Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý chung, Công ty sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung, và sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting 2004 để phục vụ cho công việc. Theo đó thì hệ thống sổ kế toán của Công ty gồm có: sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Trong đó:
• Sổ tổng hợp gồm: Sổ nhật ký chung, sổ tổng hợp nhập xuất tồn vật tư hàng hóa; Sổ cái mở cho các tài khoản mà công ty đang sử dụng.
• Sổ chi tiết: Sổ kế toán TSCĐ (Thẻ TSCĐ), sổ chi tiết công nợ, sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng; Sổ kế toán hàng tồn kho...
Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc Kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh sau đó chuyển số liệu từ Nhật ký chung vào sổ cái các tài khoản liên quan.
Đồng thời hằng ngày kế toán cũng căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào các sổ chi tiết các tài khoản liên quan.
- Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào theo yêu cầu quản lý), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với các số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
Sơ đồ 2.2: Quy trình ghi sổ kế toán tại Công ty