b) Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin.
2.2.1.Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin.
Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin.
Mục đích cuối cùng của dự án phát triển một hệ thống thông tin là trang bị cho tổ chức những công cụ phát triển tốt nhất và phù hợp nhất. Phát triển một một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt nguồn từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được những chuẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức.
Có nhiều nguyên nhân buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển một một hệ thống thông tin mới. Có thể tóm lược như sau:
• Giải quyết vấn đề quản lý: Những yêu cầu mới của quản lý dẫn tới sự cấp thiết của việc phát triển một dự án hệ thống thông tin mới nhằm nâng cao năng suất và năng lực cạnh tranh, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ,
giảm chi phí sản xuất, cung cấp thụng tin tốt hơn cho những người có nhu cầu, nâng cao năng lực và hiệu quả quản lý, tin học hoá phương pháp và phương thức quản lý của tổ chức hay doanh nghiệp.
• Tận dụng cơ hội mới.
• Áp lực cạnh tranh đối với tổ chức. • Yêu cầu quản lý của cấp trên. • Áp lực của cấp dưới.
Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin.
Mọi phương pháp phát triển các hệ thống thông tin đề phải đảm bảo được sự phù hợp về mặt tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ giới hạn về tài chính và đúng tiến độ thời gian định trước.phải lựa chọn phương pháp phát triển một hệ thống thụng tin phù hợp, không nên theo đuổi quá nhiều phương pháp phát triển cùng lúc. Tuy nhiên không có phương pháp thì sẽ dẫn tới nguy cơ không đạt được mục tiêu định trước. Hệ thống thông tin là một đối tượng rất phức tạp, vận động trong môi trường cũng cần nhiều sự đòi hỏi, yêu cầu. Để làm chủ sự phức tạp đó, các phân tích viên cần tiến hành một cách đầy đủ các bước, nghiên túc và có một phương pháp cụ thể.
Phương pháp là một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một hệ thống thông tin chặt chẽ nhưng cũng phải dễ quản lý, sử dụng hơn.
Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin ở đây dựa vào ba phương phápcơ sở chung là:
• Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình.
Mỗi hệ thống thông tin bao gồm ba mô hình: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong. Chúng cùng mô tả về một đối tượng và được xem xét từ các góc độ khác nhau. Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin được thể hiện cũng dựng tới khái niệm của các mô hình này và do đó cần luôn luôn phân định rõ ràng ba mức của mô hình.
• Nguyên tắc 2 : Chuyển cái chung sang cái riêng.
Nguyên tắc đi từ cái chung tới cái riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá. Để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết.
Tuy nhiên những công cụ đầu tiên dược sử dụng để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành hoá một hệ thống thông tin bằng các khía cạnh chi tiết hơn. Lúc đó nhiệm vụ và công việc sẽ khó khăn hơn.
• Nguyên tắc 3 : Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý thiết kế.
Lúc này nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn khi sử dụng nguyên tắc chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế.