Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
Sơ đồ 2.2: Quy trình ghi sổ kế toán tại Công ty
Ch ng t k toánứ ừ ế
Sổ kế toán chi tiếtNhật ký chung Nhật ký chung
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiếtBảng cân đối số Bảng cân đối số
phát sinhBáo cáo tài chính Báo cáo tài chính
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ
Đối chiếu, kiểm tra
2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo tài chính được sử dụng để tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản,nguồn vốn hình thành tài sản của doanh nghiệp, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trong một năm tài chính. Thông tin của báo cáo tài chính còn là căn cứ quan trọng giúp ban lãnh đạo công ty đưa ra những quyết định về quản lý, điều hành sản xuất, kinh doanh.
Theo như quy định trong chế độ kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ thì theo định kỳ 6 tháng và vào cuối năm, doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính theo định kỳ và báo cáo tài chính tổng hợp cuối năm theo mẫu của Bộ tài chính. Báo cáo này sẽ do kế toán trưởng lập và sau khi lập xong sẽ đưa cho hội đông quản trị xem xét và có những phương hướng cho kỳ tiếp theo. Một bộ báo cáo theo quy định của của Bộ tài chính bao gồm:
Báo cáo kết quả kinh doanh
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Bảng cân đối kế toán
Thuyết minh báo cáo tài chính
2.3. Tổ chức kế toán các phần hành cụ thể
1.Kế toán lương:
1.1. Kế toán chi tiết:theo phương pháp thẻ sổ song song
- Thủ tục, chứng từ hạch toán:
Phiếu xác nhận công việc hoàn thành Hợp đồng giao khoán
Bảng kê trích nộp các khoản trích theo lương Bảng phân bổ tiền lương và các khoản BHXH Bảng thanh toán lương
Phiếu báo làm thêm giờ
- Quy trình luân chuyển chứng từ:
Các chứng từ như: bảng chấm công, bảng thanh toán lương, bảng thanh toán BHXH..sau khi được kế toán lập, tính toán đầy đủ và ký nhận sẽ được chuyển cho phòng tổ chức hành chính ký duyệt, rồi được chuyển cho giám đốc ký duyệt
- Hình thức thanh toán: tiền lương được trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản cho người lao động
1.2. Kế toán tổng hợp: theo phương pháp kê khai thường xuyên
a.Tài khoản hạch toán:
* Tài khoản 334 “Phải trả công nhân viên”
Bên Nợ:
- Các khoản tiền lương, phụ cấp lưu động, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản khác đã ứng, đã trả trước cho công nhân viên.
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của công nhân viên.
- Các khoản tiền công đã ứng trước, hoặc đã trả với lao động thuê ngoài.
Bên Có:
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản khác phải trả cho công nhân viên.
- Các khoản tiền công phải trả cho lao động thuê ngoài.
Dư Có: Tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả cho công nhân viên
Dư Nợ: Số trả thừa cho công nhân viên. *Tài khoản 338 “Phải trả và phải nộp khác”
Bên Nợ:
- Bảo hiểm xã hội phải trả cho công nhân viên
- Kinh phí công đoàn chi tại đơn vị.
- Số bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn
Bên Có:
- Trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn vào chi phí sản xuất kinh doanh.
- Trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế trừ vào lương của công nhân viên.
- Bảo hiểm xã hội và kinh phí công đoàn vượt chi được bù cấp - Các khoản phải trả khác .
Số dư bên Có:
- Số tiền còn phải trả, còn phải nộp.
- Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn đã trích chưa nộp đủ cho cơ quan quản lý hoặc số quỹ để lại cho đơn vị chưa chi hết
Tài khoản chi tiết:
- TK 3382: Kinh phí công đoàn (2%)
- TK 3383: Bảo hiểm xã hội (23,5%)
- TK 3384: Bảo hiểm y tế (4,5%)
b. Quy trình ghi sổ
- Hàng ngày, căn cứ vào bảng chấm công và các chứng từ liên quan, kế toán ghi vào sổ nhật ký chung; đồng thời, kế toán cũng vào sổ kế toán chi tiết tk 334.
- Định kỳ,căn cứ sổ nhật ký chung, kế toán vào tiếp sổ cái TK 334; từ sổ kế toán chi tiết tiền lương, kế toán lập bảng tổng hợp tiền lương.
- Cuối tháng, kế toán thực hiện thao tác khóa sổ, làm căn cứ lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính; thực hiện đối chiếu giữa sổ cái tk 334 với bảng tổng hợp tiền lương
Sơ đồ 2.3: Quy trình ghi sổ kế toán lương
Bảng chấm công, các chứng từ liên quan Sổ chi tiết TK 334, TK338 Bảng tổng hợp tiền lương Nhật ký chung Sổ cái TK334, TK338 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính