3.1.2.1. Công tác kế toán
- Công ty sử dụng hình thức ghi sổ là “Chứng từ ghi sổ” trong việc phản ánh, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh. Công ty tuân thủ theo các chuẩn mực và chế độ kế toán; sử dụng các chứng từ, sổ sách theo đúng quy định của kế toán hiện hành.
- Bên cạnh các tài khoản theo hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành, công ty mở thêm các tài khoản chi tiết phù hợp với đặc điểm kinh doanh để tiện cho việc ghi chép và theo dõi, như TK 155 – “Thành phẩm” có các TK chi tiết:
TK 1551: Thành phẩm – bồn inox TK 1552: Thành phẩm – chân đế TK 1553: Thành phẩm – bồn nhựa
67
- Bộ máy kế toán được tổ chức tương đối gọn nhẹ, mỗi kế toán viên được phân công công việc rõ ràng. Trình độ của các kế toán viên không ngừng được nâng cao thông qua các khóa đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn.
- Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, đảm bảo sự thống nhất và tập trung cao của công tác kế toán, dễ phân công công việc.
- Kế toán công nợ mở sổ chi tiết theo dõi công nợ cho từng khách hàng nên việc quản lý các khoản doanh thu theo từng đối tượng công nợ được thực hiện tốt, khả năng thu hồi nợ cao.
- Chứng từ được kiểm tra, giám sát, hoàn chỉnh, xử lý kịp thời và được phân loại, sắp xếp theo trình tự thời gian trước khi lưu trữ.
- Công ty đã có hệ thống kế toán quản trị giúp cho nhà quản lý đưa ra các quyết định phù hợp với tình hình kinh doanh của Công ty.
- Phòng kế toán được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện kỹ thuật tính toán và áp dụng phần mềm kế toán nên giảm được công việc ghi chép để đạt hiệu quả cao hơn.
- Công ty sử dụng phần mềm kế toán Effect giúp tiết kiệm thời gian, việc hạch toán trở nên nhanh chóng, chính xác và thuận lợi hơn kế toán thủ công.
3.1.2.2. Kế toán xác định kết quả kinh doanh
- Doanh thu chủ yếu từ việc bán hàng hóa và thành phẩm. Đồng thời, công ty áp dụng nhiều hình thức thanh toán khác nhau như: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng…. Điều này, làm tăng tính linh hoạt trong việc thanh toán nên thu hút được nhiều khách hàng.
- Bên cạnh việc theo dõi công nợ theo từng khách hàng, Công ty còn theo dõi doanh thu theo từng sản phẩm để biết được doanh số bán hàng nhằm biết được sản phẩm được ưa chuộng trên thị trường để có chính sách bán hàng phù hợp từng loại.
- Quy trình bán hàng được kiểm soát chặt chẽ giữa nhân viên kinh doanh, kế toán và thủ kho nên hạn chế được việc thất thoát tài sản.
- Các khoản chi phí chỉ được ghi nhận khi có đầy đủ chứng từ liên quan đến việc phát sinh chi phí đó.
- Việc mở rộng địa điểm kinh doanh đã giúp công ty giảm bớt chi phí vận chuyển cho bán hàng.
3.2. Những mặt còn hạn chế và nguyên nhân
Bên cạnh những ưu điểm nêu trên, công tác kế toán của công ty còn một số hạn chế cần phải khắc phục
68 3.2.1. Về hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty
- Giá nguyên liệu thép không gỉ biến động mạnh do chịu sự ảnh hưởng của sự biến động giá nickel trên thế giới. Là một công ty sản xuất và kinh doanh các mặt hàng thép không gỉ, mặc dù đã dự liệu được những biến cố bất lợi và có sự chuẩn bị nhưng vẫn bị ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, đòi hỏi những quyết định đúng đắn để tiếp tục duy trì tốc độ tăng trưởng và vị thế trong và ngoài nước của công ty.
- Giá vật tư đầu vào biến động tăng liên tục ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. 3.2.2 Về công tác kế toán và kế toán xác định kết quả kinh doanh tại công ty
3.2.2.1. Công tác kế toán
- Do hồ sơ, chứng từ của phòng kế toán nhiều mà công việc của kế toán viên rất bận nên không có thời gian sắp xếp dẫn đến việc mất thời gian khi tìm kiếm.
- Quá trình lưu chuyển chứng từ giữa các phòng ban quá nhiều giai đoạn mới lên được phòng kế toán. Điều này làm chậm trễ đến việc hạch toán chứng từ, làm báo cáo. Khi cần thanh toán công tác phí cho nhân viên thì khoản chi phí đó phải được trưởng phòng ký duyệt và chuyển lên phòng kế toán cho kế toán thanh toán xem xét và yêu cầu bổ sung chứng từ cần thiết. Sau đó, kế toán thanh toán đưa cho trưởng nhóm ký nháy rồi chuyển cho kế toán trưởng ký. Sau khi kế toán trưởng đã ký thì lại chuyển cho Tổng Giám đốc duyệt lần cuối và chuyển lại cho kế toán thanh toán để thanh toán. Trong quá trình đó, sự chậm trễ còn do việc bổ sung chứng từ còn thiếu và khi trình ký thì họ lại đi công tác.
- Công ty yêu cầu phần mềm luôn được cập nhật thường xuyên, nhưng chính sự thay đổi đó đã làm cho việc chuyển đổi các số liệu kế toán tốn nhiều thời gian và công sức, đôi khi còn bị sai lệch.
- Việc sử dụng phần mềm cũng có một số hạn chế như mạng chạy chậm, một số lỗi không xử lý được và phải gửi sang Công ty phần mềm Effect để kiểm tra và xử lý… làm chậm mọi báo cáo và tình hình xử lý thông tin của Công ty.
- Trình độ nhân viên kế toán ở các chi nhánh còn thấp, chỉ tuyển ở trình độ trung cấp hoặc cao đẳng nên tốc độ làm việc chưa được nhanh dẫn đến việc chậm trễ báo cáo nộp về công ty. Đồng thời, một số nghiệp vụ kế toán chi nhánh chưa nắm rõ nên kế toán tại công ty phải chỉ dẫn thông qua internet hoặc gọi điện thoại trực tiếp, điều này cũng làm ảnh hưởng đến công việc của kế toán công ty. Do công việc của kế toán ở công ty
69
nhiều nên không có thời gian sắp xếp và tập hợp chứng từ, làm mất thời gian tìm kiếm khi cần sử dụng.
3.2.2.2. Kế toán xác định kết quả kinh doanh
- Về TK 641 và 642, công ty chỉ mở một TK cấp 2 là 6411 và 6421, theo dõi chung cho tất cả các chi phí phát sinh tại bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý doanh nghiệp. Điều này gây khó khăn trong việc kiểm soát chi phí.
- Việc chạy đua doanh số của phòng kinh doanh về cuối tháng đã làm cho bộ phận khác cũng như phòng kế toán phải làm một cách tốc độ để kịp thời số liệu cho các báo cáo cũng như lên kế hoạch cho tháng kế tiếp. Đôi khi khách hàng chỉ còn thiếu 1 bồn inox sẽ đạt được đủ doanh số trong tháng để được hưởng chiết khấu, thưởng do đó nhân viên kinh doanh làm đề nghị trình lên cho Tổng Giám đốc ký duyệt. Sự thay đổi của 1 khách hàng có thể làm ảnh hưởng đến toàn bộ báo cáo của doanh nghiệp.
- Đặc điểm kinh doanh của công ty là giao hàng trước rồi thu tiền sau, do đó khoản phải thu là rất lớn. Tuy nhiên, kế toán không trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, điều này ảnh hưởng tới việc hoàn vốn. Một số khách hàng thanh toán đúng thời hạn nhưng đột nhiên lại không thanh toán và nhân viên kinh doanh cùng kế toán công nợ đã liên lạc để thu hồi nợ nhiều lần nhưng vẫn không được. Tuy nhiên, khách hàng hứa sẽ thanh toán nợ trong một khoảng thời gian nhất định và do khách hàng này là khách hàng lâu năm của công ty nên kế toán công nợ đã không trích lập dự phòng.
3.3. Giải pháp và kiến nghị
Sau thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế tại Công ty cùng với kiến thức được học ở trường, em xin được nêu ra một số giải pháp để công ty xem xét, tham khảo giúp hoạt động kinh doanh của Công ty ngày càng phát triển hơn.
- Khi tuyển nhân viên kế toán ở chi nhánh cần yêu cầu trình độ cao hơn do số lượng nhân viên kế toán ở chi nhánh chỉ cần 1-2 người và người đó phải làm tất cả các công việc giống kế toán tổng hợp như theo dõi công nợ, thủ kho, làm báo cáo thuế và báo cáo tài chính định kỳ…Bên cạnh đó, vào những ngày đầu kế toán chi nhánh cần về công ty để được hướng dẫn trực tiếp giúp nắm bắt nhanh chóng quy trình làm việc.
- Tuy phần mềm kế toán đã giúp không ít cho công việc nhưng kế toán cũng cần phải rà soát các số liệu thật kỹ nhằm tránh xảy ra sai sót.
- Về việc sắp xếp chứng từ: Khi phát sinh nghiệp vụ, kế toán nhập liệu vào phần mềm đồng thời cần phân loại chứng từ theo ngày để thuận tiện hơn trong việc sắp xếp và
70
tìm kiếm. Bên cạnh đó, kế toán nên chủ động sắp xếp chứng từ theo thứ tự mỗi ngày để tránh tình trạng ứ đọng làm tốn thời gian lâu hơn.
- Để tránh ảnh hưởng đến quá trình thu hồi vốn của công ty, kế toán công nợ cần theo dõi và đôn đốc khách hàng thường xuyên hơn. Kế toán phải thường xuyên liên lạc với nhân viên kinh doanh để theo dõi tình hình thu hồi nợ của khách hàng do kế toán là người nắm rõ nhất khách hàng đã thanh toán bao nhiêu và còn nợ bao nhiêu.
- Công ty cần phải quy định cụ thể ngày chốt doanh số hàng tháng để kế toán có thời gian điều chỉnh nếu sai lệch về giá, mã hàng hóa và gửi sổ chi tiết công nợ phải thu cho khách hàng chính xác về số liệu và đúng thời hạn. Việc chạy doanh số hàng tháng là không thể thiếu nên công ty có thể quy định ngày 2 hàng tháng là ngày chốt doanh số của tháng trước và không chấp nhận đề nghị với mọi lý do.
- Về TK 641 và 642: nên mở sổ chi tiết theo từng loại chi phí phát sinh để thuận tiện trong việc đánh giá tình hình sử dụng chi phí và có kế hoạch cụ thể trong việc cắt giảm chi phí, có thể phân loại thành:
• 6411 – Chi phí nhân viên
• 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì
• 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng
• 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ
• 6415 – Chi phí bảo hành
• 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài
• 6418 – Chi phí bằng tiền khác TK 642 cũng tương tự như TK 641.
71
KẾT LUẬN
Kết quả kinh doanh là một chỉ tiêu tài chính giúp nhà quản lý phân tích, đánh giá công việc và có những chiến lược kinh doanh trong tương lai. Đồng thời, nhờ có công tác kế toán xác định kết quả kinh doanh mà doanh nghiệp có thể xác định được ưu và nhược điểm, từ đó đề ra những phương hướng khắc phục để việc kinh doanh ngày càng hoàn thiện và phát triển.
Trong quá trình thực hiện đề tài “Thực trạng công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Sơn Hà Sài Gòn”, em đã được áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế. Em đã được tìm hiểu và học hỏi thêm nhiều điều về nghiệp vụ kế toán tại Công ty như cách định khoản, phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cách sắp xếp và lưu trữ chứng từ… Điều này giúp em có những kiến thức vững chắc để chuẩn bị cho nghề nghiệp tương lai và hiểu rõ hơn tầm quan trọng của kế toán trong công ty.
Vì thời gian thực tập còn hạn chế nên không thể tránh khỏi sai sót trong bài báo cáo. Kính mong nhận được ý kiến đóng góp từ quý Thầy Cô và các anh chị trong Công ty. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn Cô Trần Thị Kỳ cùng toàn thể anh chị trong Công ty CP Sơn Hà Sài Gòn đã luôn ủng hộ, đóng góp và hướng dẫn tận tình để em hoàn thành tốt bài báo cáo.
72
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Tài chính, Quyết định số 15/2006-QĐ/BTC, 2006. 2. Bộ Tài chính, Thông tư số 161/2007/TT-BTC, 2007. 3. Bộ Tài chính, Chuẩn mực kế toán số 01, 2002. 4. Bộ Tài chính, Chuẩn mực kế toán số 14, 2001.
5. Trịnh Ngọc Anh, Đào Thị Kim Yến (2012). Nguyên lý kế toán. NXB Kinh tế TP.HCM.
6. Chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính năm 2014 của Công ty Cổ phần Sơn Hà Sài Gòn.