1.909.090 1.090.909
b) Đối tượng TSCĐHH khấu hao
- Tất cả các TSCĐHH của Công ty đều được thực hiện khấu hao khi đưa vào sử dụng.Việc khấu hao thực hiện liên tục cho đến khi giá trị hao mòn lũy kế bằng với giá trị ghi sổ của tài sản đó, sau đó tài sản có thể được thanh lý hoặc tiếp tục quản lý,sử dụng nhưng không trích khấu hao nữa
- Tài sản cố định hữu hình phục vụ cho hoạt độngcủa bộ phận nào thì chi phí khấu hao sẽ được tính vào chi phí của hoạt động của bộ phận đó.
c) Tài khoản sử dụng
Ở Công ty TNHHNN MTV Khoáng sản Thừa Thiên Huế dùng tài khoản 214 “hao mòn TSCĐ” trong việc hạch toán khấu hao TSCĐ. Trong đó sử dụng tài khoản cấp 2: 2141 cho “hao mòn TSCĐ hữu hình”. Ngoài ra Công ty còn sử dụng các tài khoản cấp 3:
Tài khoản 21411: Nhà cửa, vật kiến trúc. Tài khoản 21412: Máy móc, thiết bị.
Tài khoản 21413: Phương tiện vận tải, truyền dẫn. Tài khoản 21414: Thiết bị, dụng cụ quản lý.
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình tăng, giảm giá trị hao mòn và giá trị hao mòn lũy kế của các loại TSCĐ hữu hình trong quá trình sử dụng do trích khấu hao TSCĐ và những khoản tăng giảm do hao mòn khác của TSCĐ.Phản ánh tăng chi phí sản xuất kinh doanh vào các tài khoản sau tùy vào mục đích, bộ phận sử dụng:
Tài khoản 641: chi phí bán hàng
Tài khoản 642: chi phí quản lý doanh nghiệp d) Những công việc cần thực hiện
- Tính mức khấu hao ứng với thời gian cần tính khấu hao
- Nhập số liệu và máy tính
e) Xử lý nghiệp vụ và ví dụ thực tiễn
Ngày 13/02/2012 mua máy photocopy phục vụ cho phòng Tổ chức Hành chính của Công ty với số tiền là: 61.309.091 đồng .Và đồng thời thời gian khấu hao của tài sản này là 4 năm, áp dụng theo phương pháp khấu hao đường thẳng.
• Tính mức khấu hao tại ngày 28/02/2012 (tính cho tháng 2/2012)
•Hạch toán: Nợ TK 642: đồng Có TK 21414: đồng
Việc khấu hao TSCĐ được kế toán viên nhập vào máy tính và cuối kỳ nghiệp vụ khấu hao được thể hiện trên các sổ (phụ lục):
2.2.2.3 Kế toán sửa chữa,nâng cấp TSCĐHH
a) Kế toán sửa chữa thường xuyên TSCĐHH tại Công ty
Đối với Công ty thì hoạt động sửa chữa thường xuyên liên tục diễn ra do quá trình hoạt động nhiều và liên tục kèm theo điều kiện hoạt động dễ hư hại đến tài sản cố định hữu hình
Các hoạt động này do các phòng ban quản lý trực tiếp tài sản đó phụ trách và quyết định, những chi phí phát sinh do quá trình sửa chữa sẽ được hạch toán vào chi phí của các phòng ban tùy đặc thù của nó
Ví dụ:
o Máy photo ở phòng kế toán: chi phí đưa vào TK 642
o Máy photo ở phòng kinh doanh: chi phí lại đưa vào TK 641
o Máy photo ở phân xưởng phục vụ sản xuất thì lại đưa vào TK 627
Thế nên việc hạch toán diễn ra độc lập theo mục đích sử dụng của tài sản và cách quản lý của bộ phận sử dụng nó
Khi phát sinh công tác sửa chữa thì cũng có các chứng từ đi kèm là các chứng từ thanh toán như: Phiếu chi, Ủy nhiệm chi, Hóa đơn .
b) Kế toán sửa chữa lớn,nâng cấp TSCĐHH tại doanh nghiệp
• Đối tượng thực hiện sửa chữa lớn,nâng cấp
Tại Công ty có bốn nhóm TSCĐHH chính thì với mỗi loại đều có phương thức sửa chữa riêng nhưng nhìn chung thì trình tự thực hiện và các bên tham gia cho quá trình sửa chữa đó là giống nhau.Việc sửa chữa có thể thực hiện định kỳ hoặc theo phát sinh với các loại TSCĐHH cụ thể khác nhau.
Với các tài sản đã đến hạn sửa chữa hoặc phát sinh công tác sửa chữa thì các bộ phận quản lý hoặc Ban Giám đốc sẽ xem xét việc sửa chữa đó.
Các nhà cung cấp TSCĐHH đó cho Công ty hoặc các nhà cung cấp dịch vụ sửa chữa sẽ thực hiện sửa chữa như là:Công ty điện lực tỉnh,doanh nghiệp vận tải,nhà cung cấp dịch vụ viễn thông….
• Quy trình thực hiện sửa chữa lớn
Phòng ban quản lý lập bản dự toán và tờ trình sửa chữa TSCĐ trình lãnh đạo duyệt
Bản dự toán,tờ trình đã được duyệt chuyển sang phòng kế toán
Bộ phận quản lý tự liên hệ với bên cung cấp dịch vụ sửa chữa ( nếu tài sản có giá trị hoặc số lượng lớn và tiền dự toán trên năm triệu đồng phải có báo giá của ít nhất hai nơi sửa chữa kèm theo hợp đồng )
Tập hợp hồ sơ gửi đến phòng kế toán để thanh toán.
(Ngoài ra có một số công tác sửa chữa đặc thù hay chỉ có một nhà cung cấp dịch vụ thì có thể không có một số bước ở trên.)
• Tài khoản sử dụng
Căn cứ vào Thông tư 89/2002 thì việc sửa chữa và bảo dưỡng TSCĐ hữu hình ở Công ty TNHHNN MTV Khoáng sản Thừa Thiên Huế sử dụng tài khoản 241 để hạch toán, và có thêm các tài khoản cấp 2:
Tài khoản 2411: Mua sắm TSCĐ Tài khoản 2412: Xây dựng cơ bản Tài khoản 2413:Sửa chữa lớn TSCĐ
• Chứng từ,Sổ sử dụng
Dự toán chi phí sửa chữa
Các phiếu báo giá
Hợp đồng sửa chữa
Hóa đơn
Biên bản nghiệm thu
Biên bản thanh lý hợp đồng
Giấy đề nghị thanh toán
• Xử lý nghiệp vụ và ví dụ thực tiễn
Doanh nghiệp thực hiện công tác sửa chữa lớn tài sản cố định hữu hình tại phân xưởng sản xuất Phú Lộc,thuê nhà thầu bên ngoài với giá 43.426.000 đồng (gồm cả thuế).Đã thanh toán toàn bộ cho bên nhà thầu, và giá trị sửa chửa lớn được ghi tăng vào chi phí sản xuất chung của phân xưởng
Định Khoản:Nợ TK 2413 39.478.181 đồng Nợ TK 1331 3.947.819 đồng Có TK 112 43.426.000 đồng Và Nợ TK 627 39.478.181 đồng Có TK 2413 39.478.181 đồng
Ngày 27/06, trưởng phân xưởng tại Phú Lộc quyết định lập tờ trình đề nghị lên Ban Giám đốc để thực hiện sửa chữa lại thân và mái lò sấy ở đơn vị.
Ảnh 2.2 Tờ trình sửa chữa lớn TSCĐHH
Sau khi được sự phê duyệt của Ban Giám đốc thì Xưởng Phú Lộc liên hệ với DNTN Hoàng Đăng Vinh để sửa chữa lại nhà xưởng.Phiếu báo giá được DNTN Hoàng Đăng Vinh gửi về Công ty và được chấp nhận.
Hợp đồng sửa chữa được lập giữa 2 bên
o Ghi nhận danh mục cần sửa chữa : Lợp lại mái tôn tại lò sấy than số 2 o Giá trị hợp đồng: 43.426.000 đồng.( giá đã bao gồm thuế GTGT 10%) o Hình thức thanh toán: Chuyển khoản
o Thời gian thực hiện: 3 tháng
- Khi thực hiện xong việc sửa chữa, DNTN Hoàng Đăng Vinh cùng đơn vị lập biên bản nghiệm thu công trình và xuất hóa đơn GTGT.
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: CN/11P
Ngày 08 tháng 09 năm 2012 Số: 0000004 Đơn vị bán hàng: DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN HOÀNG ĐĂNG VINH Địa chỉ: 35B Dương Hòa – Thành phố Huế Số tài khoản MST: 3300569730 Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: CTY TNHH NN MTV KHOÁNG SẢN THỪA THIÊN HUẾ Địa chỉ: 53 Nguyễn Gia Thiều, Thành phố Huế
Số TT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Thanh toán hợp đồng hạng mục “sửa chữa mái nhà lò sấy , thân số 2
Đồng 39.478.181
Cộng tiền hàng: 39.478.181 Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 3.947.819
Tổng cộng tiền thanh toán: 43.426.000
Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi ba triệu bốn trăm hai mươi sáu ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Tổ trưởng đơn vị
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
Ảnh 2.3 Hóa đơn GTGT sửa chữa lớn TSCĐ
• Công ty chấp nhận thanh toán:
Kế toán căn cứ vào Hóa đơn tiến hành nhập dữ liệu vào máy, cuối kỳ nghiệp vụ trên được thể hiện trên sổ sách (phụ lục)
2.2.2.4 Kế toán giảm TSCĐHH
a) Đối tượng nhượng bán, thanh lý
TSCĐ nhượng bán là những TSCĐ không cần dùng, thường vẫn chưa khấu hao hết, vẫn còn sử dụng được nhưng đơn vị xét thấy việc sử dụng tài sản đó không có hiệu quả hay công nghệ bị lỗi thời không còn phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị nên nhượng bán.
TSCĐ thanh lý là những TSCĐ hư hỏng, không thể tiếp tục sử dụng được,thường đã khấu hao hết rồi và chỉ bán phế liệu
Đối tượng mua TSCĐ của công ty: các tổ chức, cá nhân có nhu cầu b) Các bước thực hiện
Tài sản nhượng bán và thanh lý mặc dù có một số điểm khác nhau như trên. Tuy nhiên quy trình thanh lý cơ bản giống nhau:
Đề nghị thanh lý tài sản
Khi tài sản tại xưởng ( đơn vị sử dụng) không còn sử dụng được nữa thì lập tờ trình xin thanh lý rồi chuyển lên phòng điều hành
Quyết định thanh lý tài sản.
Dựa vào tờ trình và tình hình của TSCĐ, Công ty sẽ tổ chức một cuộc họp thống nhất để đưa ra quyết định thanh lý tài sản cố định đó
Thành lập hội đồng thanh lý
Thành phần hội đồng thanh lý bao gồm: giám đốc, kế toán trưởng. Tiến hành thanh lý
Sau khi thẩm định giá của TSCĐ, Công ty sẽ phát thư mời cho các nhà đầu tư có nhu cầu mua lại và thông báo ra đại chúng. (Việc thẩm định giá của TSCĐ chủ yếu dựa trên khung giá do Bộ Tài Chính công bố hàng tháng hoặc do bên mua thuê chuyên viên thẩm định giá). Khi được một số người mua báo giá lại, nếu giá mua đó thấp hơn giá thẩm định ban đầu thì Công ty gửi giấy cho hội đồng thanh lý xem xét lại.Sau khi tìm được người mua với mức giá hợp lý thì hai bên sẽ kí hợp đồng mua bán. Công ty sẽ lập hóa đơn GTGT để giao cho bên mua tài sản.
Tổng hợp, xử lý kết quả thanh lý TSCĐ
Dựa vào các chứng từ kế toán ghi giảm tài sản và giá trị của tài sản theo quy định hiện hành
Tuy nhiên do tài sản thanh lý không còn sử dụng được nữa và đã khấu hao hết rồi nên không thể bán theo giá trị còn lại của tài sản mà chỉ bán theo phế liệu nên quy trình thanh lý những tài sản này đơn giản hơn. Khi có TSCĐ cần thanh lý do xưởng sử dụng đề xuất và lập tờ trình xin thanh lý.Công ty ra quyết định thanh lý và thành lập Hội đồng thanh lý TSCĐ. Hội đồng thanh lý TSCĐ có nhiệm vụ tổ chức thực hiện việc thanh lý TSCĐ theo đúng trình tự, thủ tục quy định và lập Biên bản thanh lý TSCĐ.Sau đó,Công ty mời nhà thầu phế liệu đến thanh lý tài sản,lập hóa đơn GTGT. Căn cứ vào Biên bản thanh lý và các chứng từ có liên quan kế toán ghi sổ như trình bày ở trên.
Tờ trình xin thanh lý tài sản, biên bản cuộc họp, quyết định của giám đốc về việc thanh lý, biên bản thanh lý,biên bản đánh giá lại tài sản( nếu có chênh lệch giữa giá bán và giá trị còn lại của tài sản), hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT.
d) Xử lý nghiệp vụ và ví dụ thực tiễn
• Bút toán 1: Ghi giảm TSCĐHH
Nợ TK 214: Phần giá trị hao mòn Nợ TK 811: Giá trị còn lại
Có TK 211: Nguyên giá
• Bút toán 2: Số thu hồi từ thanh lý
Nợ TK 111, 112: Thu hồi bằng tiền
Nợ TK 152: Thu hồi bằng vật liệu nhập kho Nợ TK 131, 138: Phải thu ở người mua
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp (nếu có) Có TK 711: Thu nhập từ thanh lý
• Bút toán 3: Tập hợp chi phí thanh lý
Nợ TK 811: Chi phí thanh lý
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào (nếu có) Có TK 111, 112, 331, 334…
Ví dụ minh họa:
Ngày 02/02/2012, bộ phận đã gửi lên ban lãnh đạo Công ty xem xét việc thanh lý xe UAZ
Sau khi nhận được tờ trình xin thanh lý, ngày 03/02/2012 sẽ có một cuộc họp được tổ chức bao gồm giám đốc, kế toán trưởng, các phó giám đốc để xem xét tình trạng của TSCĐ, rồi đưa ra quyết định thanh lý, cũng như lựa chọn đơn vị thanh lý là DNTN Phan Thanh Bình
Dựa vào biên bản cuộc họp xin thanh lý và quyết định thanh lý và biên bản xin thanh lý.
Sau đó sẽ tiến hành thanh lý dựa trên hợp đồng mua bán giữa Công ty và đơn vị được chọn làm thanh lý .
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: CN/11P
Ngày 13 tháng 02 năm 2012 Số: 0000443
Đơn vị bán hàng: CTY TNHH NN MTV KHOÁNG SẢN THỪA THIÊN HUẾ Địa chỉ: 53 Nguyễn Gia Thiều, Thành phố Huế MST: 3300100963
Số tài khoản : 5511000000013 tại Ngân hàng đầu tư và phát triền TT Huế Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Doanh Nghiệp tư nhân Thanh Bình
Địa chỉ: 133 An Dương Vương, Thành phố Huế MST: 3300321352 Số tài khoản: 55110000009988 tại ngân hang Đàu tư và Phát triển TT Huế Hình thức thanh toán: CK, Số TT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Thanh lý xa UAZ cái 01 18.181.818 18.181.818
Cộng tiền hàng: 18.181.818 Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.818.182
Tổng cộng tiền thanh toán: 20.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi triệu đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng Tổ trưởng đơn vị
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
Ảnh 2.4 Hóa đơn GTGT
Dựa vào chứng từ trên:
• Ghi giảm tài sản là xe u oát:
Nợ TK 21413 189.195.700 đồng Có TK 2113 189.195.700đồng
• Khi Công ty xuất hóa đơn cho DNTN Phan Thanh Bình: Nợ TK 131 20.000.000đồng
Có TK 7112 18.000.000đồng Có TK 33311 2.000.000đồng
• Khi thu tiền:
Nợ TK 1121 20.000.000đồng Có TK 1311 20.000.000đồng
Kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy, nghiệp vụ trên được thể hiện trên các sổ (Phụ lục):