Hàng tháng, trên cơ sở tài liệu hạch tốn về thời gian lao động và kết quả lao động cũng như chế độ, chính sách về lao động - tiền lương và bảo hiểm xã hội mà Nhà nước ban hành, kế tốn tiến hành tính tiền lương và trợ cấp bảo hiểm xã hội phải trả cho cơng nhân viên. Sau khi cĩ kết quả tính tốn tiền lương phải trả cho từng người, được tổng hợp theo từng bộ phận và phản ánh vào “Bảng thanh tốn tiền lương” lập cho bộ phận đĩ.
Trường hợp CBGV được hưởng trợ cấp BHXH, thì căn cứ vào số ngày thực tế nghỉ việc được hưởng trợ cấp BHXH phản ánh trên các chứng từ hạch tốn lao động liên quan như: “Phiếu nghỉ hưởng BHXH”, “Biên bản điều tra tai nạn lao động”… để tính tốn lập “Bảng thanh tốn bảo hiểm xã hội”. Bảng thanh tốn BHXH được lập cho từng bộ phận sử dụng lao động hoặc lập chung cho tồn đơn vị căn cứ vào kết quả tính trợ cấp BHXH của từng người.
Bảng thanh tốn tiền lương của các bộ phận trong đơn vị là cơ sở để chi trả, thanh tốn lương cho người lao động, và là cơ sở để kế tốn tổng hợp, phân bổ tiền lương và tính trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí cơng đồn - Lập Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội.
Việc trả lương cho cơng nhân viên trong đơn vị thường được tiến hành 1 lần trong tháng. Sau khi tính lương và các khoản phải trả khác cho cơng nhân viên trong tháng đơn vị tiến hành thanh tốn số tiền CBGV cịn được lĩnh trong tháng đĩ sau khi trừ đi các khoản khấu trừ vào lương.
Các khoản phải nộp về BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ, hàng tháng hoặc quý đơn vị cĩ thể lập ủy nhiệm chi để chuyển tiền hoặc chi tiền mặt để nộp cho cơ quan quản lý theo quy định. Đối với CBGV nghỉ phép hàng năm, theo chế độ quy định thì cơng nhân viên trong quá trình nghỉ phép đĩ vẫn được hưởng lương đầy đủ như thời gian đi làm việc.