Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và các phương tiện, biện pháp để đạt mục tiêu.
Cĩ hai quan điểm khác biệt về lập kế hoạch. Quan điểm thứ nhất cho rằng lập kế hoạch là dự báo càng chính xác càng tốt về tương lai. Quan điểm thứ hai là tạo ra tương lai thơng qua việc thiết lập các mục tiêu sau đĩ xây dựng các cơ sở vững vàng để đạt được những mục tiêu đĩ trong tương lai. Hai quan điểm này về lập kế hoạch đều địi hỏi khả năng khái quát hĩa vấn đề hay nhìn nhận vấn đề ở dạng khái quát, trừu tượng từ một khối lượng thơng tin cĩ thể cĩ tổ chức hay thậm chí hỗn loạn, thiếu tổ chức. Khả năng lập kế hoạch yêu cầu phải tổ chức lại thơng tin đã cĩ hay tạo ra những thơng tin mới, ý tưởng mới để đánh giá sau này.[1,78]
Lập kế hoạch thường được định nghĩa bao gồm các bước sau:
• Xác định mục tiêu cần đạt.
• Xây dựng các phương án để đạt mục tiêu.
• Lên kế hoạch tổ chức và triển khai phương án đã chọn.
Tuy các nội dung cơ bản trên luơn cĩ trong quá trình lập kế hoạch, bản thân các bước cũng là một quá trình và cĩ thể khác biệt đối với những loại kế hoạch khác nhau.
2.3.2. Lập kế hoạch chất lượng:
Như mọi hoạt động lập kế hoạch khác, lập kế hoạch chất lượng cũng nằm trong khuơn khổ của hệ thống các kế hoạch của một cơng ty. Kế hoạch chất lượng là một thành phần của kế hoạch chiến lược của cơng ty cịn gọi là kế hoạch chiến lược về chất lượng và kế hoạch chất lượng cịn ở dạng kế hoạch hoạt động về chất lượng. Hai loại kế hoạch này cĩ liên hệ chặt chẽ theo chung một khuơn khổ của hệ thống các kế hoạch.
Lập kế hoạch chất lượng trong luận văn này chính là lập kế hoạch chiến lược về chất lượng.
Khái niệm: Lập kế hoạch chiến lược về chất lượng là quá trình thiết lập những nhu cầu lâu dài về chất lượng của khách hàng và xác định các chiến lược để đáp ứng nhu cầu đĩ.
Cũng như các kế hoạch chiến lược khác, lập kế hoạch chiến lược về chất lượng là trách nhiệm của thành phần lãnh đạo cao nhất của cơng ty.[1,78]
2.3.2.1. Xác định mục tiêu chất lượng:
Việc mục tiêu chất lượng cĩ thể được xây dựng dựa trên nhiều thơng tin như các báo cáo phân tích mơi trường cho phép đánh giá lợi thế, điểm yếu, cơ hội và nguy cơ của cơng ty. Ngồi ra, các nguồn thơng tin khác cần thiết cho việc xây dựng mục tiêu chất lượng cịn bao gồm:[1,82]
• Phân tích SWOT.
• Phân tích Pareto những dấu hiệu đáng ngại từ bên ngồi,bên trong.
• Đề xuất từ các bộ phận chức năng: quản đốc, trưởng phịng, đốc cơng…
• Đề án từ những gĩp ý, đề nghị của khách hàng.
• Báo cáo nghiên cứu chi phí và nhu cầu của người sử dụng.
• Đĩng gĩp từ những đối tượng bên ngồi cĩ quan hệ mật thiết với cơng ty như khách hàng, nhà cung cấp, cơng luận…
• Báo cáo về các gĩp ý của những nhà làm luật, các phịng thí nghiệm độc lập…
2.3.2.2. Xác định thước đo chất lượng: Thước đo chất lượng là gì?
Thước đo chất lượng (PM) cho biết một đặc điểm hay giá trị quan trọng của một sản phẩm, dịch vụ hay một quá trình tạo ra sản phẩm hay dịch vụ đĩ. Đây là những cơng cụ quan trọng, hỗ trợ người lãnh đạo và quản lý hiểu biết, quản lý và cải thiện cơng tác của một đơn vị. PM cho biết: Quá trình đang tiến triển tốt đến mức nào một khi:
- Quá trình phải đạt được những mục tiêu đã đặt ra ban đầu. - Sản phẩm của quá trình phải thỏa mãn khách hàng.
- Biến động của quá trình phải nằm trong giới hạn kiểm sốt tự nhiên. - Việc cải tiến quá trình là luơn cần thiết.
PM cung cấp thơng tin cần thiết để ra các quyết định sáng suốt cĩ liên quan đến quá trình.
Một thước đo chất lượng hoạt động bao gồm một số và một đơn vị đo. Phần số cho ta thấy cường độ và thứ nguyên thấy đại lượng phải đo.
PM luơn đi đơi với một mục tiêu hay một mục đích nhất định.
PM cĩ thể được trình bày bằng 1 đơn vị đo như giờ, met, giây, số báo cáo, số lỗi, số cán bộ cĩ chứng chỉ Anh ngữ trình độ B, thời gian thiết kế ...
PM cũng cĩ thể cho thấy cả các biến động so với yêu cầu thiết kế.
PM cịn cĩ thể được dùng dưới dạng đa thứ nguyên như các chỉ số của hai hai nhiều hơn các thứ nguyên: km/galon; số tai nạn trogn 1 triệu giờ làm việc, số đơn hàng bị trễ trong 100 lần giao hàng... PM được trình bày ở dạng này luơn cung cấp nhiều thơng tin hơn loại PM đơn thứ nguyên.
Lý tưởng nhất, PM cần phải được thể hiện với thứ nguyên cĩ nghĩa đối với người phải dùng nĩ để ra quyết định.
• Thiết lập các cơ sở cho đo lường và xác định xu hướng biến động.
• Xác định các quá trình cần cải tiến chất lượng.
• Xác định các lợi ích và tổn phí từ việc cải tiến chất lượng của các quá trình.
• So sánh các chỉ tiêu chất lượng với chất lượng thực tế.
• Cung cấp thơng tin cho đánh giá các cá nhân hay các nhĩm cĩ liên quan.
• Cung cấp thơng tin cho việc ra các quyết định.
• Xác định chất lượng hoạt động chung của cơng ty.
Các nguyên tắc áp dụng xây dựng thước đo chất lượng một cách hiệu quả:
• Xác định mục tiêu và cách sử dụng thước đo chất lượng.
• Nhấn mạnh tới các thước đo gắn bĩ với nhu cầu của khách hàng (cả khách hàng bên trong và khách hàng bên ngồi).
• Các thước đo phải hữu ích chứ khơng phải chỉ dễ đo, dễ quan sát. Một khi thước đo định lượng khĩ áp dụng, thước đo thay thế phải ít ra cũng cĩ thể cung cấp một phần thơng tin về đầu ra.
• Bảo đảm việc tham gia của mọi tầng cơng nhân viên trong việc lập kế hoạch và triển khai các thước đo. Các thước đo khơng được sử dụng sẽ chắc chắn bị quên lãng.
• Bảo đảm là việc triển khai các thước đo phải rất sát với các hoạt động mà chúng cĩ ảnh hưởng. Chính thời điểm thực hiện đo lường chất lượng sẽ tạo thuận lợi cho việc chuẩn đốn các vấn đề chất lượng và ra quyết định.
• Bảo đảm thiết lập khơng chỉ những chỉ số chất lượng song hành với đối tượng mà cịn cả những chỉ số thể hiện tiến bộ cũng như thục lùi. Các chỉ số của hiện tại và của quá khứ đều cần thiết nhưng các chỉ số về tiến bộ sẽ giúp nhìn vào tương lai phải tiến tới.
• Xác định trước các kế hoạch thu thập và lưu trữ dữ liệu, phân tích và trình bày các thước đo. Các kế hoạch sẽ khơng hồn chỉnh trừ phi ứng dụng của thước đo được khảo sát chi tiết.
• Đưa ra các biện pháp làm đơn giản hĩa việc thu thập, phân tích và trình bày dữ liệu. Trình bày bằng đồ thị là một trong những biện pháp đơn giản và hữh hiệu.
• Duy trì việc đánh giá định kì tính chính xác, độ tin cậy và tính hữu dụng của các thước đo. Tính hữu hiệu ở đây bao gồm tính liên quan, tính dễ hiểu, mức độ chi tiết và tính cĩ thể diễn dịch dễ dàng.
• Cần phải nhận thức được rằng chỉ cĩ các thước đo thì cũng khơng thể cĩ cải tiến chất lượng sản phẩm cũng như quá trình. Các thước đo phải đi cùng với nguồn lực và huấn luyện cho phép cơng nhân viên đạt được những cải tiến.
Qui trình xác định thước đo chất lượng:
Chất lượng tổng thể là thước đo kết quả của một hệ thống, một quá trình, qui trình hay một cơng tác đi với việc tạo ra một sản phẩm ở đầu ra. Như vậy, hệ thống thước đo chất lượng luơn cĩ cấu trúc cây.
Các bước sau cĩ thể áp dụng để xác định chất lượng tổng thể của một hệ thống, quá trình, qui trình và cơng tác tức hoạt động và thiết lập hệ thống thước đo chất lượng tổng thể 1. Xác định quá trình và chuỗi các hoạt động cần thiết để biến đầu vào thành đầu
ra đồng thời xác định đầu vào và đầu ra tương ứng của các hoạt động liền kề. 2. Xác định khách hàng cuối cùng của sản phẩm ở đầu ra của quá trình và khách
hàng là hoạt động đi sau.
3. Xác định các kết quả đi với đầu ra mà khách hàng mong muốn về:
- Hiệu quả: là các đặc điểm của hệ thống, quá trình và cá nhân chỉ ra mức độ mà sản phẩm ở đầu ra đáp ứng được các yêu cầu cho trước.
- Hiệu suất: là các đặc điểm của hệ thống, quá trình và cá nhân chỉ ra mức độ mà sản phẩm ở đầu ra theo yêu cầu và với mức chi phí tối thiểu.
- Chất lượng: là mức độ mà sản phẩm hay dịch vụ ở đầu ra thỏa mãn các nhu cầu của khách hàng.
- Đúng giờ: là thước đo mức độ mà một đơn vị sản phẩm hay cơng việc được thực hiện đúng yêu cầu và hồn tất đúng thời hạn. Tiêu chí này phải được thiết
lập cho từng sản phẩm cụ thể và thường dựa trên yêu cầu về thời hạn của khách hàng.
- Năng suất: là giá trị tăng thêm mà hệ thống, quá trình và cá nhân đã tạo ra chia cho chi phí cần thiết để tạo ra giá trị tăng thêm này.
- An tồn: là thước đo sức khỏa chung của tồn bộ cơng ty hay tổ chức và của mơi trường làm việc cho cán bộ cơng nhân viên.
- Biến động: là thước đo tính ổn định của các thước đo chất lượng trên. 4. Sàng lọc các thước đo chất lượng quan trọng.
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG
Bất kì một tổ chức sản xuất kinh doanh vì lợi nhuận nào hiện nay cũng thường xác lập cho mình một mục tiêu kinh doanh: tổng doanh thu tăng …%, tỉ suất lợi nhuận/doanh thu…%, tỉ suất lợi nhuận/vốn…%, tăng thu nhập cho cơng nhân viên…%, trong một khoảng thời gian nào đĩ trong tương lai (thường là một năm). Những mục tiêu này thể hiện sự tăng trưởng của doanh nghiệp, cung cấp một cái nhìn tổng quan cho các nhà quản lý, hấp dẫn các nhà đầu tư và thu hút nhân lực cho doanh nghiệp. Thế nhưng, đây chỉ là những chỉ số đo lường sự phát triển của một doanh nghiệp chứ hồn tồn khơng phải là mục tiêu để tồn tại. Để đạt được những mục tiêu trên cần phải đặt ra mục tiêu tồn tại cho doanh nghiệp, mục tiêu đĩ cũng là cơng cụ để đạt được những mục tiêu kinh doanh kể trên. Mục tiêu tồn tại đĩ phải là: thỏa mãn được khách hàng, nhà cung cấp và chính các cán bộ cơng nhân viên của chính doanh nghiệp đĩ. Thỏa mãn khách hàng ở đây là về: giá thành sản phẩm, thời gian giao hàng, chất lượng sản phẩm và biến động trong cả 3 yếu tố trên. Thỏa mãn nhà cung cấp về: những cam kết, hợp đồng cung cấp lâu dài, giá cả hợp lý. Cịn đối với cán bộ cơng nhân viên chính là: chế độ tiền lương, đãi ngộ, thăng tiến một cách ổn định. Nếu đạt được 3 mục tiêu tồn tại trên thì cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã tạo được cho mình một năng lực cạnh tranh bền vững. Xét trong xu thế hiện nay, khi nước ta đã là thành viên chính thức của WTO gần một năm: nhiều cơ hội để các doanh nghiệp trong nước vươn xa do thị trường được mở rộng; nhưng cũng nhiều thách thức và nguy cơ: một phần, do chúng ta sẽ cĩ nhiều đối thủ cạnh tranh mạnh trong sân chơi rộng lớn này, một phần do năng lực cạnh tranh yếu kém của đa số doanh nghiệp Việt; và một yếu tố khơng thể bỏ qua nữa chính là biến động của thị trường do những tác động từ tình hình xã hội, chính trị và những địi hỏi ngày càng khắc khe từ phía khách hàng, sự khan hiếm về nguồn nhân lực cĩ chuyên mơn,…Do đĩ, những mục tiêu tồn tại đặt ra ở trên là hồn tồn phù hợp và cấp bách.
Những mục tiêu tồn tại này khơng dành riêng cho bất kì một ngành nghề hay lĩnh vực kinh tế nào, bất kể sản xuất hay dịch vụ. Ngành dệt – may cũng khơng phải là một ngoại lệ trong tổng thể trên. Như đã trình bày trong phần lý do hình thành đề tài, năm 2007 vừa qua, ngành dệt – may đã chính thức dẫn đầu các ngành nghề cả nước về tỷ trọng hàng xuất khẩu, điều này chứng tỏ tầm quan trọng, qui mơ to lớn mà ngành đĩng gĩp vào sự phát triển của cả nước. Cũng chính vì lý do này mà các doanh nghiệp trong ngành đã và
đang liên tục củng cố nội lực và tăng cường khả năng cạnh tranh nhằm giữ vững thị trường hiện tại và mở rộng thêm thị trường mới.
Trong phạm vi luận văn này, người viết sẽ phân tích các vần đề nêu trên ở một doanh nghiệp cụ thể đĩ là Cơng ty Dệt Kim Đơng Phương – một trong những thành viên lớn, đĩng gĩp một phần khơng nhỏ vào tỷ trọng hàng xuất khẩu của ngành dệt – may. Những vấn đề mà ngành đang gặp phải cũng chính là vấn đề mà Cơng ty đang đối mặt. Sau đây người viết sẽ tiến hành phân tích hiện trạng của Cơng ty.