Mỗi một cơ sở xã hội lưu trữ những tờ in sẵn gọi là tờ khai tiếp nhận. Tờ khai tiếp nhận có những phần thông tin mà NVXH phải thu thập, bao gồm địa chỉ của thân chủ, các dữ liệu dân số học, lý do chuyển tuyến, hoàn cảnh gia đình. Có cơ sở còn dành khoảng trống trong tờ khai để ghi về gia đình, như tên và chi tiết về tất cả các thành viên trong gia đình, mối quan hệ với thân chủ (cha, mẹ, anh chị em…)
Ghi nhật ký:
Ngoài việc cung cấp những thông tin trong hồ sơ tiếp nhận, NVXH còn ghi lại những công việc khác như là tiến trình giúp đỡ. Nhật ký của NVXH là để ghi chú lại những biến cố đã xảy ra. Các ghi chú bao gồm tên, địa chỉ, ngày, các điểm chính của các cuộc vấn đàm, những điều quan trọng thu nhặt được từ các cuộc nói chuyện với những người khác như những nhân vật phụ và những người quan trọng khác, các quan sát, những suy luận và các yếu tố của tiến trình CTXH với cá nhân. Vấn đàm được sử dụng ở đây để chỉ cuộc nói
chuyện của NVXH với thân chủ và các thành viên gần gũi trong gia đình. Những nhân vật phụ là những người có quan hệ đặc biệt với thân chủ, có nhiệm vụ cung cấp những thông tin về thân chủ cho NVXH hoặc giúp đỡ thân chủ về phương diện nào đó. Bác sĩ điều trị cho bệnh nhân, giáo viên dạy cho người đi học là những ví dụ về những nhân vật phụ. Tương tự thế, có thể có những nhân vật phụ khác. Sự liên kết song song giữa nhân viên xã hội và bác sĩ, hoặc giữa NVXh và giáo viên có những sự tương tác với thân chủ trong một mối quan hệ nghề nghiệp. Những người quan trọng là những người có vị trí đặc biệt trong cộng đồng có thể giúp đỡ thân chủ những phương diện vật chất và phi vật chất. Từ những dữ liệu lộn xộn trong nhật ký, NVXH tổ chức một cách có hệ thống nội dung một hồ sơ cá nhân chính thức được lưu giữ tại cơ sở.
Mục đích của việc lưu giữ hồ sơ:
Hồ sơ dịch vụ xã hội cá nhân phục vụ cho những mục đích quan trọng. Con người chúng ta không ai có thể lưu giữ trong đầu tất cả các thông tin liên quan đến một thân chủ nào đó. Viết lách trở nên quan trọng để đánh giá về mặt xã hội và vạch kế hoạch hành động trong từng trường hợp. Đưa các dữ kiện và các khía cạnh có liên quan vào nhật ký giúp NVXh lượng giá một cách dễ dàng hơn. Vì thế, cần ghi chép thường xuyên đều đặn các dữ kiện của trường hợp cũng như các hoạt động giúp đỡ. Hồ sơ cá nhân cũng cần thiết cho việc quản trị. Chúng cung cấp các dữ kiện để định kỳ xem xét lại công việc của cơ sở về chất lượng cũng như số lượng các dịch vụ. Từ nội dung hồ sơ cá nhân, nhà quản trị có thể phát hiện được NVXH đã sử dụng thời gian như thế nào, ở đâu và vào việc gì; công tác xem xét này cần thiết cho việc đánh giá tính hiệu quả công tác của cơ sở.
Hồ sơ cá nhân hết sức hữu ích trong việc giáo dục và nghiên cứu:
Hồ sơ cá nhân có nội dung chất liệu đầy đủ trở thành các nguồn giá trị trong việc nghiên cứu trong CTXH. Lĩnh vực nghiên cứu rất cần thiết cho sự phát triển nghề nghiệp. Ngoài ra, các hồ sơ CTXH cá nhân có ích cho việc thực hành, quản trị và nghiên cứu; chúng đáp ứng mục đích phụ trong huấn luyện sinh viên CTXH. Điều quan trọng là CTXH là một nghề xuất phát từ lĩnh vực thực hành, và hồ sơ cá nhân được cơ sở xã hội lưu trữ cho dù thiếu sót vẫn là công cụ giảng dạy trong giáo dục CTXH.
Việc lưu giữ hồ sơ được thực hiện đều đặn khi trường hợp của thân chủ đang tiến hành và dựa vào các chất liệu theo thứ tự thời gian, các tóm tắt được soạn thảo định kỳ vào cuối 3 tháng hoặc 6 tháng. Hồ sơ ghi chép mỗi ngày bao gồm việc ghi lại các sự việc và các biến cố cùng các công việc của tiến trình. Đối với người mới học thì việc ghi chép lại tiến trình là
quan trọng. Nhiều chất liệu được đưa vào để làm thành một hồ sơ ghi chép tiến trình. Các chất liệu như sau:
Các chất liệu, thành phần của ghi chép tiến trình:
Vấn đàm với thân chủ, giao tiếp với các nhân vật phụ và những người khác, các biến cố khi chúng xảy ra và ý nghĩa của chúng, các đặc điểm tính cách, môi trường vật chất, những khía cạnh đáng lưu ý của truyền thông không lời và những yếu tố của tiến trình CTXH cá nhân không nằm trong các yếu tố kể trên nảy sinh trong tiến trình.
Các cuộc vấn đàm, có thể trình bày nguyên văn hoặc dưới hình thức tóm tắt dưới các hình thức phúc trình viết. Đối với người mới học, việc trình bày nguyên văn các cuộc vấn đàm sẽ rất hữu ích trong việc phân tích nội dung các câu trả lời (cả nội dung tình cảm lẫn sự kiện) của người được vấn đàm, thân chủ và cả người vấn đàm.
Chất lượng của một hồ sơ cá nhân tốt:
Ở đây, một vấn đề liên quan đến tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ cá nhân có thích hợp hay không. Những đặc tính nào góp phần làm cho một bộ hồ sơ cá nhân trở thành một tư liệu có giá trị về mặt chuyên môn nghề nghiệp? Những gì mà NVXH trình bày về các thuộc tính của một hồ sơ cá nhân hơn 10 năm về trước có còn thích hợp không? Theo Bristol (1936) thì một hồ sơ cá nhân tốt là dễ đọc, dễ hiểu, dễ nhìn, có sự rõ ràng, chính xác và khách quan cũng như là có sự thống nhất nhất định về sự tiêu chuẩn hóa.
Hồ sơ cá nhân dễ đọc, dễ hiểu, dễ nhìn
Dễ đọc, dễ hiểu có nghĩa là hồ sơ được viết dưới một văn phong mà người đọc thấy dễ dàng và thoải mái. Các ý tưởng được sắp xếp mạch lạc trong các câu từ. Dễ nhìn có nghĩa là các sự kiện có thể chọn lọc ra dễ dàng. Để có thể dễ thấy thì nội dung nên sắp xếp thành các đầu đề và ngày tháng chỉ các biến cố. Những công văn, thư từ, các phúc trình y tế và các tài liệu khác được kèm theo hồ sơ ở những nơi thích hợp sẽ dễ thấy hơn. Về phương diện nào đó, sự dễ đọc và dễ nhìn thường đi chung với nhau. Có những yếu tố nếu thêm vào tính dễ nhìn thì làm dễ đọc, dễ hiểu. Hơn thế nữa, điều quan trọng là tờ khai tiếp nhận đầy đủ và chỉ có những chỗ thiếu sót được bổ sung sau thời điểm hòan thành hồ sơ.
Hồ sơ cá nhân phải rõ ràng, chính xác, khách quan
Sự rõ ràng là tránh sự không rõ nghĩa hay mơ hồ làm người đọc nhầm lẫn về ý nghĩa. Sự chính xác nói đến sự rõ ràng chính xác trong từng phát biểu của mỗi người là cách tốt
nhất ngăn ngừa sự không rõ nghĩa. Ký hiệu số sử dụng ở những nơi thích hợp. Khi sử dụng những từ ngữ dễ gây hiểu lầm cần chú ý vạch ra những gì mà người viết hàm ý một cách chính xác. Không thể không nói rằng để đảm bảo tính chính xác của sự diễn đạt trong ghi chép hồ sơ, NVXH phải tự mình luyện tập cẩn thận cách sử dụng ngôn từ và cách thu thập thông tin chính xác. Đạt được điều đó với sự khôn khéo và thận trọng không gây ra sự khó chịu cho người cung cấp tin là điều quan trọng mà NVXH cần phát huy.
Tính khách quan là những điều trình bày không bị bóp méo vì cảm nghĩ, khuynh hướng, thành kiến của cá nhân người viết. Để duy trì một mức độ khách quan vừa phải hoặc cao trong việc làm hồ sơ thì cần theo những hướng dẫn sau:
- Mô tả riêng rẽ các biến cố và các tình huống từ những giải thích, các suy đoán và các lượng giá. Ví dụ, khi mô tả hành vi xấu hay hành vi tốt của thân chủ cần tránh xen vào ý kiến bình luận. Những bình luận, góp ý nên để về sau.
- Ghi rõ nguồn gốc thông tin. Không thể xác minh tính trung thực của mỗi mẩu tin. Tuy nhiên, với kiến thức về nguồn tin, NVXh có thể làm những gì cần thiết trong những tình huống ấy như tìm thêm thông tin hoặc kiểm tra tính chân thật của một vài thông tin.
- Những suy đoán và các lượng giá phải được chứng minh bằng các sự kiện. ví dụ, NVXh viết”Thân chủ đang có thói quen nói dối”. Việc trình bày như thế là một sự suy đoán từ bối cảnh giao tiếp trước đây hoặc từ mô tả các biến cố. Nếu các tiền đề để việc chứng minh không xuất hiện trước đó thì chúng phải có mặt sau này vì mục đích chứng minh cho sự thật của việc trình bày là thân chủ đang có thói quen nói dối.
Học cách dùng các từ như “dường như”, “có vẻ”, “có lẽ” hoặc những biểu lộ như thế vế những điều có khả năng xảy ra trong suy đoán của một người nào đó khi người ấy khộng thể chiếu cố về sự chắc chắn tuyệt đối của vấn đề.
Không được để cảm nghĩ riêng tư ảnh hưởng đến sự xét đoán của mình. Liên quan đến các nguyên tắc và kỹ thuật CTXH cá nhân, khái niệm về tự ý thức đã được đề cập đến cũng như đòi hỏi NVXH phát triển mức độ khách quan. Sự tự ý thức và tính khách quan vô tư sẽ giúp NVXh phát triển năng lực nhận thức trong sáng và thái độ khách quan.
Một mức độ thống nhất nhất định việc tiêu chuẩn hóa trong các hồ sơ cá nhân là điều mong muốn của các cơ sở xã hội.
Việc tiêu chuẩn hóa và sự thống nhất nói đến việc các cơ sở thừa nhận rằng cung ứng dịch vụ cá nhân là một trong những dịch vụ của họ, rằng từng mẩu thông tin và chi tiết của dịch vụ xã hội cá nhân là quan trọng và rằng chúng phải được đưa vào trong hồ sơ cá nhân.
Các cơ sở hoạt động vì những mục tiêu khác nhau và kết quả là người ta mong đợi sự đa dạng trong kiểu mẫu các hồ sơ cá nhân. Cung cấp sự đa dạng không loại bỏ khả năng duy trì một khuôn khổ thống nhất liên quan đến một số điểm tham khảo. Tờ khai tiếp nhận của các cơ sở CTXH thường có những khoảng trống để đưa vấn đề của thân chủ, chân dung gia đình và sự đánh giá về mặt xã hội nào đó. Tờ khai tiếp nhận thường được làm ở giai đoạn đầu của CTXH cá nhân. Khi trường hợp của thân chủ tiến triển, NVXH viết vào những tờ còn trống tất cả những gì diễn ra theo thứ tự thời gian. Việc tường thuật này thường là một mớ hổ lốn các yếu tố đánh giá xã hội, các quan sát, các cuộc vấn đàm, lượng giá và các lần vãng gia. Thật là có giá trị khi định kỳ soạn thảo các tóm tắt về các khía cạnh khác nhau của các tiến trình CTXh cá nhân riêng rẽ và trình bày có hệ thống. Việc làm như thế, ngoài việc giúp hoàn thành xuất sắc công việc có hệ thống còn giúp cho việc học hỏi của NVXH nữa. Nên có các phụ trang về tờ khai tiếp nhận, những bản tóm tắt dịch vụ cá nhân với các mặt khác nhau của tiến trình được giải thích rõ ràng riêng biệt. Tính thống nhất về khuôn khổ giúp cho việc thông tin tốt hơn và dễ dàng hơn giữa các cơ sở cung ứng dịch vụ cá nhân. Nơi nào có sự thống nhất và tiêu chuẩn hóa thì nội dung của hồ sơ cá nhân tự nó trở thành dữ liệu thứ cấp cho vịêc nghiên cứu – loại nghiên cứu dựa vào dữ liệu của nhiều cơ sở.
Chắc chắn có một sự liên kết giữa chất lượng của một hồ sơ cá nhân với chất lượng công tác của một NVXH. Chất liệu để hoàn thành một hồ sơ cá nhân có được một phần từ thực hành các dịch vụ cá nhân. Không còn nghi ngờ gì nữa, một hồ sơ có giá trị chỉ có được từ việc thực hành giỏi nghề nghiệp. Tuy vậy, có những NVXH giỏi thực hành nhưng lại dở viết lách do thiếu khả năng diễn đạt bằng ngôn ngữ trong cách viết hoặc vì các lý do khác, họ không thể tạo nên một hồ sơ có chất lượng dù họ làm việc rất tốt.
CÂU HỎI CHƯƠNG IV:
1. Những phản hồi không tốt trong giao tiếp khi thực hành CTXH? 2. Sử dụng những cụm từ tốt trong thực hành?
3. Lắng nghe là gì?
4. Những thành tố của lắng nghe? 5. Cách lắng nghe hiệu quả?
6. Những yếu tố cản trở quá trình lắng nghe?
7. Áp dụng kỹ năng lắng nghe trong thực hành ca cụ thể? 8. Vấn đàm là gì?
9. Các bước trong vấn đàm? Những đặc điểm cần lưu ý cho từng bước? 10. Áp dụng vấn đàm trong thực hành ca cụ thể
11. Thế nào là một ghi chép tốt trong Công tác xã hội? 12. Những hướng dẫn để có được ghi chép tốt?
13. Ý nghĩa của việc lưu trữ hồ sơ trong CTXH cá nhân? 14. Các tiêu chuẩn của hồ sơ cá nhân tốt?