4. Kết cấu luận văn
3.2.5.1. Hệ thống báo cáo dự toán ngân sách
Dự toán ngân sách là một hệ thống bao gồm nhiều dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán nguyên vật liệu….. Để công tác dự toán ngân sách tại Cty TNHH Evertech Plastic Việt Nam đƣợc phù hợp với tình hình thực tế và chặt chẽ thì hệ thống báo cáo dự toán ngân sách phải phản ánh đƣợc mục tiêu nhiệm vụ mà doanh nghiệp cần phải đạt đƣợc trong kỳ hoạt động đồng thời phải phản ánh đƣợc những biện pháp để thực hiện mục tiêu đó.
- Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của Công ty trong năm thông qua kế hoạch từ các trƣờng phòng ban. Mục tiêu này cần phải đƣợc xây dựng dựa trên tình hình thực tế nhằm phát triển trong tƣơng lai và mục tiêu này cần phải có số liệu cụ thể.
- Thông qua việc lập và thực hiện dự toán Doanh nghiệp cần phải phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng phòng ban lập dự toán của bộ phận mình, đồng thời lập ra một bộ phận chịu trách nhiệm chính theo dõi , kiểm tra toàn bộ báo cáo dự toán ngân sách nhằm đảm bảo các báo cáo dự toán ngân sách phản ánh đúng tiềm năng của công ty. Bộ phận dự toán ngân sách này thuộc phòng kế toán và là một bộ phận của kế toán quản trị.
- Hệ thống các bảng dự toán gồm tất cả các hệ thống sản xuất kinh doanh và kỳ lập theo từng năm, trong đó chi tiết theo từng quý và có thể chi tiết thành từng tháng.
+ Bảng dự toán tiêu thụ sản phẩm (Phụ lục 02) + Bảng dự toán sản xuất (Phụ lục 03)
+ Bảng dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (Phụ lục 04) + Bảng dự toán chi phí nhân công trực tiếp (Phụ lục 05) + Bảng dự toán chi phí sản xuất chung (Phụ lục 06)
+ Bảng dự toán thành phẩm tồn kho cuối kỳ (Phụ lục 07)
+ Bảng dự toán chi phí bán hàng và quản lý Doanh nghiệp (Phụ lục 08) + Bảng dự toán tiền mặt (Phụ lục 09)
+ Bảng dự toán kết quả hoạt động kinh doanh (Phụ lục 10) + Bảng dự toán cân đối kế toán (Phụ lục 11)
Các bảng dự toán này có mối quan hệ ràng buộc với nhau trong hệ thống báo cáo dự toán. Trong đó bảng dự toán tiêu thụ sản phẩm đóng vai trò quan trọng nhất ảnh hƣởng đến toàn bộ hệ thống lập dự án của Doanh nghiệp.
Tóm tắt mô ìn á ệ t ống dự toán ngân sá đề ng ị áp dụng tạ công ty
(Nguồn: Phạm Văn Dược (2008) - Kế toán Quản trị)
Sơ đồ 3.1 : Mô ìn các ệ t ống dự toán ngân sá đề ng ị áp dụng tạ ông ty
Dự toán tiêu thụ sản phẩm Dự toán tồn kho thành phẩm cuối kỳ Dự toán chi phí sản xuất chung Bảng cân đối kế toán dự toán Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh Dự toán chi phí nhân công trực tiếp Dự toán tiền Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Dự toán sản xuất
3.2.5.2. Xây dựng mô hình k toán quản trị:
Căn cứ vào điều kiện, đặc điểm cũng nhƣ quy mô hoạt động của công ty thì mô hình kế toán quản trị nên đƣợc xây dựng tại công ty TNHH Ever Tech Plastic Việt Nam theo mô hỉnh kế toán tập trung. Vì hình thức này phù hợp với công tác kế toán trong công ty đƣợc tập trung tại phòng kế toán. Ở các bộ phận khác không có tổ chức kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên làm nhiệm vụ kiểm tra, thu thập chứng từ ban đầu, ghi chép số liệuphục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đó và lập báo cáo cùng chứng từ cho phòng kế toán.
3.2.6. Xây dựng hệ thống k toán trách nhiệm
3.2.6.1. Tổ chức lại sự phân cấp quản lý tại công ty
Công ty TNHH Ever Tech Plastich Việt Nam chƣa thực hiện phân cấp quản lý rõ ràng, việc thực hiện kế toán trách nhiệm còn mới mẻ, các bộ phận đơn thuần chỉ là các bộ phận chức năng chƣa định hình rõ ràng các trung tâm trách nhiệm. Do đó tổ chức lại phân cấp quản lý tại Cty TNHH Ever Tech Plastic Việt Nam là cần thiết. Đầu tiên cần phải tổ chức lại bộ máy tổ chức quản lý và phân chia trách nhiệm, quyền hạn cụ thể cho từng bộ phận tại công ty. Sau đây là sơ đồ tổ chức sự phân cấp tại công ty:
(Nguồn: Tác giả đề nghị xây dựng)
Sơ đồ 3.2 : Sơ đồ p ân a trá n ệm tạ Công ty
Từ sơ đồ trên ta dễ dàng phân biệt đƣợc các trung tâm trách nhiệm.
3.2.6.2. Xây dựng hệ thống k toán trách nhiệm tại công ty
Trung tâm trách nhiệm là một bộ phận trong tổ chức, nơi mà nhà quản trị bộ phận chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của bộ phận mình. Hệ thống các trung tâm trách nhiệm đƣợc xây dựng tƣơng ứng, phù hợp với mô hình tổ chức quản lý và mức độ phân cấp quản lý của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức và quản lý thực hiện thông qua việc giao quyền và trách nhiệm cho các bộ phận khác nhau nên kế toán
TỔNG GIÁM ĐỐC
GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH GIÁM ĐỐC KINH DOANH
PHÒNG NHÂN SỰ PHÒNG TỔNG VỤ PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KẾ HOẠCH KHO VẬT TƢ BỘ PHẬN MẪU BẢO TRÌ XƢỞNG SẢN XUẤT
trách nhiệm phải thích ứng để có thể kiểm soát và đánh giá kế quả sử dụng các nguồn lực.
Việc xây dựng công tác kế toán trách nhiệm tại Cty TNHH Ever Tech Plastic Việt Nam sẽ mang lại lợi ích:
- Tạo ý tƣởng cho giám đốc công ty trong việc thiết lập mô hình cơ cấu tốt nhất cho tổ chức, phân chia trách nhiệm quản lý lập kế hoạch, phân tích, báo cáo theo nhóm hoạt động nhằm phát huy tối đa nguồn lực và tạo thuận tiện cho quản lý.
- Căn cứ vào những thông tin do kế toán trách nhiệm cung cấp Công ty sẽ xác định bộ phận nào không hoàn thành mục tiêu để từ đó có biện pháp xử lý kịp thời. Nhƣng trung tâm trách nhiệm công ty nên áp dụng: trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tƣ.
+ Trung tâm chi phí: Ngƣời chịu trách nhiệm về trung tâm chi phí này là Giám đốc kinh doanh. Trung tâm chi phí bao gồm các phòng ban và xƣởng sản xuất. Trong đó, xƣởng sản xuất là trung tâm chi phí sản xuất, Phòng mẫu, kho, bộ phận k thuật, phòng kế hoạch là những bộ phận hỗ trợ sản xuất, phòng kế toán, phòng nhân sự là những trung tâm chi phí quản lý.
Tại xƣởng sản xuất có quản đốc chịu trách nhiệm về số lƣợng sản phẩm sản xuất ra và các chi phí phát sinh ở bộ phận mình, chi phí tạo nên giá thành sản phẩm bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phì sản xuất chung. Các chi phí này thể hiện ở trung tâm chi phí sản xuất.
Các trƣởng phòng ban là ngƣời chịu trách nhiệm về chi phí phat sinh tại bộ phận, phải đảm bảo lợi ích mang lại lớn hơn chi phí phát sinh, bên cạnh đó cần phải tăng cƣờng kiểm soát chi phí. Kết quả và hiệu quả hoạt động phải đƣợc tổng hợp trên báo cáo kết quả về chi phí phát sinh và chi phí dự toán.
+ Trung tâm doanh thu: Tại Công ty TNHH Ever Tech Plastic Việt Nam, trung tâm doanh thu là phòng kinh doanh chịu sự điều hành của Giám đốc điều hành. Đây là trung tâm chịu trách nhiệm với doanh thu cần tạo ra, không chịu trách nhiệm về chi phí cũng nhƣ lợi nhuận đạt đƣợc và vốn đầu tƣ.
Tại phòng kinh doanh phải xây dựng đƣợc kế hoạch bán hàng phù hợp với mục tiêu lâu dài của công ty cũng nhƣ tình hình của thị trƣờng đồng thời phải kịp thời phản hồi những biến động về giá cả ảnh hƣởng đến việc kinh doanh của công ty.
+ Trung tâm lợi nhuận: Lợi nhuận luôn là mối quan tâm hàng đầu của nhà quản trị, trong các báo cáo về lợi nhuận đều phải cung cấp đƣợc các thông tin để nhà quản trị đánh giá đƣợc thành quả kinh doanh của công ty. Trung tâm này do tổng giám đốc chịu trách nhiệm với kết quả sản xuất của trung tâm nhƣng không quyết định về vốn đầu tƣ nhƣng trung tâm này chịu trách nhiệm về doanh thu và chi phí phát sinh. Đối với doanh thu cần phải xác định đƣợc trung tâm có đạt đƣợc mức tiêu thụ nhƣ kế hoạch không, định giá bán nhƣ thế nào có phù hợp không và chiến lƣợc bán hàng ra sao? Đối với chi phí phát sinh nên tách riêng định phí và biến phí để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đánh giá trách nhiệm của ngƣời quản lý trực tiếp bộ phận. Và chi phí chung liên quan đến nhiều bộ phận nên lực chọn các tiêu thức phân bổ hợp lý để xác định kết quả cuối cùng cho bộ phận đƣợc chính xác.
Vì vậy trung tâm lợi nhuận phải đảm bảo tỷ lệ tăng lợi nhuận trên doanh thu, đảm bảo tôc độ tăng của doanh thu nhanh hơn tốc độ tăng của vốn đầu tƣ với mục đích nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và tăng lợi nhuận. Trung tâm lợi nhuận phải tổng hợp đầy đủ chính xác doanh thu, chi phí, xác định kết quả kinh doanh theo dõi và quản lý tình hình sử dụng tài sản, bảo toàn và phát triển vốn đầu tƣ.
+ Trung tâm đầu tƣ: là trung tâm có quyền cao nhất, gắn liền với bậc quản lý cao nhất là tổng giám đốc. Đây là trung tâm có quyền kiểm soát chi phí, doanh thu và lợi nhuận. Bên cạnh đó trung tâm còn chịu trách nhiệm cả về hiệu quả sử dụng vốn đầu tƣ và khả năng huy động các nguồn tài trợ. Đồng thời phải đánh giá hiệu quả đầu tƣ của từng lĩnh vực hoạt động dựa trên sự so sánh giữa các chỉ tiêu thực tế đạt đƣợc so với kế hoạch qua đó giúp nhá quản trị đƣa ra các biện pháp nhằm cải thiện giá trị của các mục tiêu.
3.2.6.3. Xây dựng các chỉ t êu đán g á k t quả, hiệu quả của các trung tâm trách nhiệm
Hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh luôn là mối quan tâm của mọi doanh nghiệp cũng nhƣ của toàn xã hội. Hiệu quả hoạt động là lợi ích tối đa thu đƣợc trên chi phí tối thiểu.
Kết quả hoạt động cũng đƣợc đo bằng các chỉ tiêu nhƣ số lƣợng sản phẩm, doanh thu và lợi nhuận.
- Chỉ tiêu đánh giá kết quả, hiệu quả của trung tâm chi phí:
Việc đánh giá chỉ tiêu này đƣợc thực hiện qua các chỉ tiêu thể hiện trong báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí với mục tiêu cụ thể:
+ Chỉ tiêu đánh giá gồm: tỷ lệ thực hiện dự toán chi phí, tỷ lệ chi phí trên doanh thu, mức biến động chi phí.
* Tỷ lệ thực hiện dự toán chi phí: chỉ tiêu này cho biết mức độ thực hiện dự toán, tỷ lệ thực hiện dự toán càng thấp càng tốt.
* Tỷ lệ chi phí trên doanh thu: tỷ lệ này cho biết cứ 100đ doanh thu bán hàng thì phải chi bao nhiêu đồng chi phí, tỷ lệ này càng thấp càng tốt.
Ngoài ra, trách nhiệm của trung tâm chi phí còn thể hiện qua việc hoàn thành kế hoạch sản xuất đáp ứng đủ cho nhu cầu tiêu thụ. Bên cạnh đó để đánh giá thành quả của trung tâm chi phí còn xét đến số lƣợng sản phẩm sản xuất ra so với kế
hoạch và tỷ lệ sản phẩm hỏng cũng là một chỉ tiêu hiệu quả để đánh giá hiệu quả của hoạt động sản xuất. Kiểm soát chi phí trong mối quan hệ với doanh thu ƣớc tính góp phần giảm tỷ lệ chi phí trên doanh thu để gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Và từ đó xác định đƣợc nguyên nhân ảnh hƣởng đến hình hình thực hiện định mức và dự toán chi phí. Khi đánh giá trách nhiệm của trung tâm chi phí điều mà doanh nghiệp quan tâm là việc giải thích những nguyên nhân khó khăn khi hoàn thành trách nhiệm và mục tiêu chung của doanh nghiệp đƣa ra.
- Chỉ tiêu đánh giá trung tâm doanh thu:
Trung tâm doanh thu đƣợc đánh giá qua các chỉ tiêu: Chênh lệch doanh thu, chênh lệch tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu.
Trong đó:
Trách nhiệm của trung tâm doanh thu là lập kế hoạch tiêu thụ, đƣa ra các phƣơng án tiêu thụ nhằm đem lại doanh thu cao nhất. Việc đánh giá thành quả của trung tâm doanh thu căn cứ vào chi phí phát sinh ở các trung tâm doanh thu để hỗ trợ việc tiêu thụ sản phẩm. Việc đánh giá này căn cứ vào chênh lệch giữa chi phí kế hoạch và chi phí thực tế ở mỗi trung tâm.
- Chỉ tiêu đánh giá trung tâm lợi nhuận:
Lợi nhuận là phần còn lại của doanh thu sau khi trừ đi phần chi phí phát sinh tƣơng ứng tạo ra doanh thu đó nên doanh thu và chi phí là hai nhân tố ánh hƣởng trực tiếp đến lợi nhuận.
Đánh giá thành quả hoạt động của trung tâm lợi nhuận:
Chỉ tiêu này dùng để đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch về lợi nhuận Chênh lệch doanh thu = Doanh thu thực tế - doanh thu dự
toán
Để đánh giá mức độ đảm bảo tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu:
- Chỉ tiêu đánh giá thành quả của trung tâm đầu tƣ:
Để đánh giá thành quả của trung tâm đầu tƣ nhà quản trị dùng các chỉ tiêu nhƣ ROI, RI… Muốn đánh giá thành quả của trung tâm đầu tƣ phải dựa trên sự so sánh giữa các chỉ tiêu thực tế đạt đƣợc so với dự toán từ đó giúp cho nhà quản trị đƣa ra đƣợc các giải pháp nhằm cải thiện giá trị của các chỉ tiêu.
Các chỉ tiêu đo lƣờng thành quả và trách nhiệm của trung tâm đầu tƣ:
Trong đó:
3.2.6.4. Xây dựng á áo áo đán g á t àn quả của từng trung tâm trách nhiệm
* Báo cáo thực hiện và đánh giá thành quả của trung tâm chi phí:
Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của trung tâm chi phí là chênh lệch giữa các khoản mục chi phí thực tế so với chi phí dự toán đã đƣợc lập theo định mức sản xuất. Định kỳ hàng tháng bộ phận kế hoạch sẽ đánh giá sơ bộ khối lƣợng sản xuất đã hoàn thành của từng đơn đặt hàng, đối chiếu với kế hoạch sản xuất, định mức vật tƣ và báo cáo lên cho giám đốc kinh doanh. Việc theo dõi thƣờng xuyên này giúp cho bộ phận kinh doanh cũng nhƣ giám đốc kinh doanh quản lý sâu sát các chi phí phát sinh thuộc trách nhiệm quản lý của bộ phận mình từ đó phát hiện kịp thời sai sót và hạn chề đƣợc những chi phí phát sinh ngoài dự toán phòng ngừa việc sản xuất không đúng kế hoạch, mẫu mã làm ảnh hƣởng đến kế hoạch sản xuất…Khi
Lợi nhuận còn lại RI = Lợi nhuận hoạt động – Chi phí sử dụng vốn
việc sản xuất của một dơn hàng hoàn thành, ngƣời quản lý sản xuất kế hợp với các bộ phận có liên quan tổng hợp toàn bộ chi phí thực tế phát sinh và gửi báo cáo về cho trung tâm chi phí. Báo cáo này là căn cứ quan trọng để đán giá thành quả của trung tâm chi phí.
Quy trình lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí qua các bƣớc sau: Bƣớc 1: Tập hợp các chi phí phát sinh.
Bƣớc 2: Tổng hợp chi phí và tính giá thành đơn vị của từng đơn đặt hàng. Bƣớc 3: Lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí của trung tâm.
Từ bảng đánh giá thực tế đối chiếu với đơn giá dự toán đã lập trung tâm chi phí phải lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí để đánh giá thành quả của trung tâm.
Mẫu báo cáo đƣợc thiết kế nhƣ sau:
Mẫu 1: BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CHI PHÍ
(Lập cho từng đối tƣợng tập hợp chi phí)
STT DIỄN GIẢI ĐVT
SỐ LƢỢNG ĐƠN GIÁ TH NH TIỀN
Dự toán T ự t C. lệ Dự toán T ự t C.