c. Sổ kế toán
2.2.3. Kế toán tổng hợp NVL
Căn cứ vào quy mô sản xuất, đặc điểm sản xuất kinh doanh, trình độ và yêu cầu tổ chức quản lý, công ty chè Á Châu áp dụng hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này giúp cho công ty có thể theo dõi và phản ánh một cách thường xuyên liên tục và có hệ thống về tình hình nhập, xuất, tồn NVL trên sổ kế toán tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
Toàn bộ NVL công ty đều mua ngoài, số lượng mua lớn và chất lượng NVL đầu vào ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng chè xuất khẩu. Chính vì vậy quá trình nhập NVL ở công ty được tổ chức rất chặt chẽ: từ khâu tìm nhà cung cấp, ký kết hợp đồng, giao nhận hàng, lập chứng từ, xử lý chứng từ.
a. Tài khoản sử dụng
TK 152: “Nguyên liệu, vật liệu”. Tài khoản này không mở chi tiết thành tài khoản cấp 2, 3. Mọi nguyên vật liệu đều được phản ánh chung trong tài khoản tổng hợp 152 và được mã hoá để quản lý (như đã trích trong mục phân loại nguyên vật liệu).
TK 331: Phải trả người bán. Được dùng để theo dõi chi tiết tình hình thanh toán với từng nhà cung cấp.
TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 627: Chi phí sản xuất chung
Công ty cũng tổ chức mã hoá cho từng nhà cung cấp bằng mã số riêng rồi vào sổ chi tiết đối tượng thanh toán. Số liệu các sổ liên quan đều dựa trên mã số, khi cần chỉ cần truy cập vào mã số đã có, tự động máy sẽ cho ta những thông tin cần thiết về đối tượng đó.
BẢNG MỘT SỐ NHÀ CUNG CẤP (phục lục số 08) b. Sổ sách sử dụng
Nhật ký-sổ cái
Nội dung: Đây là sổ kế toán tổng hợp được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ
kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian, đồng thời thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ cho việc ghi Sổ cái.
Kết cấu của Sổ Nhật ký-sổ cái được thể hiện qua(phục lục số 09)
Cơ sở và phương pháp ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán
phản ánh các nghiệp vụ phát sinh (Phiếu chi, Phiếu thu, Phiếu nhập mua hàng, Phiếu Nhập kho, Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT, Phiếu kế toán…) được kế toán cập nhật, số liệu được tự động vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian. Thời gian ghi sổ là thời gian xác định trên các chứng từ kế toán. Mỗi nghiệp vụ phát sinh ghi trên một dòng. Đầu trang sổ ghi số cộng trang trước chuyển sang, cuối trang sổ cộng số phát sinh luỹ kế để chuyển sang trang sau.
Sổ cái tài khoản 152:
- Nội dung: Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo tài khoản kế toán. Mỗi tài khoản kế toán được mở một Sổ Cái.
- Cơ sở và phương pháp ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào số liệu được ghi vào sổ Nhật ký chung, xác định các tài khoản liên quan để vào Sổ Cái của tài khoản tương ứng. Đầu trang sổ ghi số cộng luỹ kế và số dư trang trước chuyển sang, cuối trang sổ ghi cộng số phát sinh luỹ kế, tính số dư để chuyển sang trang sau.
Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu:
Tại Công ty TNHH chè Á Châu, việc hạch toán tăng giảm NVL đều được hạch toán trên phầm mềm kế toán EFFECT. Với việc áp dụng phầm mềm này kế toán vật tư khi nhập, xuất NVL chỉ cần nhập số liệu một lần duy nhất ở cửa sổ nhập liệu, các số liệu kế toán sẽ tự động cập nhật vào các sổ chi tiết, bảng tổng hợp, nhật ký- sổ cái và sổ cái của các tài khoản có liên quan.
• Tăng nguyên vật liệu do mua ngoài
Hàng ngày, kế toán vật tư căn cứ vào hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, kiểm tra tính đúng đắn hợp pháp của chứng từ rồi nhập số liệu vào phầm mềm kế toán. Kế toán ghi tăng NVL ( chi tiết cho từng loại), ghi tăng thuế GTGT đầu vào ( tất cả các loại NVL đều có thuế suất thuế GTGT là 10%), đồng thời ghi tăng khoản phải trả cho khách hàng ( chi tiết từng khách hàng)
Nợ TK 152 ( chi tiết NVL) 848.339.200
Nợ TK 133 84.833.920
Có TK 331( chi tiết khách hàng) 933.173.120
Sau khi nhập số liệu xong, số liệu kế toán sẽ tự động cập nhật vào: Sổ chi tiết các TK 152, TK 133, TK 331
Bảng tổng hợp các TK 152, TK 133, TK 331 Nhật ký sổ cái TK 152, TK 133, TK 331 Sổ cái TK 152, TK 133, TK 331
Khi Công ty thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, căn cứ vào chứng từ thanh toán (phiếu chi, giấy báo nợ…) kế toán công nợ hạch toán ghi nợ các khoản phải trả ( chi tiết khách hàng) và ghi có tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Nợ TK 331 (chi tiết khách hàng) 933.173.120
Có TK 112, TK 111 933.173.120
Sau khi nhập liệu xong, số liệu kế toán sẽ tự động cập nhật vào: Sổ chi tiết TK 331, TK 112
Bảng tổng hợp TK 331
Nhật ký- sổ cái TK 331, TK112 Sổ cái TK 331, TK 112
Ví dụ: ngày 09/10/2014 căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0000166 của Doanh nghiệp tư nhân Phú Thịnh, PNK số 0295 và hợp đồng kinh tế số 53/AS-P thịnh/14. Kế toán vật tư nhập liệu vào phầm mềm kế toán. Kế toán ghi:
Nợ TK 152 848,339,200 Nợ TK 133 84,833,920 Có TK 3311 933,173,120
Khi kế toán nhập liệu xong số liệu kế toán sẽ tự động cập nhật vào: Sổ chi tiết các TK 152, TK 133, TK 331
Bảng tổng hợp các TK 152, TK 133, TK 331 Nhật ký sổ cái TK 152, TK 133, TK 331 Sổ cái TK 152, TK 133, TK 331
Ngày 28/10/2014, Công ty vay vốn ngân hàng Vietinbank trả tiền mua chè cho hóa đơn số 0000166 của Phú Thịnh. Căn cứ vào Giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi
Nợ TK 331 (chi tiết khách hàng) 933.173.120
Có TK 11215 933.173.120
Sau khi nhập liệu xong, số liệu kế toán sẽ tự động cập nhật vào: Sổ chi tiết TK 331, TK 112
Nhật ký- sổ cái TK 331, TK112 Sổ cái TK 331, TK 112
- Công ty không sử dụng TK 151 để hạch toán trường hợp nguyên vật liệu mua về nhưng cuối tháng chưa về nhập kho, mặc dù đã nhận được chứng từ, kế toán đợi khi hàng về mới tiến hành nhập kho.
Kế toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu:
• Xuất kho NVL dùng cho sản xuất
Công ty TNHH chè Á Châu không có hoạt động xuất kho NVL để góp vốn, để bán, không có tình trạng mất mát, hao hụt do kho NVL được quản lý rất chặt chẽ do đó nguyên nhân làm giảm NVL duy nhất là xuất kho cho sản xuất.
Kế toán căn cứ Phiếu xuất kho để ghi vào sổ Nhật ký-sổ cái, sổ chi tiết NVL, sổ chi tiết TK 621. Kế toán ghi
Nợ TK 621 412.532.000
Có TK 152 ( Chi tiết cho từng loại) 412.532.000
Ví dụ: Ngày 03/10/2014 căn cứ vào PXK số 143, xuất kho chè sơ chế cho xưởng sản xuất. Số lượng là 20.750 kg, trị giá xuất kho là 404.132.000 đồng. Kế toán ghi:
Nợ TK 621 404.132.000
Có TK 152 404.132.000
Sau khi nhập liệu xong, số liệu kế toán sẽ tự động cập nhật vào: Sổ chi tiết TK 152, TK 621
Nhật ký- sổ cái TK 152, TK 621 Sổ cái TK 152, TK 621
Hiện nay, Công ty TNHH chè Á Châu mỗi năm chỉ tiến hành kiểm kê đánh giá lại NVL tài sản một lần duy nhất vào cuối năm. Kết quả đánh giá lại chỉ được phản ánh trên hệ thống kế toán nội bộ của Công ty.