Tình hình tổ chức của công ty

3.1.2.1. Cơ cấu chung

Bộ máy tổ chức của Công ty là yếu tố quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của Công ty. Muốn bộ máy hoạt động có hiệu quả cao thì việc tổ chức các nhân tố cấu thành bộ máy ấy phải được coi trọng. Cũng nhằm mục đích hoạt động hiệu quả cao và xuất phát từ đặc thù kinh doanh của Công ty nên bộ máy quản lý được tổ chức theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty

(Nguồn: Phòng nhân sự Công ty)

Cơ cấu tổ chức của Công ty bao gồm đứng đầu là Ban giám đốc, dưới là các phòng ban chịu sự quản lý trực tiếp của Ban giám đốc, các phòng ban có mối quan hệ bình đẳng và ngang cấp với nhau trong Công ty, cung cấp thông tin, phối hợp và tham gia thực hiện các nhiệm vụ của Ban giám đốc giao cho. Cụ thể như sau:

• Giám đốc: Là người lãnh đạo cao nhất và quyết định mọi vấn đề của công ty. • Phòng kế toán: Tham mưu phương hướng, biện pháp, quy chế quản lý tài chính, thực hiện các quyết định tài chính của Ban giám đốc Công ty và tổ chức thực hiện công tác kế toán sao cho hiệu quả, tiết kiệm, tránh lãng phí, đúng qui chế, chế độ theo quy định hiện hành.

• Phòng nhân sự: Thực hiện công tác tuyển dụng và quản lý nhân sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược của Công ty.

• Phòng kinh doanh: Tìm kiếm khách hàng và phát triển thị trường trong lĩnh vực dược phẩm và thực phẩm chức năng. Tham mưu cho Giám đốc kế hoạch kinh doanh và thực hiện các công việc liên quan đến kinh doanh.

• Văn phòng: Tham mưu cho Ban giám đốc Công ty thực hiện chức năng quản lý: hành chính, văn thư, lưu trữ, quản trị, tổng hợp và thông tin.

3.1.2.2. Cơ cấu phòng kế toán

. Bộ máy kế toán của công ty là một tập hợp các cán bộ, nhân viên, kế toán cùng Ban Giám Đốc

Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng Kế hoạch Văn phòng Phòng nhân sự

các phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán, thông tin được trang bị để thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, phân tích và cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của công ty, để phục vụ công tác quản lý của công ty. Công ty hiện đang tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung gồm kế toán trưởng và 7 kế toán viên hoạt động dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng.

Sơ đồ 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty:

(Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính)

Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ kiểm tra đối chiếu

Giới thiệu sơ lược các bộ phận kế toán trong bộ máy kế toán

- Kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp): Là người trực tiếp chỉ đạo bộ máy kế toán, cũng như việc tổ chức công tác kế toán, thống kê của công ty theo yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý, không ngừng cải tiến việc tổ chức bộ máy và công tác kế toán của công ty. Tổ chức việc ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về số liệu kế toán cung cấp.

-Kế toán tiền mặt, TGNH: Theo dõi các khoản phải thu, phải chi tiền mặt và theo dõi việc thanh toán với Ngân hàng ở các tài khoản tiền mặt.

- Kế toán vật tư, TSCĐ: Tổ chức việc ghi chép, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua vận chuyển, bảo quản và tình hình nhập xuất, tồn kho của vật tư hàng hoá, tình hình sử dụng vật tư hàng hoá cho quá trình sản xuất cả về chủng loại, giá cả và thời hạn nhằm

Sinh viên: Lê Thị Huyền – MSSV: 11018963 Trang 43

Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp Kế toán tiền mặt, TGNH Kế toán vật tư và TSCĐ Kế toán tiền lương Kế toán bán hàng Kế toán công nợ Thủ quỹ

đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ, đúng chủng loại vật tư cho quá trình sản xuất. Đối với TSCĐ, phải ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu một cách chính xác, đầy đủ kịp thời về số lượng, hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng, giảm và di chuyển TSCĐ trong toàn công ty.

- Kế toán tiền lương và thanh toán, công nợ phải trả : Phải tiến hành tổ chức hạch toán đúng thời gian, số lượng, chất lượng, tính toán và thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản liên quan khác cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. Tính toán phân bổ hợp lý, chính xác chi phí tiền lương, tiền công và các khoản trích BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn cho các đối tượng sử dụng có liên quan, nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho việc phân tích tình hình sử dụng lao động, tình hình quản lý và tiêu thụ quỹ lương cũng như việc lập báo cáo tài chính.

Ngoài ra bộ phận kế toán này còn có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép, phản ánh chính xác, đầy đủ kịp thời các khoản công nợ phải trả và tình hình thanh toán của công ty, nhằm thực hiện tốt kỷ luật thanh toán, chế độ quản lý tài chính của công ty.

- Kế toán bán hàng và công nợ phải thu: Phản ánh, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng của công ty về chủng loại, số lượng, chất lượng, giá cả và thời hạn thanh toán. Tính toán và phân bổ chính xác các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, giá vốn của hàng xuất bán, các khoản thuế phải nộp cho nhà nước, xác định doanh thu và kết quả bán hàng, kiểm tra tình hình thực hiện các dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, cũng như kế hoạch doanh thu và kết quả kinh doanh của toàn công ty. Đồng thời tiến hành theo dõi, phản ánh và ghi chép chính xác, đầy đủ, kịp thời các khoản công nợ phải thu, tình hình thu hồi công nợ, cũng như khả năng thu hồi các khoản nợ của công ty. Trên cơ sở đó có đề xuất kiến nghị những phương pháp hoàn thiện hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý, tiết kiệm chi phí và nâng cao lợi nhuận.

- Thủ quỹ : Là bộ phận chịu trách nhiệm về quỹ tiền bạc của công ty, hàng ngày phải phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số liệu và tình hình biến động của quỹ tiền mặt thông qua các phiếu thu, phiếu chi và tình hình nhập, xuất quỹ

3.1.3. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty.

- Công ty TNHH KD Dược Thiên Thành hạch toán theo hình thức Nhật kí chung. - Công ty áp dụng niên độ kế toán theo năm ( Năm dương lịch từ 01/01 đến 31/12).

-Chế độ kế toán : thực hiện chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính và các thông tư hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán của bộ tài chính.

Đơn vị tiền tệ sử dụng: công ty thực hiện ghi sổ và lập báo cáo tài chính bằng đồng Việt Nam.Việc đổi các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ sang đồng Việt Nam được thực hiện theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 10 “Ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá”.

- Kỳ kế toán theo năm.

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG

Chú thích: Ghi hằng ngày

Ghi cuối kỳ

Đối chiếu kiểm tra

3.1.4 Phương pháp kế toán hàng tồn kho

Sinh viên: Lê Thị Huyền – MSSV: 11018963 Trang 45

Chứng từ gốc Sổ quỹ Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối TK

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

- Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Giá thực tế

- Phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ: Bình quân gia quyền - Phương pháp hách toán hàng tồn kho: Kê khai thương xuyên.

3.1.5. Phương pháp nộp thuế giá trị gia tăng- Theo phương pháp khấu trừ - Theo phương pháp khấu trừ

Theo phương pháp này, số thuế GTGT phải nộp trong kỳ được xác định như sau:

Số thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào Trong đó: Thuế GTGT đầu ra = Doanh số hàng bán chưa tính thuế x

Thuế suất thuế GTGT (5%, 10%)

Thuế GTGT đầu vào được xác định trên các hoá đơn mua hàng.

3.2. Thực tế về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH KD Dược Thiên Thành. ty TNHH KD Dược Thiên Thành.

3.2.1. Đặc điểm bán hàng tại công ty TNHH KD Dược Thiên Thành3.2.1.1. Phương thức bán hàng 3.2.1.1. Phương thức bán hàng

Trong hoạt động tiêu thụ hàng hoá ở công ty thì ngoài việc tìm kiếm được khách hàng còn phải chọn được phương thức bán hàng hợp lí. Công ty TNHH KD Dược Thiên Thành đã sử dụng 2 phương thức bán hàng chr yếu là :

Phương thức bán hàng trực tiếp : bao gồm bán buôn và bán lẻ

Phương thức bán hàng đại lý, ký gửi: Một số đại lý của công ty như nhà thuốc Minh Anh, Công ty TNHH dược phẩm Phát Lộc .. và nhiều đại lý khác.

3.2.1.2. Phương thức thanh toán.

Công ty áp dụng 2 hình thức thanh toán là thanh toán ngay ( tiền mặt và chuyển khoản) : áp dụng với hình thức bán buôn và bán lẻ, và bán đại lý ,kí gửi và thanh toán chậm trả (mua chịu) :áp dụng với hình thức bán buôn và bán đại lý ,kí gửi...

3.2.2. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH KD Dược Thiên Thành. TNHH KD Dược Thiên Thành.

3.2.2. 1.Kế toán Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Là toàn bộ số tiền mà công ty thu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như bán sản phẩm, hàng hoá cho khách hàng bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán ( nếu có) như : thuốc chữa bệnh và thực phẩm chức năng

 Chứng từ sử dụng:

- Hóa đơn giá trị gia tăng, biên bản giao nhận hàng hóa - Phiếu xuất kho

- Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu , giấy báo có … - Các chứng từ liên quan khác

 Tài khoản sử dụng

- TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ • Tài khoản 5111 : Doanh thu bán hàng hóa

• Tài khoản 5112 : Doanh thu bán các thành phẩm • Tài khoản 5113 : Doanh thu cung cấp dịch vụ • Tài khoản 5114: Doanh thu trợ cấp,trợ giá • Tài khoản 5117: Doanh thu kinh doanh BĐSĐT • Tài khoản 5118: Doanh thu khác

- TK 521 – Chiết khấu thương mại - TK531 – Hàng bán bị trả lại

 Quy trình bán hàng

Khách hàng đủa đơn đặt hàng, phòng kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng,xét duyệt nếu được thì lập lệnh bán hàng (gồm 3 liên).

Bộ phận bán hàng nhận được lệnh bán hàng thì kiểm tra hàng tồn kho, nếu đủ hàng để bán thì quyết định bán.Bộ phận bán hàng lập phiếu xuất kho(gồm 2 liên).

Sau đó bộ phận bán hàng tiến hành xuất kho và giao hàng cho khách hàng. Và đông thời lập phiếu giao hàng (gồm 3 liên)

Phòng kế toán sau khi nhân được lệnh bán hàng do phòng kinh doanh chuyển sang, cung với phiếu xuất kho và phiếu giao hàng do bộ phận bán hàng chuyển sang kế toán lập hóa đơn GTGT (gồm 3 liên). Đồng thời kế toán xử lý hình thức thanh toán của khách hàng, nếu chấp thuận bán chịu thì kế toán sẽ ghi sổ công nợ và lưu lại để theo dõi công nợ.nếu khách hàng thanh toán ngay thì kế toán sê lập phiếu thu (3 liên) sau đó sẽ chuyển cả phiếu thu sang cho thũ quỹ.

Thủ quỹ sau khi nhận được hóa đơn GTGT và phiếu thu gồm 3 liên do kế toán chuyển sang,thủ quỹ tiến hành xem xét và bắt đầu thu tiền.Sau khi phiếu thu được duyệt xong, có đầy đủ chữ ký ký hợp lệ gửi các phiếu thu như sau: liên 1 đua cho phòng kế toán, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 giữu lại lưu.

Kế toán dựa vào phiếu thu ghi sổ và lưu.

Lưu đồ 3.1: Doanh thu bán hàng

Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau:

Nghiệp vụ 1: Ngày 18/03/2014, bán thực phẩm chức năng Magie B6 cho Công ty Cổ Phần Dược Phẩm Hà Tây với giá bán chưa thuế là 50.000.000 đồng, số lượng 1000 hộp thuế GTGT 10%, hóa đơn GTGT số 0007017. Khách hàng đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng

- Nợ TK 1121: 55.000.000

Có TK 5111: 50.000.000 Có TK 33311: 5.000.000

GBC 2579095544_Phụ lục 01 PXK 45_Phụ lục 01

Nghiệp vụ 2:Ngày 14/06/2014 công ty bán cho công ty Cổ Phần Dược Phẩm Nhân Hòa Thành Đạt 1000 hộp thực phẩm chức năng Magie B , giá bán chưa thuế GTGT 10% là54.000 đồng/1 hộp, hóa đơn thuế GTGT số 0007917. Khách hàng chưa thanh toán. Theo hợp đồng khách hàng được hưởng chiết khấu thương mại là 0.6% trên giá bán chưa thuế. Giá xuất kho là 20.000 đồng/hộp

 Nợ TK 1311_NHTĐ: 59.400.000 Có TK 5111: 54.000.000 Có TK 3331: 5. 400.000  Nợ TK 521: 324.000 Nợ TK 3331: 32.400 Có TK 1311_MN2585: 356.400

 Chứng từ: Hóa đơn thuế GTGT số 0007917_Phụ lục 01 Phiếu xuất kho số 98_Phụ lục 01

Bảng đối chiếu công nợ(MN2585)_Phụ lục 01

Nghiệp vụ 3:Ngày 25/06/2014, công ty bán 500 hộp thực phẩm chức năng Magie B6 cho công ty Cổ Phần dược vật tư y tế Nghệ An, giá bán chưa thuế GTGT 10% là 55.000đồng/hộp, khách hàng đã trả bằng tiền gửi ngân hàng. Giá xuất kho là 45.000đông/1 hộp . Do lô hàng có 150 hộp không đúng chủng loại nên ngày 27/06/2014 khách hàng đã trả lại số hàng này. Doanh nghiệp đã nhập kho số hàng trả lại và trả lại tiền mặt cho khách hàng. Hóa đơn thuế GTGT số 0000494, chi phí trong quá trình vận chuyển hàng doanh nghiệp chịu là 500.000 đồng đã trả bằng tiền mặt.

 Nợ TK 112 : 27.500.000 Có TK5111: 25.000.000 Có TK 3331: 2.500.000  Nợ TK 531: 7.500.000 Nợ TK 3331: 750.000 Có TK 1111: 8.250.000  Nợ TK 641: 500.000 Có TK 1111: 500.000

 Nợ TK 1561 MGB6: 6.750.000

Có TK 1111: 6.750.000

 Chứng từ: Hóa đơn thuế GTGT số 0000494_Phụ lục 01 Phiếu chi số 0125_Phụ lục 01

Phiếu chi số 0126_Phụ lục 01 Phiếu Nhập kho số 78_Phụ lục 01

Nghiệp vụ 4 : Ngày 31/12/2014, Kết chuyển doanh thu thuần về tài khoản xác định kết quả hoạt đông kinh doanh.

- Nợ TK 5111: 33.971.368.701

Có TK 911:33.971.368.701

Chứng từ: PKT 130_Phụ lục 01

 Ghi sổ kế toán

Sơ đồ quy trình kế toán doanh thu bán hàng và cung cáp dịch vụ

Chứng từ gốc :hợp đồng, giấy báo nợ. giấy báo có… Sổ nhật kí chung Sổ cái TK 511,521,531

Đơn vị: Công ty TNHH KD Dược Thiên Thành

Địa chỉ: Số 42, Phố Thọ Lão, Phường Đông Mác, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Mẫu số S10-DN

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG

Tên sản phẩm (hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tư): Thực phẩm chức năng Magie B6 Năm:2014….. Quyến số:…02……. ĐVT: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng

Doanh thu Các khoản tính trừ

Số hiệu thángNgày lượngSố Đơn giá Thành tiền Thuế (521.531.532)Khác

A B C D E 2 3 4 5

… … … …

18/03

HĐ

0007017 18/03

Bán thực phẩm chức năng magie B6 cho

công ty cổ phần Dược Phẩm Hà Tây 1121 1.000 50.000 50.000.000 5.000.000

14/06

HĐ

0007917 14/06

Bán thực phẩm chức năng magie B6 cho Công ty Dược phẩm Nhân Hòa Thành

Đạt 131 1.000 54.000 54.000.000 5.400.000 324.000 25/06

HĐ

0000494 25/06

Bán thực phẩm chức năng magie B6 cho

công ty cổ phần dược vật tư y tế Nghệ An 1121 500 50.000 25.000.000 2.500.000 6.750.000

31/12 31/12

Kết chuyển doanh thu thuần về TK xác

định kết quả kinh doanh 911 33.971.368.701

Cộng số phát sinh x x 78.546.214

- Doanh thu thuần 255.235.156

- Lãi gộp x X x

- Sổ này có …01…..trang, đánh số từ trang 01 đến trang01….. - Ngày mở sổ:01/01/2014

Ngày 31 tháng 12 năm 2014