Quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của nhân viên trong công ty: Quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ giữa các phòng ban trong công ty, thực hiện chuyên môn hóa công việc nhưng phải đảm bảo công việc thực hiện linh hoạt và hiệu quả. Trong mỗi phòng ban cũng cần chuyên môn hóa công việc của từng người và thực hiện công việc theo quy trình để tránh chồng chéo. Giảm tính tập trung hay chính là nhà quản trị cấp cao nên giao bớt hành cho nhà quản trị cấp thấp hơn, ban lãnh đạo Công ty nên rộng rãi hơn trong phân quyền.
Giảm bớt sự tập trung quyền lực quá cao ở vị trí Giám đốc: Hiện nay tại Công
ty TNHH VPP Phương Thành, trong phân quyền mới chỉ dừng lại ở việc dựa trên sự tín nhiệm có mức độ mà chưa thực tin tưởng để giao quyền cho cấp thấp hơn. Quyền lực đang tập trung quá lớn vào nhà quản trị cấp cao, điều này dẫn đến tình trạng áp lực công việc cao cho cấp trên trong khi cấp dưới lại không phát huy được tính sáng tạo, nâng cao tinh thần trách nhiệm, giảm tính chủ động trong công việc. Từ đó làm ách tắc, làm giảm hiệu quả trong công việc. Do vậy, ban lãnh đạo Công ty nên:
Rộng rãi với cấp dưới, không nên quá khắt khe mà sẵn sàng cho họ cơ hội để tự khẳng định. Tuy nhiên, rộng rãi không đồng nghĩa với dễ dãi, nhà quản trị vẫn phải
giữ được sự uy nghiêm của mình. Cấp dưới tôn trọng sự chỉ đạo cấp trên đồng thời nhà quản trị cũng phải biết lắng nghe, tôn trọng ý kiến của người dưới quyền.
Phân phối quyền ra quyết định trong tổ chức trên cơ sở sự tin tưởng vào cấp dưới. Giám đốc của Công ty giao bớt quyền hành cho các trưởng phòng ban có quyền
đưa ra nhiều hơn các quyết định trong phạm vi quyền hạn rõ ràng, nhằm tăng sự chủ động và tinh thần trách nhiệm của họ. Và nhất định tránh trưởng hợp giao quyền rồi vẫn thường xuyên can thiệp, ngăn cản việc thực thi, tự chủ của cấp dưới được trao quyền. Nên tuyển thêm một phó giám đốc phụ trách kinh doanh, quản lý phòng kinh doanh xuất nhập khẩu và phòng marketing. Còn Giám đốc chỉ phụ trách phòng tài chính kế toán và hành chính nhân sự, sẽ tạo điều kiện cho Giám đốc có thời gian hoạch định chiến lược phát triển Công ty.
Biết cách kiểm tra, theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ của cấp dưới để tránh xu hướng hoặc là lạm dụng quyền lực hoặc là tránh né quyền lực, đều có thể dẫn đến các hậu quả xấu.
Cụ thể hóa quyền hạn và trách nhiệm của mỗi cá nhân, bộ phận trong Công ty: Quy định rõ nghĩa vụ từng bộ phận, từng chức danh trong Công ty để cán bộ nhân
viên trong công ty làm đúng công việc của bản thân, nhằm hoàn thành nhiệm vụ chung của cả công ty và quy định trách nhiệm từng người, để tránh việc ỷ lại giữa các thành viên. Tuy nhiên, trách nhiệm thì đi liền với nghĩa vụ, như vậy vừa động tạo động lực, giúp cho họ có quyền hạn để thực hiện các công việc được nhanh chóng và hiệu quả tốt hơn.
Tăng cường sự trao đổi thông tin giữa các phòng ban: Cần xây dựng một hệ
thống thông tin chung trong công ty để tránh việc tập hợp thông tin tốn thời gian và có sai sót. Hệ thống đường dây liên lạc nội bộ của công ty: điện thoại, mạng nội bộ, website, email phải luôn ổn định và cập nhật thương xuyên thông tin để kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh.
Hoàn thiện cơ chế kiểm soát, hệ thống đánh giá, các chính sách, thủ tục:
Xây dựng cơ chế kiểm soát dựa trên công việc bằng cách giao phó trách nhiệm trong việc hoàn thành công việc cho các cấp quản lý từng phòng ban chức năng (trưởng phòng) một cách cụ thể, rõ ràng về chất lượng và thời gian hoàn thành, các trưởng phòng có trách nhiệm kiểm soát nhân viên của mình trong việc hoàn thành công việc cũng như đánh giá mức độ hoàn thành công việc để có cơ sở đánh giá năng lực, phẩm chất của nhân viên dưới quyền một cách đầy đủ, khách quan.
Hoàn thành việc xây dựng hệ thống quy chế Công ty, đặc biệt là quy chế trả lương, quy chế tuyển dụng và bổ nhiệm cán bộ để sớm đưa vào thực hiện trên toàn bộ hệ thống nhằm giúp cho Giám đốc điều hành toàn bộ hoạt động chung của Công ty được thực hiện thông suốt, kịp thời, hiệu quả; Làm cơ sở cho các phòng ban thực hiện.
Dựa trên căn cứ thực tế các chức năng, nhiệm vụ xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá công việc khoa học, hợp lý.
Tiến hành phổ biến sâu, rộng tới từng bộ phận, từng nhân viên trong Công ty về hệ thống quy chế, tiêu chuẩn công việc.
Thường xuyên kiểm gia, giám sát tình hình thực hiện để nhanh chóng đưa ra các biện pháp quản trị khi cần thiết.
3.3.3. Một số kiến nghị đối với Nhà nước
Cần giảm thiểu các thủ tục hành chính rườm rà, phức tạp gây lãng phí thời gian, tiền của và cản trở đến hoạt động kinh doanh của công ty.
Đề ra hành lang pháp lý thông thoáng, hệ thống pháp luật phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế và điều kiện trong nước để thu hút nguồn vốn đầu tư.
Cần quan tâm hơn nữa đến hoạt động của công ty, tạo sự công bằng trên thị trường, đảm bảo cạnh tranh lành mạnh giữa các chủ thể kinh tế.
KẾT LUẬN
Cơ cấu tổ chức và phân quyền là một trong những nhân tố cơ bản quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Và công ty TNHH VPP Phương Thành cũng không phải là ngoại lệ. Trong quá trình hình thành
và phát triển, cơ cấu tố chức và phân quyền của công ty ngày càng hoàn thiện hơn để công ty có thể đứng vững trên thị trường và cạnh tranh với các công ty trong và ngoài nước như hiện nay. Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty vẫn còn rất nhiều hạn chế đòi hỏi công ty phải nhìn nhận đánh giá chính xác những điểm yếu cũng như mặt tồn tại, cần có những điều chỉnh kịp thời và chính xác để đưa công ty tiếp tục tồn tại và phát triển mạnh mẽ hơn.
Một bộ máy chuyên tinh, gọn nhẹ, năng động và phù hợp với mục tiêu của công ty góp phần tích cực làm tăng khả năng cạnh tranh của công ty. Để không ngừng nâng cao năng lực cạnh tranh và đứng vững trên thị trường, công ty TNHH VPP Phương
Thành cần phải tiếp tục hoàn thiện hơn nữa cơ cấu tổ chức và phân quyền. Do vậy với
đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH VPP Phương
Thành”, em đã phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty. Từ đó
mạnh dạn đề xuất một số giải pháp và kiến nghị góp phần đưa công ty đến thành công và phát triển bền vững.
Tuy nhiên, trình độ và kiến thức có hạn nên sự phân tích và giải pháp đưa ra chưa triệt để và còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp, chỉ bảo của các thầy cô giáo, đặc biệt là cô giáo TS. Trần Thị Hoàng Hà. Một lần nữa em xin chân thành cám ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của cô và sự quan tâm giúp đỡ của các anh chị trong công ty TNHH VPP Phương Thành đã giúp em hoàn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp này.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. PGS. TS Lê Văn Tâm, PGS. TS Ngô Kim Thanh (2006), Giáo trình quản trị
doanh nghiệp, NXB Đại học Kinh tế quốc dân.
2. PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006), Giáo trình Quản trị học, NXB Thống kê, Hà Nội.
3. Mary Parker Follett (1942), lý thuyết quan hệ con người trong quản lý, Mỹ. 4. Bộ môn Nguyên lý Quản trị (2010), Bài giảng Quản trị học, trường Đại học Thương Mại.
5. James A.F. Stoner, Michael A. Hitt, R. Satya Raju, Stephen P. Robbins, V.S. Manjunath (2010), Principles of Management, Pearson Education.
6. Chester I. Barnard, Thuyết quản lý tổ chức, Mỹ.
7. Harold Koontz, Những vấn đề cốt yếu của quản lý, năm 1993, trang 267. 8. Bài giảng Quản trị học (2010), Bộ môn Nguyên lý Quản trị, trường Đại học Thương Mại.
9. https://voer.edu.vn/c/to-chuc-trong-quan-tri-hoc/209efaa5/d788a710 10. http://doc.edu.vn/tai-lieu/luan-van-hoan-thien-co-cau-to-chuc-va-phan- quyen-cua-cong-ty-co-phan-intimex-tren-dia-ban-ha-noi-30084/
11. Trang web của công ty: http://www.hosocongty.vn/cong-ty-tnhh-van-phong- pham-phuong-thanh-com-955008.htm
12. Các báo cáo thường niên của Công ty TNHH VPP Phương Thành và một số mẫu phiếu của công ty giai đoạn 2016-2018.
13. Quy chế, quy định của Công ty TNHH VPP Phương Thành được cấp bởi phòng hành chính nhân sự, phòng tài chính kế toán, và các phòng ban khác.