PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ KHÁCH SẠNBỘ QUỐC PHÒNG
3.2.1. Lợi nhuận và chi phí.
a) Lợi nhuận:
Lợi nhuận hữu hình: Chúng ta xác định những lợi nhuận có thể xác định bằng đơn vị tiền tệ mà hệ thống mang lại.
• Khi chưa có hệ thống quản lý: Khách sạn cần thuê hai nhân viên để làm công việc tổng hợp sổ sách thông tin khách hàng, phòng thuê và thống kê báo cáo doanh thu từng nơi, lương của hai nhân viên này là bốn triệu VND. Các thông tin được ghi lại trong sổ sách, giấy tờ đôi khi thiếu chính xác sẽ mất thời gian để chỉnh sửa, kiểm tra sổ sách. Với mỗi phòng trong bộ phận kinh doanh thì cần ba nhân viên, một nhân viên tiếp tân lương gần hai triệu, một nhân viên thu ngân hai triệu và một nhân viên quản lý sổ sách ba triệu. Việc tính tiền phòng thường bằng thủ công nên dễ gây nhầm lẫn, kho chịu cho khách hàng. Báo cáo doanh
thu theo hàng tháng sẽ làm cho việc định hướng kinh doanh trậm trễ, gây thất thoát lợi nhuận của khách sạn.
• Khi sử dụng hệ thống mới: Cú thể không cần thuê hai nhân viên tổng hợp thông tin, sổ sách, do đó một năm sẽ giảm được 4*12*2= 96 triệu. Giảm chi phí cho vật dụng sổ sách như: máy tính bỏ túi, sổ sách, bút viết,.. ước tính một tháng là 500 nghìn, suy ra một năm là sáu triệu. Mỗi phòng trong bộ phận kinh doanh, chúng ta sẽ giảm đi mỗi phòng thành hai người. Thay vì ba người nay chỉ cần: Một nhân viên tiếp tân, một nhân viên thu ngân, chỉ cần quản lý trong bốn phòng cho nên sẽ giảm đi được tất cả bốn nhân viên và một năm sẽ giảm được 144 triệu. Tổng cộng giảm được tiền lương là 240 triệu. Và với hệ thống mới sẽ giúp gia tăng tốc độ tính tiền, tạo cho khách hàng sự yên tâm và lợi nhuận ước tính một năm là 40 triệu. Thêm vào đó, những thất thoát trong khâu xử lý sổ sách như gian lận, thiếu,.. ước tính một tháng hai triệu, suy ra một năm là 24 triệu. Việc lập báo cáo sẽ được thực hiện hàng tuần, từ đó đưa ra các phương hướng kinh doanh sớm hơn sẽ giảm đi rủi ro về kinh doanh và tăng thêm lợi nhuận từ phương hướng đó, ước tính là năm triệu trong một tháng và 60 triệu trong một năm. Ngoài ra, khách sạn tận dụng lợi điểm của hệ thống mới như dữ liệu lưu trữ chính xác, tính toán nhanh chóng hiệu quả, từ đó xây thêm phòng ốc, tạo thêm nhiều dịch vụ thu hút khách hàng, cho phép khách hàng “dùng trước trả tiền sau”, công việc mà khi chưa có hệ thống mới không làm được và khách sạn có thể mở rộng lĩnh vực kinh doanh ước tính giá trị ban đầu ( năm thứ nhất) như sau:
+ Ba tháng đầu là năm triệu, ba tháng sau là tám triệu, sáu tháng sau lợi nhuận sẽ đều đặn hơn là mười lăm triệu, suy ra năm đầu là hai mươi tám triệu
+ Từ năm thứ ba đến năm thứ năm ước tính là 70 triệu
Sở dĩ lợi nhuận tăng đều đặn là do mới lúc đầu khi đưa ra một loại dịch vụ thêm nào đó, nó ít được biết đến, và thời gian càng lâu khách hàng biết càng nhiều thì kinh doanh sẽ khá hơn. Và trung bình mỗi năm ước tính lợi nhuận là (28+55+70*3)/5= 59 triệu. Mặt khác, lợi nhuận này có thể có nhiều từ nhiều nguồn dịch vụ khác nhau và ước tính theo giá trị trung bình mỗi năm sẽ có thêm một loại mới, suy ra:
Năm thứ 1 1 loại mới 59 triệu Năm thứ 2 2 loại mới 100 triệu Năm thứ 3 3 loại mới 150 triệu Năm thứ 4 4 loại mới 200 triệu Năm thứ 5 5 loại mới 250 triệu
Do vậy, trung bình lợi nhuận tự việc mở rộng kinh ước tính là (59+100+150+200+250)/5= 152 triệu
Bảng tổng hợp lợi nhuận hữu hình
Dự án: hệ thống quản lý khách sạn Bộ Quốc Phòng Thời gian: 1-5 năm
Mô tả Lợi nhuận
(triệu VND)
Độ tin cậy khách hàng 55
Gia tăng định hướng kinh doanh 70
Thất thoát trong xử lý sổ sách 24
Mở rộng kinh doanh 150
Giảm chi phí
Chi phí tiền lương 240
Chí phí vật dụng sổ sách 6
Lợi nhuận vô hình:
Lợi nhuận vô hình của hệ thống quản lý khách sạn Bộ Quốc Phòng Thời gian: 1-5 năm
STT Tên lợi nhuận vô hình
1 Hạn chế được xử lý tính toán sai lệch.
2 Tạo cho khách hàng cảm giác thoải mái khi thanh toán chỉ xảy ra một lần “dùng trước trả tiền sau”.
3 Tạo cho khách sạn một bộ mặt mới mang tính chuyên nghiệp với việc quản lý đã được tự động hóa
4 Nhân viên cần tiếp cận và học hỏi thêm về tin học, sử dụng phần mềm trong công việc.
5 Các báo cáo doanh thu, mật độ thuê phòng, thanh toán hóa đơn đều được tự động hóa và xuất kết quả thật nhanh chóng.
6 Với quy mô kinh doanh ngày càng đi lên do hệ thống mới ra đời sẽ tạo cho nhân viên sự vững chắc nghề nghiệp. Mặt khác, tạo niềm tin, uy tín và độ tin cậy của khách hàng đối với khách sạn.
b) Chi phí:
Tổng hợp chi phí ban đầu
Dự án: hệ thống quản lý khách sạn Bộ Quốc Phòng Thời gian: năm đầu tiên (phát triển hệ thống)
Mô tả Chi phí
(triệu VND)
Chi phí phát triển hệ thống 100
Chi phí mua phần mềm, phần cứng và trang thiết bị 90
Chi phí đào tạo sử dụng hệ thống 10
Chi phí chuyển đổi dữ liệu cũ vào hệ thống 6 Chi phí chuẩn bị địa điểm và môi trường 10
Chi phí thuê nhân viên 150
Tổng cộng 366
Trong đó, phát triển hệ thống phần mềm quản lý khách sạn phải mất năm tháng với chi phí 100 triệu VND. Để hệ thống hoạt động, khách sạn cần trang bị 10 máy tính, gồm năm máy PC đặt tại những nơi giao tiếp với khách hàng
(quầy tiếp tân) để nhập liệu khi khách hàng thuê phòng hoặc sử dụng dịch vụ, mỗi máy năm triệu, năm máy (cấu hình mạnh như máy server) đặt tại các phòng ban, mỗi máy bảy triệu. Thêm vào đó, các máy này phải được kết nối trong mạng cục bộ LAN để truyền số liệu cho nhau và chí phí cho việc mua các thiết bị mạng LAN là 20 triệu, cộng với năm máy in tương ứng với 10 máy tính để in hóa đơn cho khách hàng, giá mỗi máy in là hai triệu và chi phí mua phần mềm Microsoft SQL, bộ Microsoft Visual Studio xem như không đáng kể. Do đó, chi phí tổng cộng cho việc mua phần mềm, phần cứng và thiết bị là 90 triệu. Chi phí đào tạo cho các nhân viên trực tiếp sử dụng phần mềm là 10 triệu. Khi hệ thống mới được sử dụng, chúng ta cần nhập dữ liệu cũ (trước đây được lưu trên sổ sách) vào hệ thống, do đó cần thuê 6 nhân viên tạm thời để hoàn thành nhập liệu vào hệ thống, giá thuê mỗi người một triệu và tất cả cần sáu triệu. Để đặt hệ thống hợp lý, cần sắp xếp phòng ban, vị trí đặt cho mỗi máy cho nên chí phí chuẩn bị môi trường, địa điểm là 10 triệu. Khi khách sạn hình thành hệ thống mạng LAN thì phải thuê nhân viên quản trị mạng, chi phí để thuê một nhân viên quản trị, hai nhân viên kỹ thuật với lương tổng cộng một tháng là 15 triệu, suy ra một năm là 150 triệu.
Tổng hợp chi phí định kỳ
Dự án: hệ thống quản lý khách sạn Bộ Quốc Phòng Thời gian: 1-5 năm
Mô tả Chi phí (triệu VND)
Chi phi nâng cấp, bảo hành phần mềm 30 Chi phí nâng cấp phần cứng và thiết bị 50
Chi phí truyền thông 30
Chi phí phát sinh dung lượng lưu trữ dữ liệu 22 Chi phí lương nhân viên quản trị hệ thống LAN 150
Tổng cộng 282