Hệ thống phần mềm cần bao gồm một số phần mềm thực hiện các chức năng đáp ứng được yêu cầu nêu ra và các chức năng phụ vụ cho quá trình quản lý vận hành. Như vậy nó cần có:
a. Hệ phần mềm kiểm soát vào ra
Hệ thống này trợ giúp máy đọc thẻ để đọc thông tin trên thẻ của người đi đến cửa và chuyển về máy trung tâm. Tại đây nó được xử lý và xác định rõ người này có được phép qua cửa họ muốn qua không. Nếu được thì điểu khiển để mở cửa cho người đi qua và đóng cửa khi người này đã qua cửa. Trong trường hợp ngược lại thì không cần làm gì.
b. Hệ phần mềm kiểm soát hỏa hoạn
Hệ thống này giúp kiểm soát lần lượt các cảm biến nhiệt sau những khoảng thời gian xác định để nhận biết được nhiệt độ của mỗi máy cảm ứng nhiệt đặt ở các vị trí khác nhau. Nếu nhiết độ trên một mức nào đó thì thông bảo cho bảo vệ qua máy trạm và kèm theo thông tin cảnh báo. Nếu nhiệt độ cao biểu hiện có hiện tượng cháy thì cũng thông báo cho bảo vệ, bật chuông báo động và mở các cửa.
c. Hệ phần mềm trợ giúp vận hành
Hệ thống này cần thực hiện một số chức năng sau:
Trợ giúp cập nhật các thông tin quản lý như danh sách cửa, bảng định quyền..
Ghi nhật ký hoạt động hay tình trạng của các thiết bị tương ứng với các trại thái khác nhau như được kích hoạt, đóng-mở cửa, nhiệt độ quá ngưỡng...
Theo dõi nguồn cấp năng lượng để cảnh báo cho người quản lý hay tự động đổi nguồn để bảo thiết bị làm việc liên tục.
Điều khiển việc đóng mở của tự động từ xa hay cho ngừng làm việc một số các thiết bị ở những vị trí nhất định
Trong khuôn khổ của một luận văn cao học, với điều kiện thời gian hạn chế và cơ sở vật chất cho việc nghiên cứu còn thiếu, sau đây chỉ tập trung tiến hành việc phân tích và thiết kế các hệ thống phần mềm, tạm bỏ qua những gì liên quan đến hệ thống phần cứng. Mặt khác, hệ thống phần cứng nêu ra ở trên không có gì quá phức tạp. Trong điều kiện cho phép, việc triển khai nó là có thể thực hiện được.