5.1. Giới thiệu:
- Khi một người tiếp nhận các dịch vụ xã hội mà bạn là người đại diện cho tổ chức để cung cấp, bạn phải có trách nhiệm ghi chép và lưu trữ tài liệu
- Việc ghi chép và lưu trữ phục vụ cho mục đích quản trị và liên quan đến pháp lý - Các ghi chép tập trung vào thân chủ chứ không phải vào nhân viên xã hội
- Mục đích của việc ghi chép nhằm đảm bảo rằng tất cả những hoạt động và kế hoạch can thiệp đều được cập nhật
5.2. Viết các ghi chú như thế nào?
Việc ghi chú các liên lạc phải luôn bao hàm: - Trọng tâm cần lưu ý khi vấn đàm
- Lượng giá của NVXH dựa vào những tóm tắt về hành vi, bề ngoài, ảnh hưởng - Bất cứ giải pháp nào diễn ra
- Lý do cho việc liên lạc tiếp theo hoặc sau đó sẽ diễn ra
Lưu ý: Những ghi chú này không nên dài dòng Ví dụ về một ghi chú:
Trọng tâm của cuộc vấn đàm:
L.Đến cơ quan hôm nay nhằm thảo luận về vấn đề thuốc men của cô
Lượng giá của NVXH:
Cô ta xuất hiện với vẻ mặt đau khổ và khóc rất nhiều, cô chỉ ra rằng cô tin những liều thuốc đó “không đủ mạnh”
Giải pháp:
Thiết lập cuộc hẹn cho cô với bác sỹ X. vào ngày 2/4/2009. khuyên cô tiếp tục duy trì chương trình vì chứng trầm cảm của cô gần như sẽ kiểm soát được
Lý do cho những liên lạc tiếp theo:
Thân chủ sẽ quay lại vào ngày 2/4/2009 sau khi đến bác sỹ nhằm thông báo cho NVXH biết về kết quả kiểm tra thuốc men của cô
5.2.1. DÁN NHÃN:
Góc bên trái thường dành để ghi: ngày tháng, dạng thức liên lạc Dạng thức liên lạc bao gồm:
- Liên hệ hợp tác: là liên hệ với những người có liên quan như bố mẹ, y tá, bác sỹ,… Lưu ý phải có sự cho phép của thân chủ hoặc người giám hộ của thân chu khi NVXH muốn nói chuyện với người nào đó
- Gặp gỡ ở văn phòng: NVXH và thân chủ gặp nhau
- Điện thoại: liên lạc qua điện thoại của thân chủ hoặc nhân viên xã hội
- Đến những nơi thân chủ nhận dịch vụ: nhằm đánh giá dịch vụ và những vấn đề nảy sinh
- Nhóm: NVXH nhìn thân chủ trong một nhóm và ghi chép những gì diễn ra. Đôi khi việc quan sát thân chủ trong nhiều nhóm sẽ mang lại hiệu quả cao hơn
- Vãng gia: thăm thân chủ ở nhà
5.2.2. Ghi chép lại việc giám sát, thực thi dịch vụ hỗ trợ
Cũng thực hiện tương tự như trên, ví dụ: 2/4/2009 (văn phòng)
Chú ý ghi tên cơ quan mà bạn có liên hệ
Tất cả những ghi chép trường hợp phải phản ánh được những nỗ lực xúc tiến dịch vụ mà bạn hỗ trợ thân chủ
Ví dụ:
1/06/2008 (tại cơ quan hỗ trợ) đi gặp cùng thân chủ và nhân viên công tác xã hội của trung tâm X. nhằm xúc tiến tiến trình chuẩn bị việc làm của thân chủ. Thân chủ dường như rất hăm hở cho vịêc bắt đầu tìm việc và hơi sốt ruột với việc lớp học chuẩn bị việc làm kéo dài quá lâu. Đạt được sự đồng thuận rằng thân chủ sẽ tìm việc vào tuần tới với sự trợ giúp cùng lúc đó thân chủ hoàn tất những bài học cuối cuả lớp học tìm việc. Thân chủ sẽ thông báo cho nhân viên xã hội về kết quả tìm việc vào 2 tuần tới
Ví dụ về việc ghi chú những liên hệ hợp tác
2/4/2008(liên hệ hợp tác) hôm nay, thầy giáo của A. gọi điện thông báo rằng A đã có những thể hiện tốt hơn ở trường. Thầy cũng thông báo là A đã tập trung tốt hơn để hoàn thành những bài tập được giao. Hơn nữa, Thầy cũng đã có 2 buổi họp phụ huynh A, họ cũng đã bắt đầu giám sát và bắt buộc A hoàn thành các bài tập mỗi đêm. Nhìn chung, thầy cho rằng A. có thể lên lớp 5 cùng với các bạn khi kết thúc năm học này. Cô cũng nói sẽ gọi lại nếu có vấn đề khác nảy sinh với A.
5.2.3. Những gợi ý để có được ghi chép tốt
- Tránh thái độ thù địch:
- Không sử dụng những ghi chép để thể hiện thái độ thù địch.
- Khi bạn giận người nào đó, bạn có thể trở nên tức giận, bông đùa, châm biếm với người đó. Tránh những ghi chép của bạn bị ảnh hưởng bởi những cảm xúc trên
- Ghi chép những tương tác của bạn và thân chủ: Sử dụng “” để ghi chú những trao đổi trực tiếp bằng lời giữa bạn và thân chủ,ghi chép cả lời nói và cử chỉ phi ngôn ngữ mà bạn quan sát được
- Ghi chép lại những khía cạnh có ý nghĩa trong buổi liên hệ: Có một số khía cạnh của buổi gặp là những manh mối quan trọng giúp chúng ta hiểu suy nghĩ và tình trạng của thân chủ. Những khía cạnh cần ghi chép:
Bề ngoài Trang phục Vẻ mặt Điệu bộ
Những phản hồi và các hoạt động khác
Sự tham gia vào những tương tác có liên quan với bạn hoặc sự tham gia của thân chủ vào các dịch vụ chuyển tuyến
Thái độ liên quan đến những tương tác
Ví dụ:
Cô S. dường như không thể biết được khi nào thì chúng tôi nên gặp lại cũng như những dịch vụ nào nên cung cấp trong thời gian đó. Vẻ ngoài của cô thể hiện sự bối rối và có chút gì không hưởng ứng với con gái và con rể khi họ đang cố gắng tìm ra những vấn đề, công việc giúp cô
- Rõ ràng và chính xác: Nhiều NVXH viết những thông tin rất chung, mơ hồ. Vì vậy, cần viết hết sức rõ ràng, tránh những từ mơ hồ
Ví dụ:
A. hôm nay rất thân thiện
=> A. bắt đầu buổi nói chuyện, cô bông đùa về buổi mua sắm cho lễ Giáng sinh B. hôm nay rất thất vọng
=> B. quan tâm tới khả năng anh sẽ bị mất việc làm
- Sử dụng “…”: Sử dụng chính xác từ mà thân chủ đề cập để ghi chép lại. Nếu chúng ta tóm tắt thì không dùng “…”
- Tránh sự trái ngược: Không có ghi chú sau trái ngược với ghi chú trước đó mà không có giải thich kèm theo. Nếu thay đổi kế hoạch, phải ghi chú lạ.Nếu thân chủ thoái bộ hoặc thay đổi một cách đáng kể, cũng cần phải ghi lại. Không để kẻ hở nào khiến người đọc nghĩ rằng có điều gì đó thực sự xảy ra mà bạn không ghi lại
- Sử dụng ngôn ngữ mà thân chủ hiểu được: Tránh sử dụng những từ quá sâu liên quan đến chuyên môn, kỹ thuật mà thân chủ hoặc người giám hộ không hiểu được
- Mô tả chính xác những khuyết tật: Mô tả chính xác không kèm theo sự miệt thị - Mô tả về con người đó hơn là gọi họ theo những khuyết tật. Lưu ý không sử dụng
những từ sau khi mô tả về khuyết tật của thân chủ:
• Sự khuyết tật: trải qua, chịu đựng… => không nên sử dụng • Điếc
• Đui/mù • Câm • Vô học • Thần kinh/hâm… - Tránh thái độ phán xét: Những từ mang tính phán xét Những từ tốt hơn
Dơ dáy Vệ sinh kém
Kinh tởm Không dễ chịu
Lười biếng Thụ động
Căng thẳng Lo lắng
Chỉ ngồi một chỗ Bị động
Lẩm bẩm Than phiền về…
- Giữ sự cân bằng trong bức tranh bạn thể hiện liên quan đến thân chủ: phải bao hàm các yếu tố: Điểm mạnh, yếu, những điểm tích cực đã đạt được…
- Ghi lại những chứng cứ về sự hợp tác hay đồng thuận