4.2.24.2.24.2.2 KKKKếếếế totototoáánáánn ccccán ááácccc khokhokhokhoảảnảảnnn trtrtrtrííííchch theochchtheotheotheo llllươươươươngngngng
4.2.2.1
4.2.2.14.2.2.14.2.2.1 ChChChChứứứứngngngng ttttừừừừ,,,, ssssổổổổ ssssááááchchchch kkkkếếếế totoátotoááánnnn vvvvàà hààhhhệệệệ ththththốốốngốngngng ttttààààiiii khokhokhokhoảảảảnnnn ssssửửửử ddddụụụụngngngng
- Mẫu số C70a-HD: Danh sách thanh toán chế độ ốm đau, thai sản. - Mẫu số 10-LĐTL: Bảng kê trích các khoản theo lương.
- Mẫu C65-HD: Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH. - Mẫu số S03b-DN: Sổ Cái .
- Mẫu số S03a-DN: Sổ Nhật ký chung. �Hệ thống tài khoản sử dụng:
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp lớn theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006, cụ thể là các tài khoản thường sử dụng như:
- Tài khoản 334: Phải trả người lao động. - Tài khoản 338: Phải trả, phải nộp khác + Tài khoản 3382: Kinh phí công đoàn. + Tài khoản 3383: Bảo hiểm xã hội. + Tài khoản 3384: Bảo hiểm y tế.
- Tài khoản 112: Tiền gởi ngân hàng.
4.2.2.2
4.2.2.24.2.2.2 Lu4.2.2.2LuLuLuâââânnnn chuychuychuychuyểểểểnn chnnchchchứứứứngngngng ttttừừừừ
Từ Bảng kê trích nộp các khoản trích theo lương đã lập từ trước, kế toán nhập vào máy, sau đó máy sẽ tự động in ra 2 liên Giấy đề nghị nộp BHXH; 2 liên Giấy đề nghị nộp BHYT, BHTN; 2 liên Báo cáo trích KPCĐ; 2 liên Danh sách lao động hưởng chế độ ốm đau, thai sản; song song đó máy tính sẽ tự động chuyển dữ liệu liên quan đến Giấy đề nghị nộp BHXH và Giấy đề nghị nộp BHYT, BHTN cho cơ quan BHXH. Tất cả chứng từ sau khi được in ra sẽ được chuyển sang cho Tổng giám đốc xem xét và ký duyệt.
Sau khi được Tổng giám đốc ký duyệt, liên 1 của Giấy đề nghị nộp BHYT, BHTN; liên 1 của Giấy đề nghị nộp BHXH; liên 1 của Danh sách lao động ốm đau, thai sản sẽ được chuyển ngược lại cho Kế toán tiền lương. Còn liên 2 của Giấy đề nghị nộp BHYT, BHTN và liên 2 của Giấy đề nghị nộp BHXH sẽ được chuyển đến ngân hàng để sau đó kế toán lập Ủy nhiệm chi tiến hành chuyển tiền cho cơ quan bảo hiểm. Riêng liên 2 của Danh sách lao động ốm đau, thai sản sẽ được nộp cho cơ quan bảo hiểm. Cả liên 1 và liên 2 Báo cáo trích KPCĐ sẽ được chuyển sang cho Công đoàn của công ty.
Công đoàn của công ty sau khi nhận được 2 liên Báo cáo trích KPCĐ sẽ xem xét và ký duyệt. Sau khi ký duyệt, Công đoàn sẽ lưu lại liên 1 và nộp cho Liên đoàn lao động liên 2 Báo cáo trích KPCĐ đã ký duyệt.
Đối với kế toán tiền lương, sau khi nhận được liên 1 của Giấy đề nghị nộp BHYT, BHTN; liên 1 của Giấy đề nghị nộp BHXH; liên 1 của Danh sách lao động ốm đau, thai sản từ Tổng giám đốc sau khi đã ký duyệt sẽ tiến hành lưu lại tại Phòng tài chính kế toán.
Qua lưu đồ luân chuyển chứng từ của các khoản trích theo lương cho thấy quy trình trích và nộp BHXH của công ty khá chặt chẽ, gọn nhẹ. Từ Bảng kê trích nộp các khoản trích theo lương, kế toán chỉ việc nhập vào máy sẽ tự động in ra chứng từ giúp cho việc lập chứng từ ở giai đoạn này gọn nhẹ và ít sai sót. Các chứng từ của quy trình như Giấy đề nghị nộp BHYT, BHTN; Giấy đề nghị nộp BHXH; Báo cáo trích KPCĐ; Danh sách lao động thanh toán chế độ ốm đau, thai sản luôn được lập thành 2 liên, các bộ phận liên quan đều có đầy đủ chữ ký, luôn được lưu lại một liên ở bộ phận đã ký duyệt giúp dễ dàng trong việc phân chia trách nhiệm khi xảy ra sai sót. Sau khi nhập dữ liệu vào máy tính, dữ liệu sẽ được chuyển đến cho cơ quan BHXH giúp cho công ty tiết kiệm được chi phí đi lại và còn nhanh và ít sai sót.
K K K
Kếếếế totototoáááánnn tintititiềềềềnnnn llllươươngươươngngng TTTTổổổổngngngng gigigigiáááámmmm đốđốđốđốcccc CCCCôôngôôngngng đđđđooàooààànnnn
Bắt đầu
Bảng kê trích nộp các khoản trích theo lương
Nhập vào máy
CSDL
In giấy đề nghị nộp BHXH, nộp BHYT và BHTN và chuyển dữ liệu này cho cơ quan BHXH, báo cáo trích KPCĐ, in danh sách lao động chế độ ốm đau, thai sản CSDL Báo cáo trích KPCĐ Báo cáo trích KPCĐ Giấy đề nghị nộp BHYT, BHTN Giấy đề nghị nộp BHYT, BHTN Giấy đề nghị nộp BHXH Giấy đề nghị nộp BHXH Danh sách lao động ốm đau Danh sách lao động ốm đau 1 2 1 2 1 2 1 2 Báo cáo trích KPCĐ Báo cáo trích KPCĐ Giấy đề nghị nộp BHYT, BHTN Giấy đề nghị nộp BHYT, BHTN Giấy đề nghị nộp BHXH Giấy đề nghị nộp BHXH Danh sách lao động ốm đau Danh sách lao động ốm đau 1 2 1 2 1 2 1 2 Xem xét và ký duyệt Báo cáo trích KPCĐ Báo cáo trích KPCĐ Giấy đề nghị nộp BHYT, BHTN Giấy đề nghị nộp BHYT, BHTN Giấy đề nghị nộp BHXH Giấy đề nghị nộp BHXH Danh sách lao động ốm đau Danh sách lao động ốm đau 1 2 1 2 1 2 1 2 Báo cáo trích KPCĐ Báo cáo trích KPCĐ 1 2 Xem xét và ký duyệt Báo cáo trích KPCĐ Báo cáo trích KPCĐ đã ký duyệt 2 1 D Công đoàn cấp trên Cơ quan bảo hiểm A Ngân hàng A Giấy đề nghị nộp BHYT, BHTN 1 Giấy đề nghị nộp BHXH 1 Danh sách lao động ốm đau 1 D
Nhưng bên cạnh đó quy trình vẫn còn tồn tại một số vấn đề, sau khi máy in ra tất cả chứng từ cần thiết thì được chuyển lên Tổng giám đốc ký duyệt, do có rất nhiều chứng từ nên rất dễ gây thất lạc và nhầm lẫn trong quá trình kiểm tra và ký duyệt.
4.2.2.3
4.2.2.34.2.2.34.2.2.3 HHHHạạạạchchchch totototoáááánnnn mmmmộộtttt ssssốộộ ốốố nghinghinghinghiệệệệpppp vvvvụụ phụụphphpháááátttt sinhsinhsinhsinh
Bảng 4.5Bảng tổng hợp nghiệp vụ các khoản trích theo lương quý 2 năm 2014 ĐVT: đồng Ng Ng Ng Ngààààyyyy th th th
tháááángngngng NộNNNộộộiiii dungdungdungdung PhPhPhPháááátttt sinhsinhsinhsinh GhiGhiGhiGhi chchchchúúúú
13/04 13/04 15/04 24/04 28/04 03/05 10/05 10/05 13/05 25/05 27/05 30/05 10/06 10/06 11/06 26/06 28/06 30/06
Trích các khoản trích theo chi phí tháng 3 Trích các khoản trích theo lương tháng 3 BHXH tháng 3 phải trả người lao động Nộp BHXH tháng 3
Cơ quan BHXH trả tiền BHXH chênh lệch Trả tiền BHXH cho người lao động Trích các khoản trích theo chi phí tháng 4 Trích các khoản trích theo lương tháng 4 BHXH tháng 4 phải trả người lao động Nộp BHXH tháng 4
Cơ quan BHXH trả tiền BHXH chênh lệch Trả tiền BHXH cho người lao động Trích các khoản trích theo chi phí tháng 5 Trích các khoản trích theo lương tháng 5 BHXH tháng 5 phải trả người lao động Nộp BHXH tháng 5
Cơ quan BHXH trả tiền BHXH chênh lệch Trả tiền BHXH cho người lao động
2.884.324.608 1.261.892.016 515.972.065 3.905.856.240 395.791.873 515.972.065 3.108.677.915 1.360.046.588 679.113.896 4.209.668.010 549.585.650 679.113.896 3.405.207.735 1.375.180.047 364.885.290 4.370.778.913 86.245.950 364.885.290
Nguồn: Phòng tài chính kế toán
Nghi
NghiNghiNghiệệệệpppp vvvvụụụụ 1:1:1:1:
Mỗi ngày, ở các Phòng, Ban sẽ cử 1 cán bộ nhân viên được phân công có nhiệm vụ chấm công cho Phòng, Ban của mình. Cuối ngày 29 tháng 04 năm 2014, nhân viên chấm công ở các Phòng, Ban hoàn thành Bảng chấm công và đọc cho nhân viên mình nghe xem có khớp đúng với thực tế không.
Ngày 04 tháng 05 năm 2014, Kế toán in Bảng chấm công thành 2 bảng và chuyển lên Tổng giám đốc kiểm tra ký duyệt. Cũng trong ngày 04 tháng 05 năm 2014, sau khi đã ký duyệt Tổng giám đốc sẽ chuyển trả lại 1 Bảng chấm công cho các Phòng, Ban, bảng còn lại được chuyển đến cho kế toán tiền lương.
Ngày 05 tháng 05 năm 2014, Kế toán tiền lương dựa vào Bảng chấm công nhận được tiến hành tính lương và lập Bảng tổng hợp tiền lương. Ngày 06 tháng 05, Kế toán dựa vào Bảng tổng hợp tiền lương lập 2 liên Bảng thanh toán tiền lương. Ngày 08 tháng 05 năm 2014, Kế toán dựa vào Bảng tổng hợp tiền lương tính các khoản trích theo lương phải khấu trừ và lập thành Bảng kê các khoản trích theo chi phí (phụ lục 8). Cũng trong ngày 08 tháng 05 năm 2014, Kế toán chuyển Bảng kê các khoản trích theo chi phí cho Kế toán trưởng và Tổng giám đốc ký duyệt.
Ngày 10 tháng 05 năm 2014, Kế toán dựa vào Bảng kê trích nộp các khoản trích theo chi phí và Bảng thanh toán tiền lương để nhập vào Sổ Nhật ký chung (phụ lục 15) các khoản khấu trừ vào chi phí và các khoản trích theo lương, sau đó phần mềm sẽ tự cập nhật vào các Sổ Cái tài khoản 3382 (phụ lục 18), Sổ Cái tài khoản 3383 (phụ lục 19), Sổ Cái tài khoản 3384 (phụ lục 20), Sổ Cái tài khoản 3389 (phụ lục 21).
Nghi
NghiNghiNghiệệệệpppp vvvvụụụụ 2:2:2:2:
Mỗi ngày, ở các Phòng, Ban sẽ cử 1 cán bộ nhân viên được phân công có nhiệm vụ chấm công cho Phòng, Ban của mình. Ngày 29 tháng 4 năm 2014, nhân viên chấm công hoàn thành Bảng chấm công.
Ngày 04 tháng 05 năm 2014, Bảng chấm công được ký duyệt đầy đủ và chuyển đến Kế toán tiền lương. Ngày 05 tháng 05 năm 2014, Kế toán tiền lương dựa vào Bảng chấm công nhận được tiến hành tính lương và lập Bảng tổng hợp tiền lương. Ngày 06 tháng 05, Kế toán dựa vào Bảng tổng hợp tiền lương lập Bảng thanh toán tiền lương. Ngày 08 tháng 05 năm 2014, Kế toán dựa vào Bảng tổng hợp tiền lương tính các khoản trích theo lương phải khấu trừ và lập thành Bảng kê trích nộp các khoản theo lương (phụ lục 9).
Ngày 12 tháng 05 năm 2014, Từ Bảng kê trích nộp các khoản trích theo lương đã được lập, Kế toán tiền lương tiến hành nhập vào máy, sau đó máy sẽ tự động in ra 2 liên Giấy đề nghị nộp BHXH; 2 liên Giấy đề nghị nộp BHYT, BHTN; 2 liên Báo cáo trích KPCĐ; song song đó máy tính sẽ tự động chuyển dữ liệu liên quan là Giấy đề nghị nộp BHXH và Giấy đề nghị nộp BHYT, BHTN cho cơ quan BHXH.
Ngày 19 tháng 05 năm 2014, tất cả chứng từ sau khi được in ra sẽ được chuyển sang cho Tổng giám đốc xem xét và ký duyệt, sau đó liên 1 của Giấy đề nghị nộp BHYT, BHTN; liên 1 của Giấy đề nghị nộp BHXH sẽ được chuyển ngược lại cho Kế toán tiền lương để lưu lại. Còn liên 2 của Giấy đề nghị nộp BHYT, BHTN và liên 2 của Giấy đề nghị nộp BHXH sẽ được chuyển đến ngân hàng. Đối với liên 1 và liên 2 của Báo cáo trích KPCĐ sẽ được chuyển sang cho Công đoàn của công ty.
Ngày 22 tháng 05 năm 2014, sau khi xem xét và ký duyệt 2 Báo cáo trích KPCĐ, Công đoàn sẽ lưu lại liên 1 và nộp liên 2 cho Công đoàn cấp trên.
Ngày 26 tháng 05 năm 2014, Kế toán tiền lương đến ngân hàng để lập Ủy nhiệm chi tiến hành chuyển tiền nộp cho cơ quan bảo hiểm theo giấy đề nghị đã gởi trước đó. Ngày 28 tháng 05 năm 2014, công ty nhận được Thông báo kết quả đóng BHXH, BHTN, BHXH (phụ lục 10) từ Cơ quan BHXH Tỉnh Hậu Giang. Ngày 26 tháng 06 năm 2014, công ty nhận được Giấy báo nợ (phụ lục 11) của ngân hàng Vietinbank về số tiền nộp bảo hiểm. Kế toán căn cứ vào Giấy báo nợ nhận được tiến hành nhập vào Sổ Nhật ký chung (phụ lục 15) và Sổ Cái tài khoản 3382 (phụ lục 18), Sổ Cái tài khoản 3383 (phụ lục 19), Sổ Cái tài khoản 3384 (phụ lục 20), Sổ Cái tài khoản 3389 (phụ lục 21).
Nghi
NghiNghiNghiệệệệpppp vvvvụụụụ 3:3:3:3:
Ngày 22 tháng 11 năm 2013, công nhân nữ Nguyễn Thị Hồng Thắm nộp đơn xin nghỉ thai sản trước khi sinh em bé. Đến ngày 30 tháng 11 năm 2013, kế toán lập 3 bản hồ sơ điều chỉnh giảm lao động theo mẫu D02-TS chuyển lên cho Tổng giám đốc ký duyệt. Ngày 03 tháng 12 năm 2013, kế toán nộp Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT báo giảm lao động cho cơ quan bảo hiểm xin giảm toàn bộ 32,5% trong thời gian nghỉ thai sản của công nhân. Đến ngày 17 tháng 12 năm 2013, đúng giấy hẹn Kế toán đến cơ quan bảo hiểm nhận về 1 bản Danh sách lao động tham gia BHXH đã được duyệt, sau đó lưu lại tại doanh nghiệp.
Ngày 03 tháng 04 năm 2014, công nhân Nguyễn Thị Hồng Thắm nộp bản sao Giấy khai sinh của con chị yêu cầu được thanh toán BHXH. Ngày 29 tháng 04 năm 2014, Kế toán lập 2 bản Danh sách người lao động đề nghị hưởng chế độ thai sản theo mẫu số C67a-HD chuyển sang cho Kế toán trưởng xem xét, ký duyệt, sau đó tiếp tục nộp lên cho Tổng giám đốc kiểm tra và ký duyệt.
Ngày 08 tháng 06 năm 2014 sau khi ký duyệt đầy đủ, kế toán nộp Danh sách người lao động đề nghị hưởng chế độ thai sản nộp kèm với bản sao giấy khai sinh lên cơ quan BHXH. Đến ngày 09 tháng 06 năm 2014, công ty nhận
được hồ sơ duyệt chi bảo hiểm cho người lao động được cơ quan BHXH giải quyết.
Ngày 11 tháng 06 năm 2014, Kế toán tiền lương dựa vào Danh sách lao động đề nghị hưởng chế độ thai sản (phụ lục 12) đã được duyệt tiến hành nhập vào Sổ Nhật ký chung (phụ lục 15) số tiền bảo hiểm phải trả cho người lao động, sau đó máy tính sẽ cập nhật vào Sổ Cái các tài khoản liên quan.
Nghi
NghiNghiNghiệệệệpppp vvvvụụụụ 4:4:4:4:
Trước khi nộp BHXH, công ty được trích giữ lại 2% để trả bảo hiểm cho người lao động, số tiền được trích lại của tháng 5 là 278.639.340 đồng. Do số tiền BHXH phải trả cho người lao động tháng 06 đến 364.885.290 đồng lớn hơn 2% BHXH công ty đã giữ lại nên ngày 27 tháng 06 năm 2014 công ty nhận được Giấy báo có (phụ lục 13) của ngân hàng về số tiền BHXH mà cơ quan bảo hiểm đã chi thêm cho công ty về số tiền BHXH chênh lệch. Ngày 28 tháng 06 năm 2014, Kế toán dựa vào Giấy báo có nhận được tiến hành nhập vào Sổ Nhật ký chung (phụ lục 15) và Sổ Cái các tài khoản liên quan.
Ngày 29 tháng 06 năm 2014, Kế toán đến ngân hàng lập Lệnh chi chuyển tiền bảo hiểm cho người được hưởng chế độ thai sản. Đến cuối ngày 29 tháng 06 năm 2014, công ty nhận được Giấy báo nợ (phụ lục 14) của ngân hàng về số tiền BHXH đã chuyển trả cho người lao động. Ngày 30 tháng 06 năm 2014 Kế toán dựa vào Giấy báo nợ nhập vào Sổ Nhật ký chung (phụ lục 15) và hệ thống máy tính sẽ tự động cập nhật vào các Sổ Cái có liên quan.
�Nhận xét
Quy trình thanh toán tiền lương khá chặt chẽ, ít xảy ra rủi ro, các sổ sách như Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái đều được lập đúng mẫu, các chứng từ cũng được lập dựa vào mẫu theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC. Kế toán lập đầy đủ các chứng từ và và các chứng từ đều đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan như chứng từ Bảng tổng hợp tiền lương và Bảng kê các khoản trích theo chi phí, . . . Do có sự hỗ trợ của máy tính tự động in ra các chứng từ liên quan nên