Phiếu xuất thuốc Hóa đơn nhập Phiếu báo lô Phiếu nhập kho
Thuốc
Chủ tịch HĐ kiểm nhập Trưởng khoa dược
Dược sĩ thủ kho Kế toán dược Thống kê dược
Kho thuốc XH-CTQG Kho lẻ cấp
phát nội trú Phiếu xuất thuốc Cán bộ trung tâm y tế huyện thị Cán bộ trạm y tế xã (phường) Ghi số lượng thuốc cấp vào bệnh ánđiều trị Bệnh nhân ngoại trú Đơn thuốc của phòng khám Bệnh nhân BHYT Các khoa lâm sàng,
cận lâm sàng lĩnh thuPhiếu ốc Y tá điều trị Y tá hành chính 3 kiểm tra, 5 đối chiếu. Bệnh nhân nội trú Hình 3.6. Quy trình cấp phát thuốc tại bệnh viện
Sau khi thuốc, vật tư y tế tiêu hao, hóa chất được mua về nhập vào 2 kho. Thống kê dược, thủ kho dược vào sổ gồm: tên thuốc, nồng độ, hàm lượng,
đơn vị, số lượng đơn giá, nơi sản xuất, hạn dùng, số kiểm soát. - Kho số I: Cấp phát thuốc xã hội-CTQG
Kho thuốc xã hội, chương trình Quốc gia cấp cho 14 Trung tâm y tế
huyện thị 1 quý 1 lần từ ngày 1 đến ngày 10 đầu quý hoặc cấp bổ xung theo dự trù. Các trung tâm y tế huyện thị cấp phát thuốc cho các trạm y tế trực thuộc 1 tháng một lần. Trạm y tế cấp phát cho bệnh nhân một tháng một lần vào lịch cốđịnh và cấp vật tư y tế cho các khoa lâm sàng, cận lâm sàng .
- Kho số II: Kho lẻ cấp phát thuốc cho các khoa lâm sàng, cận lâm sàng phục vụ bệnh nhân nội trú và cấp phát cho bệnh nhân BHYT.
Tuy cả 2 kho thuốc của Bệnh viện chưa triển khai ứng dụng công nghệ
thông tin trong quản lý kho thuốc nhưng các kho thuốc của Bệnh viện đã mở thẻ
kho theo dõi nhập - xuất của tất cả các loại thuốc trong kho. Việc mở thẻ kho là rất cần thiết trong quản lý lượng thuốc tồn kho và kiểm kê đối chiếu với sổ sách của thống kê .
Hình 3.7. Thẻ kho thuốc nội trú, BHYT bệnh viện BVSK tâm thần
3.1.2.2. Quy trình cấp phát thuốc nội trú:
Quy trình cấp phát thuốc cho bệnh nhân điều trị nội trú được thực hiện một cách khoa học, chặt chẽ, đúng quy chế sử dụng thuốc. Những thuốc đặc biệt được quản lý một cách chặt chẽ tránh thất thoát, sử dụng thuốc không nhằm mục đích điều trị, tránh sự lạm dụng thuốc.
Trả
thuốc Thủ kho phát thuốc cho nhân viên khoa Dược đưa thuốc tới khoa lâm
sàng (3 kiểm tra, 3 đối chiếu) BS khám bệnh, kê đơn, ghi
hồ sơ bệnh án
Điều dưỡng hành chính tổng hợp y lệnh, viết phiếu
lĩnh vào sổ lĩnh thuốc .
BS trưởng khoa ký duyệt vào phiếu lĩnh thuốc.
Bệnh nhân
Điều dưỡng kỹ thuật chia thuốc, cho bệnh nhân uống
thuốc (5 đúng) Trưởng khoa Dược ký duyệt phiếu lĩnh thuốc
Điều dưỡng hành chính lĩnh thuốc từ nhân viên khoa
Dược thừa,
vỏ thuốc (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Bệnh nhân được Bác sĩ khám bệnh và ghi hồ sơ bệnh án. Y tá hành chính tổng hợp y lệnh, nhập tên thuốc vào sổ cập nhật, ghi thuốc vào phiếu lĩnh thuốc hàng ngày theo đúng quy chế phân ra từng loại phiếu lĩnh thuốc gây nghiện, phiếu lĩnh thuốc hướng tâm thần, phiếu lĩnh thuốc thường, phiếu lĩnh y dụng cụ. Y tá hành chính lấy đủ chữ ký theo quy định. Phiếu lĩnh thuốc được trưởng khoa Dược hoặc người được uỷ quyền duyệt. Giám đốc Bệnh viện duyệt thuốc gây nghiện sau đó đưa đến kho cấp phát.
- Bác sỹ trưởng khoa điều trị hoặc bác sỹ được ủy quyền ký duyệt sổ tiêm, uống và phiếu lĩnh thuốc, riêng các thuốc gây nghiện: Morphin 10mg/ml - ống, thì ban giám đốc hoặc trưởng phòng kế hoạch tổng hợp ký duyệt phiếu lĩnh.
- Dược sỹ trưởng khoa dược hoặc dược sỹ được ủy quyền ký duyệt các phiếu lĩnh căn cứ vào sổ tiêm, uống và ký duyệt vào phiếu lĩnh thuốc hướng tâm thần dạng tiêm, uống như: Seduxen 10mg/2ml - ống, Phenobarbital 100mg/1ml - ống, Seduxen 5mg - viên, Gardenal 100mg - viên.
- Dược sỹ thủ kho cấp phát lẻ: Khi nhận được phiếu lĩnh thuốc đã có
đủ chữ ký của trưởng khoa điều trị, trưởng khoa dược ký vào phiếu lĩnh thuốc, cấp phát thuốc cho nhân viên khoa dược theo phiếu lĩnh: trước khi cấp phát thực hiện 3 kiểm tra, 3 đối chiếu:
*3 kiểm tra: + Thể thức đơn hoặc phiếu lĩnh thuốc, liều dùng, cách dùng
+ Nhãn thuốc + Chất lượng thuốc
*3 đối chiếu: + Tên thuốc ởđơn, phiếu và nhãn
+ Nồng độ, hàm lượng thuốc ởđơn, phiếu với số thuốc sẽ giao + Số lượng, số khoản thuốc ở đơn, phiếu với số thuốc sẽ
- Nhân viên khoa dược bàn giao thuốc cho điều dưỡng hành chính tại khoa lâm sàng theo phiếu lĩnh thuốc. Điều dưỡng hành chính kiểm tra tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, số lượng, chất lượng thuốc bằng cảm quan, hạn sử dụng của thuốc, đối chiếu với phiếu lĩnh thuốc và ký nhận vào sổ
bàn giao thuốc.
- Sáng ngày hôm sau: điều dưỡng hành chính bàn giao thuốc cho
điều dưỡng kỹ thuật để thực hiện theo y lệnh.
- Tại khoa điều trị có lọ đựng thuốc uống sáng, tối cho từng bệnh nhân, lọ có ghi tên, tuổi bệnh nhân ở cả nắp và lọ thuốc.
Bình 36 Tên bệnh nhân Tuổi bệnh nhân Bình 36 Hình 3.9 . Lọ đựng thuốc uống của bệnh nhân
3.1.2.3. Qui trình chuẩn bị thuốc uống cho bệnh nhân nội trú:
- 8 giờ y tá hành chính bàn giao thuốc cho y tá kỹ thuật để thực hiện theo y lệnh.
- 8 giờ 30 phút, 14 giờ 30 phút hàng ngày, điều dưỡng kỹ thuật tra thuốc của từng bệnh nhân vào từng lọ đựng thuốc, số lượng thuốc theo sổ
tiêm uống, khi tra xong đánh dấu vào sổ.
- Trước khi tra thuốc điều dưỡng kỹ thuật phải kiểm tra thuốc (tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, liều dùng một lần, số lần dùng thuốc trong 24 giờ, khoảng cách giữa các lần dùng thuốc, thời điểm dùng thuốc và đường dùng thuốc so với y lệnh, kiểm tra hạn sử dụng, chất lượng của thuốc bằng cảm quan).
- 9 giờ 30 phút: điều dưỡng kỹ thuật cho bệnh nhân uống thuốc. Khi tra thuốc, cho bệnh nhân uống thuốc điều dưỡng kỹ thuật thực hiện 5 đúng: đúng người bệnh, đúng thuốc, đúng liều lượng, đúng đường dùng, đúng thời gian dùng thuốc.
- 20 giờ, điều dưỡng trực cho bệnh nhân uống thuốc tối.
- Với các thuốc phải uống vào giờ khác ngoài 9 giờ 30 phút, 20 giờ
thì điều dưỡng cho bệnh nhân uống theo đúng giờ ghi trong bệnh án.
Quy trình chuẩn bị thuốc uống cho bệnh nhân nội trú được thể hiện ở bảng 3.7
Bảng 3.7. Chuẩn bị thuốc uống cho bệnh nhân nội trú trong ngày TT Thời gian Công việc Người thực hiện Yêu cầu thực hiện Lưu ý 1 8h Bàn giao thuốc Điều dưỡng hành chính bàn giao thuốc cho điều dưỡng kỹ thuật 3 tra 5 đối Ký nhận vào sổ bàn giao 2 8h30 phút Tra thuốc vào lọ cho từng bệnh nhân Điều dưỡng kỹ thuật 3 tra 5 đối Đánh dấu vào sổ khi thực hiện 3 9h30 phút Cho bệnh nhân uống thuốc theo y lệnh Điều dưỡng kỹ thuật 5 đúng Để riêng lọ bệnh nhân đã uống 4 14h30 phút Tra thuốc vào lọ cho từng bệnh nhân Điều dưỡng kỹ thuật 3 tra 5 đối Đánh dấu vào sổ khi thực hiện 5 20h Cho bệnh nhân uống thuốc theo y lệnh Điều dưỡng kỹ thuật 5 đúng Để riêng lọ bệnh nhân đã uống
Thông thường khoa dược cấp phát thuốc theo lịch trình: chiều ngày hôm trước phát thuốc cho ngày hôm sau. Tính chất là bệnh viện chuyên khoa tâm thần không có trực khoa dược 24/24h lên riêng ngày thứ sáu phát thuốc cho ngày thứ 7, chủ nhật và thuốc sáng ngày thứ 2. Nếu thuốc lĩnh hàng ngày không sử dụng hết (bệnh nhân ra viện, cắt thuốc, đổi thuốc…) thì khoa lâm sàng làm phiếu trả thuốc cho khoa dược. Phiếu hoàn lại thuốc phải ghi rõ tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, số lượng, lý do hoàn lại thuốc, tổng số
khoản và phải có đầy đủ chữ ký của trưởng khoa điều trị, trưởng khoa dược, trưởng phòng tài chính kế toán và y tá hành chính.
Khoa điều trị phải có sổ theo dõi phản ứng có hại của thuốc (ADR). Nếu có bệnh nhân khoa điều trị phải làm báo cáo theo mẫu gửi về khoa Dược. Khoa Dược có trách nhiệm gửi báo cáo về trung tâm quốc gia về
thông tin thuốc và theo dõi phản ứng có hại của thuốc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Với thuốc cho bệnh nhân cấp
Thuốc tủ trực
Ngày hôm sau
BS khám bệnh, kê đơn
Điều dưỡng kỹ thuật thực hiện y lệnh
Điều dưỡng hành chính vào phiếu lĩnh thuốc bổ xung lĩnh bù thuốc tủ
trực tại khoa Dược
Hình 3.10 . Quy trình cấp phát thuốc cho bệnh nhân cấp cứu
- Bệnh nhân cấp cứu sẽ được sử dụng thuốc lấy từ tủ trực tại các khoa lâm sàng. Tất cả các thuốc này sẽ được điều dưỡng hành chính vào sổ
cộng thuốc hàng ngày, sau đó tổng hợp vào phiếu lĩnh thuốc. Sau khi lĩnh được thuốc từ khoa dược, điều dưỡng hành chính sẽ bổ sung vào tủ trực để đảm bảo đủ cơ số thuốc.
* Tại bệnh viện:
Với bệnh nhân miễn phí Với bệnh nhân thu phí, bệnh nhân BHYT
Viện phí đóng tiền (nếu có) Y tá phòng khám vào sổ khám Bác sỹ kê đơn Thủ kho Bệnh nhân Y tá phòng khám vào sổ khám Bác sỹ kê Thủ kho Bệnh nhân
Hình 3.11. Quy trình cấp phát thuốc cho bệnh nhân ngoại trú
Các bệnh nhân tâm thần phân liệt, động kinh được cấp phát thuốc miễn phí theo quy định của nhà nước sẽ được lĩnh thuốc theo quy trình. Bác sĩ khám bệnh kê đơn, y tá vào sổ khám bệnh và bệnh nhân tới kho lĩnh thuốc .
Các bệnh nhân khác ngoài bệnh tâm thần phân liệt và động kinh mà có thẻ bảo hiểm y tế, hoặc không có thể BHYT sẽ lĩnh thuốc theo quy trình thu phí. Bác sỹ khám bệnh kê đơn, y tá phòng khám vào sổ khám bệnh, qua viện phí đóng tiền (nếu có) và sang kho lẻ lĩnh thuốc. Ba bộ phận: phòng khám, viện phí, kho lẻ được bố trí sát nhau nên thuận tiện cho việc lĩnh thuốc của bệnh nhân.
* Cấp huyện thị: Đơn cấp thuốc TTYT Trạm Y tế Thủ kho Duyệt phiếu xuất Xuất thuốc
Trưởng khoa Dược
Ban Giám đốc Bệnh viện BVSK tâm thần
Viết phiếu xuất
Báo cáo xuất thuốc tháng trước,
dự trù tháng sau
Trung tâm y tế huyện thị
Khoa Dược- Bệnh viện tâm thần Quảng Ninh
Báo cáo xuất các tháng,
dự trù quý sau.
Trạm y tế
Duyệt số lượng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bệnh
Hình 3.12 . Quy trình cấp phát thuốc ngoại trú trung tâm y tế
+ Tại trạm y tế:
- Y, bác sỹ chuyên trách tâm thần của trạm y tế kê đơn thuốc theo y lệnh của y, bác sỹ chuyên trách tâm thần của Bệnh viện BVSK tâm thần Quảng Ninh.
- Bệnh nhân hoặc người nhà bệnh nhân lĩnh thuốc theo đơn tại bộ
phận cấp phát thuốc của trạm y tế.
- Dược trạm y tế: cập nhật sổ xuất nhập, cuối tháng làm báo cáo xuất tháng trước, dự trù tháng tới và lĩnh thuốc tại trung tâm y tế.
+ Tại trung tâm y tế
- Phụ trách dược của trung tâm y tế duyệt số lượng từng thuốc theo dự trù của trạm y tế.
- Kế toán dược viết phiếu xuất kho. - Ban giám đốc duyệt phiếu xuất. - Kho dược: cấp phát thuốc theo phiếu.
- Thống kê dược của trung tâm y tế: cập nhật sổ xuất nhập, các tháng làm báo cáo xuất thuốc quý trước dự trù thuốc quý sau và đến bệnh viện BVSK tâm thần Quảng Ninh lĩnh thuốc.
+ Tại bệnh viện BVSK tâm thần Quảng Ninh:
- Trưởng khoa dược viết phiếu xuất kho theo dự trù của trung tâm y tế. - Ban giám đốc duyệt phiếu xuất kho.
- Thủ kho thuốc xã hội - CTQG cấp phát thuốc theo phiếu xuất.
- Người lĩnh thuốc phải có giấy giới thiệu của Giám đốc trung tâm y tế giao cho trách nhiệm vận chuyển thuốc hướng tâm thần, chứng minh thư
nhân dân theo quy định của thông tư 11/2010/TT- BYT ngày 29/4/2010 hướng dẫn các hoạt động liên quan đến thuốc hướng tâm thần và tiền chất dùng làm thuốc.
- Phòng chỉ đạo tuyến, khoa dược Bệnh viện BVSK tâm thần Quảng Ninh thường xuyên đi kiểm tra đột xuất các trạm y tế vào ngày khám theo lịch để kiểm tra việc quản lý, cấp phát, sử dụng thuốc.