trong quân đội
Vị trí, chức năng của bộ phận dược - Phòng Quân y
Vị trí, chức năng của bộ phận dược: Bộ phận dược là một bộ phận thuộc sự quản lý điều hành trực tiếp của Trưởng Phòng Quân y, là một tổ chức chuyên môn kỹ thuật về dược, tiếp nhận, tạo nguồn, cấp phát, quản lý, bảo quản thuốc, bông băng, hóa chất và vật tư quân y và triển khai các chế
độ chuyên môn về dược, tham gia lựa chọn Danh mục thuốc, đảm bảo thông tin thuốc, tư vấn về sử dụng thuốc, kiểm tra theo dõi việc sử dụng thuốc an toàn, hiệu quả, hợp lý trong toàn đơn vị, giúp trưởng Phòng Quân y chỉ đạo thực hiện và phát triển công tác dược theo hướng của ngành và yêu cầu trong điều trị.
Nhiệm vụ của bộ phận Dược- Phòng Quân y
- Lập kế hoạch hàng năm về công tác đảm bảo trang bị kỹ thuật y tế cho các đơn vị thuộc Phòng Quân y đảm bảo kế hoạch ngắn hạn, dài hạn theo chỉ đạo của Trưởng Phòng Quân y, của ngành.
- Lập dự trù thuốc, bông băng, hóa chất và vật tư quân y gửi về Cục Quân y.
- Lập kế hoạch phân bổ ngân sách, tạo nguồn, tiếp nhận, cấp phát theo tiêu chuẩn, định mức và hướng dẫn nội dung chi tiêu ngân sách của cơ quan nghiệp vụ cấp trên.
- Thực hiện công tác kiểm tra bảo đảm kỹ thuật, bảo quản, bảo dưỡng và kiểm chuẩn trang thiết bị y tế theo phân cấp. Hướng dẫn và đôn đốc việc chấp hành các tiêu chuẩn, chế độ nghiệp vụ kỹ thuật trang bị trong phạm vi mình quản lý.
- Thực hiện công tác kiểm kê, đăng ký, thống kê theo dõi trang thiết bị y tế thuộc phạm vi mình quản lý. Báo cáo và thanh quyết toán theo qui định.
- Tồn trữ, bảo quản thuốc, bông băng, hóa chất và vật tư quân y, hạn chế làm giảm chất lượng. Dự trữ đủ cơ số SSCĐ, cơ số phòng chống lụt bão thiên tai thảm họa.
- Tham gia quản lý kinh phí thuốc, bông băng, hóa chất và vật tư quân y, thực hiện tiết kiệm đạt hiệu quả cao trong phục vụ người bệnh.
- Hằng năm sơ kết công tác đảm bảo thuốc , bông băng, hóa chất và vật tư quân y, tham gia công tác huấn luyện nghiên cứu khoa học và cải tiến kỹ thuật trang thiết bị y tế.
Tổ chức bộ phận dược - Phòng Quân y
Tổ chức bộ phận dược - Phòng Quân y cần gọn nhẹ, sử dụng và phát huy được khả năng kiến thức của cán bộ theo định hướng chức trách nhiệm vụ. Bộ phận dược - Phòng Quân y thường gồm 2 bộ phận:
- Hành chính, dược chính, phân phối. - Kho.
Qua nghiên cứu tham khảo một số đề tài, luận văn của một số đồng nghiệp, chúng tôi nhận thấy các đề tài, luận văn trước chủ yếu tập trung nghiên cứu hoạt động cung ứng, đánh giá hoạt động cấp phát, tồn trữ và hướng dẫn sử dụng thuốc trong bệnh viện mà chưa đi sâu vào phân tích hoạt động phân phối thuốc tại Phòng Quân y ở các Tổng cục, nơi có nhiều các đầu mối QY cơ sở nhỏ lẻ, tập trung ở vùng sâu vùng xa, vùng đặc biệt khó khăn, nhất là tính chất đặc thù về chức năng nhiệm vụ của các đơn vị như, mô hình bệnh tật khác nhau, trình độ chuyên môn đội ngũ y bác sĩ khác nhau,…
Hướng nghiên cứu mới của đề tài phân tích theo các chỉ tiêu thực hành tốt phân phối - GDP của Cục Quản lý Dược - Bộ Y tế áp dụng vào Phòng Quân y – Tổng cục Kỹ thuật từ đó có thể nhân rộng ra các Tổng cục khác và các Quân khu, Quân đoàn, Quân binh chủng và các đơn vị tương đương.
Chương 2. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1. Đối tượng, địa điểm và thời gian nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động phân phối thuốc tại: + Phòng Quân y - Tổng cục Kỹ thật.
+ Kho thuốc - Phòng Quân y - Tổng cục Kỹ thuật. + Ban Quân y các đơn vị trực thuộc Tổng cục Kỹ thuật. - Địa điểm nghiên cứu:
+ Phòng Quân y – Tổng cục Kỹ thuật
- Thời gian nghiên cứu: từ tháng 1 năm 2012 đến tháng 12 năm 2014.
2.2. Phương pháp nghiên cứu 2.2.1. Thiết kế nghiên cứu 2.2.1. Thiết kế nghiên cứu
Hình 2.1. Sơ đồ tóm tắt nội dung nghiên cứu
Phân tích hoạt động phân phối thuốc tại Phòng Quân y - Tổng cục Kỹ thuật
Khảo sát một số yếu tố nguồn lực phục vụ công tác phân phối thuốc của Phòng Quân
y – TCKT năm 2012 -2014
* Tổ chức bộ máy và cơ cấu nhân lực của PQY-TCKT
* Hệ thống kho tàng và trang thiết bị. * Kinh phí
Phân tích một số hoạt động phân phối thuốc
*Mạng lưới phân phối, * Hoạt động phân phối
- Danh mục hàng phân phối. - Hoạt động tồn trữ bảo quản. - Đảm bảo chất lượng thuốc.
- Hoạt động cấp phát(giao hàng, gửi hàng, vận chuyển)
- Hoạt động quản lý chất lượng + Đảm bảo chất lượng đầu vào + Đảm bảo chất lượng trong bảo quản và cấp phát.
Thuận lợi, khó khăn Thực hiện tốt, tồn tại
Giải pháp khắc phục
Nâng cao hiệu quả phân phối thuốc tại PQY-TCKT
Bảng 2.1. Các biến số nghiên cứu
Stt Nội dung Các biến Cách tính và giải thích
1 Cơ cấu nhân lực phòng quân y - Số lượng cán bộ của PQY + Số lượng BS CK II + Số lượng BS CK I + Số lượng DS ĐH + Số lượng DS TH + Số lượng Y sĩ - Số lượng cán bộ của kho thuốc – PQY
+ Số lượng DS ĐH + Số lượng DS TH Số lượng từng loại cán bộ của PQY % = Tổng số cán bộ của PQY Số lượng từng loại cán bộ của kho thuốc PQY % = Tổng số cán bộ của PQY 2 Hệ thống kho tàng và trang thiết bị
Số lượng các loại trang thiết bị
+ Số lượng điều hòa + Số lượng tủ lạnh + Số lượng giá kệ + Số lượng tủ đựng có khóa
+ Số lượng quạt thông gió
+ Số lượng nhiệt kế, ẩm kế
+ Số lượng máy vi tính
Số lượng từng loại trang thiết bị
% =
Tổng số trang thiết bị
3 Kinh phí + Giá trị tiền dưới dạng hiện vật
+ Giá trị tiền dưới dạng tự chi
Số lượng từng loại kinh phí % =
4 Hoạt động phân phối thuốc
- Số lượng danh mục thuốc phân phối - Số lượng danh mục thuốc tự mua
- Số lượng thuốc gửi TTKNNC dược Quân đội kiểm tra chất lượng khi kiểm nhập
- Số lượng thuốc gửi TTKNNC dược Quân đội kiểm tra chất lượng trong quá trình bảo quản và cấp phát ∑ DMT phân phối = ∑17 nhóm tác dụng ∑ DMT tự mua =∑ 05 nhóm tác dụng ∑= Đạt + không đạt ∑= Đạt + không đạt
2.2.2. Phương pháp thu thập số liệu:
- Các tài liệu có sẵn:
+ Nghị định 123/2003/ ND - CP của Chính phủ Quy định về tiêu chuẩn vật chất Hậu cần với Quân nhân tại ngũ.
+ Nghị định 65/2009/NĐ - CP ngày 31/7/2009 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều Nghị định 123/2003/NĐ - CP, Thông tư liên tịch 195/2010/TTLT/BQP-BTC-BKH&ĐT ngày 23/11/2010 hướng dẫn thực hiện tiêu chuẩn vật chất hậu cần đối với quân nhân tại ngũ và theo khả năng ngân sách.
+ Dự trù thuốc của các năm 2012, 2013 và 2014 của Phòng Quân y và của các đơn vị trực thuộc.
+ Biên bản kiểm kê hàng năm (ngày 01/7 và 01/01).
+ Báo cáo kết quả công tác quân y hàng năm của các đơn vị, Phòng Quân y và Cục Quân y.
+ Danh sách các đơn vị được hưởng chế độ 30a của Chính phủ.
2.3. Phương pháp xử lý kết quả nghiên cứu
Chương 3. KẾT QUẢ
3.1. Phân tích một số yếu tố nguồn nhân lực phục vụ cho hoạt động phân phối của Phòng Quân y – TCKT năm 2012 – 2014
3.1.1. Khảo sát mô hình tổ chức, cơ cấu nhân lực của Phòng Quân y – TCKT
Mô hình tổ chức
Tùy theo từng Quân khu, Quân đoàn, Tổng cục, Binh chủng... mà PQY có tổ chức phù hợp với tính chất, đặc điểm hoạt động của đơn vị. PQY - TCKT có mô hình tổ chức theo hình 3.1.
Hình 3.1. Sơ đồ tổ chức Phòng Quân y
Như vậy, PQY – TCKT, có cơ cấu tổ chức bao gồm toàn bộ các lĩnh vực y tế theo mô hình y tế cộng đồng. Các cán bộ được phân công thực hiện các mặt công tác theo chuyên ngành lĩnh vực cụ thể. Qua khảo sát chúng tôi thấy, lĩnh vực công tác của các cán bộ được qui định cụ thể chức trách nhiệm vụ cho từng CB trong PQY, cụ thể:
* Trưởng phòng Quân y: Chỉ huy điều hành, tổ chức thực hiện nhiệm
Chỉ huy Phòng Bộ phận Dân số-gia đình và trẻ em Bộ phận điều trị Bộ phận Dược Bộ phận vệ sinh phòng dịch Bộ phận Kho Bộ phận Nghiệp vụ dược
Chỉ đạo, quản lý và tổ chức thực hiện các nội dung nhiệm vụ công tác quân y bao gồm: Công tác vệ sinh phòng dịch. Công tác điều trị dự phòng, Công tác DS, GĐ&TE, Phòng chống lây nhiễm HIV/AIDS. Công tác dược trang bị và công tác huấn luyện xây dựng ngành. Chỉ đạo quân y các đơn vị phối hợp với y tế địa phương nơi đóng quân triển khai các nội dung có liên quan đến công tác chăm sóc, bảo vệ sức khỏe bộ đội và nhân dân.
* Phó trưởng Phòng: Phó trưởng phòng quân y là bác sỹ CKI là người giúp trưởng phòng quân y quản lý điều hành các hoạt động của phòng quân y. Thay thế trưởng phòng khi trưởng phòng vắng mặt.
* Bộ phận vệ sinh phòng dịch: Nắm vững tình hình VSPD trong Tổng cục để giúp trưởng phòng quân y đặt kế hoạch và chỉ huy đôn đốc các mặt công tác VSPD thích hợp với nhiệm vụ và hoàn cảnh của từng đơn vị thời bình cũng như thời chiến.
* Bộ phận Dân số, gia đình và trẻ em: Nắm vững tình hình công tác dân số, gia đình và trẻ em của các đơn vị Tổng cục Kỹ thuật. Tham mưu cho trưởng phòng quân y quản lý và điều phối hoạt động công tác DS, GĐ & TE.
* Bộ phận điều trị: Nắm vững tình hình công tác điều trị của các đơn vị thuộc Tổng cục Kỹ thuật. Tham mưu cho trưởng phòng quân y các mặt công tác điều trị, cứu chữa thương bệnh binh để đảm bảo sức khỏe cho bộ đội. Hàng năm xây dựng kế hoạch cụ thể về công tác chuyên môn, tổ chức thực hiện, định kỳ đánh giá kết quả và báo cáo lên cấp trên.
* Bộ phận dược:
- Bộ phận nghiệp vụ dược: Nắm vững tình hình công tác dược của các đơn vị Tổng cục Kỹ thuật. Tham mưu cho trưởng phòng quân y quản lý và điều phối hoạt động công tác dược trong TCKT.
- Bộ phận kho: thực hiện bảo quản tồn trữ thuốc trong kho, tổ chức tiếp nhận và cấp phát thuốc cho các đơn vị theo kế hoạch.
Cơ cấu nhân lực * Tại Phòng Quân y
Do Phòng quân y có nhiệm vụ chỉ đạo các công tác điều trị, dự phòng và đảm bảo thuốc, vật tư y tế,… trong toàn TCKT. Nên Phòng quân y cũng phải có các cán bộ chuyên môn nghiệp vụ phù hợp thực hiện các nhiệm vụ này. Kết quả khảo sát nhân lực tại Phòng quân y được trình bày trong bảng 3.1. và hình 3.2.
Bảng 3.1. Nhân lực của PQY năm 2012 - 2014
STT Cán bộ 2012 2013 2014 Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % 1 Bác sỹ CKII 0 0 0 2 Bác sỹ CKI 5 62,5 5 62,5 5 62,5 3 Dược sỹ ĐH 1 12,5 1 12,5 1 12,5 4 Dược sỹ TH 1 12,5 1 12,5 1 12,5 5 Y sỹ 1 12,5 1 12,5 1 12,5 Tổng 8 100 8 100 8 100
0 0 0 5 5 5 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 1 2 3 4 5 6 2012 2013 2014 Năm S ố l ư ợ n g BS CK II BS CK I DSĐH DSTH YS
Hình 3.2. Biểu đồ cơ cấu nhân lực của PQY năm 2012 - 2014
Nhận xét
Trong 3 năm từ năm 2012 -2014, quân số nhân lực của PQY – TCKT không có sự thay đổi trong đó tỷ lệ cán bộ có trình độ đại học chiếm 75%, tỷ lệ cán bộ có tỷ lệ trung học chiếm 25 %. Tuy nhiên theo TT 08 - 2007 /TTLT - BYT - BNV [11] thì tỷ lệ nhân lực như tỷ lệ DSĐH/BS : 1/8 và tỷ lệ DSĐH/DSTH : 1/2 - 1/2,5. Do đó nhân lực của PQY cũng như các đơn vị tuyến dưới còn thiếu rất nhiều.
* Tại kho và bộ phận cấp phát thuốc của Phòng Quân Y
Kho thuốc trực thuộc Phòng Quân y - Tổng cục Kỹ Thuật có nhiệm vụ tồn trữ và bảo quản thuốc, vật tư trang thiết bị y tế. Kết quả khảo sát nhân lực tại kho thuốc của PQY - TCKT được trình bày trong bảng 3.2. và hình 3.3.
Bảng 3.2. Nhân lực kho thuốc của Phòng Quân y năm 2012 – 2014 STT Cán bộ 2012 2013 2014 Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % 1 Dược sỹ đại học 1 33,3 1 33,3 1 33,3 2 Trung học dược 2 66,7 2 66,7 2 66,7 Tổng 3 100,0 3 100,0 3 100,0 33.3 33.3 33.3 66.7 66.7 66.7 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 2012 2013 2014 % Năm DSTH DSĐH
Hình 3.3. Biểu đồ cơ cấu nhân lực kho thuốc của PQY năm 2012 – 2014
Nhận xét: Tại kho thuốc của PQY có hai dược sỹ trung học thực hiện
mọi công tác bảo quản cấp phát thuốc. Một năm tổ chức cấp phát làm hai lần sáu tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm. Ngoài ra theo nhiệm vụ đột
vậy, so với các quân khu, quân đoàn, quân binh chủng thì số lượng cán bộ tại kho thuốc của PQY – TCKT là ít hơn rất nhiều [9], đồng thời với số lượng cán bộ, nhân viên như vậy thì rất khó khăn cho kho thuốc khi thực hiện cấp phát với số lượng lớn. Tuy nhiên, qua nghiên cứu chúng tôi thấy khi thực hiện cấp phát thuốc với số lượng lớn thì có sự phối hợp bổ xung tăng cường cán bộ từ PQY đến để thực hiện cùng cấp phát. Đặc biệt việc cấp phát thuốc gây nghiện, hướng tâm thần và tiền chất luôn có sự giám sát và tham gia của Trợ lý dược của Phòng Quân y (Trợ lý dược trực tiếp theo dõi chỉ đạo cấp phát)
3.1.2. Trang thiết bị phục vụ hoạt động phân phối thuốc của PQY
Tại Phòng Quân y
Qua khảo sát chúng tôi thấy tại PQY-TCKT được trang bị 01 máy vi tính dùng để quản lý theo dõi xuất nhập thuốc của kho quân y và tình hình sử dụng, nhu cầu thuốc của các đơn vị. Và ở PQY cũng được trang bị 01 tủ lạnh dùng để bảo quản thuốc và vacxin yêu cầu phải bảo quản lạnh (Nhiệt độ từ 0oC đến 8oC).
Hình 3.4. Phần mềm quản lý xuất nhập của kho thuốc
Hệ thống kho thuốc
Kho thuốc của PQY-TCKT chỉ bao gồm một nhà kho không ngăn tách cứng thành các khu vực bảo quản thuốc. Kho được xây dựng trong
khu vực riêng biệt, thoáng mát, có diện tích khoảng 150 m2, thể tích kho khoảng 450 m3, nhà cấp II…theo hình 3.5. và hình 3.6.
Hình 3.5 Sơ đồ kho thuốc tiêu chuẩn
Hình 3.6 Sơ đồ kho thuốc PQY
Nhận xét: So với tiêu chuẩn GDP, kho thuốc PQY – TCKT còn có
những hạn chế sau:
- Bố trí sắp xếp khi vực chưa đạt tiêu chuẩn thuận tiện.
- Chỉ có một cửa ra vào phục vụ cấp phát hạn chế việc quan sát, không thuận tiện cho việc giao nhận hàng.
Trang thiết bị
Kho thuốc phòng quân y được trang bị tương đối đầy đủ các thiết bị