Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, để có thể tồn tại và phát triển hoạt động kinh doanh của mình, Công ty có thể huy động một lượng vốn tiền tệ nhất định. Do đó việc chủ động xây dựng kế hoạch huy động và sử dụng VLĐ là một trong những biện pháp tài chính hữu hiệu nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của toàn Công ty. Với các nhiệm vụ chính là doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu theo
hàng nhà cung cấp, sau đó nhà cung cấp sử dụng phương tiện vận tải trực tiếp cung cấp tới tàu sử dụng thì VLĐ của Công ty cần phải chiếm một tỷ trọng đáng kể trong tổng nguồn vốn kinh doanh. Hàng năm để quá trình kinh doanh không bị gián đoạn, Công ty thường phải dự trữ một lượng vốn khá lớn để đảm bảo chi trả các đơn hàng đúng hạn cho nhà cung cấp.
. Nhằm hướng tới mục tiêu đảm bảo việc tổ chức và sử dụng VLĐ mang lại hiệu quả cao, khi lập kế hoạch huy động và sử dụng VLĐ Công ty cần chú trọng một số vấn đề sau:
- Trước hết phải xác định một cách chính xác nhu cầu vốn tối thiểu cần thiết cho hoạt động kinh doanh, đặc biệt là nhu cầu thu mua nguyên vật liệu, đảm bảo tính liên tục cho quá trình sản xuất kinh doanh, nhu cầu vốn cần thiết phục vụ cho tái đầu tư trong các lĩnh vực: Đổi mới trang thiết bị, đào tạo cán bộ công nhân viên ...Từ đó đề ra các biện pháp huy động nhằm cung ứng một cách đầy đủ, kịp thời, tránh tình trạng thiếu vốn như hiện nay, gây ảnh hưởng xấu tới hiệu quả sử dụng VLĐ.
- Trên cơ sở xác định VLĐ như kế hoạch đã lập, Công ty cần xây dựng kế hoạch huy động bao gồm: Việc lựa chọn nguồn tài trợ tích cực nhất, xác định số vốn hiện có, số vốn cần bổ sung. Để đảm bảo cho nhu cầu VLĐ, trước hết Công ty cần phải tìm cách huy động tối đa nội lực từ bên trong, tăng cường huy động các nguồn vốn ngắn hạn để tài trợ cho nhu cầu vốn trước mắt, tận dụng các khoản nợ ngắn hạn chưa đến thời hạn thanh toán như các khoản phải trả công nhân viên, thuế và các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nước nhưng chưa đến kỳ nộp, áp dụng hình thức tín dụng thương mại (Mua chịu, mua trả góp đối với người cung cấp), bởi khi sử dụng các khoản vốn này giúp Công ty không phải bỏ ra chi phí, Công ty càng có nhiều điều kiện nâng cao hiệu quả kinh doanh của mình.
- Công ty cũng có thể vay của cán bộ công nhân viên, đây là một nguồn vốn rất hữu ích vì tiềm năng của nó nhiều khi là rất lớn. Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển của Công ty, thu nhập của cán bộ công nhân viên cũng tăng
theo, họ có điều kiện bỏ ra những khoản tiền tích luỹ, đầu tư. Công ty nên khai thác tập trung nguồn vốn này sẽ giúp cho Công ty có thêm vốn đầu tư vào hoạt động sản xuất kinh doanh mà không phải thông qua các thủ tục phức tạp, những đòi hỏi khắt khe của Ngân hàng khi muốn vay vốn. Hơn nữa, về phía cán bộ công nhân viên trong Công ty, việc cho Công ty vay vốn trước hết là họ sẽ được hưởng lãi suất thích đáng, đồng thời tăng thêm sự gắn bó của mình với Công ty, thúc đẩy họ hoạt động tích cực hơn bởi vì trong đó có cả số vốn mà họ đã đầu tư vào Công ty.
- Khi đã huy động tối đa nội lực từ bên trong mà vẫn chưa đủ vốn cho hoạt động kinh doanh, lúc này Công ty có thể huy động thêm vốn từ nguồn bên ngoài bằng cách vay Ngân hàng và các tổ chức tín dụng khác. Trong những năm vừa qua số vốn vay Ngân hàng của Công ty chiếm tỷ trọng tương đối cao, cụ thể vốn vay tại ngân hàng quốc tế VIB đã lên đến 40 tỷ đồng. Khi sử dụng nguồn vốn này Công ty phải trả một khoản lãi suất nhất định do đó tất cả các khoản vốn mà Công ty huy động được cần phải đưa vào sử dụng ngay, sử dụng có hiệu quả nếu không tình hình tài chính của Công ty sẽ không gặp phải không ít khó khăn. Đồng thời trong thời gian tới Công ty cần xây dựng được những dự án kinh doanh mới có hiệu quả và thuyết phục để có thể xin cơ quan quản lý cấp trên cấp thêm vốn cho sản xuất kinh doanh.
3.2.1.2Về chiến lược sử dụng vốn.
Khi đưa các nguồn vốn huy động được vào sử dụng, Công ty cần căn cứ vào kế hoạch huy động và sử dụng vốn vào sản xuất kinh doanh đã lập, làm cơ sở điều trị cho phù hợp với tình hình thực tế của Công ty. Nếu trong trường hợp có phát sinh thêm nhu cầu VLĐ, Công ty cần chủ động đáp ứng kịp thời nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra một cách liên tục, không gián đoạn. Ngược lại, nếu thừa VLĐ Công ty phải có biện pháp xử lý linh hoạt như đầu tư mở rộng sản xuất, cho các đơn vị khác vay... làm cho đồng vốn luôn vận động và không ngừng sinh sôi nảy nở .
Kế hoạch huy động và sử dụng vốn kinh doanh là một bộ phận quan trọng của kế hoạch sản xuất kinh doanh cũng như đối với các kế hoạch khác, do đó việc lập các kế hoạch này nhất thiết phải dựa vào sự phân tích tính toán và các chỉ tiêu kinh tế tài chính của các kỳ trước làm cơ sở, kế hoạch phải được lập sát, đúng, toàn diện và đồng bộ làm cơ sở tin cậy cho việc tổ chức và sử dụng VLĐ mang lại hiệu quả cao nhất cho Công ty.
Sau khi xây dựng kế hoạch huy động vốn, việc lựa chọn nguồn vốn nào phải dựa trên nguyên tắc hiệu quả kinh tế, nhưng tốt hơn là nên huy động nguồn vốn Công ty tự bổ sung từ các quỹ, nếu vẫn thiếu mới vay Ngân hàng và các tổ chức tín dụng khác. Khi vay vốn cần tránh để tình trạng vốn vay chiếm tỷ lệ lớn hơn tài sản lưu động. Nếu Công ty có nguồn vốn tự bổ sung lớn thì sẽ có sức hút mạnh đối với các nhà cho vay, các chủ nợ vì như vậy Công ty sẽ có khả năng trả các khoản nợ hơn. Công ty sẽ mạnh dạn trong việc ra quyết định đầu tư, khẳng định tiềm năng của mình. Tuy nhiên cần phải biết bảo quản, mở rộng vốn đi vay bằng cách khi bỏ ra một lượng vốn đầu tư phải làm sao cho vòng luân chuyển vốn lại thấp nhất. Ngoài ra Công ty nên tận dụng bộ phận tiền chưa sử dụng trong qũy để kinh doanh như vậy sẽ làm giảm bớt gánh nặng về lãi suất vay, từ đó có điều kiện để nâng cao hiệu quả sử dụng VLĐ.
3.2.2 Biện pháp quản lý khoản phải thu
Trong hoạt động kinh doanh thường xuyên nảy sinh việc doanh nghiệp
xuất giao thành phẩm hàng hóa cho khách hàng và sau một thời gian nhất định mới thu được tiền. Từ đó nảy sinh khoản phải thu từ khách hàng. Việc tăng nợ phải thu do tăng tăng thêm lượng hàng hóa bán chịu sẽ kéo theo việc tăng thêm một số khoản chi phí như: chi phí thu hồi nợ, chi phí quản lý nợ ... Tăng nợ phải thu cũng đồng nghĩa với việc tăng rủi ro đối với doanh nghiệp. Thực tế cho thấy số vốn bị chiếm dụng của công ty đang ở mức rất cao và không ngừng tăng trong 3 năm từ 2013 đến 2015, do vậy để đảm bảo sự ổn định, lành mạnh và tự chủ về mặt tài chính, tránh bị tồn đọng vốn và bị chiếm dụng vốn, đẩy nhanh tốc độ luân chuyển
của vốn lưu động, từ đó góp phần sử dụng vốn tiết kiệm, có hiệu quả, Công ty cần có những biện pháp hữu hiệu, siết chặt kỷ luật thanh toán nhằm hạn chế tới mức tối đa tình trạng nợ quá hạn. Điều làm được điều đó nên chăng Công ty cần có các biện pháp sau:
- Công ty cần tìm mọi cách thu hồi nợ càng sớm càng tốt, điều động nhân viên trực tiếp đi thu hồi nợ, tăng chi phí cho việc đi thu hồi nợ, quản lý các khoản thu được và tính toán chi tiết các khoản khách hàng đang nợ.
- Trước khi cung cấp tín dụng thương mại cho khách hàng Công ty cần cân nhắc kỹ càng. So sánh giữa lợi ích và chi phí từ khoản tín dụng đó trước khi đi đến quyết định cuối cùng. Khi quyết định cung cấp tín dụng thương mại thì trong hợp đồng cần quy định rõ thời hạn, hình thức thanh toán và mức phạt thanh toán chậm so với quy định trong hợp đồng.
- Có các biện pháp phòng ngừa rủi ro bằng các biện pháp: Yêu cầu đặt cọc, tạm ứng hay trả trước một phần giá trị của đơn hàng, lựa chọn khách hàng có uy tín và có độ tin cậy cao. Ngoài ra doanh nghiệp phải lập quỹ dự phòng nợ phải thu khó đòi giúp doanh nghiệp bù đắp được những khoản thu khó đòi.
- Sử dụng có hiệu quả các biện pháp thu hồi nhanh như chiết khấu bán hàng, giảm giá cho những khách hàng mua với số lượng lớn nhằm thúc đẩy khách hàng thanh toán nhanh, hạn chế các khoản nợ dây dưa khó đòi. Để làm được điều này, tỷ lệ chiết khấu Công ty đưa ra phải phù hợp, hấp dẫn khách hàng thanh toán ngay vừa bù đắp được chi phí vốn và rủi ro mà Công ty có thể gặp khi sử dụng chính sách tín dụng thương mại. Công ty nên áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán của khách hàng nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán sớm các hóa đơn tiền hàng.
- Chiết khấu thanh toán là một bộ phận nằm trong điều khoản bán hàng của doanh nghiệp. Lý do thứ nhất cho việc dùng chiết khấu tiền mặt là nhằm đẩy nhanh tốc độ thu tiền, lý do thứ hai là nhằm định giá cao hơn đối với những khách hàng muốn kéo dài thời hạn trả tiền. Mức chiết khấu tùy thuộc vào thời hạn bán chịu cho
mỗi thương vụ mua bán và tùy theo khách hàng. Nếu trễ hạn người mua sẽ bị phạt theo lãi suất quá hạn. Tỷ lệ chiết khấu 2% sẽ được công ty áp dụng nếu hoá đơn bán hàng được thanh toán trong vòng mười ngày ngay sau khi giao hàng. Mức lãi suất như vậy đủ để kích thích khách hàng trả tiền sớm bởi vì 2% với khách hàng là tỷ lệ lãi suất tương đối cao cho thời gian 20 ngày. Khi tỷ lệ chiết khấu tăng kéo theo nhiều yếu tố khác cũng thay đổi tương ứng như: doanh số bán hàng, vốn đầu tư vào các khoản phải thu thay đổi và công ty nhận được lợi nhuận ít hơn trên mỗi doanh số bán ra. Nhưng mặt lợi là các chi phí thu tiền và khoản nợ khó đòi giảm khi tỷ lệ chiết khấu mới ra đời.
- Để tránh khoản nợ khó đòi, công ty nên chú trọng đến khả năng thanh toán của khách hàng. Tùy vào từng đối tượng khách hàng để áp dụng mức tín dụng và thời hạn tín dụng, nếu khách hàng nào có uy tín trong thanh toán và khả năng thanh toán cao thì công ty có thể áp dụng mức tín dụng, thời hạn tín dụng cao đối với khách hàng. Ngược lại, nếu khả năng thanh toán thấp thì công ty áp dụng mức tín dụng và thời hạn tín dụng thấp, thậm chí không nên bán chịu và có hình thức thu tiền ngay đối với khách hàng đó.
Nhằm hạn chế sự rủi ro trong việc ứng trước tiền hàng và bán chịu hàng hóa cũng như trong việc thanh toán công nợ sau này thì công ty cần điều tra nghiên cứu kỹ lưỡng để đưa ra quyết định phù hợp. Tùy theo mức độ quy mô của nợ phải thu đối với khách hàng và khoản ứng trước cho nhà cung cấp mà nhà quản trị phải tập hợp các thông tin khác nhau. Các thông tin có thể như:
- Báo cáo tài chính: Có thể đề nghị khách hàng cung cấp thông tin tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, tỷ suất lợi nhuận trênh vốn, tốc độ chu chuyển vốn lưu động. Từ đó có thể cân nhắc có nên bán hàng theo phương thức tín dụng thượng mại không.
- Báo cáo về tình hình thanh toán của khách hàng đối với công ty khác. Đây là nguồn thông tin rất khó khai thác, công ty cần ohair tiềm kiếm từ các tổ chức
chuyên cung cấp thông tin. Qua đó có thể biết được uy tín của khách hàng trong thanh toán để đưa ra quyết định có bán chịu hay không.
- Các ngân hàng: Do ngân hàng có nhiều quan hệ tín dụng với các công ty nên bản thân ngân hàng cũng nhận được thông tin về tình hình tín dụng của khách hàng của họ. Dựa vào đó công ty có thể biết được tình trạng tín dụng của khách hàng, nhà cung cấp. Sau khi tập hợp các thông tin nêu trên công ty sẽ phân tích, đánh giá để đưa ra quyết định có nên ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp hoặc bán chịu cho khách hàng không.
- Định kỳ công ty nên tổng kết, đánh giá công tác tiêu thụ, liệt kê những khách hàng quen thuộc, khách hàng mua thường xuyên với khối lượng lớn, khách hàng thanh toán sòng phẳng. Tổ chức hội nghị khách hàng nhằm thu thập những ý kiến đóng góp của khách hàng, tạo điều kiện cho công tác bán hàng, thu hồi tiền hàng ngày một tốt hơn.
Tóm lại, chính sách tín dụng của Công ty phải vừa lỏng lại vừa rất chặt chẽ áp dụng linh hoạt cho từng khách hàng. Tính lỏng thể hiện qua việc áp dụng tỷ lệ chiết khấu, giảm giá thoả đáng đối với những khách hàng thanh toán ngay hay mua với số lượng lớn. Tính chặt chẽ thể hiện qua việc quy định phạt hợp đồng rất nặng đối với khách hàng vi phạm thời hạn thanh toán. Bằng chính sách tín dụng đó công ty không những nhanh chóng thu hồi tiền hàng mà còn tăng được khối lượng sản phẩm tiêu thụ, mở rộng thị trường tiêu thụ và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động cho Công ty.
3.2.3. Các biện pháp đối với khoản phải trả
Nhằm đạt được mục tiêu trong công tác quản lý và thanh toán nợ phải trả công ty cần:
- Thường xuyên kiểm tra, đói chiếu các khoản phải thanh toán với khả năng thanh toán để chủ động đáp ứng yêu cầu khi đến hạn.
- Xác định và duy trì một số lượng tiền tệ cần thiết, để công ty thanh toán khi đến hạn.
Các khoản nợ phải trả là những khoản tiền mà công ty thanh toán cho khách hàng theo hợp đồng cung cấp, khoản phải trả, phải nộp, ngân sách nhà nước, cho cán bộ công nhân viên. Vì thế ngoài việc xác định và duy trì một khối lượng tiền cần thiết công ty phải chủ động tìm kiếm các giải pháp huy động vốn để công ty có khả năng thanh toán các khoản nợ đến hạn có hiệu quả. Quản lý và sử dụng vốn lưu động giúp công ty chủ động trong việc giải quyết nợ phải trả, ổn định tài chính. Huy động và tranh thủ các nguồn tài trợ ngắn hạn để bù đắp nhu cầu vốn lưu động là giải pháp tốt nhất trong công tác thanh toán công nợ phải trả.
3.2.4 Hoàn thiện các chính sách.
Nhằm mục đích nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, Công ty phải bổ sung, hoàn thiện các chính sách nói chung và chính sách về VLĐ nói riêng. Cụ thể như:
- Chính sách giá cả: Phải xây dựng một chính sách giá hợp lý, coi giá cả là một công cụ trong cạnh tranh.
- Chính sách tiết kiệm chi phí: Cần phải xây dựng các chính sách về tiết kiệm chi phí sản xuất, chi phí lưu thông..., có các quy định khen thưởng, xử phạt trong việc sử dụng chi phí tiết kiệm hiệu quả hay lãng phí.