3.2.1.1. Quản lý vốn bằng tiền chặt chẽ hơn
Vốn bằng tiền là tài sản tồn tại trực tiếp dƣới hình thái tiền tệ bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền đƣợc sử dụng để đáp ứng các nhu cầu thanh toán các khoản nợ, mua sắm các khoản vật tƣ, hàng hóa vừa là kết quả của mua bán và thu hồi nợ. Vì vậy, quy mô vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp.Vốn bằng tiền đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì trong quá trình luân chuyển vốn dễ bị tham ô, mất mát, lợi dụng.Việc sử dụng vốn bằng tiền cần tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý tài chính chặt chẽ và khoa học.
*) Xây dựng định mức tồn quỹ
Việc định lƣợng tiền mặt dự trữ chính xác giúp cho doanh nghiệp đáp ứng các nhu cầu về: giao dịch, dự phòng, tận dụng đƣợc những cơ hội thuận lợi trong kinh doanh do chủ động trong hoạt động thanh toán chi trả. Đồng thời doanh nghiệp có thể đƣa ra các biện pháp thích hợp đầu tƣ những khoản tiền nhàn rỗi nhằm thu lợi nhuận. Điều này đòi hỏi nhà quản lý phải có năng lực phân tích và phán đoán tình hình trên thị trƣờng tiền tệ, thực trạng tình hình tài chính của doanh nghiệp, từ đó có sự lựa chọn để đƣa ra các quyết định sử dụng ngân quỹ đúng đắn, làm giảm tối đa các rủi ro về lãi suất hoặc tỷ giá hối đoái, tối ƣu hóa việc đi vay ngắn hạn, tăng hiệu quả sử dụng tài sản.
Để xây dựng định mức tồn quỹ Công ty có thể căn cứ vào nhu cầu thƣờng xuyên của đơn vị nhƣ: tiền điện, nƣớc, điện thoại,... để ƣớc tính một lƣợng tiền mặt tối thiểu nhất định cần có trong quỹ. Ngoài ra, Công ty có thể căn cứ số tiền mỗi bộ phận trong công ty xin tạm ứng, cân đối với số tiền đang có, số dự thu từ bán hàng để duyệt tạm ứng.
61
Quản lý tiền mặt hiệu quả góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn nói riêng và hiệu quả sử dụng tài sản nói chung cho doanh nghiệp.
*) Quản lý dự toán thu chi tiền
Mục đích của quản lý vốn bằng tiền là khống chế lƣợng vốn ở mức độ thấp nhất có thể mà vẫn đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp vận hành bình thƣờng, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Theo kinh nghiệm của nhiều doanh nghiệp thành công thì một trong những phƣơng pháp quản lý vốn bằng tiền mặt hiệu quả là thực hiện nghiêm túc quản lý dự toán thu chi tiền mặt.
Công ty hiện khả năng thanh toán nhanh thấp, chƣa quy định mức tồn quỹ cụ thể. Để có thể thực hiện quản lý vốn bằng tiền thông qua dự toán thu, chi.
*) Thường xuyên kiểm kê quỹ tiền mặt
Thƣờng xuyên kiểm kê quỹ tiền mặt để kịp thời phát hiện sai phạm nếu có, từ đó đƣa ra biện pháp khắc phục, truy tìm nguyên nhân, tra cứu trách nhiệm một cách kịp thời, hạn chế tổn thất một cách tốt nhất.
3.2.1.2. Tăng cường quản lý các khoản phải thu
Khoản phải thu của Công ty chủ yếu là khoản phải thu khách hàng thể hiện số tiền khách hàng còn nợ sau khi Công ty bán sản phẩm, hàng hóa, thi công hoàn tất, nghiệm thu, xuất hóa đơn cho khách hàng. Ngoài ra, trong quá trình thi công doanh nghiệp cũng phải ứng trƣớc một số tiền để mua vật tƣ, chi phí nhân công khoản phải thu này thể hiện ở sản phẩm dở dang trên sổ sách kế toán của Công ty. Quản lý khoản phải thu khách hàng là một vấn đề rất quan trọng và phức tạp trong công tác quản lý tài chính doanh nghiệp của tất cả các doanh nghiệp, đặc biệt với Công ty cổ phần công nghiệp Thiên Phú khi các khoản phải thu luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản ngắn hạn thì điều đó càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Bởi việc tăng khoản phải thu từ khách hàng kéo theo việc gia tăng các khoản chi phí quản lý nợ, chi phí thu hồi nợ, chi phí trả lãi tiền vay để đáp ứng nhu cầu vốn thiếu do vốn của doanh nghiệp bị khách hàng chiếm dụng. Hơn nữa, tăng khoản phải thu làm tăng rủi ro đối với
62
doanh nghiệp dẫn đến tình trạng nợ quá hạn khó đòi hoặc không thu hồi đƣợc do khách hàng vỡ nợ, gây mất vốn doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu có một chính sách tín dụng hợp lý doanh nghiệp sẽ thu hút đƣợc khách hàng, làm tăng doanh thu và lợi nhuận. Vì vậy, để quản lý khoản phải thu từ khách hàng, Công ty cần thực hiện một số biện pháp sau:
*) Phân loại khách hàng, đưa ra chính sách tín dụng phù hợp
Khách hàng của Công ty khá đa dạng gồm: Nhà nƣớc, doanh nghiệp lớn, hệ thống đại lý, nhà phân phối.
+ Khách hàng là Nhà nƣớc: Công ty thƣờng đấu thầu các công trình điện lực lớn của Điện lực các tỉnh trên toàn quốc. Công ty nên chủ động trong việc tìm kiếm thông tin để không quá bị động, phụ thuộc vào kế hoạch vốn. Cũng nhƣ chủ động các phƣơng án tài chính khi chƣa đƣợc nhà nƣớc thanh toán. Khi đƣợc thanh toán thì số tiền thu đƣợc lại khá lớn. Công ty cũng nên có kế hoạch phù hợp để sử dụng nguồn tiền này, tránh tình trạng lãng phí, lạm dụng công quỹ sảy ra.
+ Khách hàng là doanh nghiệp: Rất nhiều doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực xây dựng bất động sản đã trở thành khách hàng của Công ty. Các doanh nghiệp này có quy mô lớn, tuy nhiên, năng lực tài chính thì khác nhau.Đây là những khách hàng lớn, có uy tín nên có chính sách bán chịu khác, có thể linh hoạt hơn.
+ Khách hàng đại lý, nhà phân phối: đây là hệ thống bán hàng cực kỳ quan trong đối với Công ty, Công ty đã mất khá nhiều năm để xây dựng đƣợc hệ thống bán hàng đại lý, nhà phân phối rộng khắp lãnh thổ Việt Nam. Đối với hệ thống bán hàng này Công ty thƣờng cho nợ 30 ngày.Việc tiêu thụ hàng hóa qua kênh bán hàng này là rất ổn định, nên công ty cần chú ý chăm sóc khách hàng tốt hơn.
*) Có chính sách chiết khấu linh hoạt
Doanh nghiệp có thể đƣa ra một số chính sách chiết khấu khuyến khích việc khách hàng thanh toán sớm.Khi đƣa ra các chính sách này Công ty cần xem
63
xét tình hình bán chịu của các đối thủ cạnh tranh để có chính sách bán chịu thích hợp và có lợi. Công ty cũng phải căn cứ vào tình trạng tài chính của Công ty: Công ty không thể mở rộng việc bán chịu cho khách hàng khi đã có nợ phải thu ở mức cao và có sự thiếu hụt lớn vốn bằng tiền trong cân đối thu chi bằng tiền. Khi tăng tỷ lệ chiết khấu thanh toán sẽ thúc đẩy khách hàng thanh toán sớm trƣớc hạn và thu hút thêm đƣợc khách hàng mới làm tăng doanh thu, giảm chi phí thu hồi nợ nhƣng sẽ làm giảm số tiền thực thu. Vì vậy, Công ty cần cân nhắc tỷ lệ chiết khấu cho phù hợp.
*) Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong quản lý các khoản phải thu
Cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa bộ phận kỹ thuật với bộ phận kế toán của Công ty. Bộ phận kỹ thuật phải lên kế hoạch sản xuất, thi công rõ ràng, cụ thể, cố gắng hoàn thiện sản phẩm, công trình đúng tiến độ, càng sớm càng tốt, nhanh chóng giao hàng hoặc bàn giao, nghiệm thu công trình. Sau đó chuyển hồ sơ lên bộ phận kế toán để làm thủ tục thanh toán tiền.
*) Có chính sách khuyến khích việc thu hồi nợ
Ban giám đốc căn cứ hồ sơ xét duyệt hạn mức tín dụng, hạn thanh toán cho từng khách hàng. Có chính sách khuyến khích nhân viên trong việc thu hồi nợ. Có thể thƣởng theo phần trăm số nợ thu đƣợc để khuyến khích việc đòi nợ.
Đối với các khoản sắp đến kỳ hạn thanh toán, Công ty phải chuẩn bị các chứng từ cần thiết đồng thời thực hiện kịp thời các thủ tục thanh toán, nhắc nhở, đôn đốc khách hàng. Đối với các khoản nợ quá hạn, Công ty phải chủ động áp dụng các biện pháp tích cực và thích hợp để thu hồi. Bên cạnh đó, Công ty phải tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến nợ quá hạn và có thể chia nợ quá hạn thành các giai đoạn để có biện pháp thu hồi thích hợp.
64 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hiện tại Công ty đã mở sổ theo dõi chi tiết nợ phải thu và tình hình thanh toán với khách hàng,song chƣa thƣờng xuyên xem xét, đánh giá tình hình nợ phải thu và dự đoán nợ phải thu từ khách hàng.
*) Thành lập bộ phận quản lý nợ, đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý tín dụng.
Công ty vẫn chƣa quan tâm thích đáng đến việc quả lý nợ, xem đây là một góc nhỏ trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hiện nay việc quản lý nợ tại Công ty chủ yếu dựa trên kinh nghiệm và do cán bộ phòng kế toán phụ trách là chủ yếu. Để có thể nâng cao hiệu quả quản lý nợ Công ty nên thành lập bộ phận chuyên trách, kết hợp với bộ phận kỹ thuật, bộ phận tài chính kế toán trong quá trình quản lý nợ phải thu.
Bên cạnh đó Công ty cũng cần tăng cƣờng đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ quản lý nợ và phân tích tín dụng thƣơng mại. Cán bộ chuyên trách sẽ cần đƣợc huấn luyện về các nghiệp vụ: quản lý, phân loại, xử lý nợ...
Có nhƣ vậy công tác quản lý tính dụng sẽ bài bản hơn, hiệu quả hơn.Bộ phận này cũng sẽ giúp Công ty thƣơng lƣợng trong các hợp đồng mua vật tƣ, TSCĐ sao cho có lợi nhất.
*) Nên thường xuyên áp dụng rộng rãi hình thức bảo lãnh thanh toán
Bảo lãnh là sự cam kết của bên thứ 3 thực hiện nghĩa vụ của ngƣời đƣợc bảo lãnh trong trƣờng hợp ngƣời ngày không thực hiện hoặc không hoàn thành nghĩa vụ đó.
Có nhiều hình thức bảo lãnh: bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh thanh toán. Với những khách hàng có mức độ tín nhiệm thấp, để quản lý tốt hơn các khoản phải thu, tăng độ tin cậy trong thu hồi nợ Công ty nên yêu cầu bảo lãnh thanh toán.
Quản lý chặt chẽ các khoản phải thu, thúc đẩy công tác thanh toán nợ là một trong những biện pháp tháo gỡ khó khăn về vốn, giảm lƣợng vốn ứ đọng ở
65
khâu thanh toán, nhanh chóng thu hồi và quay vòng vốn, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sản xuất - kinh doanh cũng nhƣ hiệu quả sử dụng tài sản của Công ty.
3.2.1.3. Quản lý chặt chẽ hàng tồn kho
Hàng tồn kho là một bộ phận quan trọng nằm trong các khoản mục TSNH của doanh nghiệp.
*) Xây dựng định mức về sử dụng, lưu kho vật tư
Vật tƣ thƣờng chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng chi phí giá thành sản phẩm. Nếu sử dụng tiết kiệm sẽ góp phần đáng kể giảm giá thành sản phẩm, tăng sức cạnh tranh cho doanh nghiệp, ngƣợc lại sẽ làm cho chi phí doanh nghiệp tăng cao, lãng phí vật tƣ là lãng phí nguồn lực trong điều kiện nguồn lực có hạn, thì đây là một việc tự mình làm cho mình yếu đi.
Cũng vì lý do chiếm một tỉ lệ lớn trong tổng chi phí, đối với doanh nghiệp sản xuất thời gian để hoàn thành đơn hàng thƣờng là ngắn hạn, nhƣng do việc xây dựng định mức tồn kho nguyên vật liệu chƣa tốt dẫn đến có nguyên vật liệu thừa nhiều, có nguyên vật liệu thiếu, ảnh hƣởng trực tiếp đến thời gian hoàn thành sản phẩm. Vì vậy Công ty cần xây dựng định mức tồn kho nguyên vật liệu hợp lý hơn, nhằm đẩy nhanh thời gian hoàn thành sản phẩm.
*) Cải tiến một số khâu trong công tác quản lý nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ
Thƣờng xuyên kiểm tra thực trạng sử dụng vật tƣ tại nhà máy, công trình, tránh tình trạng lãng phí, thất thoát sảy ra.Đặc biệt đối với các vật tƣ đƣa đến công trình thi công.
Cần đào tạo bồi dƣỡng thêm cho cán bộ phòng kế hoạch về máy móc, thiết bị, kỹ thuật để tăng hiệu quả giám sát trong việc sửa chữa, thay thế phụ tùng máy móc thiết bị.
+ Hàng năm căn cứ vào kế hoạch sản xuất, công ty ký kết hợp đồng mua nguyên vật liệu với các nhà cung cấp có uy tín.
66
+ Khi có nhu cầu vật liệu phục vụ sản xuất, căn cứ vào dự trù vật liệu của các đơn vị sản xuất đã đƣợc trình duyệt và tiến độ sản xuất, công ty cử cán bộ của phòng mua hàng đi mua hàng theo số lƣợng, chủng loại vật liệu theo yêu cầu của các đơn vị sản xuất.
Công ty có thể tận dụng một số phế liệu trong quá trình sản xuất để bán nhƣ: đồng phế, nhựa phế, nhôm phế,... Khi đó phế liệu thu hồi của sản phẩm nào, công trình nào sẽ hạch toán giảm giá thành cho sản phẩm, công trình đó, đây cũng là một cách quản lý triệt để giúp tiết kiệm, hạn giá thành sản phẩm.