
TK 334: Phải trả cho người lao động
Ngày Chứng từ Diễn giải Số dòng TK đối xứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ xxx ... ... ....
30/09 BL 30/09 Tiền lương phải trả QLDN 642 100.000.000 30/09 30/09 Các khoản trích theo lương 338 25.000.000 30/09 30/09 Trả lương nhân viên 111 90.500.000 .... Cộng phát sinh trong kỳ ... .... Số dư cuối kỳ xxx
Ngày 30 tháng 09 năm 2016 Người ghi sổ (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Giám đốc (ký, họ tên, đóng dấu) CHƯƠNG 4:
NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY.
1.1. Một số kiến nghị hoàn thiện công tác kế toán tại công ty TNHH Cơ Khí Quảng Long Xương. Quảng Long Xương.
Từ những kết quả và thành tựu đạt được trong quá trình xây dựng và phát triển có thể nhận thấy Công ty TNHH Cơ Khí Quảng Long Xương đã và đang trên đà tiếp tục phát triển một cách vững chắc. Công tác tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh có nhiều ưu điểm nhưng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế. Trong quá trình sản xuất kinh doanh và hạch toán kế toán, Công ty cùng với đội ngũ nhân viên đã nỗ lực không ngừng để Công ty có thể phát triển ngày một bền vững và lớn mạnh hơn. Tuy nhiên bên cạnh đó còn tồn tại một số mặt hạn chế. Ban lãnh đạo cũng như các các nhân viên trong công ty cần phải nhận ra những biện pháp khắc phục giúp công ty ngày càng phát triển, bền vững hơn.
1.1.1. Ưu điểm:
Qua quá trình thực tập tại Công ty TNHH Cơ Khí Quảng Long Xương em đã được nghiên cứu về công tác kế toán của Công ty và nhận thấy:
Tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Cơ Khí Quảng Long Xương được xây trên mô hình tập trung là phù hợp với đặc điểm quy mô sản xuất của công ty. Các phòng ban phân xưởng phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán đảm bảo công tác kế toán diễn ra nhịp nhàng đều đặn.
Nhìn chung công tác kế toán của Công ty đã đi vào nề nếp ổn định với hệ thống sổ sách kế toán tương đối đầy đủ, chi tiết rõ ràng. Việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán mới tương đối phù hợp. Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, hình thức này phù hợp với đặc điểm của Công ty, cung cấp thông tin kịp thời. Đối với kế toán nguyên vật liệu Công ty áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phù hợp với tình hình thực tế của Công ty, đáp ứng được yêu cầu theo dõi thường xuyên tình hình biến động của vật, tiền vốn.
Vật liệu xuất dùng đúng mục đích sản xuất và quản lý, sản xuất dùa trên định mức vật liệu định trước. Do đó, vật liệu đáp ứng được kịp thời cho yêu cầu sản xuất, tránh lãng phí.
Tiền lương mà Công ty trả người lao động không chỉ được chú trọng đến kết quả , năng lực làm việc của người lao động mà còn được chú ý đến thâm niên công tác và sức cống hiến lâu năm của người lao động. Ghóp phần khích lệ tinh thần làm việc, sáng tạo của toàn bộ công nhân viên trong công ty.
Nhìn chung công tác kế toán vật liệu tại Công ty được thực hiện khá hiệu quả, đảm bảo theo dõi được tình hình thu mua vật liệu trong quá trình sản xuất và gia công. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm trên vẫn còn một số vấn đề tồn tại cần được khắc phục hoàn thiện trong công tác kế toán vật liệu.
1.1.2. Những tồn tại cần khắc phục:
Ngoài những ưu điểm trong công tác tổ chức quản lý, hạch toán kế toán còn gặp phải những khó khăn nhất định. Vì vậy cần phải hoàn thiện hơn để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về thông tin cho công tác quản lý cũng như công tác kế toán của công ty. Những nhược điểm cần lưu ý như sau:
- Về tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty:
Bên cạnh việc đạt được mục tiêu kinh doanh chính của công ty là đạt được lợi nhuận thì tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty vẫn còn một số những điểm cần lưu tâm sau:
+ Số lượng nhân viên trong công ty là ít so với khối lượng lao động hiện có, vì vậy mỗi nhân viên phải lao động hết sức vất vả, dù lương cho nhân viên là đảm bảo bù đắp cho mức độ lao động đó nhưng việc sử dụng lao động như vậy có thể dẫn tới việc nhầm lẫn trong quá trình làm việc.
+ Về công tác phúc lợi cho nhân viên cần được chú trọng hơn, cần tăng ngày nghỉ cho nhân viên.
− Về công tác tổ chức hạch toán kế toán của công ty:
Mặc dù công tác kế toán của công ty có nhiều điểm tích cực như vậy, song vẫn còn những mặt tồn tại cần phải khắc phục để hoàn thiện hơn bộ máy tổ chức kế toán, cụ thể như sau:
+ Về toàn bộ cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức của công ty tuy gọn nhẹ nhưng khối lượng công việc kế toán của mỗi nhân viên là tương đối nhiều, dẫn đến gây ra áp lực cho mỗi nhân viên làm cho công tác ghi chép sổ sách sổ kế toán dễ nhầm lẫn.
Về phân bổ chi phí nhiên liệu trong cơ sở sản xuất chưa được rõ ràng, chính xác cho từng đối tượng tính giá thành.
Tất cả các khoản chi phí công cụ, vật liệu, khấu hao tài sản cố định, chi phí sửa chữa máy, .. đều được kế toán hạch toán vào TK 627 làm cho chi phí sản xuất chung thường lớn,....
1.2. Những kiến nghị về tình hình tổ chức, quản lý hạch toán các nghiệp vụ kế toán tại đơn vị: toán tại đơn vị:
Hiện nay Công ty thực hiện xét điểm thưởng đưa vào các chỉ tiêu số lượng, chất lượng và phân loại thao tác, an toàn lao động và chỉ tiêu ngày giờ công đối với công nhân trực tiếp sản xuất , ý thức của người lao động. Qua thực tế áp dụng cho thấy hiệu quả đạt được khá tốt nhưng vẫn còn khó khăn khi phân loại vì khoảng cách giữa các loại rất gần. Do đó em xin đưa ra một ý kiến để thuận lợi cho việc chấm điểm thi đua, phương pháp này gọi là phương pháp bảng điểm - đồ thị theo phương pháp này chỉ tiêu đánh giá thực hiện công việc chia thành:
- Chỉ tiêu số lượng - Chỉ tiêu chất lượng
- Chỉ tiêu thời gian lao động
- Chỉ tiêu y thức chấp hành kỹ thuật
Công ty công bố rộng rãi quy chế điểm để công nhân thực hiện khoanh tròn trên bảng, thuận tiện cho việc tập hợp, đối với việc bình bầu thưởng, khi có nhiều người đạt tiêu chuẩn thì có thể so sánh cặp. Phương pháp so sách cặp là phương pháp so sánh từng người với tất cả những người khác trong tổ cùng đạt một chỉ tiêu nào đó nhưng bị giới hạn về số lượng để chọn ra người xứng đáng. Việc so sánh cặp sẽ tránh được lỗi thiên vị trong bình bầu.
Theo nguyên tắc thận trọng trong kế toán thì khi có các bằng chứng có thể (hoặc chưa chắc chắn) về sự việc có thể phát sinh các khoản lỗ hoặc phí tổn khi giá
cho vật liệu. Công việc lập dự phòng được tiến hành như sau: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho vật liệu được ghi vào cuối niên độ kế toán khi lập báo cáo tài chính. + Việc lập dự phòng giảm giá được tính cho từng thứ vật liệu và được thực hiện thống nhất trong toàn Công ty
+ Vào niên đé kế toán năm N, Công ty tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Căn cứ vào mức dự phòng kế toán ghi:
Nợ TK 632 Có TK 159
+ Cuối niên độ kế toán, năm sau N + 1 Công ty tiến hành hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã trích ở cuối niên độ kế toán trước, kế toán ghi:
Nợ TK 159 Có TK 632
- Đồng thời căn cứ vào tình hình hàng tồn kho, tình hình giá cả trên thị trường và giá gốc để xác định mức dự phòng cho niên độ năm sau, kế toán ghi:
Nợ TK 632 Có TK 159
Khi xuất hàng thì nên lập chứng từ cùng lúc với thực tế phát sinh, để sự quản lý hàng tồn kho không bị nhầm lẫn và sai sót.
Đồng thời công ty cần phải hoàn thiện thêm những yếu tố sau:
− Hoàn thiện về hệ thống chứng từ kế toán: Công ty nên áp dụng đầy đủ các loại chứng từ, đúng mẫu và sử dụng cho đúng đối tượng theo chế độ của chứng từ và chế độ kế toán hiện hành.
+ Để thuận tiện hơn cho việc theo dõi, kiểm tra cho việc ghi chép được khoa học, dễ hiểu thì kế toán tại công ty nên sử dụng: “ Bảng kê trích nộp các khoản trích theo lương” và “ Bảng phân phối tiền lương và BHXH” cùng với bảng hiện có của đơn vị.
− Hoàn thiện về sổ sách kế toán: Qua tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại công ty em thấy “ sổ chi tiết tài khoản” và “ sổ cái tài khoản” có kết cấu như nhau nên công ty cố gắng theo dõi nghiên cứu nhiều hơn.
− Hoàn thiện về công tác đào tạo lao động: Công ty nên thường xuyên tổ chức các đợt tập huấn luyện, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ nhân viên của mình. Nhằm nâng cao chất lượng lao động cho cán bộ nhân viên, tăng năng suất lao động , hiệu quả trong công việc,...
− Hoàn thiện về việc nâng cao hiệu quả sử dụng lao động: Thường xuyên bồi dưỡng, trau rồi những kiến thức mới cho người lao động để cho họ đáp ứng được yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. Đồng thời phải quan tâm,