b) Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin.
2.2.3. Mã hóa dữ liệu, các công cụ để phân tích thiết kế hệ thống thông tin.
thống thông tin, rõ ra là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp đầy đủ các tài liệu sử dụng như: Hướng dẫn sử dụng, thao thác, tài liệu mô tả hệ thống…Các hoạt động chính của giai đoạn này là:
+ Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật. + Thiết kế vật lý trong.
+ Lập trình.
+ Thử nghiệm hệ thống. + Chuẩn bị tài liệu.
• Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác.
Cài đặt và khai thác là công việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện bằng việc triển khai và kế hoạch cài đặt. Để việc chuyển đổi được thực hiện được với ít va chạm nhất cần phải có một kế hoạch chi tiết, tỉ mỉ và được thiết lập một cách cẩn thận nhất. Bao gồm các công đoạn:
+ Lập kế hoạch cài đặt. + Chuyển đổi.
+ Khai thác và bảo trì. + Đánh giá.
2.2.3. Mã hóa dữ liệu, các công cụ để phân tích thiết kế hệ thống thông tin. tin.
Mã hoá dữ liệu
• Khái niệm mã hoá dữ liệu.
Mã hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, xếp lớp các đối tượng cần quản lý, được sử dụng trong bất kỳ một hệ thống thông tin nào, đặc biệt là các hệ thống thông tin quản lý.
• Những lợi ích của mã hoá dữ liệu.
Nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng: Chẳng hạn các tệp tin về khách hàng, mỗi khách hàng đặt phòng được nhận diện chỉ bởi cái tên thì có khả năng nhiều tên trùng hoặc nhiều tên viết không chính xác hàng, cột. Do đó cần phải gán cho mỗi khách hàng đặt phòng một thuộc tính quy định danh, còn gọi là mệnh danh mang tính duy nhất.
Mô tả nhanh chóng các đối tượng: Chẳng hạn một tân khách hàng rất dài, khó nhớ và khó viết vì vậy sẽ làm chậm việc nhập dữ liệu. Nếu được nhập một số ký hiệu đặc biệt, ngắn gọn, rồi truy tìm trong bảng mã hoá để lấy ra tên đầy đủ của khách hàng cùng các thông tin liên quan thì sẽ chính xác hơn rất nhiều.
Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn: Chẳng hạn trong một tập hợp nhóm phòng hạng trung, hạng sang, hay hạng bình thường. Nếu trong mã hoá có bao hàm những ký hiệu khía cạnh phân nhóm trước như vậy thì việc làm việc với chúng sẽ rất nhanh chóng, đễ dàng và thuận tiện.
• Các phương pháp mã hoá cơ bản.
+ Phương pháp mã hố phân cấp: Đây là nguyên tắc tạo một bộ mã rất đơn giản. Phân cấp đối tượng từ trên xuống và mã số được xây dựng từ trái qua phải các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết về sự phân cấp sâu hơn.
Ví dụ: Hai chữ đầu phân loại hạng phòng, số sau phân loại số phòng, và có thể phân cấp sâu hơn như: phòng hạng trung có số phòng 45: TB45.
+ Phương pháp mã liên tiếp: Được tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định, thường là dựng tuần tự các chữ số để gán mã cho đối tượng.
Ưu điểm : Phù hợp cho xử lý tự động.
Nhược điểm : Vỡ gán tuần tự nên không thể chèn thêm mã vào giữa hai mã cũ, không gợi nhớ.
hoá liên tiếp thì ta được mã hoá tổng hợp.
+ Phương pháp mã hoá theo xeri: Phương pháp này chính là sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri. Xeri được coi như một giấy phép theo mã quy định.
+ Phương pháp mã hoá gợi nhớ: Phương pháp này căn cứ vào dặc tính của đối tượng để xây dựng mã. Chẳng hạn dựng việc viết tắt các chữ cái đầu làm mã như mã tiền tệ quốc tế: VNĐ, USD,…
Ưu điểm: Gợi nhớ cao, có thể nới rộng rõ ràng.
Nhược điểm: ít thuận lợi cho tổng hợp và phân tích, dài hơn mã phân cấp và dễ trùng lặp.
+ Phương pháp mã hóa ghép nối: phương pháp này chia mã ra thành nhiều trường, mỗi trường tương ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể có giữa những tập hợp con khách nhau với đối tượng được gán mã.
Ưu điểm: Nhận diện không nhầm lẫn, có khả năng phân tích cao, có nhiều khả năng kiểm tra thuộc tính.
Nhược điểm: Khá cồng kềnh vì phải cần nhiều ký tự, phải chọn những đặc tính ổn định nếu không bộ mã mất ý nghĩa.
Yêu cầu đối với bộ mã:
• Bảo đảm tỉ lệ kén chọn và tỷ lệ sâu sắc bằng một: Chất lượng của một bộ mã được đo lường bằng hai con số có tỷ lệ sau:
Số lượng đối tượng thỏa mãn được lọc ra Tỷ lệ kén chọn =
Tổng số đối tượng được lọc ra
Số lượng đối tượng thỏa mãn lọc ra Tỷ lệ sâu sắc =
• Có tính uyển chuyển và lâu bền: một bộ mã phải được tiên lượng được khả năng thay đổi của đối tượng quản lý để có thể thích ứng với những thay đổi đó. Một bộ mã được xem là có tính chất này khi nó cho phép nối rộng và bổ sung mã mới.
• Tiện lợi khi sử dụng: Bộ mã càng ngắn gọn tốt. Điều đó giúp tiết kiệm bộ nhớ, tiết kiệm thời gian nhập liệu và giảm sai lầm khi sử dụng. Kiểm tra dễ dàng hoặc bằng thủ công hoặc tự động là yêu cầu cần lưu ý.
Khai thác dễ dàng cho những xử lý về sau là những khía cạnh cần xem xét khi xây dựng bộ mã. Bộ mã dãy ký tự xử lý dễ dàng hơn cho các yêu cầu phân nhóm, tổng hợp hơn là bộ mã số. tuy nhiên mã số ngắn gọn hơn, nhập nhanh hơn.
Giải mã dễ dàng tức là bộ mã phải xây dựng sao cho có thể diễn dịch dễ hiểu và rõ ràng.
Cách thức tiến hành mã hóa: Gồm 4 bước sau: • Xác định tập hợp các đối tượng cần mã hóa. • Xác định các xử lý cần thực hiện.
• Lựa chọn giải pháp mã hóa.
+ Xác định trật tự đăng cấp các tiêu chuẩn cần lựa chọn. + Kiểm tra lại những bộ mã hiện hành.
+ Kiểm tra độ ổn định của các thuộc tính.
+ Kiểm tra khả năng thay đổi của các đối tượng.
• Triển khai mó hóa: gồm các công việc như : Lập kế hoạch, xác định đội ngũ và các quy tắc, quy chế xây dựng bộ mã, thông tin đầy đủ về bộ mã cho các đối tượng sử dụng và loại bỏ các bộ mã tạm thời, lỗi thời.
Mã hóa là công việc rất quan trọng để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý. Chúng được manh nha ngay từ khi người thiết kế hệ thống thông tin còn chưa định rõ và ý thức về việc sử dụng chúng. Mã hóa và sử dụng mã xảy
ra trong suốt quá trình thu thập, phân tích, xử lý, thiết kế, cài đặt và khai thác hệ thống thông tin mới.
Các công cụ mô hình hóa hệ thống thông tin. • Sơ đồ chức năng BFD
Hình 2.6: Sơ đồ chức năng BFD
Mục đích của sơ đồ là nêu lên chính xác và cụ thể các chức năng chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ chức năng của hệ thống chỉ ra cho chúng ta biết hệ thống cần phải làm gì chứ không phải chỉ ra là phải làm như thế nào. Sơ đồ BFD được biểu diễn dưới dạng hình cây. Ở mỗi mức, các chức năng cùng mức sắp xếp trên cùng một hàng, cùng một dạng. Mỗi chức năng có một tên duy nhất, tên chức năng phải là một mệnh đề động từ gồm một đồng từ và một bổ ngữ. Tên chức năng cần phản ánh được nội dung công việc thực tế mà tổ chức thực hiện và người sử dụng quen dựng nó.
• Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Diagram)
Sơ đồ luồng thông tin IFD là công cụ để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, xử lý, lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ là chính.
BFD
Mũi tên biểu thị mối quan hệ của
hai mức Mức 1 Mức 0 Biểu thị một nhóm chức năng nhiệm vụ
+ Xử lý:
Thủ công Giao thác người – máy Tin học hóa hoàn toàn
+ Kho dữ liệu:
Thủ công Tin học hóa
+ Dòng thông tin
• Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram)
Sơ đồ luồng dữ liệu dựng để mô tả hệ thống thông tin giống như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên một góc độ trìu tượng hơn rất nhiều.Trên sơ đồ chỉ bao gồm các xử lý, lưu trữ dữ liệu, các luồng dữ liệu, nguồn và đích. Và không hề quan tâm tới đích đến của nó là ở đâu, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý chính. Sơ đồ luồng thông tin chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin “làm gì?” Và “để làm gì?”.
Ký pháp chính dựng cho sơ dồ là DFD: Sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử Tài
dụng 4 ký pháp chính là : Thực thể, kho dữ liệu, tiến trình và dòng dữ liệu. + Nguồn hoặc đích tới: Biểu thị cho nguồn ban đầu xuất phát và đích tới cuối cùng hay tạm thời của nó.
+ Tiến trình xử lý: Là khâu chính xử lý, biến đổi thông tin thu thập về (thông tin đầu vào), tổ chức, sắp xếp hoặc bổ sung vào thông tin mới, thông tin đầu ra lưu vào kho dữ liệu hoặc chuyển tới tiến trình tiếp theo để xử lý.
+ Dòng dữ liệu: Là dòng chu chuyển, chuyển dời thông tin vào hoặc ra
khỏi tiến trình xử lý hay kho dữ liệu. Mỗi dòng dữ liệu bắt buộc phải có một tên xác định trừ dòng xử lý giữa và kho dữ liệu.
+ Kho dữ liệu: Dùng để lưu trữ các thông tin dưới dạng vật lý. Các kho dữ liệu này có thể là các tệp tài liệu, cặp hồ sơ, các tệp thông tin trên đĩa, hoặc các ổ lưu trữ,… Tên người/ Bộ phận nhận tin Tên dữ liệu Tên dòng dữ liệu Tân tiến trình xử lý
• Các mức của DFD (Data Flow Diagram)
Sơ đồ ngữ cảnh: (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà nó mô tả sao cho chỉ một lần là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Với sơ đồ ngữ cảnh thì một hệ thống thông tin phức tạp sẽ dễ nhìn hơn rất nhiều, nó bỏ qua các kho dữ liệu và các xử lý cập nhật.
Phân rã sơ đồ ngữ cảnh: Sơ đồ ngữ cảnh là sơ đồ tổng quan của hệ thống thông tin, nó mô tả hệ thống thông tin chi tiết hơn nhiều so với sơ đồ ngữ cảnh. Nguồn của nó là bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh mà phân rã ra thành các sơ đồ mức 0, 1,… tùy theo mức độ chi tiết do yêu cầu đòi hỏi của hệ thống.
Một số quy ước và quy tắc liên quan tới DFD:
+ Xử lý luôn phải đánh mã số.
+ Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồn giữa xử lý và kho dữ liệu. + Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau tránh sự nhầm lẫn.
+ Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra một luồng duy nhất.
+ Tên cho xử lý phải là một động từ.
+ Xử lý buộc phải thực hiện một số biến đổi dữ liệu, luồng vào phải khác nhau với luồn ra xử lý.
Đối với việc phân rã DFD:
+ Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã. + Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD.
+ Luồng dữ liệu của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó. Luồn ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn.
+ Thông thường một xử lý mà logic của nó được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc thỉ chỉ nên chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp.
xử lý nguyên thủy phải có một mức phích xử lý logic trong từ điển hệ thống.