Phân tích tình hình quản trị vốn lưu động tại Công ty cổ phần Vật tư Hậu Giang
cầu giao dịch ai cũng muốn để lại một ấn tượng tốt cho Công ty, muốn được như vậy họ phải thực hiện tốt các hợp đồng với Công ty, đặc biệt là trong lĩnh vực thanh toán.
Mạng lưới phân phối của Công ty khá rộng, Công ty có cửa hàng, chi nhánh, đại lý trải khắp khu vực ĐBSCL và TPHCM nên việc bán hàng và thu tiền của Công ty khá thuận lợi. Hàng ngày, tại các đơn vị trực thuộc nếu có phát sinh quan hệ mua bán thì khi hàng hóa xuất kho chở đến khách hàng thì là thời điểm kế toán của các đơn vị này xuất hóa đơn bán hàng và sẽ cử nhân viên theo xe để thu tiền nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, nhờ vậy đã rút ngắn thời gian từ khi xuất hàng đến khi hóa đơn đến tay khách hàng góp phần làm tăng tốc độ thu hồi tiền mặt, nếu như là khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản qua Ngân hàng thì trung bình chỉ mất một ngày thì Công ty sẽ nhân được. Đối với những khách hàng truyền thống Công ty thường có chính sách gia hạn thời hạn thanh toán để giữ mối: đối với khách hàng mua lẻ thì thời gian gia hạn là 1 tuần, mua sỉ là 15 ngày, bán cho công trình thì 30 -45 ngày, đây cũng là chính sách giúp Công ty thu hút được khách hàng mới.
Do đây là Công ty quản lý các chi nhánh và cửa hàng nên sau mỗi ngày thu được tiền bán hàng, các đơn vị trực thuộc này phải nộp tiền hết bán hàng về cho Công ty vì trong mỗi kỳ kinh doanh, Công ty sẽ tạm ứng trước cho các đơn vị này một số tiền để chi tiêu cho các chi phí phát sinh trong việc bán hàng hoặc giao hàng. Đối với các đơn vị trực thuộc của khu vực nội thành TP cần Thơ thì khi bán hàng thu được tiền các đơn vị này sẽ cử người đem nộp cho thủ quỹ của Công ty, đối với các đơn vị thuộc phạm vi ngoài tỉnh để giảm bớt thời gian luân chuyển tiền Công ty đã áp dụng phương thức chuyển tiền thông qua hệ thống Ngân hàng. Các chi nhánh, cửa hàng này sẽ fax báo cáo bán hàng về Công ty và chuyển tiền vào tài khoản Công ty mở tại Ngân hàng sau khi thu được tiền bán hàng. Việc chuyển tiền bằng hệ thống Ngân hàng đã giúp Công ty tạo mối quan hệ tốt với Ngân hàng thuận lợi cho việc vay vốn phát triển kinh doanh. Lượng tiền tại Công ty thu được mỗi ngày sẽ được thủ quỹ gửi vào Ngân hàng để hưởng lãi vì thế khoản đầu tư ngắn hạn của Công ty bằng không qua các năm.
Tóm lại, thời gian luân chuyển tiền của Công ty tương đối ngắn nhờ Công ty biết sử dụng phương thức thanh toán qua hệ thống Ngân hàng. Nhưng để quản
trị tiền được tốt ngoài việc phải biết tăng tốc độ thu tiền thì Nhà quản trị cũng phải quan tâm đến tốc độ chi tiền, cần phải có một chính sách tối ưu nhằm giảm tốc độ chi tiền ra, sau đây ta đi vào tìm hiểu về tình hình chi tiền của Công ty.
b. Tình hình chỉ tiền
Đây là Công ty kinh doanh hàng hóa nên phải chi tiền để nhập hàng hóa vào. Do đó, các nhà quản trị cần tính đến thời gian trả tiền hàng tương ứng với khoản phải thu tiền bán hàng. Công ty cũng có hai hình thức thanh toán tiền mua hàng là thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản. Thông thường, việc thanh toán bằng tiền mặt chỉ diễn ra một giờ, nếu thanh toán bằng chuyển khoản thì thời gian thanh toán diễn ra là 4 giờ làm việc. Tuy có tận dụng triệt để thời gian gia hạn thanh toán của Nhà cung cấp nhưng việc thanh toán tiền nhập hàng của Công ty thường diễn ra ngay sau đã nhận được hàng và có chứng từ đầy đủ, ngoại trừ hàng hóa nhập vào là ngành thép với Nhà cung cấp lớn Công ty mới được hoãn thời hạn thanh toán 30 ngày, ngành gas là 1 tuần. Công ty có một thuận lợi bong kinh doanh thép là được trợ giá, do mặt hàng này có giá trị lớn nên nhà cung cấp sẽ hỗ trợ cho Công ty khi giá cả biến động mạnh.
Nhìn chung, do Công ty thực hiện chính sách thu hút khách hàng mới và giữ khách hàng truyền thống nên cho thời gian gia hạn thanh toán cho khách tương đối rộng hơn thời gian gia hạn của Nhà cung cấp gia hạn cho Công ty. Dù mục tiêu thu hút khách hàng của Công ty cũng rất có ý nghĩa chiến lược nhưng Công ty cũng cần điều chỉnh thời gian thu và chi tiền sao cho hợp lý để sử dụng tiền đạt hiệu quả hơn.
c. Báo cáo lưu chuyển tiền năm 2006 - 2008
Công ty đã bỏ qua giai đoạn lập kế hoạch tiền, việc dự trữ tiền định kỳ chỉ dựa vào kinh nghiệm quản lý thực tế. Dòng tiền của Công ty luân chuyển như thế nào ta đi vào tìm hiểu thông qua bảng báo cáo lưu chuyển tiền.
GVHD: Đinh Công Thành Trang 35 SVTH: Võ Thị Kim Loan
Bảng 5: Bảng báo cáo lưu chuyển tiền năm 2006 - 2008
Chỉ tiêu ĐVT Năm Năm Năm Chênh Chênh Chu kỳ vòng Ngày 3,95 2,97 4,16 (0,98) 1,18 Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 --- \---7—--- (Nguôn: Phòng kê toán)
GVHD: Đỉnh Công Thành Trang 36 SVTH: Võ Thị Kìm Loan
Phân tích tình hình quản trị vốn lưu động tại Công ty cổ phần Vật tư Hậu GiangThông qua bảng tổng quát về báo cáo lưu chuyển tiền tệ ta thấy lưu chuyển thuần trong kỳ năm 2006 là 4.121 triệu đồng, sang năm 2007 thì sụt giảm và mang giá trị âm 654 triệu đồng, dòng tiền thuần giảm 115,87%. Năm 2008 thì dòng tiền này lại tăng đột biến lên đến 6.961 triệu đồng với tỷ lệ 1.164,37%.
Lưu chuyển thuần từ hoạt động kinh doanh của Công ty có xu hướng tăng, cụ thể lưu chuyển thuần từ hoạt động kinh doanh năm 2006 là 782.421 triệu đồng đến năm 2008 con số này ở mức 1.168.405 triệu đồng đều chứng tỏ hoạt động kinh doanh của Công ty ngày càng có tiến triển tốt, đều đó thể hiện qua doanh thu bán hàng của Công ty ngày càng tăng như đã phân tích ở phần trên, đó một phần là nhờ vào uy tín của Công ty đã tạo dựng qua hom 30 năm với khách hàng cũng như với các nhà cung cấp, một phần là do Công ty đã thực hiện tốt việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng và có sự nghiên cứu về thị hiếu của khách hàng làm cho doanh thu hàng năm của Công ty không ngừng tăng lên.
Lưu chuyển thuần từ hoạt động đầu tư của Công ty luôn là số âm phần lớn là do Công ty phải thường xuyên chi để mua sắm các phương tiện vận tải để phục vụ cho quá trình kinh doanh. Đặc biệt, trong năm 2008 Công ty chi cho đầu tư vào tổng kho Trà Nóc sử dụng hệ thống cần trục nhập xuất hàng đồng thời, nhằm đảm bảo xuất hàng nhanh chóng cho khách hàng và đầu tư Kho C22 Lê Hồng Phong để phát triển mặt hàng cát, đá và kinh doanh thêm mặt hàng xăng dầu và bê tông tươi. Nhìn chung về hướng đầu tư của Công ty chỉ là tập trung đầu tư cho nội bộ với mục đích thỏa mãn ngày một tốt hơn nhu cầu của khách hàng, đây cũng là một hướng đầu tư tốt để đáp ứng cho mục tiêu phục vụ khách hàng ngày một chu đáo hơn.
Lưu chuyển thuần từ hoạt động tài chính luôn âm qua 3 năm, nguyên nhân do sử dụng tiền để trả nợ vay cũng như khoản thanh toán tiền mua hàng trả chậm cho Nhà cung cấp. Như ta đã thấy từ bảng đánh giá biến động tài sản, nguồn vốn thì khoản nợ chiếm trên 70% tổng tài sản nên việc trả nợ làm cho dòng tiền ra từ hoạt động tài chính của Công ty lớn kéo theo lưu chuyển thuần của hoạt động tài chính âm cũng là chuyện bình thường.
Dòng tiền lưu chuyển thuần ảnh hưởng đến số dư tiền vào cuối kỳ, vì năm 2007 lưu chuyển tiền thuần âm làm cho số dư tiền cuối kỳ sụt giảm, tình trạng này nhanh chóng được khắc phục trong năm 2008. Nhìn chung dòng tiền của
GVHD: Đinh Công Thành Trang 37 SVTH: Võ Thị Kim Loan
Phân tích tình hình quản trị vốn lưu động tại Công ty cổ phần Vật tư Hậu Giang
Công ty tăng giảm không ổn định, tình trạng này nếu cứ tiếp diễn sẽ hạn chế sự năng động về tài chính của Công ty. Qua đó càng thấy được vai trò quan trọng của giai đoạn lập dự toán tiền, nó là giai đoạn không thể bỏ qua với bất kỳ nhà quản trị tài chính tốt.
4.3.1.2 Một số công cụ theo dõi tiền mặt
Để biết được quản trị tiền của Công ty có đạt hiệu quả không ta đi vào phân tích các chỉ tiêu quản trị tiền thông qua bảng số liệu sau:
Bảng 6: Bảng một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản trị tiền
---—T---—---1---7---
(Nguôn: Phòng kê Vòng quay tiền mặt
Qua bảng chỉ tiêu ta thấy hiệu quả sử dụng tiền của Công ty chưa đạt hiệu quả cao và có xu hướng sụt giảm thể hiện ở tốc độ của vòng quay tiền giảm liên tục qua 3 năm. Năm 2006 số vòng quay là 118,47 vòng sang năm 2007 chỉ còn 116,30 vòng giảm 2 vòng. Năm 2008 thì giảm còn 112,18 vòng, giảm 4 vòng so với năm 2007. Nguyên nhân do tốc độ tăng của lượng tiền mặt bình quân hàng năm nhanh hom tốc độ tăng của doanh thu vì thị trường cung ứng hàng của Công ty ngày một mở rộng, đòi hỏi Công ty phải tăng dự trữ tiền để đáp ứng cho nhu cầu mua hàng khi cần thiết nhằm đảm bảo uy tín trong thanh toán. Tuy nhiên, lượng tiền dự trữ tăng thêm của Công ty chủ yếu là khoản tiền gởi không kỳ hạn tại Ngân hàng nên tốc độ tăng của khoản mục tiền nhanh hơn tốc độ tăng của doanh thu đã làm cho vòng quay của tiền sụt giảm nhưng không thể kết luận đây là biểu hiện xấu trong quản trị tiền.
GVHD: Đinh Công Thành Trang 38 SVTH: Võ Thị Kim Loan
Phân tích tình hình quản trị vốn lưu động tại Công ty cổ phần Vật tư Hậu Giang
Chu kỳ vòng quay tiền mặt
Thời gian bán hàng để tạo quỹ tiền mặt cho Công ty tương đối dài, trung bình khoảng 3-4 ngày thì tiền mới quay được một vòng. Cụ thể năm 2006 chỉ số này là 3,95 ngày, năm 2007 giảm còn 2,97 ngày, đó là nhờ trong năm 2007 Công ty áp dụng nhiều chính sách tín dụng khuyến khích khách hàng thanh toán tiền nhanh làm chu kỳ vòng quay của tiền giảm xuống, tuy nhiên thời gian luân chuyển của tiền còn chậm. Đặc biệt là năm 2008, chu kỳ vòng quay của tiền năm tăng lên đến 4,16 ngày, đó là do tác động của tình hình lạm phát làm giá cả hàng hóa tăng lên hàng ngày đòi hỏi Công ty phải tăng cường thu nợ để dự trữ tiền nhiều hơn nhằm đáp ứng nhu cầu mua hàng. Bên canh đó, giá cả leo thang nên nhu cầu tiêu dùng trong nước cũng sụt giảm làm doanh thu của các Công ty tăng chủ yếu là do giá cả tăng. Doanh thu tăng chậm nhưng lượng tiền dự trữ tăng đã làm cho thời gian luân chuyển tiền tại Công ty chậm lại.
4.3.2 Tình hình quản trị các khoản phải thu
4.3.2.1 Tình hình về khoản phải thu của Công ty qua 3 năm
Bảng 7: Bảng tình hình các khoản phải thu 2006 - 2008
---1- - -7
(Nguôn: phòng kê
Qua bảng số liệu ta thấy, tổng các khoản phải thu ngắn hạn của Công ty năm 2006 là 78.679 triệu đồng, năm 2007 là 73.463 triệu đồng. Như vậy so với năm 2006 thì tổng các khoản phải thu năm 2007 giảm 6,63% ứng với 5.216 triệu đồng. Nguyên nhân là do khoản trả trước người bán giảm 37,93% tức là 55 triệu đồng và khoản phải thu khác giảm 79,30% ứng với 4.906 triệu đồng, thêm vào
GVHD: Đinh Công Thành Trang 39 SVTH: Võ Thị Kim Loan
dù khoản phải thu khách hàng tăng là 945 triệu đồng nhưng giá trị tăng của khoản phải thu khách hàng không bằng giá trị giảm của khoản trả trước người bán, khoản phải thu khác cũng như sự tăng lên của việc trích lập dự phòng nên tổng khoản phải thu của năm 2007 giảm nhẹ so với năm 2006.
Sang năm 2008, giá trị khoản phải thu là 104.555 triệu đồng, tăng 42,32% so với năm 2007. Nguyên nhân của khoản phải thu năm 2008 tăng là do có sự gia tăng của doanh thu, doanh thu tăng thể hiện cho hoạt động kinh doanh của Công ty ngày càng mở rộng, khả năng cung ứng hàng hóa của Công ty ngày một tốt. Nhìn vào một góc độ khác, khoản phải thu tăng không phải lúc nào cũng do hiệu quả thu nợ kém mà đôi khi do Công ty mở rộng thị trường cung ứng. Nói chung khoản phải thu của Công ty trong năm 2008 tăng nhưng không thể kết luận đó là một biểu hiện xấu. Để nhận xét được chính xác hom ta đi vào tìm hiểu các chính sách tín dụng mà Công ty thường áp dụng để quản lý khoản mục này.
4.3.2.2 Các chính sách tín dụng sử dụng quản trị khoản phải thu
Thông thường, để hạn chế nợ khó đòi và có cơ sở đánh giá uy tín của khách hàng mới Công ty bán hàng và thu tiền ngay khi giao hàng. Nhưng đa số khách hàng mới do khách hàng truyền thống giới thiệu nên uy tín của họ cũng được đánh giá qua các thông tin do khách hàng truyền thống cung cấp. Nếu họ thực hiện tốt việc thanh toán thì Công ty sẽ tiếp tục giao dịch trong những lần sau, thông qua thời gian dài giao dịch nếu nhận thấy khách hàng có uy tín thì Công ty sẽ cấp hạn mức tín dụng cho họ.
Mặc dù các chính sách trên có phần cứng rắn, nó có thể làm cho Công ty mất đi những khách hàng tiềm năng vì thế Công ty cũng phải cân nhắc giữa lợi nhuận do các khách hàng này mang lại và những chi phí đầu tư vào các khoản nợ, chi phí thu hồi nợ và chi phí cơ hội do từ chối khách hàng tương lai.
a. Tiêu chuẩn tín dụng
Công ty cũng áp dụng chính sách bán hàng trả chậm để tạo lập quan hệ lâu dài với khách hàng truyền thống. Tuy nhiên, đối với khách hàng mới giao dịch lần đầu thì Công ty thường yêu cầu thanh toán tiền ngay khi giao hàng. Hầu như Công ty đã bỏ qua công tác đánh giá vị thế khách hàng vì mất nhiều thời gian và chi phí. Vì thế, việc thực hiện hợp đồng mua trả chậm với Công ty chỉ dành choGVHD: Đinh Công Thành Trang 40 SVTH: Võ Thị Kim Loan
Chỉ tiêu Năm Năm Năm Chênh Chênh
% 9,60 7,93 8,08 (1,67) 0,15
Phân tích tình hình quản trị vốn lưu động tại Công ty cổ phần Vật tư Hậu Giang
những khách hàng truyền thống của Công ty, cụ thể để thực hiện được hợp đồng này khách hàng phải thỏa các điều kiện sau:
+ Đối với đại lý:
Là cửa hàng vật liệu xây dựng, các doanh nghiệp phải có giấy phép kinh doanh và đã có quan hệ mua bán (với hình thức thanh toán ngay) với Công ty liên tục 6 tháng trở lên.
Các khách hàng có chứng từ bảo lãnh của Ngân hàng cho hợp đồng.
+ Đối với công trình:
Là khách hàng truyền thống của Công ty hên 2 năm, họp đồng bán hàng tín chấp đang có hiệu lực và có quá trình thanh toán tốt.
Các khách hàng có chứng thư bảo lãnh của Ngân hàng cho họp đồng.
Khách hàng dân dụng: thủ tục bán hàng căn cứ vào quy trình bán lẻ không họp đồng.
b. Thời hạn bán chịu
Thời hạn bán chịu là độ dài từ khi xuất hóa đơn đến khi nhận được tiền bán hàng. Do quy mô kinh doanh của Công ty ngày một mở rộng, mục đích của mở rộng quy mô là làm cho lợi nhuận của Công ty ngày một tăng, bên cạnh tìm giải pháp hạ thấp chi phí giá thành sản phẩm thì cũng cần tăng cường chiến lược Marketing để thu hút khách hàng, để được như vậy thì giải pháp bán hàng trả