- Tổ chức mua sẽ xác định và chỉđịnh những đặc điểm kỹ thuật tối ưu của mặt hàng cần mua. Các tổ chức mua hàng sẽ phát triển các quy cách kỹ thuật của mặt hàng. Các bộ phận kỹ thuật sẽ xác định những đặc điểm tối ưu của sản phẩm và chỉ định chúng cho phù hợp với yêu cầu đề ra. Trong bước này người bán hàng cũng có thể hỗ trợ phân tích kỹ thuật và giá trị mà sản phẩm của mình mang lại, qua đó là một công cụ giúp thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm của mình. Với thiết bịđiều hòa không khí trung tâm bước này thường do các công ty tư vấn kỹ thuật, phòng kỹ
thuật hoặc phòng thiết kế sẽ làm việc và đưa ra các tiêu chí, yêu cầu về quy cách, đặc tính kỹ thuật.
2.3.4 Tìm kiếm nhà cung cấp:
- Là giai đoạn các tổ chức sẽ tìm kiếm những nhà cung cấp tốt nhất và phù hợp nhất. Các tổ chức có thể sẽ sưu tập một danh sách các nhà cung cấp phù hợp bằng cách tìm kiếm thông tin qua mạng hoặc thông qua các danh bạ thương mại từđó sàng lọc và lựa chọn các nhà cung cấp tiềm năng thích hợp. Đối với sự phức tạp đặc thù của hệ thống điều hòa không khí nên quá trình tìm kiếm và xác định các nhà cung cấp phù hợp sẽ tốn khá nhiều công sức và thời gian. Trong quá trình này, các nhà cung cấp nếu đã tạo được danh tiếng trên thị trường và cung cấp đầy đủ, chính xác
thông tin để các tổ chức dễ dàng tìm kiếm, liên hệ sẽ dễ dàng được tìm tới và được yêu cầu cung cấp báo giá.
2.3.5 Yêu cầu chào hàng:
- Ở giai đoạn này thì các tổ chức sẽ đề nghị nhà cung cấp đưa ra các đề xuất chào hàng bằng cách gửi các yêu cầu chào hàng trong đó bao gồm đặc tính kỹ thuât yêu cầu và chủng loại cũng như số lượng thiết bị cho các nhà cung cấp để chào hàng. Các đề xuất chào hàng nhà cung cấp phản hồi sẽ là các báo giá, tài liệu kỹ thuật, catalog sản phẩm và các tài liệu liên quan khác. Trong quá trình này sẽ có sự thông tin liên lạc qua lại liên tục giữa tổ chức và nhà cung cấp để có thể hiểu rõ và lựa chọn sản phẩm phù hợp nhất theo yêu cầu đề ra. Để thực hiện tốt công việc này các nhân viên bán hàng cần phải nắm vững kỹ thuật và các kỹ năng bán hàng để tạo thiện cảm và sự tin tưởng của người mua, giúp cho doanh nghiệp mình chiếm ưu thế so với các
đối thủ cạch tranh.
2.3.6 Lựa chọn nhà cung cấp:
- Tiếp theo người mua sẽ xem xét các đề xuất chào hàng và lựa chọn ra một hoặc nhiều nhà cung cấp phù hợp nhất. Các tổ chức thường sẽ có một bảng liệt kê các yếu tố và tiêu chuẩn mong muốn được các nhà cung cấp đáp ứng và trọng số của các yếu tố đó. Các yêu tố và tiêu chuẩn thường là” chất lượng sản phẩm và dịch vụ, giá cả thiết bị, độ tin cậy, thời gian giao hàng, năng lực của doanh nghiệp…Thông qua bảng liệt kê thì danh sách các nhà cung cấp nào đáp ứng tốt nhất sẽđược xác định. Các tổ chức sẽ thương lượng, làm rõ thêm đối với các nhà cung cấp để thống nhất về đặc tính kỹ thuật, giá cả cũng như các điều khoản khác như giao hàng, bảo hành, bảo trì trước khi đưa ra lựa chọn cuối cùng. Sau đó tổ chức sẽ có thể lựa chọn một hay vài nhà cung cấp tùy theo chính sách và mục đích của tổ chức.
2.3.7 Soạn thảo đơn đặt hàng:
- Khi đã chọn được nhà cung cấp tốt nhất người mua sẽ soạn thảo đơn đặt hàng cuối cùng hoặc là soạn thảo các hợp đồng tùy theo yêu cầu của tổ chức. Trong đó bao
gồm việc chốt lại các tiêu chí kỹ thuật, khối lượng thiết bị, thời gian giao hàng, các
điều khoản về thương mại, hàng hóa, bảo hành, bảo trì…
2.3.8 Đánh giá kết quả thực hiện:
- Ở bước này người mua sẽ xem xét lại kết quảđã thực hiện của các nhà cung cấp. Việc này sẽ giúp người mua cân nhắc trong việc mua tiếp, mua lại hoặc thay đổi nhà cung cấp ở các đơn hàng tiếp theo. Ở bước này nhà cung cấp vẫn phải theo sát
để thăm hỏi, xử lý các vấn đề khúc mắc còn tồn đọng. Điều này sẽđem sự hài lòng và lòng trung thành của người mua.
2.4 NHỮNG THÀNH VIÊN THAM GIA VÀO QUÁ TRÌNH MUA HÀNG:
- Trong tổ chức đơn vị ra quyết định mua hàng thường sẽđược gọi là trung tâm mua hàng đó là tất cả các cá nhân và đơn vịđóng vai trò trong quá trình quyết định mua hàng. Theo Philip Kotler và Gary Armstrong (2012) thì: “Nhóm này bao gồm những người sử dụng sản phẩm và dịch vụ, những người có quyền quyết định mua, những người đi mua, và những người kiểm soát thông tin mua”. Raghu Tadepalli (1992) cho rằng trung tâm mua hàng là tất cả những cá nhân và các nhóm người tham gia vào quá trình ra quyết định mua hàng, những người chia sẻ mục tiêu chung và cả
những rủi ro phát sinh từ các quyết định đưa ra.
- Trung tâm mua hàng bao gồm các thành viên của tổ chức tham gia vào quyết
định mua hàng đó là:
+ Người sử dụng: là thành viên của tổ chức những người sẽ sử dụng sản phẩm hay dịch vụđược mua. Thường thì những người sử dụng sẽ là những người đưa ra các đề
xuất mua hàng và định ra các qui cách sản phẩm sẽđược mua.
+ Người ảnh hưởng: Là những người có ảnh hưởng đến quyết định mua bằng việc giúp xác định thông số kỹ thuật, cung cấp thông tin đểđánh giá, lựa chọn các phương án. Nhân viên kỹ thuật thường là những người gây ảnh hưởng đặc biệt quan trọng.
+ Người mua: Là những người trong trung tâm mua hàng của tổ chức chịu trách nhiệm mua hàng. Người mua là những người có thẩm quyền chính thức trong việc
lựa chọn nhà cung cấp và dàn xếp các điều kiện mua bán. Người mua có thể giúp
định hình các chi tiết kỹ thuật của sản phẩm nhưng vai trò chủ yếu là lựa chọn người bán và tiến hành thương lượng.
+ Người quyết định: Là những người có quyền hành để chọn và chấp thuận nhà cung cấp cuối cùng. Theo thông lệ những người này sẽ quyết định hoặc chí ít cũng là người chấp thuận.
+ Người bảo vệ: Là những người chịu trách nhiệm kiểm soát dòng thông tin và đảm bảo thông tin lưu thông tới đúng người hoặc tới đúng bộ phận.
- Anita M. Kennedy (2007) “Các khái niệm cơ bản của trung tâm mua hàng cho thấy rằng nó là một đơn vị tổ chức tạm thời, có thể thay đổi thành phần và chức năng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
đối với các nhu cầu mua sắm khác nhau”. Ta có thể thấy trung tâm mua hàng không phải là một đơn vị cốđịnh và chính thức bên trong tổ chức mua. Nó là tập hợp các vai trò mua hàng do những người khác nhau đảm nhận cho những công việc mua khác nhau. Trong tổ chức, quy mô và thành phần của trung tâm mua sẽ thay đổi theo những loại sản phẩm khác nhau và tình huống mua khác nhau. Đối với một số trường hợp mua theo thường lệ một người có thểđảm nhiệm tất cả các vai trò của trung tâm mua hàng và là người duy nhất có liên quan đến quyết định mua. Hoặc đối với trường hợp mua hàng phức tạp trung tâm mua có thể bao gồm 20 tới 30 người từ các cấp và các phòng ban khác nhau của tổ chức.
2.5 CÁC NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN:
2.5.1 Các tiêu chí quyết định tới mua hàng công nghiệp theo Philipe Malaval
(2001):
- Theo như nghiên cứu Philipe malaval cho rằng các tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp đối với mua hàng công nghiệp sẽ được phân thành 2 nhóm chính đó là: nhóm tiêu chí dựa trên lý trí và nhóm tiêu chí không dựa vào lý trí. Các tiêu chí được phân chia như sau:
Bảng 2.1: Tiêu chí quyết định việc lựa chọn nhà cung cấp của Philipe Malaval
Dựa vào lý trí Không dựa vào lý trí
- Giá cả.
- Điều khoản giao hàng.
- Phù hợp với các tiêu chí đề ra. - Chất lượng.
- Ước lượng chính xác và báo cáo công việc đã làm được.
- Dịch vụ sau bán hàng.
- Sự gần kề của văn phòng của nhà phân phối hoạc nhà cung cấp. - Sự an toàn cho người sử dụng.
-Uy tín và danh tiếng của nhà cung cấp. -Thời gian của mối quan hệ. -Vị trí địa lý của nhà cung cấp. -Vai trò đầu tư của nhà cung cấp đối với địa phương. -Trình độ giáo dục (kỹ sư, đại học….)
Nguồn Philipe Malaval, 2001 Strategy and management of industrial brands. - Ông cũng cho rằng ngoài các tiêu chí trên được người mua hàng sử dụng để đánh giá và so sánh thì các tiêu chí như sản phẩm, dịch vụ, nhà cung cấp cũng sẽđược xem xét rất nhiều và trong một số trường hợp thì mối quan hệ giữa người mua và nhà cung cấp sẽảnh hưởng lớn tới quyết định mua hàng.