Danh mục thuốc phân phối của Phòng Quân y - TCKT
Kết quả khảo sát danh mục thuốc và chi phí mua thuốc của Phòng Quân y - Tổng cục Kỹ thuật từ năm 2012 đến năm 2014 được trình bày trong bảng 3.6., 3.7.
Bảng 3.6. Danh mục thuốc PQY theo nhóm tác dụng.
TT Nhóm tác dụng Số chủng loại thuốc
2012 2013 2014
1 Thuốc Gây nghiện và Diazepam tiêm 3 3 3
2 Thuốc Hướng tâm thần. 3 4 4
3 Thuốc tê, mê. 3 3 3
4 Thuốc chống sốc, giải độc 3 3 3
5 Thuốc Tim mạch, Huyết áp. 33 25 37
6 Thuốc Tiết niệu. 8 8 8
7 Thuốc giảm đau, chống viêm, gút. 14 21 21
8 Thuốc tiêu hóa. 26 26 26
9 Thuốc Hô hấp. 9 8 8
10 Thuốc Thần kinh, tâm thần, dị ứng. 14 17 17
12 Thuốc giãn cơ tác dụng trên máu. 2 2 2
13 Dịch tiêm truyền, thay thế máu, điện giải. 12 12 11
14 Huyết thanh. 1 1 1
15 Vitamin và khoáng chất. 23 23 23
16 Thuốc dùng ngoài. 17 17 17
17 Thuốc khác 12 12 9
Tổng 184 186 194
Bảng 3.7. Danh mục thuốc PQY mua từ năm 2012 - 2014
TT Nhóm tác dụng
Số chủng loại thuốc
2012 2013 2014
1 Thuốc tim mạch 5 7 9
2 Thuốc tiêu hóa 3 4 4
3 Thuốc VTM & khóang chất 1 2 2
4 Giảm đau, hạ sốt, chống viêm 3 4 4
5 Thuốc dùng ngoài 2 2 2
Tổng 14 19 21
Nhận xét:
- Số chủng loại thuốc của PQY trong tất cả các năm khá đa dạng và phong phú (các năm đều có trên 180 loại thuốc).
- Số chủng loại thuốc thuộc nhóm tim mạch, huyết áp chiếm số lượng lớn nhất (năm 2012: 38, năm 2013: 29, năm 2014: 46 loại). Với
nguồn kinh phí tự chi PQY đã tập trung cung ứng đảm bảo thuốc theo nhu cầu khám và điều trị dựa trên thực tế mô hình bệnh tật của đơn vị.
- Tỷ lệ số chủng loại thuốc do PQY tự mua tăng theo từng năm (Năm 2012 là 14/184, năm 2013: 19/186, năm 2014: 21/194).
- Có cả các thuốc gây nghiện, hướng tâm thần và tiền chất. Tuy nhiên, số thuốc này chỉ để sử dụng khi tiến hành cấp cứu và dự trữ sẵn sàng chiến đấu (SSCĐ).
Hoạt động tồn trữ, bảo quản thuốc
Để đảm bảo luôn có thuốc đáp ứng cho các đơn vị khi có tình huống bất thường hay có nhu cầu đột xuất thì PQY cũng dự trữ một lượng thuốc nhất định trong kho thuốc của TCKT. Qua nghiên cứu chúng tôi thấy số lượng và chủng loại thuốc tồn trữ tại kho thuốc TCKT được tính toán dựa trên các qui định của BYT, CQY và dự kiến tình hình bệnh dịch trong năm. Thuốc tồn trữ trong kho được bảo quản theo các qui định trên nhãn thuốc. Dù vậy, do kho thuốc không đủ tủ lạnh, tủ mát để bảo quản các thuốc có chế độ đặc biệt nên các thuốc này thường được để tại PQY. Thuốc gây nghiện, hướng thần và tiền chất được bảo quản theo qui chế do BYT ban hành, do thủ kho là DSTH nên theo định kỳ 6 tháng PQY cũng tiến hành lập giấy ủy quyền quản lý thuốc gây nghiện, hướng thần và tiền chất cho thủ kho.
* Sổ sách: Ngoài các sổ sách ghi chép thường xuyên, PQY cũng đã triển khai phần mềm tin học quản lý thuốc. Các thuốc được quản lý với đầu đủ nội dung sau:
-Tên thuốc, nồng độ, hàm lượng. - Nhóm tác dụng dược lý.
- Giá thuốc, nước sản xuất.
Với đầy đủ các nội dung trên, mỗi thuốc sẽ được mã hóa, bất cứ sự thay đổi nào của mã thuốc này phải có sự đồng ý của PQY. Nhờ có các mã của từng thuốc, dược sĩ phụ trách kho sẽ kiểm tra được công việc xuất nhập và tồn kho chính xác, tránh được các sai sót và tên thuốc, hàm lượng.
* Sắp xếp hàng, luân chuyển hàng.
Hình 3.10. Sắp xếp thuốc và hóa chất trong kho thuốc
Nhìn chung khoa thuốc – PQY – TCKT đã tuân thủ các nguyên tắc về sắp xếp thuốc trong kho nhưng do đặc thù của mỗi kho thuốc là khác nhau nên trong quá trình bảo quản kho thuốc – PQY đã có những điều chỉnh linh hoạt. Cụ thể, các kho được sắp xếp như sau:
- Sắp xếp theo thứ tự ABC
- Trong mỗi mục theo thứ tự ABC, tiếp tục sắp xếp theo nguyên tắc FIFO, FEFO.
- Thuốc gây nghiện, hướng thần: Do đây là những thuốc có liên quan chặt chẽ với quy định pháp lý, kho thuốc – PQY chú ý bảo quản theo đúng quy chế. Thuốc gây nghiện và hướng thần đều do DSĐH quản lý, được sắp xếp trong tủ riêng, có phân chia ngăn riêng cho từng loại thuốc và có dãn nhãn để tránh nhầm lẫn.
- Thuốc bảo quản lạnh được sắp xếp trong tủ lạnh và có dán nhãn phía trước mỗi ô thuốc.
* Hoạt động thống kê và kiểm kê thuốc hàng tháng:
Hệ thống kho có các loại sổ sách và phần mềm để theo dõi, quản lý việc cấp phát thuốc và số lượng thuốc xuất nhập, tồn kho. Thuốc sau khi cấp phát, chứng từ được chuyển cho DSĐH thống kê để vào máy. Mỗi bảo quản viên tự theo dõi và cập nhật số lượng thuốc xuất nhập trong ngày trên máy tính và cuối tháng sẽ tổng hợp vào sổ theo dõi. Riêng đối với thuốc gây nghiện, hướng thần DSĐH phụ trách sẽ vào sổ theo dõi số lượng thuốc cấp phát.
Hình 3.11. Phần mềm theo dõi cấp phát thuốc và số lượng thuốc xuất nhập, tồn kho
Thường kỳ vào cuối tháng hoặc khi có yêu cầu đột xuất, khoa Dược tiến hành kiểm kê đối chiếu số lượng thuốc xuất, nhập, tồn kho giữa lý thuyết với thực tế. Quá trình kiểm kê cũng giúp PQY theo dõi số liệu các thuốc cận hạn, thuốc ít được sử dụng để có biện pháp điều chỉnh, tránh lãng phí và tồn đọng thuốc. Căn cứ vào số liệu tồn kho trên sổ sách và số liệu kiểm kê thực tế, thủ kho sẽ tìm nguyên nhân thừa thiếu thuốc. Cuối tháng,
các bảo quản viên sẽ đối chiếu với thống kê dược số liệu nhập, xuất, tồn của tháng đó..
Kiểm tra số lượng tồn trữ trong kho: PQY tiến hành kiểm kê định kỳ hàng tuần và hàng tháng. Thông thường khoa dược dành thời gian 1 ngày để kiểm kê mỗi tháng, trong lúc kiểm kê tạm thời ngừng việc xuất nhập. Do số lượng mặt hàng lớn, nên việc kiểm kê tốn nhiều thời gian và công sức, đặc biệt trong tình trạng hiện nay PQY và kho còn thiếu nhân lực.
* Hàng dữ trữ trong kho
Dự trữ hợp lý sẽ đảm bảo được mức độ an toàn trong phân phối thuốc và hạn chế được những tác động bất lợi do thị trường gây ra. Mặt khác còn đáp ứng kịp thời thuốc cho điều trị khi đột xuất có thiên tai, dịch bệnh, thảm họa xảy ra. Tuy nhiên, dự trữ quá nhiều không những làm tăng chi phí bảo quản, ảnh hưởng đến chất lượng thuốc mà còn gây ứ đọng tiền vốn trong khi nguồn kinh phí của PQY còn hạn hẹp.
Bảng 3.8. Giá trị tiền thuốc tồn kho dự trữ năm 2012 - 2014
Đơn vị tính: 1.000 VNĐ Stt Tồng giá trị sử dụng Giá trị thuốc dự trữ Số tháng thuốc tồn trữ (Tháng) Năm 2012 4.755.000 832.100 2,1 Năm 2013 5.103.000 935.550 2,2 Năm 2014 5.309.000 1.061.800 2,4 Nhận xét:
Số lượng thuốc dự trữ được thể hiện bằng tổng giá trị tiền thuốc tồn kho dự trữ và hàng dữ trữ sẵn sàng chiến đấu theo quy định đặc thù của Quân đội và đã đạt tiêu chuẩn theo khuyến cáo của WHO và theo hướng dẫn của Bộ Y tế về dự trữ thuốc trong kho phải đảm bảo được nhu cầu sử dụng từ 2 - 3 tháng.
* Nhiệt độ, độ ẩm, vệ sinh
Kho thuốc - PQY - TCKT với đầy đủ các trang thiết bị bảo quản đúng theo quy chế chuyên môn, điều kiện của kho thuốc đã đảm bảo về ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, độ thông thoáng nên hạn chế tối đa tình trạnghư hỏng thuốc do thời tiết nóng ẩm, chuột bọ, mất mát và phòng tránh các nguy cơ xảy ra cháy nổ hoạt động. Kho luôn được thường xuyên cập nhật nhiệt độ, độ ẩm. Tuy nhiên lại không có máy hút ẩm để đảm bảo độ ẩm trong kho. Để điều chỉnh độ ẩm trong kho, các bảo quản viên có thể chỉnh máy điều hòa.
Nhiệt độ, độ ẩm trong kho được theo dõi vào 2 thời điểm trong ngày là 7h30 - 8h và 13h30 - 14h. Bất kỳ bảo quản viên nào vào kho có nhiệm vụ phải cập nhật nhiệt độ, độ ẩm vào số theo dõi.
Bảng 3.9. Yêu cầu về nhiệt độ và độ ẩm của kho thuốc
Tên Nhiệt độ Độ ẩm
Tủ mát 8 - 150C Không quá 70 %
Nguyên liệu 15 - 250C Không quá 70 %
Thuốc độc A, B 15 - 250C Không quá 70 %
Kháng sinh, viên, tiêm 15 - 250C Không quá 70 % Dụng cụ, thiết bị y tê Nhiệt độ phòng Không quá 80 % Tinh dầu, dược liệu Nhiệt độ phòng Không quá 80 %
Các kho lưu trữ tuân thủ đầy đủ các quy trình bảo quản và được theo dõi đầy đủ về nhiệt độ, độ ẩm thông qua ghi chép của bảo quản viên khi vào kho. Tuy nhiên, việc theo dõi nhiệt độ, độ ẩm của kho vẫn chưa thực hiện đầy đủ. Mỗi bảo quản viên sẽ quản lý một số đầu thuốc nhất định theo ABC. Vì vậy, các bảo quản viên có thể theo dõi thuốc trong quá trình bảo quản, tránh tình trạng hư hại, mất mát, và có thể lên dự trù thuốc kịp thời
đảm bảo cung ứng thuốc đẩy đủ phục vụ nhu cầu điều trị. Nhìn chung kho đã trang bị đầy đủ, ứng dụng tin học trong quản lý.
Ngoài ra, diện tích các kho không lớn nên việc xây dựng, bố trí các khu vực riêng biệt cho mục đích tiếp nhận, biệt trữ thuốc còn nhiều hạn chế.
* Vệ sinh: Kho thuốc được đảm bảo tốt các điều kiện về vệ sinh và an toàn, vệ sinh nhà kho định kỳ 1 lần/tuần. Tuy nhiên quy trình làm vệ sinh kho và thu gom rác chưa được hệ thống hóa thành văn bản để tiện tuân thủ, theo dõi, kiểm tra, giám sát
Hoạt động cấp phát
Tiếp nhận thuốc
Thuốc do PQY phân phối được tiếp nhận từ Kho 708, 706 của CQY - BQP và do các Công ty cung cấp theo hợp đồng mua sắm. Thuốc được tiếp nhận tại kho thuốc của TCKT, quá trình tiếp nhận như hình
Hình 3.12. Sơ đồ tiếp nhận thuốc của Phòng Quân y năm 2012 - 2014
- Thành lập hội đồng kiểm nhập: Hội đồng kiểm nhập gồm Trưởng phòng Kế hoạch - Chủ tịch hội đồng, trưởng phân kho, trợ lý dược - ủy
Thành lập hội đồng kiểm nhập
Kiểm tra giấy tờ pháp lý
Kiểm nhận thuốc
viên thư ký, nhân viên thống kê dược, Thủ kho thuốc, nhân viên tài chính kho - ủy viên.
- Kiểm tra các giấy tờ pháp lý liên quan: Trước khi tiến hành kiểm nhận thuốc hội đồng kiểm nhập tiến hành kiểm tra các chứng từ pháp lý để đảm bảo thuốc có nguồn gốc rõ ràng và tránh thất thoát thuốc trong quá trình vận chuyển. Các giấy tờ cần kiểm tra gồm: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hóa đơn chứng từ, phiếu kiểm nghiệm,…
- Kiểm nhận thuốc: Hội đồng kiểm nhập tiến hành kiểm tra thực tế trên thuốc với sự chứng kiến của các nhà cung cấp, quá trình kiểm tra gồm:
+ Kiểm tra số lượng, nhãn mác: Thực hiện kiểm tra qui cách đóng gói, nhãn mác, số lô, số kiện. Với mỗi chủng loại thuốc thông thường tiến hành mở ngẫu nhiên một số kiện để kiểm tra thực tế nội dung bên trong, đối chiếu toàn bộ các thông tin trên nhãn kiện thuốc, hộp thuốc, vỉ thuốc với các giấy tờ pháp lý liên quan. Thuốc được chấp nhận khi tất cả các thông tin này đều phải trùng khớp, thống nhất với nhau. Với các thuốc đắt tiền hay thuốc gây nghiện, hướng tâm thần thì ngoài kiểm tra thủ tục pháp lý như thuốc thông thường còn phải tiến hành kiểm tra thực tế thông tin trên từng đơn vị đóng gói nhỏ nhất.
+ Kiểm tra chất lượng thuốc: Các thành viên hội đồng kiểm nhập tiến hành kiểm tra ngẫu nhiên một số thuốc bằng cảm quan đặc biệt các thuốc dễ hư hỏng trong bảo quản, vận chuyển và các thuốc hay bị làm giả. Việc kiểm tra được tiến hành so sánh hình thức cảm quan thực tế với những mô tả trong tiêu chuẩn của thuốc. Nếu nghi ngờ về chất lượng thì hội đồng tiến hành lập biên bản, thông báo ngay cho người có trách nhiệm của nhà cung cấp. Với các thuốc này khi cần thiết có thể lấy mẫu hoặc mời cơ quan kiểm nghiệm đến lấy mẫu tiến hành kiểm nghiệm thuốc theo qui định của BYT.
- Nhập kho: Thuốc sau khi kiểm nhập có đầy đủ thủ tục và không có nghi ngờ về chất lượng thì hội đồng kiểm nhập lập biên bản kiểm nhập và
tiến hành nhập kho. Đầu tiên thuốc được vận chuyển vào trong kho ở khu vực chờ phân loại, sau đó được phân loại và đưa về các giá, kệ bảo quản, cập nhật vào sổ kho vào ngày làm việc tiếp theo. Riêng với các thuốc gây nghiện, hướng tâm thần thì tiến hành nhập kho, cập nhật vào sổ kho và phân loại đưa vào tủ bảo quản ngay sau khi kiểm nhập.
Cấp phát thuốc cho đơn vị
Sau khi tiến hành tiếp nhận thuốc xong thì căn cứ vào kế hoạch công tác năm, vào danh mục phân bổ thuốc đã được phê duyệt thì Phòng Quân y tiến hành cấp phát thuốc cho các đơn vị. Qua khảo sát, nghiên cứu chúng tôi thấy qui trình cấp phát thuốc của PQY - TCKT được thực hiện qua các bước sau:
- Lập kế hoạch cấp phát: Để đảm bảo nhu cầu thuốc cho các đơn vị, hàng năm PQY tiến hành cấp phát thuốc 02 lần thông thường vào tháng 04 và 09, thời gian cụ thể có thể được điều chỉnh cho phù hợp với đặc điểm công tác nhưng không quá 30 ngày. Căn cứ vào tình hình nhiệm vụ thực tế, danh mục thuốc dự trù đã được phê duyệt và lượng thuốc, kinh phí thực tế được CQY bảo đảm Trợ lý dược tiến hành lập dự thảo kế hoạch cấp phát trình trưởng Phòng Quân y. Khi kế hoạch được phê duyệt thì tiến hành sao gửi thông báo đến các đơn vị, kho thuốc.
- Bàn giao thuốc: Do PQY không có các phương tiện vận chuyển lên các đơn vị phải chuẩn bị phương tiện, nhân lực đến kho thuốc của PQY nhận thuốc. Quá trình bàn giao thuốc được thực hiện như sau:
+ Thủ kho: Khi nhận được kế hoạch cấp phát thì tiến hành kiểm kê lượng thuốc thực tế trong kho và chuẩn bị thuốc cấp phát. Trước 01 ngày cấp phát thủ kho tiến hành chuẩn bị thuốc và các phương tiện đóng gói cần thiết đối với những thuốc cần ra lẻ và thực hiện ra lẻ thuốc.
phương tiện vận chuyển đến kho để nhận thuốc.
+ Bàn giao thuốc: Với sự có mặt của Trợ lý dược, thủ kho tiến hành kiểm tra các thủ tục hành chính (Giấy giới thiệu, giấy chứng minh thư, lệnh xuất kho,…) và tiến hành kiểm đếm bàn giao thuốc. Khi cán bộ nhận thuốc kiểm đếm đầy đủ số lượng và chất lượng thuốc (Bằng cảm quan) theo lệnh xuất kho, kế hoạch cấp phát thì thủ kho tiến hành lập biên bản bàn giao thuốc, cập nhật vào sổ kho.
- Tiếp nhận thuốc của các đơn vị: Khi thuốc được vận chuyển đến các đơn vị thì tiến hành kiểm nhập và nhập kho theo qui trình tiếp nhận thuốc tại kho thuốc của PQY.
Theo dõi quá trình phân phối thuốc tại các đơn vị
Để đảm bảo quá trình phân phối thuốc trong TCKT được thực hiện đúng nguyên tắc, đúng đối tượng, đúng bệnh và đủ theo số lượng, thì sau khi cấp phát thuốc và kinh phí tự chi bằng tiền cho các đơn vị, PQY theo định kỳ hàng quí hay bất thường sẽ đến các đơn vị để kiểm tra hoạt động PPT. Thông thường thành phần đến kiểm tra bao gồm Chỉ huy Phòng, Trợ