XUẤT KHẨU HÀNG DỆT MAY TẠI CÔNG TY
Sau khi được nhận những chỉ tiêu, nhiệm vụ được giao trong Kế hoạch Marketing xuất khẩu, các bộ phận chức năng có liên quan sẽ bắt đầu vào tiến hành tổ chức, thực hiện kế hoạch. Trong quá trình triển khai thì các bộ phận luôn có sự liên lạc, phối hợp cùng nhau. Sau đây là thực trạng tổ chức triển khai kế hoạch tại một số Phòng ban có liên quan đến kế hoạch
Phòng kế hoạch thị trường : Triển khai việc nghiên cứu và tìm hiểu
thị trường, cả thị trường mới lẫn thị trường đang thâm nhập. Tính toán được dung lượng thị trường và tìm kiếm các đối tác, khách hàng tiềm năng cho việc xuất khẩu sản phẩm của Công ty. Tiến hành việc phân bổ cơ cấu thị trường xuất khẩu, cơ cấu sản phẩm phục vụ cho chiến lược Marketing. Tổng
hợp các báo cáo kinh doanh về sản phẩm và diễn biến thị trường, thông tin đối tác được các bộ phận gửi lên để phục vụ cho việc kiểm soát, điều chỉnh các hoạt động Marketing tại các bộ phận
Các Phòng kinh doanh XNK: Triển khai việc liên hệ với các đối tác
và triển khai mạng lưới phân phối sản phẩm của mình.Tiến hành công tác sản xuất các sản phẩm , kiểm tra chất lượng sản phẩm, định giá sản phẩm; tổ chức việc xuất khẩu hàng, làm các thủ tục hải quan, xin giấy phép…rồi cuối cùng giao hàng cho đối tác
Trong quá trình triển khai kế hoạch sản xuất và xuất khẩu hàng, thì các Phòng Kinh doanh XNK luôn liên hệ chặt chẽ với các phòng kinh doanh khác để đảm bảo tiến trình sản xuất và xuất khẩu sản phẩm đúng tiến độ và kế hoạch được giao. Như liên hệ với phòng nguyên phụ liệu để sắp xếp cung ứng đủ nguyên liệu cho việc sản xuất; liên hệ với Phòng Xúc tiến dự án để đẩy nhanh việc kí kết hợp đồng với các đối tác hay liên hệ với Phòng Tài chính – Kế toán sao cho đảm bảo tài chính cho việc sản xuất, xuất khẩu sản phẩm; rồi liên hệ với Trung tâm thiết kế mẫu để thống nhất với nhau sao cho quá trình sản xuất đáp ứng tốt nhất những tiêu chuẩn về chất lượng và kiểu dáng sản phẩm
Trung tâm thiết kế mẫu: Triển khai việc thiết kế các mẫu sản phẩm
phục vụ cho việc đẩy mạnh xuất khẩu các sản phẩm mang thương hiệu Công ty. Song song với quá trình thiết kế mẫu thì Trung tâm cũng thường xuyên cử các nhà thiết kế xuống làm việc với các đơn vị sản xuất nhằm mục đích lấy thông tin sản phẩm, cũng như tư vấn trong các khâu của quy trình sản xuất, sao cho đảm bảo sản phẩm sản xuất ra đúng với các tiêu chuẩn thiết kế, đạt chất lượng tốt nhất. Đồng thời Trung tâm cũng tiến hành thu thập thông tin để có thể chỉnh sửa mẫu sao cho phù hợp nhất
Phòng Tài chính – Kế toán: Triển khai việc phân bố tài chính cho
từng bộ phận, tạo điều kiện sản xuất, xuất khẩu được tiến hành kịp tiến độ và nhanh nhất có thể
Phòng Tổ chức – Hành chính: Triển khai việc bố trí, thuyên chuyển
hay tuyển dụng nhân sự phục vụ cho quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch Marketing. Tổ chức cho nhân viên những khóa học thực hành nhằm nâng cao nghiệp vụ ngoại thương, khả năng ngoại ngữ, khả năng giao tiếp với các đối tác nước ngoài. Thực hiện các thủ tục hành chính, bố trí nhân sự cho việc tham gia các hội chợ, triển lãm mỗi khi Công ty tham dự…
Phòng Xúc tiến dự án: Triển khai việc tìm kiếm, thỏa thuận, kí kết
hợp đồng với các đối tác phân phối hàng xuất khẩu của Công ty. Phối hợp với các Phòng kinh doanh XNK, Phòng Kế hoạch thị trường để có thể lựa chọn những đối tác phù hợp nhất cho chiến lược Marketing của Công ty
2.5. HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT KẾ HOẠCH MARKETING XUẤT KHẨU HÀNG DỆT MAY TẠI CÔNG TY KHẨU HÀNG DỆT MAY TẠI CÔNG TY
Hoạt động kiểm soát và điều chỉnh kế hoạch Marketing xuất khẩu tại Công ty là do Phòng Kế hoạch thị trường đảm nhiệm chính, cùng với đó là sự kiểm tra, giám sát của Ban giám đốc về tiến trình thực hiện kế hoạch của các bộ phận liên quan
Phòng kế hoạch thị trường, theo như lịch trình, thời gian biểu đề ra cho các bộ phận chức năng sẽ tổ chức kiểm tra, nhận báo cáo kết quả công việc từ các bộ phận đó. Thông qua kết quả kiểm tra và các báo cáo gửi lên, Phòng kế hoạch thị trường xem xét những mặt được và chưa được việc thực hiện kế hoạch của các bộ phận. Từ đó tổng hợp thành báo cáo gửi lên Ban giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo. Nếu như những mặt chưa được là không đáng kể, không ảnh hưởng lớn đến kế hoạch Marketing xuất khẩu đã định thì Ban giám đốc sẽ cho phép tiếp tục thực hiện, đồng thời nhắc nhở các đơn vị
không hoàn thành nhiệm vụ phải tự điều chỉnh sao cho đến cuối kì hoàn thành được những mục tiêu đã định, không làm ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của toàn Công ty. Còn nếu như những mặt chưa được, yếu kém đó là không thể khắc phục được trong thời gian kế hoạch còn lại và có nguy cơ ảnh hưởng tới toàn bộ kế hoạch thì những nhà lãnh đạo Công ty sẽ có những quyết định điều chỉnh lại mục tiêu và giao cho Phòng kế hoạch thị trường soạn thảo một bản kế hoạch khác dựa trên những mục tiêu đã thay đổi và rút kinh nghiệm từ những sai lầm mắc phải
Tuy nhiên, những hoạt động kiểm soát việc thực hiện kế hoạch của Công ty là chưa sát sao và liên tục. Việc kiểm soát phần lớn dựa vào các báo cáo mà các bộ phận gửi lên. Cho nên tính trung thực, chuẩn xác là không đáng tin cậy. Hơn nữa do không có quy chế kiểm soát, giám sát nên tính tự phát , không chuyên nghiệp của các hoạt động này là dễ thấy. Việc giám sát, kiểm tra nhiều khi chỉ mang tính hình thức, cả nể, cho nên hiệu quả của hoạt động kiểm soát việc thực hiện kế hoạch trong Công ty là không thực sự cao, và còn nhiều yếu điểm