2016- 2018
3.2.3 Giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát quy trình cung ứng hàng hóa bán
thực hiện chương trình giao hàng gồm 3 khâu đó là: phân tích đơn đặt hàng, phân tích khả nguồn hàng và dự trữ hàng hóa, phân tích điều kiện giao hàng. Việc xây dựng một chương trình giao hàng cụ thể nhằm giảm bớt tình trạng chồng chéo, nhầm lẫn, sai sót khi tiến hành công việc chuẩn bị giữa các nhân viên. Đồng thời giúp cho các khâu tiến hành được thống nhất, có sự phối hợp nhịp nhàng hơn giữa các nghiệp vụ của quá trình chuẩn bị giao hàng. Nhờ vậy, tăng tốc độ cung ứng hàng hóa kho khách, nâng cao trình độ DVKH của công ty.
Hình 3.2.2 Quy trình xây dựng chương trình giao hàng
3.2.3 Giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát quy trình cung ứng hàng hóabán buôn bán buôn
Hoạt động kiểm soát của CTCP Máy tính H-Sky đang tập trung tại bộ phận kỹ thuật, trong khi bộ phận này không phải bộ phận trực tiếp liên quan trong quá trình cung ứng. Vì vậy, hoạt động kiểm soát tại công ty đang bị chồng chéo giữa các phòng ban liên quan. Để giải quyết tình hình hiện tại, ban lãnh đạo công ty cần tìm ra biện pháp để phân bổ lại nguồn lực và sắp xếp, phân công công việc hợp lý trong công tác kiểm soát quy trình cung ứng hàng hóa cho khách hàng.
Để tăng khả năng kiểm soát thì trước tiên, công ty cần chỉ rõ trách nhiệm của các nhân viên, bộ phận thực hiện hoạt động kiểm soát trong từng khâu thực hiện của quá trình cung ứng. Đồng thời, nhằm giúp cho hoạt động kiểm soát được đồng bộ, thống nhất, cả 3 phòng ban liên quan trong quá trình cung ứng là bộ phận kinh doanh, nhà kho, bộ phận kỹ thuật đều phải tham gia kiểm soát quá trình. Một số tiêu chí cho các hoạt động kiểm soát quá trình cung ứng tại công ty như sau:
a, Về chỉ tiêu chất lượng dịch vụ logistics khách hàng
Phân tích đơn đặt
Việc đưa ra các chỉ tiêu chất lượng dịch vụ logistics khách hàng rất quan trọng. Điều này, giúp công ty có thể kiểm tra được kết quả cung ứng hàng hóa đã đáp ứng đủ chỉ tiêu đề ra hay chưa. Nhằm phù hợp với sự chuyển biến của thị trường cung ứng bán buôn, các chỉ tiêu cần phải được cân nhắc và thay đổi thường xuyên 1 lần/ quý. Các chỉ tiêu cụ thể được đề xuất như sau:
STT Tên chỉ tiêu Chỉ tiêu đề ra
1 Tỷ lệ số lượng chuẩn về lô hàng 100%/ đơn hàng
2 Xác suất thiếu hàng 1%/ đơn hàng
3 Tỷ lệ hàng lỗi, hàng trả 2%/ đơn hàng 4 Thời gian cung ứng đơn hàng 24 giờ
Bảng 3.2.3 Chỉ tiêu chất lượng dịch vụ logistics khách hàng b, Về chỉ tiêu chi phí của quá trình cưng ứng hàng hóa bán buôn
Các chi phí trong qua trình cung ứng hàng hóa hiện tại đang được công ty trực tiếp chi trả. Với mức chi khoảng 65% cho chi phí đơn dặt hàng là tương đối lớn. Công ty CP Máy tính H-Sky cần rút ngắn một số khâu rườm rà để giảm thiểu chi phí cho khâu đặt hàng. Chi phí vận chuyển cũng cần xem xét lại, lắp đặt các thiết bị GPS để theo dõi được tình hình vận chuyển đơn hàng cũng như có thể kiểm soát quá trình vận đơn.
Ngoài ra, để tăng khả năng kiểm soát công ty CP Máy tính H-Sky cần chỉ ra nhiệm vụ của từng phòng ban, nhân viên thực hiện công tác kiểm soát quá trình cung ứng. Trong đó, phòng kinh doanh có trách nhiệm tập hợp đơn hàng và hợp đồng mua hàng của khách. Bộ phận kho có nhiệm vụ xử lý ban đầu đơn hàng, xác định khả năng thực hiện đơn hàng đó trong kho và thực hiện các nghiệp vụ chuẩn bị giao hàng. Phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm kiểm tra hàng hóa có phù hợp với yêu cầu đối với sản phẩm đó hay không rồi thực hiện lắp ráp linh kiện, đồng thời tham mưu cho ban giám đốc và hỗ trợ các phòng ban liên quan trong việc xử lý các tình huống bất ngờ trong quá trình thực hiện đơn hàng cho khách.