Trong hoạt động kinh doanh thường xuyên nảy sinh việc doanh nghiệp
xuất giao thành phẩm hàng hóa cho khách hàng và sau một thời gian nhất định mới thu được tiền. Từ đó nảy sinh khoản phải thu từ khách hàng. Việc tăng nợ phải thu do tăng tăng thêm lượng hàng hóa bán chịu sẽ kéo theo việc tăng thêm một số khoản chi phí như: chi phí thu hồi nợ, chi phí quản lý nợ ... Tăng nợ phải thu cũng đồng nghĩa với việc tăng rủi ro đối với doanh nghiệp. Thực tế cho thấy số vốn bị chiếm dụng của công ty đang ở mức rất cao và không ngừng tăng trong 3 năm từ 2013 đến 2015, do vậy để đảm bảo sự ổn định, lành mạnh và tự chủ về mặt tài chính, tránh bị tồn đọng vốn và bị chiếm dụng vốn, đẩy nhanh tốc độ luân chuyển
của vốn lưu động, từ đó góp phần sử dụng vốn tiết kiệm, có hiệu quả, Công ty cần có những biện pháp hữu hiệu, siết chặt kỷ luật thanh toán nhằm hạn chế tới mức tối đa tình trạng nợ quá hạn. Điều làm được điều đó nên chăng Công ty cần có các biện pháp sau:
- Công ty cần tìm mọi cách thu hồi nợ càng sớm càng tốt, điều động nhân viên trực tiếp đi thu hồi nợ, tăng chi phí cho việc đi thu hồi nợ, quản lý các khoản thu được và tính toán chi tiết các khoản khách hàng đang nợ.
- Trước khi cung cấp tín dụng thương mại cho khách hàng Công ty cần cân nhắc kỹ càng. So sánh giữa lợi ích và chi phí từ khoản tín dụng đó trước khi đi đến quyết định cuối cùng. Khi quyết định cung cấp tín dụng thương mại thì trong hợp đồng cần quy định rõ thời hạn, hình thức thanh toán và mức phạt thanh toán chậm so với quy định trong hợp đồng.
- Có các biện pháp phòng ngừa rủi ro bằng các biện pháp: Yêu cầu đặt cọc, tạm ứng hay trả trước một phần giá trị của đơn hàng, lựa chọn khách hàng có uy tín và có độ tin cậy cao. Ngoài ra doanh nghiệp phải lập quỹ dự phòng nợ phải thu khó đòi giúp doanh nghiệp bù đắp được những khoản thu khó đòi.
- Sử dụng có hiệu quả các biện pháp thu hồi nhanh như chiết khấu bán hàng, giảm giá cho những khách hàng mua với số lượng lớn nhằm thúc đẩy khách hàng thanh toán nhanh, hạn chế các khoản nợ dây dưa khó đòi. Để làm được điều này, tỷ lệ chiết khấu Công ty đưa ra phải phù hợp, hấp dẫn khách hàng thanh toán ngay vừa bù đắp được chi phí vốn và rủi ro mà Công ty có thể gặp khi sử dụng chính sách tín dụng thương mại. Công ty nên áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán của khách hàng nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán sớm các hóa đơn tiền hàng.
- Chiết khấu thanh toán là một bộ phận nằm trong điều khoản bán hàng của doanh nghiệp. Lý do thứ nhất cho việc dùng chiết khấu tiền mặt là nhằm đẩy nhanh tốc độ thu tiền, lý do thứ hai là nhằm định giá cao hơn đối với những khách hàng muốn kéo dài thời hạn trả tiền. Mức chiết khấu tùy thuộc vào thời hạn bán chịu cho
mỗi thương vụ mua bán và tùy theo khách hàng. Nếu trễ hạn người mua sẽ bị phạt theo lãi suất quá hạn. Tỷ lệ chiết khấu 2% sẽ được công ty áp dụng nếu hoá đơn bán hàng được thanh toán trong vòng mười ngày ngay sau khi giao hàng. Mức lãi suất như vậy đủ để kích thích khách hàng trả tiền sớm bởi vì 2% với khách hàng là tỷ lệ lãi suất tương đối cao cho thời gian 20 ngày. Khi tỷ lệ chiết khấu tăng kéo theo nhiều yếu tố khác cũng thay đổi tương ứng như: doanh số bán hàng, vốn đầu tư vào các khoản phải thu thay đổi và công ty nhận được lợi nhuận ít hơn trên mỗi doanh số bán ra. Nhưng mặt lợi là các chi phí thu tiền và khoản nợ khó đòi giảm khi tỷ lệ chiết khấu mới ra đời.
- Để tránh khoản nợ khó đòi, công ty nên chú trọng đến khả năng thanh toán của khách hàng. Tùy vào từng đối tượng khách hàng để áp dụng mức tín dụng và thời hạn tín dụng, nếu khách hàng nào có uy tín trong thanh toán và khả năng thanh toán cao thì công ty có thể áp dụng mức tín dụng, thời hạn tín dụng cao đối với khách hàng. Ngược lại, nếu khả năng thanh toán thấp thì công ty áp dụng mức tín dụng và thời hạn tín dụng thấp, thậm chí không nên bán chịu và có hình thức thu tiền ngay đối với khách hàng đó.
Nhằm hạn chế sự rủi ro trong việc ứng trước tiền hàng và bán chịu hàng hóa cũng như trong việc thanh toán công nợ sau này thì công ty cần điều tra nghiên cứu kỹ lưỡng để đưa ra quyết định phù hợp. Tùy theo mức độ quy mô của nợ phải thu đối với khách hàng và khoản ứng trước cho nhà cung cấp mà nhà quản trị phải tập hợp các thông tin khác nhau. Các thông tin có thể như:
- Báo cáo tài chính: Có thể đề nghị khách hàng cung cấp thông tin tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, tỷ suất lợi nhuận trênh vốn, tốc độ chu chuyển vốn lưu động. Từ đó có thể cân nhắc có nên bán hàng theo phương thức tín dụng thượng mại không.
- Báo cáo về tình hình thanh toán của khách hàng đối với công ty khác. Đây là nguồn thông tin rất khó khai thác, công ty cần ohair tiềm kiếm từ các tổ chức
chuyên cung cấp thông tin. Qua đó có thể biết được uy tín của khách hàng trong thanh toán để đưa ra quyết định có bán chịu hay không.
- Các ngân hàng: Do ngân hàng có nhiều quan hệ tín dụng với các công ty nên bản thân ngân hàng cũng nhận được thông tin về tình hình tín dụng của khách hàng của họ. Dựa vào đó công ty có thể biết được tình trạng tín dụng của khách hàng, nhà cung cấp. Sau khi tập hợp các thông tin nêu trên công ty sẽ phân tích, đánh giá để đưa ra quyết định có nên ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp hoặc bán chịu cho khách hàng không.
- Định kỳ công ty nên tổng kết, đánh giá công tác tiêu thụ, liệt kê những khách hàng quen thuộc, khách hàng mua thường xuyên với khối lượng lớn, khách hàng thanh toán sòng phẳng. Tổ chức hội nghị khách hàng nhằm thu thập những ý kiến đóng góp của khách hàng, tạo điều kiện cho công tác bán hàng, thu hồi tiền hàng ngày một tốt hơn.
Tóm lại, chính sách tín dụng của Công ty phải vừa lỏng lại vừa rất chặt chẽ áp dụng linh hoạt cho từng khách hàng. Tính lỏng thể hiện qua việc áp dụng tỷ lệ chiết khấu, giảm giá thoả đáng đối với những khách hàng thanh toán ngay hay mua với số lượng lớn. Tính chặt chẽ thể hiện qua việc quy định phạt hợp đồng rất nặng đối với khách hàng vi phạm thời hạn thanh toán. Bằng chính sách tín dụng đó công ty không những nhanh chóng thu hồi tiền hàng mà còn tăng được khối lượng sản phẩm tiêu thụ, mở rộng thị trường tiêu thụ và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động cho Công ty.