3.3.1.1. Tái cơ cấu nhân viên trong công ty
Trong quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty cần chú ý đặc biệt đến quá trình xây dựng đội ngũ nhân sự, tái cơ cấu nhân viên trong công ty. Thực hiện tái cơ cấu nhân viên công ty phải được tiến hành dựa trên cơ sở một chiến lược nguồn nhân lực rõ ràng và phù hợp với chiến lược kinh doanh của công ty. Nhà tuyển dụng thay vì “săn đầu người” thì nên tập trung đào tạo nguồn nhân lực nội tại, xác định những bộ phận có nhân lực dư thừa hoặc không cần thiết, xem xét lại năng lực nhân viên để điều chuyển, huấn luyện trở thành nhân viên kinh doanh hay đưa vào bộ phận đang thiếu, đang cần, tuyển nhân sự phù hợp với công việc thay vì tuyển nhân sự có năng lực vượt trội, mô tả công việc thật cụ thể cho nhân viên và kiểm soát chặt chẽ quá trình làm việc thay vì chỉ kiểm soát đầu vào và đầu ra. Cần chú ý xây dựng lại đội ngũ, cách tổ chức nhân viên và tạo ra mối liên kết mật thiết giữa các nhân viên để họ sát cánh cùng nhau làm việc hiệu quả hơn vì mục tiêu chung của công ty. Phải làm cho nhân viên thấu hiểu và thông cảm và luôn tin tưởng gắn bó lâu dài với công ty.
Bên cạnh đó cũng nên xem xét lại việc sa thải, cắt giảm những nhân sự không còn phù hợp hay làm việc thiếu hiệu quả, không có tinh thần làm việc để giảm bớt gánh nặng chi phí cho doanh nghiệp.
Như vậy, tái cơ cấu nhân viên không có nghĩa là buộc phải cắt giảm nhân sự, mà là phải đưa ra mô hình hoạt động tốt nhất, đúng người, đúng việc để giúp doanh nghiệp vượt qua khó khăn, thực thi được kế hoạch, chiến lược kinh doanh có hiệu quả nhất.
Đúng người, đúng việc: Trên cơ sở năng lực, sở trường và nguyện vọng của mỗi
cá nhân trong công ty để bố trí sắp xếp nhằm làm gia tăng nâng suất lao động và động lực làm việc cho nhân viên.
Cụ thể việc tái cơ cấu tổ chức nhân viên trong các phòng ban của công ty như sau:
Phòng kế toán- tài vụ: Hiện tại phòng tài chính kế toán của công ty bao gồm 4
thành viên, như vậy phòng còn thiếu một nhân viên kế toán phụ trách công việc hạch toán các khoản thu và chi của công ty. Do đó trong thời gian tới công ty nên tuyển
dụng thêm một nhân viên kế toán để đảm nhận công việc này. Yêu cầu tuyển dụng cho vị trí này như sau:
Tốt nghiệp cao đẳng trở lên chuyên ngành kế toán – kiểm toán. Đã có kinh nghiệm làm kế toán ít nhất 2 năm.
Biết chút tiếng anh giao tiếp và sử dụng thành thạo tin học văn phòng.
Phòng hành chính – nhân sự: Theo kết quả điều tra phỏng vấn cho thấy phòng
hành chính nhân sự gồm 6 thành viên gây nên tình trạng thừa lao động. Lượng công việc không nhiều chỉ cần 1 trưởng phòng và 3 nhân viên là đủ. Do vậy, công ty nên có quyết định điều chuyển nhân viên Lê Tuấn Anh và Nguyễn Thu Huyền sang phòng kinh doanh. Bởi vì đây là hai nhân viên năng động, nhiệt tình trong công việc và hai bạn có nhiều kỹ năng rất phù hợp trở thành nhân viên kinh doanh suất sắc.
Ban bảo vệ, quản lý kho: Hiện tại có 7 người trong đó có 1 quản lý kho, 2 bảo vệ,
2 nhân viên phụ trách bên vận chuyển hàng và 2 nhân viên lái xe. Khối lượng công việc khá lớn nên số lượng nhân viên phụ trách vận chuyển như vậy là không phù hợp để có thể hoàn thành nhiệm vụ tốt và hiệu quả.
Phòng kế hoạch - kinh doanh: Phòng kinh doanh hiện tại của công ty gồm có 18
thành viên. Sau khi xem xét tái cơ cấu lại và hai nhân viên của phòng hành chính nhân sự được thuyên chuyển sang thì thành viên của phòng là 20. Số lượng như vậy cũng là hợp lý so với tình hình kinh doanh của công ty hiện nay.
3.3.1.2. Tăng tính tiêu chuẩn hóa và giảm mức độ tập trung trong cơ cấu tổ chức của công ty
Tăng tính tiêu chuẩn hóa: Công ty cần thực hiện các chính sách, quy chế để tăng
tính ràng buộc việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của phòng ban, bộ phận, cá nhân. Hình thành một phương thức làm việc hiệu quả, chuyên môn cao vì mục tiêu chung của công ty.
Dựa trên căn cứ thực tế các chức năng, nhiệm vụ xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá công việc khoa học, hợp lý.
Tiến hành phổ biến rộng rãi tới các phòng ban, nhân viên trong công ty về hệ thống quy chế, tiêu chuẩn công việc.
Thường xuyên kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện công việc, nhiệm vụ để nhanh chóng đưa ra các biện pháp khi cần thiết.
Giảm tính tập trung: Giám đốc cần giao bớt quyền hành cho các nhà quản trị cấp
thấp hơn: trưởng phòng, trưởng bộ phận…, nên rộng rãi hơn trong phân quyền. Giám đốc Công ty TNHH VPP Phương Thành chưa thực sự tin tưởng để giao quyền cho cấp thấp hơn. Quyền lực tập trung lớn vào giám đốc dẫn đến áp lực công việc cao cho giám đốc trong khi cấp dưới lại không phát huy được tính chủ động, sáng tạo và nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công việc. Do vậy giám đốc công ty cần phải:
Rộng rãi với cấp dưới, biết lắng nghe và tôn trọng ý kiến của nhân viên dưới quyền.
Giao quyền quyết định cho cấp dưới nhằm tăng sự chủ động và tinh thần trách nhiệm của họ.
Biết cách kiểm tra, theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ của cấp dưới tránh tình trạng lạm quyền hoặc né tránh trách nhiệm.