2.1.52.1.52.1.5 TTTTổổổổ chchchchứứứứcccc hhhhạạạạchchchch totototoáááánnn kn kkkếếếế totototoáááánnnn titititiềềềềnnnn llllươươngươươngngng vvvvàààà ccccáááácccc khokhokhokhoảảảảnn trnn trtrtrííííchchchch theotheotheotheo llllươươươươngngngng
2.1.5.1
2.1.5.12.1.5.12.1.5.1 ChChChChứứứứngngngng ttttừừừừ kkkkếếếế totoátotoááánnnn ssssửửửử ddddụụụụngngngng
Theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính, các chứng từ ban đầu dùng trong hạch toán tiền lương thuộc chỉ tiêu lao động, tiền lương gồm các biểu mẫu sau:
- Mẫu số 01a – LĐTL: Bảng chấm công.
- Mẫu số 01b – LĐTL: Bảng chấm công làm thêm giờ. - Mẫu số 02 – LĐTL: Bảng thanh toán tiền lương. - Mẫu số 03 – LĐTL: Bảng thanh toán tiền thưởng. - Mẫu số 04 – LĐTL: Giấy đi đường.
- Mẫu số 05 – LĐTL: Phiếu xác nhận sản phẩm, công việc hoàn thành. - Mẫu số 06 – LĐTL: Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ.
- Mẫu số 07 – LĐTL: Bảng thanh toán tiền thuê ngoài. - Mẫu số 08 – LĐTL: Hợp đồng giao khoán.
- Mẫu số 09 – LĐTL: Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán. - Mẫu số 10 – LĐTL: Bảng kê trích nộp các khoản trích theo lương.
- Mẫu số 11 – LĐTL: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH.
Ngoài ra, tùy thuộc vào đặc điểm và yêu cầu quản lý mà một số doanh nghiệp còn xây dựng thêm những chứng từ khác.
2.1.5.2
2.1.5.22.1.5.2 S2.1.5.2SSSổổổổ ssssááchááchchch kkkkếếếế totototoáááánnnn ssssửửử dửdddụụụụngngngng
Các mẫu sổ kế toán, trình tự, phương pháp ghi sổ tùy thuộc vào hình thức kế toán doanh nghiệp sử dụng.
Đối với doanh nghiệp thực hiện chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC thì áp dụng 1 trong 5 hình thức kế toán sau:
- Hình thức kế toán Nhật ký chung. - Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái. - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. - Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ. - Hình thức kế toán trên máy vi tính.
a) Hình thức kế toán Nhật ký chung
�Đặc trưng cơ bản:
Được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp có quy mô lớn. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó, lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
�Các sổ kế toán chủ yếu:
- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt. - Sổ Cái.
�Trình tự ghi sổ:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu kiểm tra
Nguồn: Chế độ kế toán Việt Nam, năm 2006
Hình 2.1 Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung
b) Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái
�Đặc trưng cơ bản:
- Hình thức kế toán này phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ. - Kết hợp ghi sổ kế toán theo trình tự thời gian phát sinh với phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế, tài chính ở doanh nghiệp trên một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ Cái.
- Tách rời việc ghi chép kế toán ở tài khoản cấp 1 với việc ghi chép kế toán ở các tài khoản chi tiết và ghi ở hai loại sổ kế toán khác nhau là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
- Không cần lập bảng đối chiếu số phát sinh của các tài khoản cấp 1. - Căn cứ để ghi vào sổ kế toán là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại.
�Các sổ kế toán chủ yếu: - Sổ Nhật ký – Sổ Cái.
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Chứng từ kế toán
Sổ Nhật ký đặc biệt
SỔ NHẬT KÝ
CHUNG Sổ, thẻ kế toánchi tiết
SỔ CÁI
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng cân đối số
phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết
�Trình tự ghi sổ:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu kiểm tra
Nguồn: Chế độ kế toán Việt Nam, năm 2006
Hình 2.2 Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái
c) Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
�Đặc trưng cơ bản:
- Hình thức kế toán này phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn. - Tách rời việc ghi sổ theo trình tự thời gian với phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để ghi vào hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là Sổ Đăng Ký Chứng Từ Ghi Sổ và Sổ Cái.
- Căn cứ để ghi vào các sổ kế toán tổng hợp là Chứng Từ Ghi Sổ, còn căn cứ để ghi vào các sổ chi tiết là chứng từ gốc đính kèm theo các Chứng Từ Ghi Sổ đã lập.
- Mỗi tài khoản kế toán cấp 1 được ghi ở một tờ sổ riêng nên cuối tháng phải lập Bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi Sổ Cái.
�Các loại sổ kế toán chủ yếu: - Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. - Sổ Cái.
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Chứng từ kế toán
Sổ quỹ Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
NHẬT KÝ – SỔ CÁI
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
�Trình tự ghi sổ:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu kiểm tra
Nguồn: Chế độ kế toán Việt Nam, năm 2006
Hình 2.3 Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
d) Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ
�Đặc trưng cơ bản:
- Hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn.
- Kết hợp trình tự ghi sổ theo thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế, tài chính cùng loại phát sinh vào một loại sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là Sổ Nhật ký – Chứng từ.
- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.
- Không cần lập bảng cân đối tài khoản cấp 1 vì số cộng ở các Nhật ký – Chứng từ là các định khoản kế toán ghi Nợ, ghi Có vào các tài khoản phải cân bằng nhau.
- Căn cứ chứng từ kế toán để ghi sổ rõ ràng, không bị trùng lắp. Chứng từ kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết CHỨNG TỪ GHI SỔ
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết
�Các loại sổ kế toán chủ yếu: - Nhật ký chứng từ.
- Bảng kê. - Sổ Cái.
- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết �Trình tự ghi sổ:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu kiểm tra
Nguồn: Chế độ kế toán Việt Nam, năm 2006
Hình 2.4 Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ
e) Hình thức kế toán trên máy vi tính
�Đặc trưng cơ bản:
Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Bảng kê NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Sổ, thẻ kế toán chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sổ Cái Bảng tổng hợp
�Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính:
Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
�Trình tự ghi sổ:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu kiểm tra
Nguồn: Chế độ kế toán Việt Nam, năm 2006
Hình 2.5 Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính
2.1.5.3
2.1.5.32.1.5.32.1.5.3 TTTTààààiiii khokhoảkhokhoảảnảnnn kkkkếếếế totoátotoááánnnn ssssửửửử ddddụụụụngngngng
Để phản ánh tình hình thanh toán các khoản tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ kế toán sử dụng các tài khoản kế toán chủ yếu như sau:
- TK 334: Phải trả người lao động. - TK 338: Phải trả, phải nộp khác. - TK 335: Chi phí phải trả.
�TK 334: Phải trả người lao động
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động.
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết PHẦN MỀM KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị
Kết cấu của tài khoản:
Nợ TK 334 Có
Số tiền đã trả lớn hơn số phải trả tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho người lao động.
Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác phải trả người lao động.
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước cho người lao động.
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động.
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản khác phải trả, phải chi cho người lao động.
Số tiền đã trả lớn hơn số phải trả tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho người lao động (nếu có).
Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho người lao động.
TK 334 có hai tài khoản cấp 2:
- TK 3341 - Phải trả công nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên.
- TK 3348 - Phải trả người lao động khác: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động khác ngoài công nhân viên của doanh nghiệp về tiền công, tiền thưởng (nếu có) có tính chất về tiền công và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động.
TK TK TK TK 334334334334 TK 511, 512 TK 3335 TK 111, 112 TK 338 TK 353 TK 3383 TK 335 TK 622, 623, 627, 641, 642, 241
Trả lương cho người lao động bằng sản phẩm, hàng hóa
Các khoản khấu trừ vào tiền lương, thu nhập của người lao động
TK 138, 141
Thuế TNCN khấu trừ vào tiền lương
Ứng trước, thanh toán tiền lương người lao động
BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ khấu trừ vào lương
Tiền thưởng cho người lao động
BHXH trả thay cho người lao động
Tiền lương nghỉ phép Trích tiền lương nghỉ phép
Tiền lương và các khoản trích theo lương phải trả cho người lao động
Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh
�TK 338: Phải trả, phải nộp khác
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về kinh phí công đoàn, BHXH, BHYT, các khoản khấu trừ vào lương, giá trị tài sản thừa chờ xử lý, các khoản vay mượn tạm thời, nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn, các khoản thu hộ, giữ hộ…
Kết cấu của tài khoản:
Nợ TK 338 Có
Số trả thừa, nộp thừa vượt chi chưa được thanh toán.
Số tiền còn phải trả, phải nộp và giá trị tài sản thừa chờ xử lý.
- Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý.
- Các khoản đã chi về kinh phí công đoàn.
- Xử lý giá trị tài sản thừa thu.
- Kết chuyển doanh thu nhận trước vào doanh thu bán hàng tương ứng từng kỳ.
- Các khoản đã trả, đã nộp khác.
- Trích BHXH, BHYT, BHTN,
KPCĐ theo tỷ lệ quy định.
- Tổng số doanh thu nhận trước phát sinh trong kỳ.
- Các khoản phải nộp, phải trả hộ. - Giá trị tài sản thừa chờ xử lý.
- Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được hoàn lại.
Số trả thừa, nộp thừa vượt chi chưa được thanh toán (nếu có).
Số tiền còn phải trả, phải nộp và giá trị tài sản thừa chờ xử lý.
TK 338 có tám tài khoản cấp 2:
- TK 3381 - Tài sản thừa chờ giải quyết: Phản ánh giá trị tài sản thừa chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý.
- TK 3382 - Kinh phí công đoàn: Phản ánh tình hình trích và thanh toán KPCĐ ở đơn vị.
- TK 3383 - Bảo hiểm xã hội: Phản ánh tình hình trích và thanh toán BHXH của đơn vị.
- TK 3384 - Bảo hiểm y tế: Phản ánh tình hình trích và thanh toán BHYT theo quy định.
- TK 3385 - Phải trả về cổ phần hóa: Phản ánh số phải trả về tiền thu bán cổ phần thuộc vốn Nhà nước, tiền thu hộ các khoản phải thu và tiền thu về nhượng bán tài sản được loại trừ không tính vào giá trị doanh nghiệp.
- TK 3386 - Nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn: Phản ánh số tiền mà đơn vị nhận ký quỹ, ký cược của các đơn vị, cá nhân bên ngoài đơn vị với thời gian dưới 1 năm, để đảm bảo cho các dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh được thực hiện đúng hợp đồng ký kết.
- TK 3387 - Doanh thu chưa thực hiện: Phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm doanh thu chưa thực hiện của doanh nghiệp trong kỳ kế toán.
- TK 3388 - Phải trả, phải nộp khác: Phản ánh các khoản phải trả khác của đơn vị ngoài nội dung các khoản phải trả đã phản ánh trên các TK 331 đến TK 3381 đến TK 3384 và TK 3387.
Nguồn: Chế độ kế toán Việt Nam, năm 2006 Hình 2.7 Sơ đồ hạch toán tài khoản 338 �TK 335: Chi phí phải trả
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản được ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế chưa chi trả trong kỳ này.
Chi phí phải trả bao gồm các khoản sau:
- Trích trước chi phí tiền lương phải trả cho công nhân sản xuất trong thời gian nghỉ phép.
- Trích trước chi phí sửa chữa lớn của những TSCĐ đặc thù do việc sửa chữa lớn có tính chu kỳ cho năm kế hoạch hoặc một số năm tiếp theo.