Với đặc thù là công ty thƣơng mại nên công ty gồm hai khu vực chính là kho hàng và khu vực văn phòng.
Ở kho hàng, Công ty TNHH NK&PP Hoa Lâm đã cải tiến chất lƣợng kho lƣu hàng, giao nhận hàng, đặc biệt là khâu bảo quản sản phẩm sau khi nhập khẩu tránh tình trạng sản phẩm bị mốc, hỏng. Công ty còn sử dụng những trang thiết bị kiểm tra chất lƣợng sản phẩm sau khi nhập khẩu nhằm đảm bảo chất lƣợng giữ ở mức tốt nhất cho khách hàng. Tuy nhiên do điều kiện hạn hẹp về vốn nên Công ty chỉ đầu tƣ đƣợc những máy móc chƣa thực sự hiện đại, vì thế ảnh hƣởng khá lớn đến việc kiểm tra sản phẩm nhập về và việc đƣa ra quyết định về số lƣợng tồn kho sản phẩm. Công ty không nhập quá nhiều sản phẩm về mà chỉ ƣớc tính theo các đơn đặt hàng của khách để tránh cho sản phẩm lƣu kho quá lâu dẫn đến hƣ hỏng.
Ở khu vực văn phòng, Công ty trang bị các máy móc công nghệ với mong muốn đảm bảo cho việc thực hiện quy trình cung cấp dịch vụ đƣợc nhanh chóng nhất và đạt mức năng suất lao động cao. Kết quả quan sát số lƣợng thiết bị công nghệ của Công ty đƣợc thể hiện ở bảng 3.3
48
Bảng 3.3: Điều kiện hạ tầng cơ sở công nghệ thông tin của Công ty TNHH NK&PP Hoa Lâm
STT Tên thiết bị ĐVT Số
lƣợng
Bộ phận sử dụng
1 Máy tính để bàn Bộ 5 Kế toán, Hành chính, Kho vận 2 Máy tính xách tay Chiếc 15 Kinh doanh, Ban giám đốc
3 Máy fax Chiếc 3 Kế toán, Kinh doanh
4 Máy scan Chiếc 4 Kinh doanh
5 Máy in Chiếc 10 Kế toán, Kinh doanh, Hành chính 6 Máy chiếu Bộ 1 Sử dụng chung trong phòng họp
(Nguồn: Công ty TNHH Nhập khẩu và Phân phối Hoa Lâm )
Nhìn chung, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin hiện nay đáp ứng đƣợc nhu cầu sử dụng, không xảy ra tình trạng nhân viên bị thiếu trang thiết bị để làm việc. Tuy nhiên, khi phỏng vấn về việc sử dụng phần mềm trong công việc, thấy rằng Công ty mới chỉ sử dụng phần mềm chuyên dùng cho công việc kế toán, còn lại quy trình xử lý đơn hàng và cung cấp sản phẩm, dịch vụ thì thực hiện thủ công với các công cụ văn phòng thông thƣờng nhƣ word, excel, email. Các công cụ này chỉ hiệu quả khi số lƣợng đơn hàng ít, ít khách hàng cần quản lý. Theo đà phát triển của Công ty thì thông tin cần quản lý ngày càng nhiều, nhất là nhu cầu tổng hợp, báo cáo trong kinh doanh để phục vụ cho việc ra các quyết định quản trị. Với nền tảng công nghệ hiện nay thì quá trình xử lý thông tin để đƣa đến quyết định quản trị kéo dài và đôi khi bị trì trệ, dẫn đến những quyết định không chính xác.
Bên cạnh đó, khi điều tra đánh giá của khách hàng thì thấy rằng đa số khách hàng chƣa đánh giá cao khả năng ứng dụng công nghệ vào việc kinh doanh của nhân viên Hoa Lâm. Ở tất cả các câu hỏi điều tra về yếu tố này đều có trên 50% khách hàng không đồng ý hoặc không có ý kiến. Một phần lý do
49
bởi vì Hoa Lâm chƣa áp dụng nhiều công nghệ hiện đại, một nguyên nhân khác là do nhân viên của Hoa Lâm chƣa khai thác tốt và sử dụng thành thạo các công cụ làm việc.