5. Bốc ục đề tăi
3.2. GIẢI PHÂP HOĂN THIỆN KẾ TOÂN QUẢN TRỊ CHI PHÍ
CÔNG TY TNHH MỘT THĂNH VIÍN CẢNG QUY NHƠN 3.2.1. Phđn loại chi phí tại Công ty
Để tối đa hóa lợi nhuận, doanh nghiệp phải kiểm soât chi phí. Vì vậy, công ty phải nắm rõ kết cấu chi phí để có biện phâp thích hợp trong việc kiểm soât vă cắt giảm chi phí. Phđn loại chi phí theo câ.ch ứng xử của chi phí lă một trong những câch phđn loại cung cấp thông tin hữu ích cho nhă quản trị đưa ra quyết định phù hợp trong ngắn hạn vă dăi hạn.
Phđn loại chi phí theo câch ứng xử của chi phí giúp nhă quản lý lập kế
hoạch, soạn thảo dự toân vă có thể dự bâo chi phí phât sinh ở những mức sản xuất vă tiíu thụ khâc nhau. Theo câch phđn loại năy, chi phí trong công ty
được phđn loại thănh biến phí vă định phí như sau
Bảng 3.1. Phđn loại chi phí theo câch ứng xử chi phí
Phđn loại Khoản mục chi phí
Biến phí Định phí
1. Chi phí nguyín vật liệu trực tiếp
- Chi phí nguyín vật liệu chính X
- Chi phí nguyín vật liệu phụ, nhiín liệu X 2. Chi phí nhđn công trực tiếp
- Lương cơ bản X
- Lương theo sản phẩm X
Phđn loại Khoản mục chi phí
Biến phí Định phí
3. Chi phí sản xuất chung - Lương nhđn viín phđn xưởng
+ Lương cơ bản X
+ Lương theo sản phẩm giân tiếp X
+ Câc khoản trích theo lương X
- Nhiín liệu X
- Vật liệu X
- Điện, nước X
- Khấu hao tăi sản cốđịnh X
- Chi phí khâc X
4. Chi phí quản lý doanh nghiệp -Chi phí nhđn viín quản lý
+Tiền lương cơ bản X
+Tiền lương theo sản phẩm giân tiếp X
+Trích BHXH X
- Chi phí văn phòng phẩm, vật liệu quản lý X
- Chi phí công cụ dụng cụ quản lý X
- Chi phí khấu hao TSCĐ X
- Chi phí dịch vụ mua ngoăi X
- Chi phí bằng tiền khâc X
Từ việc phđn loại trín, có thể lập bảng tổng hợp định phí vă biến phí của công ty trong năm 2011
Bảng 3.2. Tổng hợp biến phí vă định phí năm 2011 (đơn vị tính: đồng) Khoản mục Biến phí Định phí Cộng 1. Chi phí NVL TT 31.452.569.644 31.452.569.644 - Chi phí NVL chính 30.645.673.000 30.645.673.000 - Chi phí NVL phụ 806.896.644 806.896.644 2.Chi phí NC TT 865.400.320 5.324.003.416 6.189.403.736 - Tiền lương cơ bản 5.324.003.416 5.324.003.416 - Tiền lương SP 865.400.320 865.400.320
- Câc khoản trích lương 1.361.668.822 1.361.668.822
3.Chi phí SXC 0
- Tiền lương NV PX 93.500.000 4.423.003.446 4.516.503.446 - Tiền lương cơ bản 4.423.003.446 4.423.003.446 - Tiền lương SP giân
tiếp 93.500.000 93.500.000
- Câc khoản trích lương 993.630.758 993.630.758
- Vật liệu 183.472.995 183.472.995 - Điện 34.121.704 34.121.704 - Nước 6.392.662 6.392.662 - Khấu hao cơ bản 1.500.000.000 1.500.000.000 - Trung, tiểu tu 2.365.000 2.365.000 - Chi phí khâc 362.712.463 362.712.463 - Ăn ca 15.493.110 15.493.110 4. Chi phí QLDN 0 - Tiền lương cơ bản 5.299.091.189 5.299.091.189 - Trích BHXH 1.190.781.282 1.190.781.282 - Chi phí VPP 350.476.213 350.476.213
Khoản mục Biến phí Định phí Cộng - Chi phí dụng cụ QL 345.678.078 345.678.078 - Chi phí khấu hao TSCĐ 567.800.900 567.800.900 - Chi phí dịch vụ mua ngoăi 213.690.475 213.690.475 - Chi phí bằng tiền khâc 254.678.900 254.678.900 Cộng 33.707.908.645 31.952.080.914 65.659.989.559
Từ việc phđn loại trín cho thấy, biến phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất phât sinh tại đơn vị lă hoăn toăn phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty. Trong đó, biến phí trong chi phí nguyín vật liệu trực tiếp vă biến phí trong chi phí nhđn công trực tiếp chiếm tỷ trọng đa số
trong tổng biến phí phât sinh, chứng tỏ sự tăng lín của chi phí vă hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty lă hoăn toăn phù hợp với nhau. Như vậy, qua phđn loại chi phí theo câch ứng xử của chi phí sẽ giúp nhă quản trị biết
được sự biến động của chi phí tương ứng như thế năo với biến động mức độ
hoạt động của đơn vị. Tại công ty TNHH một thănh viín Cảng Quy Nhơn, biến phí vă định phí thực tế đểu có xu hướng tăng so với kế hoạch, so sânh với tốc độ tăng của khối lương dịch vụ cung ứng trong kỳ thưc tế, nhă quản lý có thể nhận biết rõ răng vă chính xâc nguyín nhđn biến động chi phí lă do khối lượng công việc tăng lín.
3.2.2. Kiểm soât biến động chi phí
Hệ thống bâo câo kế toân tăi chính tại công ty đê phần năo đâp ứng được yíu cầu kiểm soât chi phí sản xuất song chưa thể hiện rõ xu hướng biến động vă nguyín nhđn của câc biến động, chưa thực sự gắn kết trâch nhiệm quản lý
với kiểm soât chi phí. Vì vậy, công ty cần phđn tích biến động chi phí giữa thực tế vă dự toân của chi phí nguyín vật liệu trực tiếp, chi phí nhđn công trực tiếp, chi phí sản xuất chung.
Ngoăi những bâo câo hiện có trong công tâc kiểm soât chi phí của công ty, đơn vị cần thiết kế thím câc bâo câo phđn tích chi phí có xâc định mức ảnh hưởng của yếu tố lượng vă giâ để phục vụ cho kiểm soât chi phí tại từng bộ
phận có liín quan.
a. Kiểm soât biến động chi phí nguyín vật liệu trực tiếp
Hiện nay, thông tin của công tâc kiểm soât chi phí nguyín vật liệu trực tiếp tại công ty được cung cấp thông qua tập hợp phiếu xuất kho, phiếu nhập kho vă phiếu tiếp nhận nguyín vật liệu. Vì vậy, để kiểm soât chi phí nguyín vật liệu, bộ phận phđn xưởng cần lập bâo câo về tình hình sử dụng nguyín vật liệu tại phđn xưởng.
Với đặc trưng sản xuất kinh doanh của Cảng Quy Nhơn lă cung cấp dịch vụ tău biển nín chi phí nguyín vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng chi phí sản xuất. Tuy nhiín, việc kiểm soât chi phí nguyín vật liệu chủ yếu lă câc tiíu hao về nhiín liệu có ý nghĩa quan trọng trong quản lý chi phí tại đơn vị, góp phần giúp nhă quản lý điều tiết những khoản chi phí nguyín vật liệu trực tiếp tăng đột biến so với dự toân vă chủ động tìm kiếm những nguồn cugn cấp nguyín vật liệu với giâ cả hợp lý, đảm bảo quâ trình sản xuất được thực hiện liín tục
Kiểm soât chi phí nguyín vật liệu trực tiếp được trình băy qua bảng (Bảng 3.3)
Qua bảng phđn tích trín cho thấy tổng chi phí nguyín vật liệu trực tiếp tăng 4.706.992.200 đồng so với kế hoạch. Từ bảng phđn tích nhận thấy nguyín nhđn chủ yếu của sự biến động năy lă do biến động giâ của 2 loại vật liệu chính lă xăng vă dầu diesel. Với đặc thù kinh doanh lă hoạt động bốc xếp,
vận chuyển hăng hóa, vận hănh câc phương tiện vận tải nín việc điều tiết giâ cả của hai loại nhiín liệu năy sẽ quyết định đến chất lượng dịch vụđược cung cấp thuận lợi vă góp phần hạ giâ thănh sản phẩm dịch vụ cung cấp.Vì vậy, để
tiết kiệm chi phí nguyín vật liệu trực tiếp, công ty cần phải đề ra những giải phâp thích hợp để kiểm soât chi phí từ khđu mua văo.
Số lượng Đơn giâ(đồng) Thănh tiền (đồng) Tín nguyín vật liệu ĐVT Kế hoạch Thực tế Kế hoạch Thực tế Biến động về lượng Biến động về giâ Tổng biến động Xăng Lít 38.500 39.450,00 19.373 23.800 18.404.350 174.645.150 193.049.500 Diesel Lít 1.121.300 1.232.456 19.126 21.600 2.125.969.656 3.049.096.144 5.175.065.800 Dầu nhớt câc loại Lít 18.260 19.680 59.064 21.550 83.870.880 -738.275.520 -654.404.640 Mỡ câc loại Kg 1.400 1.168 83.528 81.250 -19.378.496 -2.660.704 -22.039.200 Dđy câp câc loại M 6.676 6.576 79.864 75.754 -7.986.400 -27.027.360 -35.013.760 Sắt, thĩp câc loại Kg 36.000 37.685 16.500 16.800 27.802.500 11.305.500 39.108.000 Dđy nilon câc
loại Kg 1.700 1.800 78.155 80.050 7.815.500 3.411.000 11.226.500 Câc loại vật tư khâc Ngăn đ 5.500.000 4.589.089 0 0 0 Cộng 2.236.497.990 2.470.494.210 4.706.992.200 Bảng 3.3. Phđn tích biến động chi phí nguyín vật liệu trực tiếp năm 2011
Định mức sản xuất Thực tếsản xuất Biến động Côngviệc KL (tấn) Đ G (đ/tấn) TT (đồng) KL (tấn) Đ G (đ/tấn) TT (đồng) Do lượng Do giâ Tổng
1.Theo mâng thu gom vỏ bao dưới
hầm tău 345.000 1.088 375.360.000 234.500 1.089 255.370.500 -120.224.000 234.500 -119.989.500 2.Theo mâng thu
gom vỏ bao dưới hầm tău ( sắn lât xổ bao- cẩu tău, cần giằng) 123.456 1.512 186.665.472 324.500 1.400 454.300.000 303.978.528 -36.344.000 267.634.528 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 16.Quĩt hốt rơi
vêi, khđu bao
râch vỡ 16.900 568 9.599.200 15.600 548 8.548.800 -738.400 -312.000 -1.050.400 17.Quĩt hốt rơi
vêi, khđu bao râch vỡ hăng
nông sản 236.789 426 100.872.114 234.560 547 128.304.320 -949.554 28.381.760 27.432.206
Bảng 3.5. Phđn tích biến động chi phí sản xuất chung Mức biến động (đồng) Chỉ tiíu Kế hoạch (đồng) Thực tế (đồng) Do giâ Do lượng Tổng chính lệch 1. Biến phí 276.972.995 278.396.774 831.170 592.609 1.423.779 - Tiền lương theo sản phẩm 93.500.000 92.853.609 0 -646.391 -646.391 - Chi phí vật liệu 183.472.995 185.543.165 831.170 1.239.000 2.070.170 2.Định phí 7.337.719.143 7.510.708.591 172.989.448 0 172.989.448 -Tiền lương cơ bản 4.423.003.446 4.567.345.876 144.342.430 0 144.342.430 -Câc khoản trích theo lương 993.630.758 1.025.243.887 31.613.129 0 31.613.129 -Tiền điện, nước 40.514.366 54.345.123 13.830.757 0 13.830.757 -Chi phí khấu hao TSCĐ 1.500.000.000 1.543.235.600 43.235.600 0 43.235.600 - Trung tiểu tu 2.365.000 2.456.789 91.789 0 91.789 - Chi phí khâc 362.712.463 300.457.865 -62.254.598 0 -62.254.598 - Tiền ăn ca 15.493.110 17.623.451 2.130.341 0 2.130.341
b. Kiểm soât chi phí nhđn công trực tiếp
Công ty cần phđn tích chi phí nhđn công trực tiếp so với kế hoạch để xâc
định tình hình thực hiện kế hoạch chi phí lă tiết kiệm hay lêng phí.
Thông qua số liệu thực tế vă kế hoạch năm 2011 có thể lập bảng phđn tích chi phí nhđn công trực tiếp (Bảng 3.4).
Từ bảng phđn tích biến động chi phí nhđn công trực tiếp theo quy trình công việc, có thể thấy chi phí nhđn công trực tiếp kỳ thực tế tăng so với hoạch 146 triệu đồng lă do ảnh hưởng trực tiếp của nhđn tố khối lượng công việc thực hiện. Do khối lượng công việc thực hiện tăng so với kỳ kế hoạch 2,85 triệu tấn nín tổng chi phí nhđn công trực tiếp tăng lín 163 triệu đồng so với kỳ kế hoạch. Trong khi đó đơn giâ nhđn công lại có xu hướng giảm 16 triệu
đồng. Như vậy, qua bảng phđn tích biến động chi phí trín, hoạt động sản xuất tại đơn vị đang không ngừng gia tăng, khối lượng lao vụ thực hiện ngay căng nhiều vă lă nhđn tố ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình biến động chi phí tại
đơn vị. Nhă quản lý có thể biết chắc chắn chi phí nhđn công tăng lín lă do khối lượng dịch vụ cung ứng không ngừng tăng so với dự toân đặt ra, không phải lă do nhđn tố đơn giâ nhđn công ảnh hưởng. Vì vậy, nhă quản lý có thể
xem xĩt việc nđng cao định mức đơn giâ tiín lương nhằm khuyến khích công nhđn tại đơn vị gia tăng sản xuất mă không ảnh hưởng đến chỉ tiíu giâ thănh dịch vụ thực hiện.
c. Kiểm soât biến động chi phí sản xuất chung
Để kiểm soât chi phí sản xuất chung, cuối năm kế toân cần tiến hănh phđn tích, đânh giâ giữa chi phí thực tế phât sinh với kế hoạch lập đầu năm. Bảng phđn tích chi phí sản xuất chung cho thấy (Bảng 3.5) biến động chi phí sản xuất chung chủ yếu lă sự biến động của định phí như tiền lương cơ bản của nhđn viín quản lý tổ đội, khấu hao tăi sản cốđịnh. Sự biến động năy chủ
mức khấu hao tăi sản cố định mă ít phụ thuộc ảnh hưởng của nhđn tố khối lượng công việc thực hiện.
3.2.3. Tổ chức bộ mây kế toân quản trị
Hệ thống kế toân tại công ty được tổ chức theo hình thức Nhật ký chứng từ. Hiện nay bộ mây kế toân chưa có sự phđn định cụ thể về kế toân quản trị
nhưng đê có những biểu hiện của kế toân quản trị trong công tâc lập dự toân chi phí sản xuất vă kiểm soât chi phí sản xuất. Tuy nhiín kế toân quản trị ở đơn vị chưa đủ điều kiện tâch biệt thănh một bộ phận chuyín trâch. Vì vậy, việc tổ chức bộ mây kế toân quản trị lă một nhu cầu tất yếu
Trong điều kiện hiện nay tại công ty TNHH một thănh viín Cảng Quy Nhơn, khi tổ chức bộ mây kế toân quản trị cần lưu ý không phâ vỡ cấu trúc tổ
chức hiện có tại phòng kế toân, đồng thời cũng không nín tổ chức bộ mây kế
toân quâ cồng kềnh vă phức tạp, gđy lêng phí trong công tâc điều hănh vă quản lý. Bín cạnh đó, nín kết hợp kế toân tăi chính vă kế toân quản trị để
hoăn thiện hệ thống thông tin cho đơn vị.
Từ đặc điểm tổ chức vă quản lý tại đơn vị, để nđng cao hiệu quả của hoạt
động kế toân quản trị công ty nín âp dụng mô hình kết hợp. Theo mô hình năy câc nhđn viín kế toân thực hiện câc phần hănh cần được bố trí lại công việc như sau:
- Kế toân trưởng: chịu trâch nhiệm quản lý vă điều hănh phòng kế toân, kiểm tra câc bâo câo kế toân tăi chính vă bâo câo kế toân quản trị.
- Kế toân vật tư vă TSCĐ: ngoăi công việc của kế toân tăi chính sẽ thực hiện công tâc lập dự toân mua vật tư, phđn tích tình hình thực hiện định mức chi phí nguyín vật liệu so với dự toân, lập bâo câo tình hình biến động nguyín vật liệu. đối với kế toân TSCĐ, ngoăi nhiệm vụ cơ bản thì nhđn viín kế toân thực hiện phần hănh năy sẽ phđn tích đânh giâ hiệu quả sử dụng TSCĐ tại câc bộ phận sản xuất vă toăn bộ công ty.
- Kế toân lao động vă tiền lương: nhận bâo câo về tình hình lao động vă năng suất lao động, tiến hănh phđn tích tình hình sử dụng lao động tại đơn vị.
- Kế toân ngđn hăng vă thanh toân: lập bâo câo chi tiết tình hình câc khoản nợ vay, nợ phải trả theo thời hạn.
3.2.4. Hoăn thiện bâo câo kế toân quản trị
Với mục tiíu cung cấp thông tin cho quâ trình hoạch định, kiểm soât vă ra quyết định của nhă quản trị phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty,
đơn vị nín thiết lập vă tổ chức bâo câo kế toân quản trị, đặc biệt lă bâo câo kế
toân quản trị chi phí được xđy dựng theo từng nội dung công việc như công việc bốc xếp hăng hóa, đóng gói hăng hóa, giao nhận cầu tău vă quĩt dọn kho hăng….Từ đó, thông qua nghiín cứu vă phđn tích bâo câo tình hình thực hiện chi phí, sẽ cung cấp tình hình biến động chi phí đầy đủ vă toăn diện bởi câc
ảnh hưởng của nhđn tố lượng hay nhđn tố giâ. KẾ TOÂN TRƯỞNG
Kế toân quản trị
Kế toân tăi chính
Câc phần hănh kế toân Phđn tích đânh giâ câc biến động Lập dự toân
Bâo câo kế toân tăi chính Bâo câo kế toân quản trị
- Bâo câo tình hình thực hiện chi phí nguyín vật liệu trực tiếp (Bảng 3.8.)
Thông qua bâo câo năy giúp cho nhă quản trị kiểm tra, đânh giâ tình sử
dụng chi phí nguyín vật liệu trực tiếp. Nhđn viín kế toân căn cứ văo bảng
định mức chi phí, sổ chi tiết vật liệu vă khối lượng công việc thực hiện để lập bâo câo tình hình thực hiện chi phí nguyín vật liệu trực tiếp. Từ đó, cung cấp cho nhă quản lý những thông tin cần thiết về tình hình biến động chi phí nguyín vật liệu trực tiếp trong kỳ kinh doanh để nhă quản lý kịp thời đề ra câc quyết định cụ thể kiểm soât chi phí lêng phí hay thực hiện tiết kiệm chi phí.
- Bâo câo tình hình thực hiện chi phí nhđn công trực tiếp ( Bảng 3.7.) Việc lập bâo câo tình hình thực hiện chi phí nhđn công trực tiếp đang
được thực hiện tại Công ty còn chưa hợp lý, chủ yếu theo dõi biến động về số
lượng công nhđn vă tỷ lệ năng suất lao động trín doanh thu, mă chưa phđn tích cụ thể sự biến động đó ảnh hưởng ra sao đến kiểm soât chi phí. Vì vậy,