3.3 3.3 3.3 CCCCƠƠƠƠ CCCCẤẤẤẤUUUU TTTTỔỔỔỔ CHCHCHCHỨỨỨỨCCCC 3.3.1 3.3.13.3.13.3.1 SSSSơơơơ đồđồ ttttổđồđồ ổổổ chchchchứứứứcccc
Nguồn: Phòng tổ chức hành chính công ty cổ phần thủy sản Minh Phú - Hậu Giang Hình 3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty
3.3.2
3.3.23.3.23.3.2 ThuyThuyThuyThuyếếếếtttt minhminhminhminh ssssơơơơ đồđồđồđồ ttttổổổổ chchchchứứứứcccc
3.3.2.1
3.3.2.13.3.2.13.3.2.1 GiGiGiGiáááámmmm đốđốđốđốcccc
- Điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo pháp luật hiện hành.
- Đề ra chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng công ty.
- Xem xét và không ngừng cải tiến hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với yêu cầu khách hàng và thị trường trong từng thời kỳ.
- Phổ biến chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng trong toàn bộ công ty để nâng cao nhận thức, đồng thời động viên và huy động mọi người trong công ty tham gia vào Hội đồng quản trị chất lượng.
- Đảm bảo các quá trình thích hợp được thực hiện để tạo khả năng đáp ứng được yêu cầu của khách hàng và đạt được mục tiêu chất lượng.
T T T Tổổổổngngngng gigiágigiááámmmm đốđốđốđốcccc P.Tổng GĐ Tài Chính P.Tổng GĐ Quản Lý Chất Lượng P.Tổng GĐ Sản Xuất P.Tổng GĐ Kỹ Thuật P.Tổng GĐ Kế Hoạch Thị Trường Phòng Tài Chính Kế Toán Phòng Quản Lý Chất Lượng Phòng Tổ Chức Hành Chính Phòng Kỹ Thuật Phòng Kế Hoạch Thị Trường Ban Điều Hành Sản Xuất
- Xem xét định kỳ tính hiệu lực của Hội đồng quản trị chất lượng.
- Quy hoạch và đào tạo đội ngũ cán bộ quản lý sản xuất kinh doanh của công ty.
- Truyền đạt cho mọi người trong Hội đồng quản trị chất lượng thấu hiểu về chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng và các yêu cầu của khách hàng.
3.3.2.2
3.3.2.23.3.2.23.3.2.2 PhPhPhPhóóóó gigigigiáááámmmm đốđốđốđốcccc
- Người giúp đỡ đắc lực của Giám đốc trong các hoạt động.
- Được ủy quyền trực tiếp điều hành chỉ huy các phòng ban thực hiện các quyết định của Giám đốc quy định.
- Tổng hợp và báo cáo tình hình thực hiện cho Giám đốc.
3.3.2.3
3.3.2.33.3.2.33.3.2.3 PhPhPhPhòòòòngngngng ttttààààiiii chchchchíííínhnhnhnh kkkkếếếế totoátotoááánnnn
- Tổ chức công tác kế toán, quản lý tài chính, thu – chi công nợ, nhập xuất vật tư, hàng hóa, cung ứng kịp thời các sản phẩm phục vụ cho sản xuất như: Nguyên nhiên liệu, phụ gia chế biến thủy sản, cung cấp các loại vật tư cho sản xuất.
- Chấp hành nguyên tắc chế độ kế toán đúng theo chính sách pháp luật của Nhà nước.
- Thảo các hợp đồng mua bán hàng.
- Lưu trữ hồ sơ theo pháp lệnh kế toán thống kê.
- Thực hiện đánh giá nhà cung ứng tôm nguyên liệu, vật tư, bao bì, hóa chất và xe vận chuyển.
3.3.2.4
3.3.2.43.3.2.43.3.2.4 PhPhPhPhòòòòngngngng ququququảảảảnnnn llllýýýý chchchchấấấấtttt llllượượượượngngngng
- Chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo về chất lượng sản phẩm. - Kiểm soát các thiết bị theo dõi và đo lường.
- Phối hợp với nhân viên xây dựng kiểm tra tình trạng nhà xưởng. - Kiểm soát và lưu trữ các hồ sơ liên quan.
- Thu nhập kết quả từ việc kiểm soát sản phẩm không phù hợp.
- Kết hợp với phòng Tổ chức hành chính thực hiện việc xem xét năng lực nhân viên và khen thưởng.
- Truy tìm nguyên nhân và đề ra biện pháp khắc phục – phòng ngừa khi sản phẩm bị hư hỏng, khuyết tật, sản phẩm bị nhiễm vi sinh hay sai lỗi xảy ra trong quá trình sản xuất.
- Xây dựng kế hoạch lấy mẫu sản phẩm, mẫu nước, mẫu dụng cụ và bề mặt tiếp xúc theo chương trình SSOP để kiểm tra sinh hóa để phục vụ chương trình quản lý chất lượng theo HACCP.
- Lấy mẫu kiểm tra dư lượng kháng sinh từ các nhà cung ứng nguyên liệu, dư lượng hóa chất, muối ướp, bảo quản nguyên liệu.
- Lưu trữ các kết quả kiểm hóa sinh.
- Lưu trữ các tài liệu gốc của Hội đồng quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn HACCP, ISO 9001: 2000 và BRC: 2000
3.3.2.5
3.3.2.53.3.2.53.3.2.5 PhPhPhPhòòòòngngngng ttttổổổổ chchchchứứứcccc hứ hhhàààànhnh chnhnhchchchíííínhnhnhnh
- Phối hợp với các phòng ban, bộ phận lập kế hoạch tuyển chọn và đào tạo nhân sự.
- Lưu hồ sơ nhân sự trong công ty.
- Xây dựng quy định chức năng – nhiệm vụ đối với từng phòng ban, bộ phận trong công ty.
- Theo dõi và thực hiện các chế độ chính sách: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm lao động, và tổ chức khám sức khỏe định kỳ đúng theo luật lao động.
- Định mức tính lương phù hợp theo từng công đoạn sản xuất để động viên công nhân viên chức tăng năng suất lao động.
- Soạn thảo các văn bản theo yêu cầu của Ban lãnh đạo công ty. - Hướng dẫn khách đến làm việc tại công ty.
- Đặt in ấn các tài liệu văn phòng.
- Định kỳ kiểm tra nhà xưởng và lên kế hoạch bảo trì, sửa chữa nhà xưởng theo yêu cầu của Ban lãnh đạo công ty.
3.3.2.6
3.3.2.63.3.2.63.3.2.6 PhPhPhPhòòòòngngngng kkkkỹỹỹỹ thuthuthuthuậậậậtttt
- Vận hành tốt, đảm bảo an toàn các máy móc thiết bị trong Hồi đồng quản trị chất lượng của công ty.
- Thực hiện việc bảo trì, bảo dưỡng và sửa chữa các máy móc thiết bị trong công ty.
- Kết hợp với phòng Tổ chức hành chính thực hiện việc xem xét năng lực và khen thưởng
- Kỷ luật nhân viên trong phòng.
3.3.2.7
3.3.2.73.3.2.73.3.2.7 PhPhPhPhòòòòngngngng kkkkếếếế hohohohoạạchạạchchch ththththịịịị trtrtrtrườườườườngngngng
- Thương thảo bán hàng, ghi nhận và đo lường sự thỏa mãn khách hàng. - Thảo các hợp đồng mua bán hàng.
- Xem xét yêu cầu khách hàng và trao đổi thông tin với khách hàng. - Đề bạt và sắp xếp nhân lực tại phòng nghiệp vụ tổng hợp.
- Theo dõi và đo lường quá trình xem xét yêu cầu khách hàng, quá trình trao đổi thông tin với khách hàng.
- Kết hợp với phòng tổ chức hành chính xem xét năng lực và đào tạo, khen thưởng và kỷ luật nhân viên trong phòng. Quản lý nhân vật lực an toàn, hiệu suất cao.
3.3.2.8
3.3.2.83.3.2.83.3.2.8 BanBanBanBan đđđđiiiiềềềềuuuu hhhhàààànhnhnhnh ssssảảảảnnnn xuxuxuxuấấấấtttt
- Tiếp nhận nguyên liệu từ các đại lý, điều phối nguyên liệu và lao động từng ngày đảm bảo thành phẩm sản xuất đạt chất lượng, an toàn, hiệu quả.
- Sắp xếp và đề bạt cán bộ thuộc phân xưởng hàng truyền thống.
- Phối hợp với phòng Tổ chức hành chính tuyển dụng công nhân sản xuất. - Thường xuyên kiểm tra điều kiện nhà xưởng và phản ánh kịp thời lên Ban Lãnh Đạo để kịp thời sửa chữa, điều chỉnh.
- Kiểm soát và lưu trữ các hồ sơ có liên quan.
- Kết hợp với phòng Tổ chức hành chính thực hiện việc xem xét năng lực và khen thưởng
- Kỷ luật định kỳ cho công nhân viên trong Ban điều hành sản xuất Minh Phú.
3.4 3.4 3.4
3.4.1
3.4.13.4.1 S3.4.1SSSơơơơ đồđồ bđồđồbbbộộộộ mmmmááááyyyy kkkếếếế tok tototoáááánnnn
Nguồn: Phòng tài chính kế toán của công ty cổ phần thủy sản Minh Phú - Hậu Giang Hình 3.2 Sơ đồ bộ máy kế toán
3.4.2
3.4.23.4.23.4.2 ThuyThuyThuyThuyếếếếtttt minhminhminhminh ssssơơơ đồơđồđồđồ bbbbộộộộ mmámmáááyyyy kkếếếế tokk tototoáááánnnn
3.4.2.1
3.4.2.13.4.2.13.4.2.1 KKKKếếếế totototoáááánnnn trtrtrtrưởưởưởưởngngngng
- Tổ chức chỉ đạo, kiểm tra thực hiện công tác kế toán tại công ty, tổng hợp, đôn đốc các phần hành kế toán.
- Báo cáo với cơ quan chức năng về tình hình hoạt động tài chính của đơn vị thẩm quyền được giao.
- Nắm bắt và phân tích tình hình tài chính của công ty về nguồn vốn chính xác, kịp thời để tham mưu cho Ban lãnh đạo trong việc ra quyết định.
3.4.2.2
3.4.2.23.4.2.23.4.2.2 KKKKếếếế totototoáááánnnn ttttổổổổngngngng hhhhợợợợpppp
- Tập hợp các số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch toán tổng hợp, lập các báo biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo quy định.
- Kiểm tra nội dung, số liệu, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày của các kế toán phần hành thực hiện trên máy.
- Lập và in các bảng báo cáo theo quy định.
- Thực hiện công tác lưu trữ số liệu, sổ sách, báo cáo liên quan đến phần hành phụ trách đảm bảo an toàn, bảo mật.
3.4.2.3
3.4.2.33.4.2.33.4.2.3 KKKKếếếế totototoáááánnnn ccccôôôôngngngng nnnnợợợợ
Kế toán trưởng (Trưởng phòng) Kế toán công nợ Kế toán TSCĐ và CCDC Thủ quỹ Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Kế toán hàng hóa Kế toán tổng hợp
- Theo dõi tình hình thu, chi và công nợ của công ty để đảm bảo quản lý giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền.
- Theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước.
3.4.2.4
3.4.2.43.4.2.43.4.2.4 KKKKếếếế totototoáááánnn ttttàn àààiiii ssssảảảảnnnn ccccốốốố địđịnhđịđịnhnhnh vvvvàààà ccccôôôôngngngng ccccụụụụ ddddụụụụngngngng ccccụụụụ
- Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ và CCDC. - Tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ.
- Kiểm kê TSCĐ và CCDC.
3.4.2.5
3.4.2.53.4.2.53.4.2.5 KKKKếếếế totototoáááánnn tintititiềềềềnnnn llllươươươươngngngng vvvvàà ccccáàà ááácccc khokhokhokhoảảảảnnnn trtrtrtrííííchchchch theotheotheotheo llllươươươươngngngng
- Theo dõi tình hình biến động về số lượng và chất lượng lao động.
- Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách, quy định, chế độ các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trích theo lương cho công nhân viên.
3.4.2.6
3.4.2.63.4.2.63.4.2.6 KKKKếếếế totototoáááánnnn hhàhhàààngngngng hhhhóóóóaaaa
Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hóa.
3.4.2.7
3.4.2.73.4.2.73.4.2.7 ThThThThủủủủ ququququỹỹỹỹ
Quản lý, kiểm tra các khoản thu, chi tiền mặt dựa trên các phiếu thu, phiếu chi hàng ngày ghi chép kịp thời phản ánh chính xác thu, chi và quản lý tiền mặt hiện có.
3.4.3
3.4.33.4.33.4.3 ChChChChếếếế độđộđộđộ kkkkếếếế totototoáááánnnn
Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006.
3.4.4
3.4.43.4.43.4.4 PhPhPhPhươươươươngngngng phphphpháááápppp kkkkếếếế totototoáááánnnn
- Niên độ kế toán: 01/01 đến 31/12.
- Nguyên tắc đánh giá TSCĐ là đánh giá theo nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại. Phương pháp tính khấu hao TSCĐ là phương pháp khấu hao theo đường thẳng theo thông tư 45/2013/TT-BTC ngày 25 tháng 4 năm 2013 của Bộ Tài Chính.
- Thuế GTGT: Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng:
+ Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.
+ Doanh nghiệp không nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.
+ Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
+ Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
3.4.5
3.4.53.4.53.4.5 HHHHììììnhnhnhnh ththththứứứứcccc kkkkếếếế totototoáááánnnn
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung kết hợp với phần mềm kế toán. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ phát sinh, kiểm tra, xác định tài khoản Nợ và tài khoản Có để nhập vào máy tính. Cùng lúc, chương trình sẽ cập nhật số liệu vào Nhật ký chung, sổ kế toán chi tiết liên quan. Sau đó, số liệu cũng sẽ được ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Cuối kỳ, kế toán đối chiếu giữa Sổ Cái và các bảng tổng hợp chi tiết. Cuối cùng là in các bảng báo cáo tài chính.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu kiểm tra
Nguồn: Phòng tài chính kế toán công ty cổ phần thủy sản Minh Phú - Hậu Giang Hình 3.3 Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung
3.5 3.5 3.5
3.5 SSSSƠƠƠƠ LLƯỢLLƯỢƯỢƯỢCCCC KKKKẾẾẾẾTTTT QUQUQUQUẢẢẢẢ HOHOHOHOẠẠẠẠTTTT ĐỘĐỘĐỘĐỘNGNGNGNG SSSSẢẢẢẢNNNN XUXUXUXUẤẤẤẤTTTT KINHKINHKINHKINH DOANHDOANHDOANHDOANH
Chứng từ kế toán
Sổ Nhật ký đặc biệt
SỔ NHẬT KÝ
CHUNG Sổ, thẻ kế toánchi tiết
SỔ CÁI
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng cân đối số
phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết
Nh Nh Nh
Nhậậậậnnnn xxxxéééétttt ttttììììnhnhnhnh hhhhììììnhnhnhnh hohohohoạạạtttt độạ độđộđộngngngng kinhkinhkinhkinh doanhdoanhdoanh ndoanhnnnăăăămmmm 2011:2011:2011:2011:
Năm 2011 là năm đầu tiên công ty đi vào hoạt động, hơn nữa công ty chỉ mới hoạt động vào tháng 7, năm 2011 công ty chỉ hoạt động có 6 tháng, điều này dẫn đến các hoạt động kinh doanh của công ty vẫn còn năm ở mức độ khởi đầu. Cụ thể, doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ là 704.055.813 nghìn đồng, doanh thu này chủ yếu đến từ các hợp đồng tiêu thụ trong nước, do mới đi vào hoạt động nên công ty còn khó khăn trong khâu tìm kiếm thị trường tiêu thụ đầu ra. Tương tự như doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thì doanh thu tài chính chỉ đạt con số 130.918 nghìn đồng. Bên cạnh đó, giá vốn hàng bán lên đến 653.435.519 nghìn đồng chiếm tỷ trọng khá cao so với doanh thu. Cũng do công ty mới đi vào hoạt động nên phải đối mặt với không ít khó khăn khi nguồn nguyên liệu đầu vào thiếu hụt cộng với áp lực cạnh tranh từ đối thủ trong nước làm cho chi phí nguyên liệu đầu vào tăng vọt lên rất nhiều khiến giá vốn hàng bán đạt con số khá cao. Chi phí tài chính thì ngược lại so với doanh thu tài chính, do công ty bước vào năm đầu hoạt động