Là cuộc gặp gỡ trò chuyện và phỏng vấn giữa thân chủ và NVXH theo hình thức mặt đối mặt.
Đặc điểm:
Đây là cuộc trò chuyện có mục đích, kế hoạch và phương pháp, kỹ thuật vấn đàm Thu thập thông tin từ thân chủ hay chia sẻ thông tin cho thân chủ
Khảo cứu và đánh giá vấn đề của thân chủ và tình huống liên quan Đưa ra sự giúp đỡ
Thu thập và chia sẻ thông tin : gồm - Các thông tin liên quan đến vấn đề
- NVXH cần biết thân chủ nhận thức về vấn đề như thế nào, đã giải quyết ra sao? - Dữ kiện về bản thân thân chủ, gia đình và tài nguyên của thân chủ
Khi thân chủ không thể cung cấp đủ thông tin, có thể phỏng vấn thêm thành viên trong gia đình và người khác.
Quá trình vấn đàm là quá trình trao đổi thông tin 2 chiều. NVXH nhận thông tin từ thân chủ và cung chia sẻ các thông tin khác về mình vai trò NVXH, chức năng cơ sở hoặc các dịch vụ hỗ trợ khác …
Khảo cứu đánh giá tình huống
Thông tin thu thập cần được phân tích và nối kết để hình thành bức tranh rõ ràng về vấn đề, các mối liên hệ nhân quả. Trong tiến trình này, NVXH áp dụng các kiến thức khoa học xã hội đã học để hiểu hành vi của thân chủ và của người khác trong tình huống của vấn đề. Mỗi trường hợp đều có ghi nhận hồ sơ cá nhân.
Vấn đàm được xem như là một công cụ trực tiếp giúp đỡ
Trong qua trình vấn đàm, một số các kỹ thuật khác của CTXH cá nhân cũng được sử dụng để giúp thân chủ như : tạo thuận lợi cho việc bộc lộ cảm xúc chẳng hạn khi thân chủ muốn khóc nhưng cố kìm nén, hoặc giúp thân chủ xóa bỏ những cảm nghĩ lỗi lầm đã mắc và không quay lại quá khứ để trừng phạt mình hay thất vọng về mình…
Vấn đàm là công việc mang tính nghề nghiệp, đòi hỏi NVXH phải chuẩn bị cho mỗi cuộc vấn đàm. Sau khi xem lại các lần vấn đàm trước thấy mình còn thiếu thông tin gì cần bổ sung, thiếu sót nào cần điều chỉnh và mình cần sử dụng kỹ năng nào.
3.1. Tiến trình vấn đàm
Một cuộc vấn đàm thành công cần phải có sự chuẩn bị, có kế hoạch và theo một tiến trình gồm các bước chính:
- Giai đoạn chuẩn bị
- Giai đoạn vấn đàm (phỏng vấn) - Giai đoạn kết thúc
- Giai đoạn sau khi vấn đàm
• Bước 1: Giai đoạn chuẩn bị - lên kế hoạch vấn đàm
Đây là giai đoạn rất quan trọng, nó ảnh hưởng khá nhiều đến sự thành công của buổi vấn đàm. Để thu thập được những thông tin cần và đủ, NVXH cần chuẩn bị các ý tưởng trước cho cuộc vấn đàm (mục đích, bối cảnh, nội dung, thời gian, địa điểm…).
Mỗi một cuộc vấn đàm cần phải có mục đích rõ ràng, mục đích này có thể chỉ một hoặc hai điều chúng ta quan tâm. Cần hiểu rõ rằng bản thân NVXH hay cơ sở chỉ có thể giúp thân chủ trong một phạm vi nào đó thôi chứ không thể giải quyết mọi vấn đề (NVXH cần phải biết cái gì ta có thể hỗ trợ được, cái gì không thể)
• Bước 2: Giai đoạn thực hiện vấn đàm
Đây là giai đoạn tiếp xúc trực tiếp với thân chủ, được chia thành hai giai đoạn:
Giai đoạn mở đầu: tạo bầu khí và mối quan hệ tốt với thân chủ là điều rất quan trọng. Ta thường nghe “Vạn sự khởi đầu nan”, cuộc phỏng vấn thành công phụ thuộc vào giai đoạn này rất nhiều. Do đó, NVXH cần thực hiện đầy đủ các công việc như chào hỏi thân mật, giới thiệu bản thân và mục đích của buổi tiếp cận, đảm bảo với thân chủ nội dung phỏng vấn được giữ bí mật, nếu có thu băng hoặc ghi chép tại chỗ cần có sự đồng ý của thân chủ.
Giai đoạn chính: Theo sát mục tiêu của buổi phỏng vấn, sử dụng các kỹ thuật lắng nghe và đặt câu hỏi để có được những thông tin cần thiết (lưu ý đến sự đồng cảm)
• Bước 3: Giai đoạn kết thúc
Trước khi kết thúc cần thực hiện các công việc sau:
- Tóm tắt các ý vừa trao đổi để đảm bảo thân chủ và ta cùng hiểu đúng ý nhau
- Có những thỏa thuận chọn vấn đề mà thân chủ và NVXH cùng giải quyết, thời gian giải quyết trong bao lâu và hẹn khi nào gặp lại. Nếu có thể phải chia sẻ một số thông tin về thân chủ với đồng nghiệp khác nên có sự đồng ý của thân chủ.
• Bước 4: Giai đoạn sau khi phỏng vấn
Đây là giai đoạn NVXH thực hiện sau khi phỏng vấn, cụ thể:
- Ghi chép và sắp xếp lại đầy đủ các thông tin vừa thu thập, các kiến nghị.
- Xem lại các ý tóm tắt trước để chuẩn bị ý tưởng cho cuộc phỏng vấn trở lại.
3.2. Các kỹ năng vấn đàm (phỏng vấn)
• Kỹ năng phản ánh: Nhắc lại những thông tin, cảm xúc và tâm trạng của thân chủ để bày tỏ sự đồng cảm và thông hiểu.
• Kỹ năng diễn giải: NVXH chú trọng đến nội dung thông tin của thân chủ đã đưa ra để khẳng định ý nghĩa thông tin trong vấn đàm, thường là bằng cách nhắc lại ý thân chủ bằng lời khác để tỏ ý mình hiểu đúng thân chủ.
• Câu hỏi mở: “ Hãy nói cho cô biết về mọi việc ở trường” hay “ Cháu cảm thấy thế nào?” giúp thân chủ diễn giải và có cơ hội nói về những điều quan trọng một cách sâu sắc hơn.
• Câu hỏi đóng: giúp kiểm chứng chính xác về những vấn đề cụ thể hơn nhằm thu thập các thông tin hữu ích. Ví dụ: “Cháu đi khỏi nhà được bao lâu rồi?”…
• Câu hỏi diễn dịch: đây là dạng câu hỏi khó, phải rất cẩn thận khi sử dụng vì nó có thể dẫn đến nguy hiểm do chúng ta diễn dịch theo ý chủ quan của mình. Ví dụ NVXH hỏi thân chủ: “Tôi nghĩ thế có đúng không?”. Không nên sử dụng kỹ thuật này khi ta chưa thật rõ về vấn đề của thân chủ. Nếu sử dụng câu hỏi mớm ý thì vô tình chúng ta đã cắt đi nguồn thông tin của thân chủ, hướng thân chủ sang hướng khác. Tuy nhiên có trường hợp có thể sử dụng câu hỏi dẫn ý để hướng thân chủ vào lĩnh vực mà mình có thể hỗ trợ.
• Diễn giải: Kỹ năng này giúp NVXH xác định suy nghĩ, cảm giác và những kinh nghiệm của thân chủ. Khi thân chủ nói chưa rõ, trừu tượng, NVXH cần đề nghị giảng giải. Thân chủ cũng có thể cho rằng NVXH đã hiểu hết nên không cần nói cặn kẽ, nên cần sự diễn giải
• Tổng hợp lại: NVXH liên kết những vấn đề nhỏ thành vấn đề chung để phản hồi lại cho thân chủ. Cả nội dung và cảm giác của đối tượng được thể hiện trong tổng hợp của NVXH. Thường sử dụng tổng hợp trong quá trình vấn đàm cũng như vào cuối cuộc vấn đàm để nhấn mạnh những điều liên quan của nhiều vấn đề.
• Cung cấp thông tin: Khi cần, NVXH cung cấp thông tin cho thân chủ về dịch vụ đang có, về con đường có thể chọn….nhưng nguyên tắc là phải tạo cơ hội cho thân chủ có thể tiếp nhận hoặc cũng có thể từ chối sử dụng các dịch vụ hoặc chọn cách làm mà NVXH gợi ý, đưa ra. Trong trường hợp không có đủ thông tin để cung cấp, NVXH cần chân thật và tìm cách có thông tin để cung cấp cho thân chủ.
• Giải thích: NVXH sử dụng để tìm hiểu sâu hơn ý nghĩa của thông tin mà thân chủ đưa ra, giúp tìm ra những cách khác nhau để giải quyết vấn đề và giúp thân chủ nhìn nhận vấn đề ở góc độ mới, tạo lòng tin và sự thay đổi sâu sắc.
• Đối chất: NVXH đặt thân chủ vào tình thế phải tự hỏi mình, hoặc cảm nhận những tình cảm đang có ở mình, hoặc hiểu về vấn đề của mình, hoặc tự tìm ra giải pháp cho mình
Đối chất với một người là đặt anh ta một trạng thái bất cân bằng. Nhưng ngược lại một sự đối chất tốt luôn được thực hiện một cách tế nhị và tôn trọng. Vì thân chủ đã có rất nhiều sự lo lắng nên ta không thể chất thêm áp lực cho họ.
Hơn thế nữa, chúng ta sử dụng kỹ thuật đối chất khi chúng ta thực sự cảm thông với thân chủ. Nếu chúng ta cảm thấy chán nản do thái độ hay vi của thân chủ thì tốt nhất là chúng tránh không dùng kỹ thuật này vì nó được nhận thức như một sự khiển trách.
Lưu ý: Trong quá trình vấn đàm, nên ghi chép thật cô đọng với những nội dung thực sự cần thiết. Nên tập trung nhiều thời gian vào việc lắng nghe và phản hồi những thông tin mà thân chủ cung cấp.