NGHĨA HƯNG
3.2.2Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong cơ cấu tổ chức mớ
a. So sánh cơ cấu tổ chức mới và cơ cấu tổ chức cũ
Bảng 3.1: Bảng so sánh giữa cơ cấu tổ chức mới và cơ cấu tổ chức cũ của Công ty
Cơ cấu tổ chức cũ Cơ cấu tổ chức mới 1.Giám đốc Quản lý phó giám đốc và phòng kinh doanh Quản lý phó giám đốc, phòng tổ chức hành chính, phòng tài chính kế toán 2.Phó giám đốc Quản lý phòng vật tư, phòng kế hoạch, phòng tổ chức hành chính, phòng tài chính kế toán, các đại lý và cửa hàng tại các xã thị trấn
Quản lý phòng kinh doanh, phòng vật tư, phòng kế hoạch
3.Phòng kinh doanh
Chịu sự quản lý của giám đốc, có trách nhiệm báo cáo với giám đốc về tình hình hoạt động của phòng ban mình
Chịu sự quản lý của phó giám đốc, có trách nhiệm báo cáo với phó giám đốc về tình hình hoạt động của phòng ban mình
Trực tiếp quản lý các cửa hàng và đại lý tại các xã, thị trấn
4.Phòng kế hoạch
Chịu sự quản lý của phó giám đốc, có trách nhiệm báo cáo với phó giám đốc về tình hình hoạt động của phòng ban mình
Vẫn chịu sự quản lý của phó giám đốc, có trách nhiệm báo cáo với phó giám đốc về tình hình hoạt động của phòng ban mình
5.Phòng vật tư
Chịu sự quản lý của phó giám đốc, có trách nhiệm
Vẫn chịu sự quản lý của phó giám đốc, có trách nhiệm báo
báo cáo với phó giám đốc về tình hình hoạt động của phòng ban mình
cáo với phó giám đốc về tình hình hoạt động của phòng ban mình
6.Phòng tổ chức hành chính
Chịu sự quản lý của phó giám đốc, có trách nhiệm báo cáo với phó giám đốc về tình hình hoạt động của phòng ban mình
Chịu sự quản lý của giám đốc, có trách nhiệm báo cáo với giám đốc về tình hình hoạt động của phòng ban mình
7.Phòng tài chính kế toán
Chịu sự quản lý của phó giám đốc, có trách nhiệm báo cáo với phó giám đốc về tình hình hoạt động của phòng ban mình
Chịu sự quản lý của giám đốc, có trách nhiệm báo cáo với giám đốc về tình hình hoạt động của phòng ban mình 8.Các đại lý và các cửa hàng tại các xã thị trấn
Chịu sự quản lý của phó giám đốc, có trách nhiệm báo cáo với phó giám đốc về tình hình hoạt động của phòng ban mình
Chịu sự quản lý của phòng kinh doanh, có trách nhiệm báo cáo với phòng kinh doanh về tình hình hoạt động của mình.
Các cửa hàng và địa lý được chia nhỏ để dễ quản lý: các cửa hàng, các đại lý tại các xã miền thượng, các đại lý tại các xã miền hạ, các đại lý tại các huyện lân cận
b. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong cơ cấu tổ chức mới - Giám đốc:
trước cơ quan quản lý cấp trên và pháp luật
+ Quản lý điều hành mọi hoạt động của Công ty thông qua phó giám đốc
+ Xác lập hệ thống tổ chức, quyền hạn, trách nhiệm, mối quan hệ của từng bộ phận phòng ban.
+ Trực tiếp chỉ đạo và phê duyệt công tác kế hoạch phát triển, công tác đào tạo, công tác tài chính
- Phó giám đốc (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Trực tiếp chỉ đạo và giám sát quá trình làm việc của các phòng ban kinh doanh, vật tư, kế hoạch
+ Có quyền ra các quyết định quan trọng, trình giám đốc phê duyệt + Có trách nhiệm báo cáo lên giám đốc về tình hình hoạt động mà mình quản lý một cách thường xuyên
+ Tham mưu, đề xuất các biện pháp cùng giám đốc tổ chức thực hiện tốt các mục tiêu và biện pháp đề ra
- Phòng kinh doanh:
+ Có nhiệm vụ nghiên cứu và phân tích thị trường mở rộng thị trường + Giới thiệu và trực tiếp bán hàng, thu tiền báo cáo sổ sách hàng tháng, quyết toán với Công ty.
+ Có trách nhiệm tìm hiểu thị trường tiêu thụ và thực hiện các công việc về tiêu thụ
- Phòng kế hoạch:
+ Xây dựng, điều hoà kế hoạch sản xuất kinh doanh, sửa chữa và mua sắm thiết bị
+ Lập và trình duyệt các kế hoạch định hướng của Công ty.
nguyên liệu và sản phẩm của Công ty. - Phòng vật tư:
+ Xây dựng quy chế mua sắm vật tư, tổ chức tiếp nhận vật tư về kho + Tổ chức phân phối hàng hóa đến các cửa hàng và đại lý
+ Chịu trách nhiệm quản lý, kiểm tra giám sát kho hàng - Các cửa hàng và đại lý :
+ Trực tiếp bán phân đạm, thuốc bảo vệ thực vật, thóc giống, thức ăn chăn nuôi đến người dân
+ Có trách nhiệm thực hiện các kế hoạch, quyết định của phòng kinh doanh
+ Đề xuất các kiến nghị lên Công ty nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình.
- Phòng tổ chức hành chính:
+ Tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân lực
+ Xây dựng và triển khai kế hoạch tiền lương, thưởng và các chế độ phúc lợi khác
+ Giải quyết các chế độ BHXH, BHYT, an toàn vệ sinh lao động theo quy định hiện hành của Nhà nước và Công ty
+ Thực hiện điều động, bố trí lao động, công tác quy hoạch, bổ nhiệm, miễn nhiệm các bộ phận theo đúng quy định của Nhà nước và Công ty
+ Quản lý con dấu của doanh nghiệp theo quy định về quản lý và sử dụng con dấu của Bộ Công an.
+ Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc của doanh nghiệp. Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị trình giám đốc phê duyệt. Thực hiện công tác kiểm tra, kiểm kê tài sản, các trang thiết bị làm việc của Văn phòng định kỳ hàng năm theo quy định.
+ Thường trực, bảo vệ cơ quan, cơ sở vật chất, bến bãi, kho hàng, văn phòng doanh nghiệp. Phối hợp với chính quyền và công an địa phương trong công tác bảo vệ an ninh trật tự, an toàn xã hội.
- Phòng Tài chính - kế toán:
+ Ghi chép, tính toán, phản ánh tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng kinh phí của Công ty
+ Cung cấp số liệu, tài liệu cho việc điều hành sản xuất kinh doanh, lập báo cáo kế toán, thống kê, quyết toán của Công ty
+ Lập phương án nguồn vốn và sử dụng vốn hàng năm, kế hoạch, tín dụng, lợi nhuận
+ Tính toán trích nộp các khoản nộp ngân sách nhà nước, các loại quỹ, phân phối lợi nhuận,…
+ Quản lý tiền mặt, chi lương, chi thưởng,…
3.2.3 Cấp quản lý và tầm quản lý (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cấp quản lý là 3 là đã tối ưu. Nhưng tầm quản lý của phó giám đốc lại quá rộng vì thế để giảm gánh nặng cho phó giám đốc thì giám đốc sẽ quản lý hai phòng ban là phòng tổ chức hành chính và phòng tài chính kế toán còn phó giám đốc sẽ quản lý phòng kinh doanh, phòng vật tư, phòng kế hoạch. Việc phân chia lại như vậy giúp phó giám đốc giảm bớt được áp lực công việc đồng thời giúp cho các phòng ban phối hợp với nhau được thuận lợi hơn. Sau khi cơ cấu lại thì tầm quản lý của phó giám đốc và giám đốc đều là 3.