2.3.2.1. Những tồn tại
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, ngoài những thành công đã đạt được, cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH VPP Phương Thành vẫn còn tồn tại một số hạn chế như sau:
- Thứ nhất, cơ cấu tổ chức đơn giản gọn nhẹ góp phần tiết kiệm chi phí, tuy nhiên trong thời điểm hiện nay, các nhân tố môi trường thay đổi (cường độ cạnh tranh ngày càng tăng) thì cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty không đáp ứng được nhu cầu phát triển, cụ thể với cơ cấu tổ chức hiện tại thì công ty: Phòng kinh doanh hiện tại phải kiêm nhiệm nhiều công việc ngoài chuyên môn. Do đó, sẽ làm ảnh hưởng không những đến chính những công việc chuyên môn của phòng kinh doanh mà còn làm ảnh hưởng đến những chất lượng, hiệu quả công việc khác trong tổ chức. Điển hình là phòng kinh doanh xuất nhập hàng phải vừa đảm nhiệm lĩnh vực kinh doanh trong thị trường và cả công việc của phòng marketing, nên dẫn đến mức quá tải. Sự phân chia
quyền lợi trong công ty chưa rõ ràng, chưa xác định rõ quyền lợi và trách nhiệm, dẫn tới sự đãi ngộ còn chưa hợp lý.
- Thứ hai, sự phối hợp giữa các phòng ban còn thấp. Tuy cơ cấu của Công ty tương đối đơn giản, số cấp trung gian ít song do gặp vấn đề ở cơ chế phối hợp nên mức độ truyền thông trong công ty thấp, tính linh hoạt không cao. Cơ cấu tổ chức chưa gắn con người với nhiệm vụ, vai trò, chưa chỉ rõ cách thức các bộ phận, cá nhân kết hợp với nhau.
- Thứ ba, các chính sách, thủ tục đã được xây dựng cơ bản nhưng còn chưa đầy đủ, chưa bám sát được yêu cầu hoạt động quản lý và kinh doanh. Mặt khác, tất cả các chính sách, thủ tục này đều chưa được in thành văn bản và lưu hành (niêm yết) rộng rãi ở công ty để mọi người biết và thực hiện. Hầu hết các chính sách, thủ tục này được “truyền miệng” từ thế hệ nhân viên này đến thế hệ nhân viên khác.
- Thứ tư, Sự phân công nhiệm vụ giữa các phòng ban chưa được rõ ràng, công việc vẫn có sự chồng chéo. Công việc chăm sóc khách hàng do cả phòng kinh doanh và phòng hành chính nhân sự đảm nhiệm. Mặt khác, quyền hành trong công ty tập trung lớn vào giám đốc, mức độ phân quyền cho cấp dưới còn hạn chế. Điều này dẫn đến việc giám đốc ôm đồm quá nhiều việc, xử lý cả việc của các phòng ban trong khi những việc này trưởng phòng cũng tiến hành thực hiện gây ra sự chồng chéo công việc, đã không tạo ra hiệu quả lại gây lãng phí.
- Thứ năm, các phòng ban tuy đã được trang bị các thiết bị công nghệ thông tin nhưng trong quá trình thực hiện công việc còn xảy ra tình trạng thiếu thông tin, thông tin chậm, thiếu chính xác. Trong công tác tuyển dụng nhân viên cũng chưa chặt chẽ, còn theo cơ chế người nhà, nên chưa đảm bảo chất lượng, trình độ công tác, vì vậy công ty còn mất thêm khoản chi phí đào tạo lại cho họ.
2.3.2.2. Nguyên nhân tồn tại
Những hạn chế, tồn tại trong cơ cấu tổ chức được nêu ra trên đây xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, cụ thể là:
- Thứ nhất, do Công ty chưa chú trọng trọng trong việc xây dựng cơ chế kiểm soát công việc, chưa hoàn thiện cơ chế kiểm soát, hệ thống đánh giá, các chính sách, thủ tục
- Thứ hai, mặt trái của việc chuyên môn hoá cao dẫn đến sự phụ thuộc cao giữa các phòng ban mà trong Công ty các phòng ban lại chưa có được phối hợp ăn ý, nên hiệu quả công việc không cao.
- Thứ ba, một số bộ phận, cá nhân trong công ty còn muốn tạo lập và duy trì quyền lực riêng, dẫn đến sự trì trệ không đáng có trong việc giải quyết công việc.
- Thứ tư, do ban lãnh đạo vẫn còn e ngại trong việc giao quyền hạn cho cấp dưới, dẫn đến Giám đốc luôn trong tình trạng quá tải, ôm đồm nhiều công việc. Điều này đã làm ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng của hoạch định chiến lược.
- Thứ năm, cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty TNHH VPP Phương Thành còn chịu ảnh hưởng bởi ý chí chủ quan của ban lãnh đạo công ty mà không dựa vào tình hình thực tiễn của hoạt động kinh doanh.
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI CÔNG TY TNHH VPP PHƯƠNG
THÀNH