b) Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin.
2.1.3.Tầm quan trọng của một hệ thống thông tin hoạt động tốt.
Sự hiệu quả trong công tác quản lý của một tổ chức, doanh nghiệp phần lớn dựa vào chất lượng thông tin do các hệ thống thụng tin chính thức sản sinh ra (những hệ thống thông tin có tập hợp quy tắc làm việc cú văn bản, quy trình rõ ràng).Dễ thấy rằng từ sự hoạt động kém cỏi của một hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra hậu quả xấu nghiêm trọng. Dễ thấy đó là những quyết định sai lầm.
Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin được đánh giá thông qua chất lượng thông tin mà nó cung cấp. Gồm năm tiêu chẩn sau:
• Độ tin cậy: Thể hiện ở các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thụng tin ít độ tin cậy dĩ nhiên sẽ gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ.
• Tính đầy đủ: Thông tin đầy đủ là thông tin thể hiện bao quát các vấn đề, đáp ứng yêu cầu của nhà quả lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của thực tế.
• Tính thích hợp và dễ hiểu: Thông tin cung cấp phải thích ứng với người nhận, không đa nghĩa và các phần tử thông tin phải được bố trí hợp lý.
• Tính được bảo vệ: Thông tin là nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như vốn và nguyên vật liệu. Thật hiếm có doanh nghiệp nào mà bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận được với vốn và nguyên vật liệu một cách thật đầy đủ. Thông tin cũng phải được bảo vệ như vậy, chỉ người có quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức.
• Tính kịp thời: Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn nhưng vẫn không có ích khi không được gửi tới người sử dụng vào đúng lúc cần thiết. một công đoàn có thể biểu tình nếu tổ chức trả lương chậm hoặc bảo hiểm kém cho nhân viên. Khách sạn có thể mất khách nếu việc thanh toán chậm và lằng nhằng.