TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY - Kếtoán bán hà- 123docz.net

2.2.1: Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

* Hình thức kế toán của công ty

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu tập trung. Toàn bộ công tác kế toán trong DN được tiến hành tập trung tại phòng kế toán DN. Ở các bộ phận khác không tô chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu thập kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý SX KD của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ, chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán DN để xử lý và tiến hành. công tác kế toán .

Sơ đồ 2.2:Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán gồm 5 người:

Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán kho hàng hóa Thủ quỹ

- Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ phụ trách chung, là người giúp đỡ ban giám đốc công ty, là người đứng đầu trong bộ máy kế toán, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thống kê thông tin kinh tế, có nhiệm vụ tổ chức công tác thống kê bộ máy kế toán trong DN một cách hợp lý. Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc, nhà nước về hoạt động kế toán. Có trách nhiệm lập báo cáo TC, ghi chép, tính toán, phản ánh trung thực khách quan, đầy đủ, rõ rang, dễ hiểu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm tổng hợp số liệu, kiểm tra theo dõi công nợ của nhân viên kho, kế toán thanh toán. Lập báo cáo thống kê tổng hợp theo yêu cầu của nhà nước và công ty, trợ lý cho kế toán trưởng, giúp đỡ các bộ phận khác khi cần. Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về nhập – xuất tiêu thụ hàng hóa, các loại vốn, loại quỹ của công ty, xác định kết quả, ghi chép sổ sách….. thuộc phần việc của mình

- Kế toán thanh toán: Chịu trách nhiệm thanh toán công nợ với khách hàng, nhà cung cấp, giao dịch ngân hàng, thanh toán trong nội bộ công ty. Giữ các sổ sách, bảng biểu có liên quan đến khoản thanh toán

- Kế toán kho hàng hóa: Kiểm tra tình hình nhập – xuất tồn kho trên cơ sở sổ kế toán một cách chính xác bằng cách đối chiếu phiếu nhập kho với sổ sách kế toán. Xác định giá trị hàng tồn kho thực tế lúc cuối lỳ, đồng thời làm cơ sở tính ra giá hàng hóa xuất kho trong kỳ

- Thủ quỹ: Là một bộ phận độc lập có trách nhiệm thu tiền, xuất tiền theo lệnh của Ban giám đốc và kế toán trưởng. Có nhiệm vụ mở các sổ chi cho từng loại tiền mặt, ghi chép chi tiết từng nghiệp vụ thu tiền, chi tiền phát sinh trong ngày. Nắm vững tiền mặt tại công ty, có trách nhiệm quản lý chặt chẽ các khoản thu, chi tạm ứng, báo cáo kịp thời tình hình công nợ cho kế toán tổng hợp cũng như kế toán trưởng. Lập báo cáo kế toán thống kê theo đúng quy định lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu, số liệu kế toán đúng quy định

Có thể nói kế toán của công ty đóng vai trò hết sức quan trọng đối với chức năng quản lý TC, theo dõi sự vận động của các loại tài sản, cung cấp các thông tin

cần thiết.

2.1.2: Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty

- Công Ty Thương Mại & Dịch Vụ Sơn Hải là một DN cổ phần. Đây là DN vừa và nhỏ phục vụ nhu cầu về may mặc,thuốc tẩy,hóa chất…… ở Việt Nam. Hàng hóa của công ty KD là trang phục ,phục vụ cho các công ty,trường học,xí nghiệp, góp phần nâng cao chất lượng may mặc một cách toàn diện hơn.

- Tuân thủ các chính sách và chế độ quản lý kinh tế của nhà nước,thực hiện đầy đủ, trung thực báo cáo tài chính.

- Tôn trọng các cá nhân, tổ chức, khách hàng đến quan hệ công tác, giao dịch…

SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ SƠN HẢI.

Bộ máy quản lý của Công Ty Thương Mại & Dịch vụ Sơn Hải đứng đầu là giám đốc công ty giữ vai trò lãnh đạo chung toàn công ty, chịu trách nhiệm quản lý và điều hành hoạt động của công ty. Giám đốc đại diện cho cán bộ công nhân viên toàn công ty, đồng thời là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước hội đồng cổ đông, trước pháp luật về toàn bộ hoạt động SX KD của công ty

- Phó giám đốc: là người giúp cho giám đốc điều hành, đôn đốc các bộ phận hoạt động SXKD Giám đốc Phó Giám đốc Phó Giám đốc Bộ phận hành chính Bộ phận Kế toán Bộ phận kinh doanh Các kho hàng hóa

- Phòng hành chính: là bộ phận tham mưu giúp cho giám đốc về tổ chức hoạt động theo quy mô SXKD

- Phòng kinh doanh: là một bộ phận rất quan trọng của công ty bởi nó tác động trực tiếp đến khối lượng tiêu thụ SP như bán buôn, bán lẻ, bán đại lý….

- Phòng kế toán: là bộ phận quan trọng thực hiện chức năng giúp cho Giám đốc về quản lý TC ở công ty thay mặt nhà nước ở cơ sở để thực hiện các chế độ, chính sách hiện hành.

2.2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY 2.2.1: Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

* Hình thức kế toán của công ty

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán gồm 5 người:

Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán kho hàng hóa Thủ quỹ

cần thiết, chính xác cụ thể cho giám đốc và các bộ phận có liên quan để ra các quyết định chính xác kịp thời nhằm điều hành mọi hoạt động để dảm bảo sự thống nhất về việc chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của nhà nước về chính sách, thể lệ, nguyên tắc, quy định của kế toán như kế toán thống kê ngân hàng, kế toán lao động tiền lương. Có thể nói bộ phận kế toán ở công ty là trợ thủ cho ban giám đốc trong quản lý, điều hành hoạt động KD của công ty.

2.2.2: Hình thức sổ kế toán vận dụng tại Công ty

* Hình thức sổ kế toán:

- Công Ty Thương Mại & Dịch Vụ Sơn Hải áp dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức sổ kế toán

Ghi chú : : Ghi hàng ngày

Chứng từ gốc

Sổ nhật ký chung

Sổ cái

Bảng cân đối số phát sinh

Sổ kế toán chi tiết

Báo cáo TC

: Ghi cuối tháng

: Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

Phần mềm kế toán Công Ty Thương Mại & Dịch Vụ Sơn Hải sử dụng:

Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Fast Acounting. Kế toán máy với hình thức sổ Nhật ký chung làm cho việc kế toán đơn giản hơn.

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được cập nhật vào máy, việc cập nhật này rất nhanh chóng và thuận tiện, giảm bớt thời gian ghi chép.

Hệ thống máy tính đã giúp đỡ rất nhiều trong việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán và việc xử lý dữ liệu, tính toán và in Báo cáo đều được thực hiện trên máy tính thông qua phần mềm Kế toán Fast, điều đó đã góp phần giảm nhẹ khối lượng công việc của các nhân viên kế toán, tăng cường tính chính xác và kịp thời trong tổ chức công tác kế toán.

Khi áp dụng phần mềm kế toán máy Fast Accounting thì từ tài liệu gốc, thông tin được cập nhật vào máy bằng bàn phím và được tổ chức lưu trữ trong bộ nhớ ngoài của máy tính dưới dạng các tệp cơ sở dữ liệu nghiệp vụ hay gọi là tệp cơ sở dữ liệu chi tiết và được quản trị một cách hợp nhất bởi một hệ quản trị cơ sở dữ liệu, sau đó các tệp cơ sở dữ liệu nghiệp vụ này được chuyển vào tệp tổng hợp theo chương trình đã được cài đặt. Phần mềm Fast Accounting bao gồm các phân hệ nghiệp vụ sau:

+ Hệ thống

+ Phân hệ kế toán tổng hợp

+ Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải thu + Phân hệ kế toán BH và công nợ phải trả

+ Phân hệ kế toán hàng tồn kho

+ Phân hệ kế toán CP và giá thành SP + Phân hệ kế toán TSCĐ

+ Phân hệ Báo cáo kế toán

2.2.3: Chế độ chính sách tại công ty thương mại & dịch vụ Sơn Hải.

- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01 / 01 đến ngày 31 /12 cùng năm - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là: Việt Nam đồng ( VNĐ ) - Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung

- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp đường thẳng - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên

- Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ

2.2.4: Trình tự luân chuyển chứng từ và hạch toán

Chứng từ kế toán vận động liên tục và kế tiếp nhau từ giai đoạn này sang giai đoạn khác

Chứng từ kế toán được lập và thu nhân từ bên ngoài sau đó chuyển đến bộ phận kế toán có liên quan, nó sẽ được kiểm tra và sử dụng làm căn cứ ghi sổ, cuối cùng sẽ được lưu trữ, bảo quản sau đó hết thời hạn lưu trữ theo quy định đối với từng loại chứng từ nó sẽ được hủy

Lập hay tiếp nhận chứng từ

Kiểm tra chứng từ

Sử dụng chứng từ

 Trong bước lập, tiếp nhận chứng từ kế toán cần lưu ý những điểm sau:

- Thứ nhất: mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của DN đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết

trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.

- Thứ hai: chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.

-Thứ ba: các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán.

- Thứ tư: mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.

Các DN chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.

Chữ ký của người đứng đầu DN (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.

Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu DN. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.

Các DN phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.

Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách