2016- 2018
2.3.2 Thực trạng triển khai cung ứng hàng hóa trong bán buôn của Công ty
CTCP máy tính H-Sky triển khai quá trình cung ứng hàng hóa trong thương mại bán buôn theo 4 bước bao gồm: Tập hợp, xử lý đơn đặt hàng và hợp đồng; xây dựng chương trình giao hàng; chuẩn bị giao hàng; tiến hành giao hàng; hạch toán nghiệp vụ giao hàng. Tuy nhiên, công ty không có bước “xây dựng chương trình giao hàng”. Do vậy, chưa có sự phối hợp một cách chặt chẽ giữa các nghiệp vụ. Nhưng nhìn chung quá trình cung ứng hàng hóa của công ty được tiến hành tương đối hợp lý. Sau đây, tác giả sẽ phân tích cụ thể các bước trong nội dung triển khai cung ứng hàng hóa của công ty.
Bước 1: Tập hợp, xử lý đơn đặt hàng và hợp đồng
- Tập hợp đơn hàng: Bao gồm việc tiếp nhận đơn hàng, xử lý yêu cầu đơn đặt hàng và chuyển yêu cầu đơn hàng đến điểm xử lý đơn hàng. Cụ thể nội dung của bước này là doanh nghiệp tiếp nhận đơn hàng thông qua các phương tiện online hoặc offline, phòng kinh doanh sẽ xác nhận số lượng, chủng loại, nhãn hiệu rồi chuyển yêu cầu đặt hàng về kho thông qua thiết bị di động hoặc mạng nội bộ.
- Xử lý đơn hàng: Thủ kho sẽ kiểm tra đơn hàng về số lượng, giá cả, cơ cấu, kiểm tra trong kho xem còn đủ số lượng không. Đồng thời, kết hợp với các nhân viên kỹ thuật kiểm tra chất lượng hàng tồn kho. Sau đó thống báo tới bộ phận kinh doanh về khả năng đáp ứng đơn hàng. Bộ phận kinh doanh liên hệ với phòng hành chính để
soạn hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp ( nếu không đủ số lượng hàng) hoặc văn bản tiếp nhận/ từ chối đơn đặt hàng của khách hàng.
Bước 2: Chuẩn bị giao hàng
Sau khi xác nhận đơn đặt hàng của khách, phòng kinh doanh lên các nội dung về lô hàng, địa chỉ, thời gian giao hàng... để làm hợp đồng. Sau khi có hợp đồng giao dịch, phòng kinh doanh chuyển đơn hàng xuống kho, các nhân viên kho sẽ chuẩn bị hàng hóa theo đơn hàng và tiến hành xuất kho. Công ty trực tiếp vận chuẩn bị nhân lực để vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng. Công tác chuẩn bị giao hàng của công ty diễn ra khá đơn giản, khiến cho tốc độ cung ứng hàng hóa cho khách hàng diễn ra nhanh hơn.
Bước 3: Tiến hành giao hàng
Việc giao hàng sẽ được thực hiện tại điểm giao nhận của bên mua. Nhân viên giao vận vận chuyển bằng phương tiện xe máy để giao hàng tới cho khách. Trường hợp những đơn hàng ở xa thì công ty sử dụng phương tiện là ô tô để đảm bảo an toàn khi vận chuyển. Công ty có trách nhiệm giám sát, theo dõi quá trình vận chuyển bởi hàng hóa trong quá trình vận chuyển vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty. Dịch vụ vận chuyển và dịch vụ thanh toán được công ty chú trọng để hỗ trợ quá trình giao hàng cho khách, đồng thời được thông báo rõ ràng trong hợp đồng cho khách hàng.
Dịch vụ vận chuyển: Công ty cam kết giao hàng trong vòng 24h kể từ khi tiếp nhận đơn hàng. Công ty có chính sách hỗ trợ khách hàng phí vận chuyển freeship đối với khu vực Hà Nội và 50% phí vận chuyển đối với các khu vực khác.
Bước 4: Hạch toán nghiệp vụ giao hàng
Sau khi quá trình giao hàng kết thúc, nhân viên bán hàng thực hiện hạch toán bán hàng cho bộ phận kế toán. các chứng từ được sử dụng bao gồm: hóa đơn GTGT, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, hợp đồng bán hàng và các chứng từ liên quan khác. Cụ thể trình tự hạch toán diễn ra như sau: khi có yêu cầu mua hàng, nhân viên kinh doanh sẽ lập hóa đơn GTGT. Hóa đơn này gồm 3 liên: liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 để hạch toán nội bộ. Cuối ngày, nhân viên bán hàng tổng hợp hóa đơn và các chứng từ rồi nhập số liệu vào phần mềm kế toán.
Ta thấy rằng, quá trình hạch toán nghiệp vụ giao hàng của công ty khá rõ ràng và chi tiết. Nhờ đó mà hoạt động giám sát của công ty trởn nên dễ dàng hơn.