III. Tình hình thực hiện hạch toán chi phí sản xuất tại Công ty XDCTGT 892.
b. Hạch toán chi phí máy thi công.
Việc sử dụng máy thi công trong quá trình sản xuất là hoạt động cần thiết và có ý nghĩa kinh tế cao. Bởi lẽ, trong sản xuất xây lắp khối lợng công việc diễn ra với quy mô lớn, cờng độ cao mà sức lao động của con ngời không đáp ứng đợc. Do vậy, có thể nói chi phí sử dụng máy thi công là chi phí đặc thù trong sản xuất xây lắp.
Máy thi công ở Công ty XDCTGT 892 bao gồm nhiều loại nh: máy san, máy ủi, máy lu rung, máy đầm, máy trộn bê tông... Đối với trờng hợp có loại xe, máy cần cho thi công mà không có thì công ty sẽ thuê ngoài.
Để tạo quyền chủ động trong việc thi công, công ty giao tài sản, xe, máy cho các đội quản lý. Việc điều hành xe, máy và theo dõi hoạt động sản xuất đợc đặt dới sự điều khiển trực tiếp của đội có sự giám sát mệnh lệnh chung của công ty. Phòng Thiết bị - Vật t có trách nhiệm thiết lập kế hoạch sửa chữa xe, máy hàng năm.
Toàn bộ chi phí sử dụng máy thi công của Công ty XDCTGT 892 bao gồm: chi phí động lực chạy máy, chi phí nhân công điều khiển máy, chi phí khấu hao máy... và toàn bộ chi phí sử dụng máy thi công đợc hạch toán vào TK 6274.
• Đối với máy thi công của đội.
- Chi phí động lực chạy máy: là toàn bộ giá trị nhiên liệu phục vụ cho việc vận hành máy thi công. Để hạch toán chi phí này, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc là các hoá đơn mua hàng...
- Chi phí nhân công điều khiển máy thi công: căn cứ vào tình hình sử dụng máy thực tế, kế toán đội lập bảng chấm công và thực hiện chấm công cho tổ máy. Bảng chấm công là cơ sở ban đầu để tính lơng phải trả cho công nhân vận hành máy.
- Chi phí khấu hao máy thi công và trích trớc sửa chữa lớn máy thi công: hàng tháng, căn cứ vào Bảng tính khấu hao công ty lập cho mọi tài sản
cố định đã đăng ký với Cục quản lý vốn và tài sản, Sổ chi tiết tài sản cố định, lệnh điều động máy kế toán tài sản cố định trích khấu hao và trích trớc sửa chữa lớn máy thi công cho từng loại xe, máy. Trên cơ sở đó kế toán tài sản cố định lập bảng kê khấu hao và trích trớc sửa chữa lớn máy thi công. Công ty áp dụng phơng pháp khấu hao theo QĐ 162/CĐKT.
Bảng 3.1
Tổng Cty XDCTGT 8 Công ty XDCTGT 892
Bảng kê khấu hao và trích trớc SCL MTC
Quý 4 năm 1999
Công trình QL5-HĐ3. Đv thi công: Đội XDCT số 5
STT Loại máy thi công Mức KH Trích trớc SCL Tổng cộng 1 Máy san 678.900 450.000 1.128.900 2 Máy lu 99.633 360.000 459.633 3 Máy đầm 180.800 150.000 330.800 ... Cộng 12.394.700 10.738.000 23.132.700
Máy thi công phục vụ trực tiếp trong thời gian nào thì tính chi phí trực tiếp cho công trình đó. Bảng kê khấu hao và trích trớc sửa chữa lớn máy thi công là cơ sở để kế toán hạch toán chi phí khấu hao máy.
Ngoài 3 loại chi phí máy thi công cơ bản trên đây, còn có một số chi phí khác phục vụ cho hoạt động của máy nh bảo hiểm xe, máy thi công, chi phí thuê ngoài sửa chữa máy thi công, một số chi phí bằng tiền khác phục vụ cho hoạt động của máy. Các chứng từ gốc để hạch toán các chi phí này là các hoá đơn mua hàng, hợp đồng thuê sửa chữa máy móc thiết bị...
• Đối với máy thi công thuê ngoài.
Đội xây dựng công trình tiến hành thuê ngoài máy thi công trong trờng hợp không có loại xe, máy phù hợp để phục vụ việc thi công của đội. Thông thờng phơng thức thuê là thuê trọn gói, bao gồm thuê xe, máy, công nhân điều khiển và cả các loại vật t cho chạy máy. Theo phơng thức này, trong hợp đồng thuê phải xác định rõ khối lợng công việc và tổng số tiền bên thuê phải thanh toán. Máy thuê ngoài phục vụ cho công trình nào kế toán hạch toán chi phí thuê máy vào thẳng công trình đó. Khi thuê máy thi công công ty sẽ cử cán bộ đi ký hợp đồng với bên cho thuê. Hợp đồng thuê máy đợc lập nh sau:
Mẫu 5:
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc lập -Tự do -Hạnh phúc
Hợp đồng thuê máy thiết bị
Hôm nay, ngày 27 tháng 9 năm 1999 hai bên chúng tôi gồm: 1.Bên cho thuê máy (Bên A), gồm có:
Ông Hoàng Văn Tính Chức vụ: Phó chủ tịch HTX Thanh Bình Địa chỉ : 52- Cát Bi- Hải Phòng.
2.Bên thuê máy (Bên B), gồm có:
Ông Tống Quang Vinh. Chức vụ: đội trởng đội XDCT số 5 Địa chỉ : Hạ Đình-Thanh Xuân- Hà Nội.
Hai bên thống nhất ký hợp đồng thuê máy thiết bị theo các điều khoản sau:
Điều 1:Bên A đồng ý cho bên B thuê 1 máy xúc đào phục vụ thi công công trình QL5-HĐ3, đoạn Km104 đến Km106.
+ Địa điểm: từ Km104+400 đến Km104+700. Điều 2: đơn giá và hình thức thanh toán
+ Đơn giá: 230.000 đồng/ 1 giờ máy
+ Hình thức thanh toán: hàng tháng, hai bên xác nhận và thanh toán theo số ca hoạt động thực tế, trả bằng tiền mặt.
Điều 3: trách nhiệm bên A... Điều 4: trách nhiệm bên B ...
Hàng tháng, công ty cử cán bộ kỹ thuật cùng chỉ huy công tròng đến kiểm tra và nghiệm thu khối lợng hoàn thành và thanh toán cho bên A theo hợp đồng đã ký kết. Đồng thời lập biên bản thanh toán khối lợng công việc đã hoàn thành theo mẫu:
Mẫu 6:
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc lập -Tự do -Hạnh phúc
biên bản thanh toán khối lợng
Ngày 2 tháng 12 năm 1999
-Căn cứ vào hợp đồng thuê máy thiết bị ký ngày 27 tháng 9 năm 1999. -Căn cứ tình hình thực tế sử dụng máy thiết bị.
Hôm nay chúng tôi gồm:
Ông Hoàng Văn Tính - Phó chủ tịch HTX Thanh Bình. Địa chỉ : 52 - Cát Bi - Hải Phòng
Ông Tống Quang Vinh- Đội trởng đội XDCT số 5
Địa chỉ: Công ty XDCTGT 892 Hạ Đình-Thanh Xuân-Hà nội.
Cùng thống nhất thanh toán khối lợng công việc đã thực hiện từ 1/10 đến 13/10/1999.
- Giá trị trong hợp đồng: 12.650.000 đồng. - Giá trị thực hiện: 9.890.000 đồng.
Số tiền bên B đã tạm ứng cho bên A: 5.000.000 đồng. Số tiền bên B còn phải thanh toán: 4.890.000 đồng. ...
Kèm theo biên bản thanh toán khối lợng còn có biên bản nghiệm thu khối lợng công việc. Với khối lợng công việc tính theo ca máy (giờ máy) cần kèm theo nhật trình hoạt động máy.
Sau khi tập hợp chứng từ về máy thi công thuê ngoài, kế toán đội tiến hành lập bảng kê hợp đồng thuê máy móc thiết bị cho từng quý (Bảng 3.2)
Bảng 3.2:
Bảng kê hợp đồng thuê máy thiết bị Công trình: QL 5-HĐ 3.Đv thi công: Đội XDCT số 5
Chứng từ Ngày s.phiếu
27/10 101 Tạm ứng tiền thuê MTC ông Tính 5.000.000 15/11 115 T.toán nốt tiền thuê MTC ông Tính 4.890.000
...
Cộng 31.780.900
Khi xác định đợc chi phí thuê máy cho từng công trình, kế toán phản ánh chi phí thuê máy lên Chứng từ ghi sổ. Trên cơ sở Chứng từ ghi sổ , kế toán vào Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết, Sổ Cái các tài khoản có liên quan.
Bảng 3.3: Tổng công ty XDCTGT 8 Công ty XDCTGT 892. Chứng từ ghi sổ. Ngày 30 tháng 11 năm 1999. Kèm theo 04 chứng từ gốc.
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền
Nợ Có Nợ Có CPKH,trích trớc SCL và tiền thuê MTC công trình QL5 T11/1999 6274 336 214 37.564.075 31.780.900 5.783.175 Cộng 37.564.075 37.564.075
Ngời lập biểu Kế toán trởng
d. Hạch toán chi phí sản xuất chung.
Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao, ngoài các yếu tố cơ bản về nguyên vật liệu, lao động, máy thi công phải tiêu hao một số yếu tố chi phí khác nh công cụ dụng cụ, chi phí làm lán trại, các khoản chi phí bằng tiền khác phục vụ cho quản lý đội thi công, chi phí dịch vụ mua ngoài... những khoản phí này không trực tiếp tham gia cấu thành thực thể sản phẩm nhng có vai trò làm cho hoạt động sản xuất dễn ra nhịp nhàng, đều đặn, liên tục-đó là chi phí sản xuất chung. ở Công ty XDCTGT 892, chi phí sản xuất chung là những khoản chi phí phát sinh ở các đội xây dựng công trình, gồm có :
78
- Tiền lơng, phụ cấp và khoán trích theo lơng của nhân viên quản lý đội.
- Chi phí công cụ dụng cụ sản xuất.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định (không bao gồm chi phí khấu hao máy thi công).
- Chi phí khác bằng tiền.
Các yếu tố chi phí nêu trên đợc tổ chức hạch toán nh sau:
• Chi phí nhân viên quản lý đội (sử dụng TK 6271)
Chi phí nhân viên quản lý đội gồm có lơng và khác khoản phụ cấp. Cơ sở để tính lơng là các Bảng chấm công do kế toán đội lập. Cuối tháng kế toán đội tổng hợp số công và tính ra số lơng phải trả cho nhân viên, sau đó lập Bảng thanh toán lơng cho nhân viên quản lý đội.
• Chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ (hạch toán trên TK 6272)
Chi phí này bao gồm vật liệu, CCDC dùng để bảo dỡng thờng xuyên, sửa chữa máy móc thiết bị, các loại vật t phục vụ cho việc quản lý công trình, đội sản xuất, quần áo bảo hộ lao động...
Việc hạch toán chi phí vật liệu, CCDC tơng tự nh hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận văn phòng đội.
TK 6274 đợc sử dụng để hạch toán chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận văn phòng đội và chi phí máy thi công. Hàng tháng, căn cứ vào tỷ lệ khấu hao đã quy định kế toán công ty tính ra mức khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý rồi viết giấy báo cho các đội biết.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác.
Đó là các khoản chi trả tiền điện, nớc , thuê nhà, điện thoại, chi tiếp khách, chi làm lán trại (vật t làm lán trại, nhân công dựng lán trại), chi tiền thanh toán vé tàu xe đi đờng của nhân viên...phần chi này tơng đối lớn trong
tổng chi phí SXC . Các chứng từ gốc để hạch toán chi phí này là các hoá đơn mua hàng, phiếu chi, vé tàu xe...
Cuối tháng, căn cứ vào các chứng từ về chi phí SXC, kế toán đội tiến hành lập Bảng kê chi phí SXC rồi chuyển lên phòng kế toán của công ty để xét duyệt và lập chứng từ ghi sổ.
Bảng 4.1.
Bảng kê chi phí sản xuất chung
Tháng 11/1999
Công trình: QL5-HĐ3. Đv thi công: Đội XDCT số 5 Chứng từ Ngày s.phiếu 10/11 16/11 24/11 28/11 111 116 119 124
Bà Thơi mua ấn chỉ thống kê Ông Khắc nộp tiền điện
Ông Hiển mua ủng bảo hộ lao động Bà Thơi chi tiếp khách
46.000 920.000 1.334.000 500.000 Cộng 15.634.000 Bảng 4.2: Chứng từ ghi sổ. Ngày 30 tháng 11 năm 1999. Kèm theo 10 chứng từ gốc.
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền
Nợ Có Nợ Có
CPSXC c.trình QL5 T11/1999 627 15.634.000
T.toán c.trình t.công nội bộ 336 15.634.000 Cộng 15.634.000 15.634.000
Ngời lập biểu Kế toán trởng
80
Trên cơ sở số liệu trên Chứng từ ghi sổ kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết TK 627 và cuối kỳ ghi Sổ Cái TK 627.
Bảng 4.3
Tổng Cty XDCTGT 8 Công ty XDCTGT 892
Sổ chi tiết chi phí sản xuất chung
Năm 1999
TK:CPSXC-Số hiệu: 627
Công trình:QL5-HĐ3. Đv thi công : Đội XDCT số 5
Chứng từ Trích yếu TK ĐƯ Số tiền Số đk S.tập taajp Nợ Có ... 264 40 CPNVL cho MTC T11/99 336 1.095.000 265 40 CPNC s.dụng MTC T11/99 334 7.309.500 267 40 CPKH,SCL MTC T11/99 214 5.783.175 268 40 Chi phí SXC T11/99 336 15.634.000 ... 356 47 Kc CPMTC ,SXC vào g.thành 154 4.364.705.924 Cộng 4.364.705.924 4.364.705.924
Bảng 4.4 Tổng Cty XDCTGT 8 Công ty XDCTGT 892 Sổ Cái Năm 1999 TK: CPSXC-Số hiệu: 627 Chứng từ Trích yếu TK ĐƯ Số tiền Số đk S.tập taajp Nợ Có ... 264 40 CPNVL cho MTC QL5 T11/99 336 1.095.000 265 40 CPNC s.dụng MTC QL5 T11/99 334 7.309.500 267 40 CPKH, trích trớc SCL MTC QL5... 214 5.783.175 268 40 CPSXC c.trình QL5 T11/99 336 15.634.000 ... 356 47 Kc CPSXC vào gía thành 154 8.067.563.286 Cộng 8.067.563.286 8.067.563.286
4.Khái quát sơ đồ hạch toán các loại chi phí sản xuất tại Công ty XDCTGT 892.
Sơ đồ 4.1:
Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
82 TK 111,112 TK 141 TK 336 TK 621 TK 154 K/c vào gía thành SP Tạm ứng Nghiệm thu khối lượngSP hoàn thành Chi phí NVL trực tiếp
Sơ đồ 4.2
Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp.
Sơ đồ 4.3
Hạch toán chi phí sử dụng máy thi công.
84 111,112 141 336 334 622 154 338 331 Tạm ứng Nghiệm thu KL SP hoàn thành Lương phải trả Trích theo lương Lương phải trả CN thuê ngoài K/c vào Z Chi phí NVL, CDCD cho máy thi công.
111,112 141 336 6274
Nghiệm thu KLSP hoàn
thành.
Tạm ứng
Thanh toán các chi phí bằng tiền khác. 214 334,338 Lương CN vận hành MTC KH máy, trích trước SCL MTC
Sơ đồ 4.4:
Hạch toán chi phí sản xuất chung
IV.Tổ chức hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất để tính gía thành sản phẩm.