2.2.1.1. Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty
Hiện nay tổng số cán bộ công nhân viên thuộc biên chế chính thức trong công ty là 31 người trong đó có 17 người có trình độ đại học trở lên. Cán bộ công nhân viên trong công ty đều là những người trẻ, năng động, nhiệt tình và rất tâm huyết với công việc. Đa số nhân viên trong công ty ở độ tuổi khoảng từ 25 đến 40 tuổi.
Giám Đốc
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
( Nguồn: Phòng kế toán – tài vụ )
Chức năng và nhiệm vụ các đơn vị phòng ban trong Công ty :
Giám đốc: Là người đại diện theo phát luật của công ty, là người chịu trách
nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh và làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước theo quy định hiện hành. Giám đốc điều hành mọi hoạt động kinh doanh theo chế độ một thủ trưởng, có quyền quyết định cơ cấu tổ chức. Đưa ra các quy chế hoạt động, quy chế quản lý tài chính, chi tiêu nội bộ của Công ty. Quyết định bổ nhiệm, bãi miễn, khen thưởng đối với cán bộ công nhân viên dưới quyền.
Phòng hành chính - nhân sự: Thực hiện các công tác tuyển dụng, quản lý hồ sơ, sơ yếu lý lịch, đào tạo và tái đào tạo nhân sự, xây dựng các chính sách đãi ngộ cho nhân viên trong công ty. Phân tích, đánh giá chất lượng của toàn bộ nhân viên trong công ty tham mưu cho giám đốc điều động, tiếp nhận, sắp xếp cán bộ công nhân viên trong công ty phù hợp với nhu cầu và nhiệm vụ kinh doanh.
Phòng kế toán- tài vụ: Quản lý, huy động và sử dụng các nguồn vốn của công ty
sao cho đúng mục đích, hiệu quả nhất. Phòng kế toán có nhiệm vụ ghi chép các nghiệp vụ tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty, xác định kết quả kinh doanh, lập các báo cáo tài chính theo quy định. Đôn đốc chỉ đạo, hướng dẫn việc thực hiện kế hoạch, hỗ trợ giám đốc nghiên cứu và quản lý các hoạt động của toàn công ty, thực hiện thanh toán tiền lương và các chế độ khác cho cán bộ nhân viên.
Phòng kế hoạch kinh doanh Bộ phận bánhàng Bộ phận Marketing Ban bảo vệ, quản lý kho Phòng hành chính- nhân sự Phòng kế toán tài vụ
Ban bảo vệ, quản lý kho: Có chức năng bảo vệ hoạt động sản xuất, phòng chống
cháy nổ, kết hợp với đội dân phòng địa phương tham gia phòng chống tệ nạn xã hội, bảo vệ và giám sát kho hàng của công ty và tài sản của khách hàng,... .
Phòng kế hoạch – kinh doanh: Lập các kế hoạch kinh doanh, phân tích thị
trường tìm kiếm khách hàng và triển khai thực hiện chúng một cách hiệu quả.
+ Bộ phận bán hàng: Có chức năng thu thập về hàng hóa, lấy hàng và giao hàng.
Ngoài ra còn thu thập các thông tin về sản phẩm và bán các sản phẩm ra thị trường, lập kế hoạch để nâng cao hiệu quả bán hàng.
+ Bộ phận marketing: Nghiên cứu thị trường người tiêu dùng, đối thủ cạnh tranh,
nhà cung cấp, triển khai bán hàng để đạt được doanh thu theo mục tiêu đã đưa ra, tổ chức các hoạt động xúc tiến, quảng cáo… tham mưu các ý kiến có liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty.
Đặc điểm:
Theo kết quả điều tra phỏng vấn thì mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH VPP Phương Thành là mô hình tổ chức chức năng. Các phòng ban của công ty được xây dựng khá đầy đủ và chuyên môn hóa các chức năng. Tuy nhiên, giữa các phòng ban chưa có sự liên kết và phối hợp chặt chẽ, mỗi phòng ban chỉ chú trọng giải quyết nhiệm vụ của mình mà chưa để ý tới mục tiêu chung của công ty.
Ưu điểm:
Tập trung quyền lực và quyền ra quyết định vào giám đốc, trách nhiệm và quyền hạn của giám đốc là cao nhất, do đó có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và kịp thời.
Phát huy được năng lực chuyên môn của các phòng ban cũng như sự chủ động tác nghiệp của các đơn vị trực thuộc trong công ty, tạo điều kiện cho các cán bộ công nhân viên trong công ty phát huy hết năng lực cũng như sự sáng tạo trong công việc.
Nhược điểm:
Tuy nhiên, với cơ cấu tổ chức này, lãnh đạo của công ty phải quyết định thường xuyên mối quan hệ giữa các phòng ban chức năng có chuyên môn và những giá trị khác nhau nên sẽ tạo ra khó khăn cho việc hợp tác và thông tin giữa các phòng ban với nhau.
Nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban và cán bộ nhân viên trong công ty chưa rõ ràng, việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên chưa tốt.
Công ty chưa có chính sách khích lệ, động viên xứng đáng với người lao động khiến người lao động không phát huy hết khả năng của mình.
Cơ cấu tổ chức chưa linh hoạt, chưa thực sự phù hợp với thay đổi của môi trường bên ngoài.
Quá trình truyền đạt thông tin của công ty được thực hiện thông qua điện thoại, email rất nhiều. Việc hai bên giao tiếp phải nhắc đi nhắc lại thông tin là điều không tránh khỏi làm cho quá trình truyền đạt thông tin không được hiệu quả. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.2.1.2. Số lượng, chất lượng lao động của công ty
Số lượng và chất lượng lao động của Công ty Phương Thành trong 03 năm gần nhất, từ năm 2016 đến năm 2018 được thể hiện như trong Bảng 2.2 và Bảng 2.3.
Bảng 2.2: Biến động về số lượng và chất lượng lao động tại Công ty Phương Thành giai đoạn 2016- 2018
(Đơn vị: Người)
Trình độ lao động Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Số lượng Tỷ lệ(%) Số lượng Tỷ lệ(%) Số lượng Tỷ lệ(%) Trên đại học 0 0 1 3 1 3 Đại học 10 45 16 52 19 54 Cao đẳng 7 32 10 32 11 31 THPT 5 23 4 13 4 12 Tổng số 22 100 31 100 35 100 (Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự)
Theo điều tra, thành viên trong công ty có trình độ đại học trở lên chiếm 57%, trình độ cao đẳng là 31.4%, còn lại 11.6% có trình độ trung cấp. Như vậy, về cơ bản trình độ cán bộ nhân viên trong công ty là khá cao. Số lao động có trình độ từ cao đẳng trở lên chiếm tỷ lệ 88.4% trong tổng số lao động của công ty. Đặc biệt, kết quả điều tra cho thấy hơn 80% khách hàng của công ty nhận xét họ hài lòng với thái độ và kết quả làm việc của nhân viên công ty. Tuy nhiên, quy mô lao động trong công ty là nhỏ, số lượng nhân viên các phòng ban không nhiều và còn thiếu. Để nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty cần tăng tuyển dụng nhân viên có trình độ, kinh nghiệm để có thể nâng cao hiệu quả kinh doanh cho công ty.
(Đơn vị: Người) Trình độ Phòng Trên Đại học Đại học Cao đẳng Trung cấp Giám đốc 1 0 0 0
Phòng kế hoạch - kinh doanh 0 11 5 2
Phòng hành chính - nhân sự 0 4 2 0
Ban bảo vệ, quản lý kho 0 2 3 2
Phòng kế toán - tài vụ 0 2 2 0
Tổng 1 19 11 4
(Nguồn: phòng hành chính - nhân sự)
Qua bảng thống kê cho thấy cơ cấu tổ chức của công ty hiện nay khá hợp lý. Tuy nhiên việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban chưa thực sự rõ ràng và hiệu quả. Trong đó việc sắp xếp nhân lực trong các phòng ban chưa được hữu hiệu, số lượng và chất lượng nhân lực chưa hợp lý (một số phòng ban thì thừa nhân sự còn một vài phòng thì lại thiếu).
Công ty cần phải quan tâm tới trình độ, độ tuổi, giới tính và thâm niên công tác của cán bộ nhân viên bởi vì những yếu tố này có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả lao động của người lao động. Để có thể từ đó sắp xếp và bố trí nhân sự một cách hợp lý nhằm giảm chi phí quản lý và nâng cao hiệu quả của cơ cấu tổ chức.