1.4.3.1 Khái niệm
Chi phí quản lý doanh nghiệp (CP QLDN) là những chi phí phát sinh từ các hoạt động chung trong toàn doanh nghiệp, gồm các chi phí: lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp; các khoản bảo hiểm; chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho QLDN; tiền thuê đất, thuế môn bài; chi phí dự phòng; dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ…); chi phí bằng tiền khác (tiếp khách, hội nghị khách hàng…).
1.4.3.2 Chứng từ sử dụng
- Bảng phân bổ tiền lương, bảo hiểm xã hội. - Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho.
- Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định (TSCĐ). - Phiếu thu, phiếu chi, Giấy báo nợ, báo có.
- Bảng kê thanh toán tạm ứng và các chứng từ khác có liên quan.
1.4.3.3 Tài khoản sử dụng về kết cấu tài khoản
Tài khoản sử dụng: TK 642 " Chi phí quản lý doanh nghiệp", có 8 tài khoản cấp 2:
TK 6421 : Chi phí nhân viên quản lý. TK 6422 : Chi phí nguyên vật liệu quản lý. TK 6423 : Chi phí đồ dùng văn phòng. TK 6424 : Chi phí khấu hao TSCĐ. TK 6425 : Thuế, phí và lệ phí. TK 6426 : Chi phí dự phòng.
TK 6427 : Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6428 : Chi phí khác bằng tiền.
Kết cấu tài khoản
Bên nợ: Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ, dự phòng trợ cấp mất việc.
Bên có: Các khoản giảm trừ chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ hạch toán. Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
1.4.3.4 Sơ đồ hạch toán: Đối với doanh nghiệp chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ TK 334,338 TK 642 TK 111,112, 331 (1) (9) TK152,153, 155 (2) TK111,331 (3) TK133 (4) TK 139 TK 139 (5) (10) TK 214 TK 911 (6) (11) TK 142, 242, 335 (7) TK 333 (8)
Sơ đồ 1.9: Sơ đồ hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Diễn giải:
(1): Chi phí tiền lương, các khoản trích theo lương phải trả cho công nhân viên bán hàng và cán bộ quản lý doanh nghiệp.
(2): Giá trị xuất dùng nguyên vật liệu công cụ dụng cụ. (3): Vật tư hàng hóa mua, đưa ngay vào sử dụng .
(4): Thuế GTGT đầu vào.
(5): Lập các khoản dự phòng giảm thu khó đòi . (6): Chi phí khấu hao TSCĐ.
(7): Các khoản chi phí trước, phân bổ dần. (9): Các khoản thu giảm phí.
(8): Các khoản thuế, phí phải nộp. (9): Các khoản thu giảm phí.
(10): Hoàn nhập các khoản dự phòng giảm thu khó đòi.
(11): Cuối kỳ kết chuyển chi phí QLDN để tính kết quả kinh doanh kỳ này.