*Sổ giao ca:
Sổ giao ca là sổ do nhân viên trực buồng đảm nhận để thường xuyên ghi các thông tin về biến động số buồng (khách đến, khách đi), tình trạng buồng, các công việc còn tồn đọng của ca trước, các yêu cầu về dịch vụ hay lời nhắn của khách, các ký nhận của người thực hiện yêu cầu đó để từ đó sớm có những biện pháp cần thiết cho những phát sinh về trang thiết bị vật dụng của khách.
Hàng ngày các ca bàn giao công việc cho nhau phải ghi vào sổ giao ca toàn bộ những công việc còn tồn đọng của ca trước hoặc những yêu cầu của khách như: Khách yêu cầu ăn trên buồng.
Khách yêu cầu cần đánh thức. Khách yêu cầu giặt là lấy ngay. Yêu cầu lấy nước sôi.
Yêu cầu thay đổi đồ dùng. Đồ gửi hàng ngày của khách.
Buồng chưa làm vệ sinh cần làm để đón khách. Cần ghi rõ số buồng, ngày giờ khách yêu cầu.
Ghi xong phải ký giao nhận rõ ràng, làm căn cứ để xử lý khi cần thiết. Mẫu sổ giao ca:
37
Bảng 9
*Bàn giao chìa khoá:
Sau khi tan ca, nhân viên phục vụ buồng giao lại chìa khoá cho nhân viên trực buồng và ký tên vào sổ gửi lại chìa khoá, trong đó ghi rõ ngày giờ gửi.
Khi giao chìa khoá buồng phải kiểm đếm cụ thể, ghi rõ số lượng. Nếu mất ghi rõ mất chìa khoá buồng nào, lý do mất.
Ghi xong phải ký giao nhận rõ ràng, làm căn cứ để xử lý khi cần thiết. Người đánh mất chìa khoá sẽ bị xử lý nghiêm khắc.
Nhân viên trực buồng bỏ chìa khoá vào hòm và khoá hòm lại.
Bảng 10
38
*Hình ảnh minh hoạ:
1 Trả lại máy chìa khóa và máy bộ đàm
2 Ký nhận trả chìa khóa và máy
Hình 16
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUI TRÌNH PHỤC VỤ BUỒNG TẠI KHÁCH SẠN